新时期档案信息化建设的策略研究

王立杰 赤峰市红山区城市管护服务中心

党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央高度重视网络安全和信息化工作，对建设网络强国、数字中国和智慧社会建设作出了一系列战略部署。现如今，我国信息化发展进入新时期，档案信息化工作在稳步有序地推进，不过也面临着诸多问题和挑战，在此背景下，打造信息化档案、智慧化档案既是顺应时代发展的内在需求，又是推动档案管理产业转型升级的重要策略，更是应对发展挑战、解决发展问题的有效手段。鉴于此，将对新时期档案信息化建设展开探讨，在明确现有问题的基础上，就如何推进档案信息化建设提出具体策略和方法。

档案信息化建设不仅是提高档案工作效率与质量的内在需求，也是使其适应信息时代发展趋势的重要前提。而档案信息化建设是一个动态的发展过程，并不是一朝一夕就能实现的。在此过程中，各部门和相关机构要增强数字化发展意识，与时俱进，紧跟时代发展步伐，以先进技术为依托，推进档案信息化建设，以此实现对档案的智能化、便捷化管理，促进档案管理水平不断提升。

档案信息化建设的含义及实践意义

档案信息化建设的含义

档案信息化建设是指通过高速扫描技术、数据库技术等各种先进成熟的技术，对纸质文档等传统介质文件及已整理完成的电子档案进行统一处理，由此构建起规模庞大、结构清晰、分类明确的档案信息库。

档案信息化建设的意义

档案信息化建设不仅是促进档案管理行业转型升级的内在需求，也是全面提升档案管理效率与质量的有效举措。概括来讲，档案信息化建设的意义主要表现为以下几个方面。

第一，提升档案管理水平。以往的档案管理工作流程烦琐、形式落后，高度依赖人力资源。而推进档案信息化建设可以在各类先进技术的支持与协助下实现对各类档案资料的统一扫描、自动梳理以及实时共享，促使各类档案资源的利用水平不断提升，由此全面提升档案管理效率与质量。

第二，满足民众多元化、个性化的需求。无论是在社会发展中，还是在人们的工作与学习中，档案都扮演着极其重要的角色。新时代下，推进档案信息化建设能够进一步扩大档案服务范围，促进档案服务内容更加多元化以及服务形式更加丰富，从而更好地满足民众多元化、个性化的需求。

第三，实现档案自动化管理。档案信息化建设以信息技术、大数据技术等为依托，可以精准合理地分类档案信息，并将其制作为便于保管和查阅的电子档案，再统一整理至档案官方网络平台，以便于用户检索。同时，推进档案信息化建设还能够避免因用户频繁翻阅纸质档案造成资料损坏，从而充分保障档案信息的安全。

新时期档案信息化建设策略

单位领导革新理念，加强对档案信息化建设的重视与支持

档案信息化建设是一项对资金、人力以及技术等要求都非常高的项目工程，仅依靠档案部门是无法完成的，其需要单位领导的高度重视和大力支持，并进行科学合理的部署，引导各部门深入交流，协同开展工作。

首先，单位领导需要从思想层面上认识到推进档案信息化建设的必要性和急迫性，在此基础上，从资金、技术、人才等多方面入手给予其大力支持，着力制订一套完善合理的档案信息化建设计划，为后续相关工作的开展提供重要依据。

其次，单位领导需要结合自身实际情况，明确档案信息化建设过程中需要引入的设备、技术等，做好财务预算工作，避免出现档案信息化建设成本严重超出预算的情况[1]。同时，还要完善管理制度，制定明确合理的惩处标准。

健全优化管理及监督制度，为档案信息化建设提供良好保障

对于图书馆和博物馆等单位而言，完善合理的管理及监督制度是档案信息化建设工作稳步推进的重要前提。所以，各相关单位需要制定一套完善合理的监管制度，以制度的形式对各相关部门在档案信息化建设中需要承担的责任、完成的工作等进行划分，以保证每一项工作都有规可循、有据可依。

