烟草行业内中小企业合同管理研究

孙 萍

（中烟商务物流有限责任公司，北京 100055）

一、引言

近年来，烟草行业顺应国内外经济发展大环境，提出了精益管理、高质量发展等主题，成效显著，近五年来税利水平稳步提升。但是，在其内控管理、风险防范方面仍存在很多薄弱环节，合同管理便是其中一环。合同内容涉及到工程建设、物资采购等方方面面，近年来，在多次巡视和审计中，都发现烟草行业所属企业在这些方面存在廉政风险和违规行为，规范合同管理是提升管控水平、防范廉政风险的重要举措。

烟草行业内中小企业是烟草行业的重要组成部分，遍布行业的各个层级，中国烟草总公司直属的专业性公司均为中小企业，甚至是小微企业，这些企业承担着重要职能，为行业发展和税利实现做出了重要贡献，但由于规模、人员限制，合同管理缺乏系统性、全面性，成为制约企业发展的一个风险诱因。

大型企业中，组织架构完备，人员充足，信息化水平高，往往合同管理做得相对全面、细致、规范，而中小企业因各方面因素的限制，在合同管理方面问题较多，亟待提升，研究行业内中小企业的合同管理对于推动行业高质量发展具有重要意义。

二、烟草行业中小企业合同的特点

1.合同管理的定义

企业经济活动的开展离不开合同的签订，《民法典》对合同的表述：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。本文中的合同是指企业间因买卖商品和提供服务、租赁资产、投资等经济行为而订立的具有法律效力的文件。合同伴随着商品经济产生，随着商品经济的发展愈发重要，合同用法律的形式对商品交换的安全和信誉进行了规范，维护了经济秩序的平稳。

合同管理是借助于信息化、智能化的平台，对合同从磋商、草拟、签订、生效、执行直至失效的全过程进行监控，强调管理的动态性，不仅重视合同签订之前的谈判阶段，更重视签订后的履约执行阶段以及执行完成后的归档管理阶段。合同管理是业财融合的一种手段和方式，与合同相关的各部门通过管理系统相连，及时掌握经济环境、财税政策以及突发事件对企业经济活动的影响，追踪合作方的履约能力，对合同作出修改、变更、补充、中止和终止。

合同管理是项目管理的重要分支，合同管理本身又延伸到供应商管理、采购管理、预算管理、付款管理等环节，牵一发而动全身。做好合同管理，对于打通业务和财务之间的连接点，推进业财融合，完善企业内部控制链条具有重要意义。

2.烟草行业内中小企业合同管理的特点

中小企业限于规模、人员等特点，单个合同体量小，但烟草行业内部目前按计划执行生产、销售、调拨等经济活动，业务内容种类繁多、行业内关联交易频繁，伴随着多元化的开展和非烟业务的拓展，与行业外企业的合作也不断加强，行业内中小企业的合同种类繁杂，合作方众多。量大，类杂，单个合同金额低，给行业内中小企业的合同管理带来了困扰，加之行业内部主业（卷烟和烟叶）自成循环，对合同管理关注度和重视度不够，目前合同管理基础薄弱，法律风险和财务风险隐患较大。

三、烟草行业内中小企业合同管理中存在的问题

1.重视前期采购管理，忽视后期合同执行管理

目前，烟草行业内部采购管理流程比较完善，各层级大部分企业都制定了配套的采购管理制度。完成一项采购需要采购计划申报、预算申报，批复后启动采购流程，逐级审批，审批完成后启动招标流程，评标完成后，召开采购小组会议，大家一致同意后签订合同。但采购流程完成之后，进入合同草拟、签订阶段后关注度和重视度不够，很多工作人员认为按采购结果进行即可，无需投入过多人力物力。合同签订后是否按进度执行、服务质量是否过关、环境改变是否导致合同需要变更等方面也仅是个别业务部门跟进，合同履约完成后更是缺乏统一的分类和归档。

2.合作方资质审查不严格

随着烟草行业业务范围和规模的拓展，合作单位数量越来越多，涉及面也越来越广泛。目前，行业内的部分中小企业在签订合同之前缺少专门的合作方资质审查环节，对合作方的了解主要是依靠其自行提供的材料及其在竞争性谈判中的自我介绍，缺乏主动甄别，这样一方面容易导致不良供应商低价中标，后续提供的服务和产品质量难以达到要求，另一方面容易发生合作方和牵头部门串通舞弊寻租行为。

3.缺少合同管理的归口部门和岗位

目前，烟草行业内的部分中小企业的合同实行的是分部门管理，各牵头部门负责部门内部所需商品、服务的采购、合同签订和执行的一切事宜。例如，信息化建设项目合同由信息部门负责，办公设备采购和工程建设合同由办公室负责，专用设备采购合同由设备使用部门负责，这种分散管理模式下，无法从宏观层面整体把握合同的数量、规模、进度，有些合同签订后长期不执行，有些项目达到预定用途或者可使用状态，无法按会计准则要求及时转入资产。另外，合同执行完全靠个人跟进，容易发生履约风险，合同纠纷一旦发生，争议解决耗时耗力，造成公司资源的极大浪费。

