利用Word宏提高科技期刊编辑排版效率

曹粤锋 梅晓英 李艳芳 沈 倩 陈万勤

（中国现代应用药学杂志社，浙江 杭州 310052）

科技期刊的编排专业化要求高，工作强度大，在有限的时间精力下，编辑人员应分配更多的精力在组稿约稿，提高期刊质量上，而不是论文写作是否规范、量单位符号是否正确等编辑和排版（以下简称：编排）规范上。这并不是说编排规范不重要，恰恰相反，编辑的基本要求就是编排规范，只有保证稿件齐清定，编辑才能发挥创造性的想法和能力，不断提高期刊质量。

目前我国期刊编辑部一般由专人进行排版，或委托印刷厂进行排版，效率较低，成本较高。专业化的排版软件价格昂贵，学习成本较高，对小的编辑部来说仍存在一定困难。

《中国现代应用药学》编辑部编排一体，编辑兼任排版，编辑人员较少，日常稿件量大，因此，2019年《中国现代应用药学》（以下简称本刊）设计了Word宏程序，引进了参考文献校对系统、黑马校对系统，大幅提高了编辑效率，降低了差错率。

已有文献报道，采用Word宏提高编校效率，但一般采用批注或窗口的方式供编辑进行查询核对[1-3]，或仅对易错词和单位符号进行校对[4]，重点仍然在编校分开，编辑校对，由排版人员进行修改。随着科技论文时效性的提高，网络优先出版是科技期刊发展的重要趋势，由编辑人员对论文进行简单排版，单篇上传、优先出版将使论文更快地呈现给读者，具有明显的优势。本文Word宏程序兼顾了编辑和排版两方面的内容，首先对稿件中常见的不规范术语、单位进行校对修改，其次进行规范化自动排版，可以大幅降低编辑工作量，提高效率。

1.智能化编校

1.1 自动替换常见不规范术语

来稿中常见术语使用不规范或与编辑部规范不符的用词，如医生应为医师，病人应为患者，甙应为苷等。术语不规范具有常见性、隐蔽性，编辑为了找出文中所有不规范词语需要多次通读全文，工作量大，且一不留神就会疏漏，效率低。王红剑等[5]编写了Word宏程序对重点词语进行了替换，但该文并没有提供相应代码。本文宏程序思路与其基本一致，常见错误词语替换代码如下：

Sub 替换不规范术语（）

Selection.Find.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

Dim rng As Range，arr，arrr，j As Integer

Set rng = ActiveDocument.Content

arr = Array（“体重”“通讯”“医生”“病人”，“成份”“甙”“毒性作用”“毒副作用”“副作用”“机理”“抗生素”“理论塔板数”“其它”“容量瓶”“粘”“（“，“）”）

arrr = Array（“体质量”“通信”“医师”“患者”“成分”“苷”“不良反应”“不良反应”“不良反应”“机制”“抗菌药物”“理论板数”“其他”“量瓶”“黏”“（“，“）”）

With rng.Find

.ClearFormatting

.Replacement.ClearFormatting

.Replacement.Highlight = True

Options.DefaultHighlightColorIndex = wdYellow

.Format = True

.MatchCase = True

For j = LBound（arr） To UBound（arr）

.Text = arr（j）

.Replacement.Text = arrr（j）

.Execute Replace：=wdReplaceAll

Next

End With

Selection.Find.Execute Replace：=wdReplaceAll

End Sub

如需修改或增加替换词语，仅需要在arr数组中修改或增加相应不规范词语，在arrr数组修改或增加对应的正确词语即可，修改的内容会进行标记，方便编辑核对。需要注意宏程序中所有标点符号为英文，词语需要用引号标出，arr和arrr的词组为一一对应关系，如arr中的第3个词语会被替换为arrr中的第3个词语。替换效果见图1。由图可见，不规范术语已替换为规范术语，并自动进行了标示。