第一，健全档案信息化建设管理制度。单位要结合时代发展，立足于自身实际情况，以国家发布的新档案管理准则为导向，制定并实施新档案管理制度。首先，以权责发生制为依据，革新和优化新档案管理制度，为单位各项财务工作稳步有序地开展夯实基础。其次，在实施新档案管理制度过程中，以新制度为原则，以档案信息化建设为目标，以岗位分工为基础，科学合理地调整档案管理模式，全面优化新档案管理制度，根据实际情况赋予档案工作人员适当的管理权限，同时以制度的形式对档案工作人员在各个环节中需要承担的权责进行合理划分，确保系统在运行过程中不会出现部门交叉、人员重叠等问题，保证档案管理工作在信息技术的支持下快速高效地完成，不断提升单位的档案信息化建设水平。

第二，完善档案信息化建设监督制度。在推进档案信息化建设的过程中，单位应设立专门的监督部门，制定专项监督制度，安排专门的工作人员进行监督，着重对档案信息化建设过程中的计划实施情况、资金利用情况、建设进度、档案数字化平台引入进度等进行监督，及时发现各种问题，便于单位尽快采取合理措施予以有效解决，弥补档案信息化建设过程中存在的不足。

优化改善档案管理网络系统，强化电子文件管理

新时代下，单位应通过先进强大的大数据技术、信息技术等着力构建完善可靠的档案信息化管理平台，及时更新性能可靠、功能完善的档案管理软件，以不断提升档案信息化管理水平[2]。

第一，创建档案文件目录信息检索系统。创建并应用档案文件目录信息检索系统是计算机技术与档案管理深度融合的根本突破口，也是推进档案信息化建设的重要方法。目前，包括档案馆等在内的诸多事业单位档案数量非常多，如何高效便捷地检索档案资料是当前亟须解决的重要问题。可以以计算机技术为依托创建档案文件目录信息检索系统，对每一本文献、每一类电子文档的目录进行整理和采集，由此提高检索效率。

第二，实现“文档一体化”管理。近年来，国家档案局立足于新时代发展形势，提出了“文档一体化”管理思路，国内诸多档案部门开始利用计算机技术对各类文件及档案进行一体化、融合式的管理，促进了各类档案资料得到有效管理，为充分彰显其自身价值夯实了重要基础。

第三，构建档案管理应用系统。创建一套集档案行政管理和业务管理、档案信息开发利用等各项工作流程及工作内容于一体的档案管理应用系统，实现对电子文件的自动化归档管理。创建档案管理应用系统不仅有利于提高档案管理效率，还能够提高档案管理智能水平，促进档案数字化管理目标顺利实现。

灵活应用网络平台技术，推进档案管理工作“精深”发展

新时代下，档案工作人员若想促进档案管理工作高效有序地开展，提高档案管理效率和质量，应加强对网络平台和网络技术的灵活应用，不断丰富档案管理工作内容，创新档案管理工作形式，促进档案管理工作在信息化时代下实现“精深”发展。

第一，创建大型档案网络数据库。在信息化时代，创建大型档案网络数据库是实现档案信息化管理的必要路径。在数据库技术、系统模块构建技术的支持下，构建一个内容齐全、检索便捷高效的大型档案网络数据库，对不同身份的人员设置相应的权限，既便于读者快速精准地查询需要的电子文献资料，又能够实现档案工作人员对各类文献资料的在线化、集中化管理。这有利于提高档案管理效率，降低档案管理的出错率[3]。此外，大型档案网络数据库能够清晰直观地反映出各类文献资料的检索率、借阅率等，有利于帮助档案管理人员做出明智合理的决策。

第二，通过网络平台加强宣传。档案部门应以先进的新兴技术为依托创建门户网站，比如开设政府网站、注册官方微博账户、开通微信公众号及短视频账号等，通过各种平台加强对档案法律法规和相关档案业务知识的广泛宣传，让更多人认识和了解档案管理工作的内容。

第三，利用网络动员社会力量参与档案管理工作。档案管理是一项工作量庞大、工作流程固定的大型项目，单纯地依靠工作人员采集、梳理、归类及管理文献资料信息是不现实的。所以，要学会通过网络动员对档案管理感兴趣的人员参与一些非重要文献资源的管理工作，比如档案编目、图片识别与标注等。这不仅能够有效解决档案部门人才短缺的问题，也能够进一步扩大档案部门的社会影响力，提高档案工作人员在人们心中的形象。