4.合同管理和预算管理脱节

目前，行业内的部分中小企业只对项目总金额进行预算申报，在具体合同签订的过程中，只要总金额不超预算即可，这种粗放的管理模式导致合同预算不科学、不细化，在合同签订环节，无法对照预算对合同内容、金额等进行充分论证。很多项目预算申报了，到头来并不执行，预算管理人员和项目管理部门均认为只要没有超过预算就是合理的，这样，预算和项目脱节，预算起不到费用监管、成本控制的作用，合同管理没有较强依据，缺乏大局观、系统观。

5.合同管理信息化缺位

因受到生产经营规模限制，行业内大部分中小企业信息化程度不高，合同管理完全依靠手工，消耗了大量的人力、物力，且无法做到面面俱到，这严重滞后于烟草行业信息化、智能化发展的大环境，合同管理无法和经营系统、财务系统、国资系统对接，对于履约进度、收付款进度、完工进度无法时时跟进查询，做不到项目的全生命周期管理，使项目风险大大增加。

四、合同管理不善带来的法律风险和财务风险

1.法律风险

（1）对合作方资质审查不严埋下的违约隐患

合同签订阶段是风险的源头，此时埋下的风险隐患影响尤为重大，且在后续执行过程中不易补救。对合作方进行资质审查，是合同签订的第一步，也是非常必要且重要的环节。资质审查的内容不仅要包括对方是否具备签订合同的资格，还要了解对方的真实意图，如果审查不全面或者审查的形式仅是简单的电话问询和网上资料搜索，很容易出现盲目合作，给企业带来损失。

（2）合同文书制作不规范，合同内容与法律法规不符

烟草行业内的中小企业大多没有配备专门的法务人员，从中介机构聘请法律顾问也是近几年才开始，所以在合同文书的起草和审查环节，存在很多想当然的情况，所拟定条款不一定符合法律要求。以合资合同为例，部分合同中的约定条款仅双方协商签订，未经专业机构的严格审查，缺乏足够的法律依据和效力，例如一些投资收益的保底条款，通过合同约定无论合资公司盈利与否，某一方的股东都要求保底分红，这与公司法相违背。此类条款给企业后续的财务管理带来困扰，而且，在双方出现争议时，维权困难。

（3）合同细节约定不明，合同执行违背初衷

合同条款是双方权利义务的重要保障和约束，如果一些合同细节没有明确的约定，就会影响交易的进行，甚至造成损失。例如，违约责任和争议条款，如果合同中没有约定违约责任及违约金额和支付时限，则在违约行为发生时，无法获得补偿。随着烟草行业的发展壮大，税利蒸蒸日上，很多行业外企业都寻找合作机会，部分合作方对合同细节约定不明确，由此钻空子，将烟草行业投入的资源另作他用，将国有资本创造的收益占为己有。行业的多元化探索，是为了实现国有资产的保值增值，但早期因经验不足等多方原因，合同约定不完善，很多投资最终结果与初衷背道而驰，强行撤资又不符合法律规定，成本过高。

（4）后续管理不善，档案不全，事后无据可查

合同执行完毕虽然该合同约定的经济事项已完成，但并非合同管理的终结，后续的归档、分析工作也很重要，这对后续的业务开展具有重大借鉴意义，而且对于内外部的审计、税务等相关部门的检查来说，是重要的资料。目前烟草行业的很多中小企业合同执行完成后的管理环节是欠缺的，合同执行完了就认为没事了，把合同往档案柜里一收，等审计或者巡视需要的时候再说。这样很可能导致合同资料不全，合同执行过程中的经验教训难以得到总结和应用，当后续产生争议或纠纷时，无法拿出可靠的依据争取正当权利。

2.财务风险

（1）流程不优化带来成本增加风险

因信息化水平低、人工管理为主，目前，烟草行业内很多中小企业合同管理都存在前期招标采购周期长，中期执行信息化程度弱，工作效率低，且合同涉及部门较多，各部门之间职责边界难以明确，出现相互扯皮推诿等现象，导致相应的财务成本增加。此外，在发票开具和资产验收等重要环节，人工管理过程中可能出现双方沟通不及时，对发票内容和资产验收情况产生争议，发票不符合要求促使发票重开成本、预算超标需要重新申报审批发生额外成本。