图1 不规范词语自动替换

1.2 单位的自动替换

来稿中常见单位使用不规范，如毫升、ml，单位前不空格等。本刊对量和单位的标注尤其严格，如mg/mL必须改为mg·mL-1的格式，其中“-”采用Symbol格式，其他所有英文和数字采用Times New Roman格式，作者来稿一般不能达到本刊编排规范，编辑和排版需要一一校对，工作较为繁琐复杂。黄城烟[4]以ml为例，说明了Word录制宏进行单位替换的思路，邓小光等[6]采用宏便于编辑查询正确单位并进行批注，但均不能达到本刊编排要求。笔者直接利用宏替换不规范的量和单位。以ml为例，设计思路①区分毫升、ml、空格+ml，/ml和含ml的单词；②数字+ml，数字+空格+ml统一为数字+空格+mL，组合单位的/ml统一为·mL-1；③图表的单位出现/mL，并不是组合单位，宏程序应避免修改。查找数字+ml的核心代码为：

.Text = “（[0-9]）ml＞”

.Replacement.Text = “1 mL”

该代码仅查找数字+ml，以ml开始的英文单词不会被选中替换，差错率比较低。查找代码“（[0-9]）^32ml＞”可以选中数字+空格+ml，同样的，以ml开头的英文单词不会被选中替换。对/ml的处理则较为复杂。首先应将ml修改为mL，其次，选择“/”前后均为英文单词，且后英文单词一般≤3个单词，作为单位依据，将选中的部分修改为“英文单词+·+英文单词+手动分行符+-1”的格式，然后将“手动分行符+-1”上标，删除手动分行符，最后将上标的“-”改为Symbol格式。手动分行符用于定位要上标的“-1”，核心代码为

.Text = “＜ml＞”

.Replacement.Text = “mL”

……

.Text = “（[a-zA-Z]）/（[a-zA-Z]{1，3}＞）”

.Replacement.Text = “1·2^11-1”

……

With Selection.Find.Replacement.Font

.Superscript = True

.Subscript = False

End With

With Selection.Find

.Text = “^11-1”

.Replacement.Text = “”

……

.Text = “^11”

.Replacement.Text = “

笔者采用宏对本刊常见单位kg，g，mg，µg，ng，L，mL，µL，min，h等和所有组合单位进行统一规范，而图表中不是组合单位的/mL等，宏程序则不进行修改。宏程序运行后的修改处标出，便于编辑核对。替换效果见图2。由图可见，单位已替换为本刊规范格式，且如mile单词，参考文献中的页码半字线不会被错误替换。

图2 单位的自动替换

1.3 校对重复出现的词语

人工校对重复词句工作量较大，且容易出错。黑马校对系统可以有效检出重复词语，但需要付费。通过Word宏可以简单方便地校对出重复词句，只要在查找框中使用通配符查找“（[!^11^13]@）1”，以高亮标出，即可标出所有重复的单词和词语，非常方便。

2.快速排版

编辑对论文进行简单排版，可以使论文更加清晰整洁，有助于论文的阅读，对单篇论文优先出版也非常有帮助。本文利用宏进行排版的原理是先设置好论文的样式，将论文的各部分利用宏更改样式即可。首先要建立一篇论文模板的Word文档，该模板包含排版论文的所有样式，版式、页边距是设定好的，其次将稿件内容全文复制粘贴到该模板文档，最后运行宏即可。

以下各个内容的排版均在论文模板的Word文档中进行。

2.1 摘要的排版

摘要的排版，设计思路是先在全文查找“摘要”“关键词”两个词，对摘要和关键词两个段落套用摘要样式，更改摘要、目的、方法、结果、结论、关键词几个词语的格式。为避免在全文段落中存在的“摘要”和“关键词”的词语，查找时应同时查找段落标记+对应词语，排版效果见图3。由图3可见，摘要已被排版为规范格式，统一为小五号方正楷体简体，且上述词语统一为黑体，但有一个“摘要”也被错误替换为黑体，在实际论文撰写时此处一般不会出现该词，因此错误率是比较低的。宏代码如下：

图3 摘要的排版

‘ 摘要（）

Selection.HomeKey Unit：=wdStory

Selection.Find.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.Font.Bold = False

With Selection.Find

.Text = “摘*@^13”

.Replacement.Text = “”