加强档案内外网络技术维护，保障档案资源信息安全

在信息时代，各类新兴计算机技术日新月异，广泛渗透于各个领域和各个行业。其一方面提高了行业效率，推动了行业的高速发展；另一方面也带来了一定的安全隐患问题，对档案管理行业亦是如此。如何加强档案内外网络技术维护，避免档案资源信息泄露或者被篡改已经成为档案管理中必须被高度重视的问题。在档案管理中，应加强档案内外网络技术维护，全方位地保障档案资源信息安全。

第一，保障档案内网的系统安全。在档案管理工作开展过程中，档案管理机构的内网系统一直是被攻击的核心。对此，档案管理机构一定要增强安全意识，通过构筑防火墙、引入密钥管理法等多种策略形成一套安全牢固的“隔离网”，及时更新“安全盾”，有效保障档案内网系统安全。

第二，保障上网档案的信息安全。档案部门的工作人员在将档案目标、政府发布的公告以及档案资料等正式上传至网络平台之前，一定要加强审核，反复把关，以免含有国家秘密的重要信息被上传至网络平台。严禁出现任何形式的泄密事件，从源头上保障档案信息安全[4]。

第三，保证网络平台的监管到位。档案机构要在结合发展现状的基础上，以先进的信息技术为支撑，创建一个专门的网络监管平台系统，由该平台系统自动、实时、持续地监测文献资料的检索、分类、管理等一系列信息，一旦发现可疑行为，立即启动报警机制，避免文献资料被窃取或者违规利用，保证文献资料管理安全。

加强培训与考核，提高档案人员的业务水准及综合素养

对于积极推进档案信息化建设的事业单位而言，打造一支业务能力出众、综合素质良好的高层次档案管理队伍，不仅有助于各项档案管理工作有条不紊地开展，还能为单位内部各项工作高效开展夯实重要基础。本文认为，各相关单位在积极推进档案信息化建设的过程中，可从以下几个方面入手。

第一，单位要积极做好人才引入工作，通过丰厚的薪资、良好的福利等吸引更多高层次人才加入。在遴选人才的过程中，单位要在充分考虑岗位性质和内容等因素的基础上，制定合理科学的人才引入标准，加强对应聘人才的把关，保证人才质量。

第二，定期开展培训活动。单位要注重对内部人员的培训，通过开设讲座、邀请专家演讲或者集中学习等方式让员工“充电”，使其深入了解关于档案的最新政策，引导档案管理人员革新工作理念，系统深入地学习新技术、新方法，熟练操作新平台、新系统。同时，单位还要随着时代的发展合理调整工作模式，让管理人员在经过培训后掌握更多新知识和技能，在提升业务水准的基础上，进一步提高个人专业素养，从而不断提升档案管理工作效率与质量[5]。

第三，实施绩效考核机制，激发员工的工作热情。绩效考核作为激励机制的一部分，在调动员工工作热情方面发挥着重要作用。单位在实施绩效考核制度时，首先要结合各部门和各岗位的工作情况制定完善科学且具有良好可行性的绩效考核体系。其次，要注重选取定性与定量相结合的指标，以此对档案工作人员的工作表现及任务完成情况进行客观公正的评价。此外，要充分利用考核结果，将其与员工的薪资及晋升等紧密联系在一起，由此端正员工的工作态度，激发他们的工作热情，使其更专心更积极地投入档案管理工作中，以促进档案信息化管理目标顺利实现[6]。

综上，单位在运营及发展中应高度重视档案管理，分别从制度、资金、人力等方面入手推进档案信息化建设，通过革新理念，给予档案信息化建设高度重视与大力支持；健全并优化管理及监督制度；优化改善档案管理网络系统，强化电子文件管理；灵活应用网络平台技术，推进档案管理工作“精深”发展；加强档案内外网络技术维护，保障档案资源信息安全；加强培训与考核，提高档案人员业务水平等一系列措施构建起一套完善科学、严谨合理的档案信息化建设体系，为稳步有序地推进档案信息化建设提供良好保障。