（2）支付方式约定不严谨带来支付风险

不同性质的合同适用不同的支付方式，以建造合同为例，对支付方式的约定大部分是根据完工进度来的，但双方对于完工进度的理解可能存在偏差，在争议解决的过程中，可能延误工程款支付，造成拖欠供应商款项；部分合同约定在合同签订后开工前支付一定比例预付款，如遇特殊事项，例新冠疫情，合同签订后迟迟无法开工，按期支付预付款后如供应商破产无法施工，则款项无法收回，造成单位损失，若不按期付款，又存在违约风险，需要赔偿违约金。

（3）执行偏颇带来国有资产流失风险

合同执行过程中合作方可能利用合同条款约定的不详尽对某些事项进行曲解或者打擦边球，以投资合同为例，若行业内企业用无形资产评估作价进行投资，合同中只对合作事宜、股权划分和合资公司的管理等重要事宜进行了约定，未考虑到合资公司再投资的问题，合作方可能利用再投资构建复杂的股权结构，对国有资产进行转移或吞噬，造成国有资产流失。

五、烟草行业内中小企业合同管理的对策和建议

1.建立健全合同管理制度体系

制度是开展日常工作的指南，制度完善工作才能有据可依，通过对合同管理的流程进行梳理，将合同的起草、审查、签署、执行、变更、归档等环节固化常规化，能达到提高工作效率、预防风险的效果。制度建立不是简单的条款罗列，要和工作相结合，充分考虑烟草行业的特点和企业的管理结构，明确各部门职责，通力合作，同时，合同管理制度要和预算管理制度、采购管理制度相互衔接，避免出现冲突，难以落实。

2.提升合同管理人员的综合素质

对合同管理人员开展专门培训，宣传贯彻相关规章制度，是保障合同管理制度落地、合同管理工作有序开展的重要环节。通过理论学习和案例分析相结合的专业培训丰富其财务知识、法律知识和档案管理知识，提升履职水平，同时，强化保密意识、责任意识，落实岗位责任，提升风险防范水平，杜绝违规操作，为依法管理奠定良好基础。

3.推进合同管理信息化建设

烟草行业内中小企业受经济规模和人员结构的限制，考虑到成本和效益的匹配，不适合开发复杂的合同管理系统，但可以在现有的管理软件中增加合同管理的信息化模块，例如在现有的管控平台上增设合同管理模块，将合同管理的全过程纳入管控范围，同时，合同管理与管控平台的资产模块、资金支付模块、投资管理以及记账模块相互关联，打破信息孤岛，实现数据共享，对于合同执行全过程动态监测，减少人工干预，发现异常情况及时预警，实时处理，提升管控水平。

4.增强风险意识，改善内控环境

合同管理专业性相对较强，要求管理人员具有较强的专业能力和风险防范意识，一方面，可以通过开展法制培训和廉政风险教育，提升合同管理人员的规范履约意识、风险识别和防范意识，提升履约守约水平。另一方面，可以通过内部审计、检查、考核等方式，将合同管理纳入日常工作中，改善整体内控环境，保证合同管理工作有序推进、规范开展。

5.加强对合同管理的全流程控制。

（1）事前控制

所谓事前控制，就是要在合同签订之前进行财务风险和法律风险控制。首先要从制度层面明确财务部门和法务部门应参与合同谈判、合同审核、合同结算；其次要做好合同签订前的审查工作，包括合同条款以及合作方的征信情况、财务状况等；最后应完善合同审签流程，由业务部门牵头、财务部门、法务部门等会签，同时规范印章管理，严控风险。

（2）事中控制

在合同履行过程中，业务部门要实时监督合同进度，对出现偏离合同条款的行为及时提出异议，如果履约期间合同内容发生了变化，应及时变更相应条款，签订补充协议。财务部门应严格按照企业会计准则对合同取得的收入、付出的款项、形成的资产进行账务处理，对于挂账的往来款项，与业务部门通力合作，及时清理。付出的款项要重点审核手续是否齐全、票据是否合法、金额和收款方是否与合同约定一致，一切符合条件后方可划款。

（3）事后控制

事后控制主要是合同完成后的归档管理工作，对于签订的合同进行全过程全方位的档案管理，包括合同谈判、起草、审批、签订、执行以及法定授权等环节的资料管理，确保每个环节都合规合法，尤其对一些金额重大、事项重要的合同，需要更加严格执行法律法规和企业内部的规章制度，重要环节必须留痕，为企业风险防范提供重要依据。

六、结语

烟草行业长久以来的计划经济和专卖专营，导致行业内部企业管理粗放，缺乏竞争意识和风险防范意识，尤其是中小企业，在行业高质量发展以及规范化、法制化有序推进的大背景下，规范合同管理、整合优化资源、提升效率效益是大势所趋。通过环境、制度、技术手段并行，改善行业内中小企业的合同管理水平，强化动态监督，实现不同模块互联互通，对于完成税利目标、践行两个利益至上具有重要意义。