.Forward = True

.Wrap = wdFindContinue

.Format = False

.MatchCase = False

.MatchWholeWord = False

.MatchByte = False

.MatchAllWordForms = False

.MatchSoundsLike = False

.MatchWildcards = True

End With

Selection.Find.Execute

Selection.MoveDown Unit：=wdParagraph，Count：=1，Extend：=wdExtend

Selection.Style = ActiveDocument.Styles（“样式3”）

Dim arrz，i As Integer

arrz = Array（“摘要”，“目的 ”，“方法 ”，“结果 ”，“结论 ”，“关键词”）

With Selection.Find

.ClearFormatting

.Replacement.ClearFormatting

.Replacement.Font.Name = “黑体”

.Format = True

.MatchCase = True

.Replacement.Text = “”

For i = LBound（arrz） To UBound（arrz）

.Text = arrz（i）

.Execute Replace：=wdReplaceAll

Next

End With

2.2 层次标题

层次标题的格式一般与正文不同，该项设计思路是在全文查找以段落标记+数字为开头的段落或短句，该段落或短句与后文以段落标记或空格分隔。查找到该项内容后套用层次标题样式，并加粗数字。由于数字难以定位，故加粗数字的设计思路是在层次标题中间先插入手动分行符，然后加粗所有数字+手动分行符，然后删掉手动分行符，代码如下：

‘ 层次标题样式

Selection.Find.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

With Selection.Find

.Text = “（^13）（[0-9]）”

.Replacement.Text = “1^l2”

.Forward = True

.Wrap = wdFindContinue

.Format = False

.MatchCase = False

.MatchWholeWord = False

.MatchByte = False

.MatchAllWordForms = False

.MatchSoundsLike = False

.MatchWildcards = True

End With

Selection.Find.Execute Replace：=wdReplaceAll

Selection.Find.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles（“正文不缩进”）

With Selection.Find

.Text = “（^l）（[0-9].）”

.Replacement.Text = “2”

.Forward = True

.Wrap = wdFindContinue

.Format = True

.MatchCase = False

.MatchWholeWord = False

.MatchByte = False

.MatchAllWordForms = False

.MatchSoundsLike = False

.MatchWildcards = True

End With

Selection.Find.Execute Replace：=wdReplaceAll

Selection.Find.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles（“标题 2”）

With Selection.Find

.Text = “（^l）（[0-9]）”

.Replacement.Text = “2”

.Forward = True

.Wrap = wdFindContinue

.Format = True

.MatchCase = False

.MatchWholeWord = False

.MatchByte = False

.MatchAllWordForms = False

.MatchSoundsLike = False

.MatchWildcards = True

End With

Selection.Find.Execute Replace：=wdReplaceAll

2.3 图表

图表的排版是科技论文排版的重要内容，往往需要花费较多时间。本文对图表的部分内容进行自动排版。表格需要使用三线表，六号字，因此利用宏删除表格所有框线，统一字体大小（套用表格样式），最后为表格加上上下框线，第一行加上下框线。代码如下：

Sub 表格（）

Selection.SelectCell

Selection.Font.Name = “Times New Roman”

Selection.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphCenter

Selection.Cells.VerticalAlignment = wdCellAlignVerticalCenter

Selection.Rows.HeightRule = wdRowHeightAtLeast

Selection.Rows.Height = CentimetersToPoints（0）

With Selection.Tables（1）

.TopPadding = CentimetersToPoints（0）

.BottomPadding = CentimetersToPoints（0）

.LeftPadding = CentimetersToPoints（0）

.RightPadding = CentimetersToPoints（0）

.Spacing = 0

.AllowPageBreaks = True

.AllowAutoFit = True

.Borders（wdBorderTop） = wdLineWidth075pt

.Borders（wdBorderBottom） = wdLineWidth075pt

.Rows（1）.Borders（wdBorderBottom） = wdLineWidth050pt

End With

Selection.Tables（1）.Rows.Alignment = wdAlignRowLeft

End Sub

本刊图表标题与正文不同，因此需要单独设计宏程序，此外，本刊“图”“表”的字体为黑体，又与图表标题的其他字体不同，对排版人员来说，一一校对修改，工作量较大。宏的设计思路是查找全文“段落标记+表或图+段落标记”的段落，设定排版格式，然后查找“段落标记+表或图+图表序号”在表或图和图表序号中间加上空格，最后查找“段落标记+图或表”加粗。核心代码如下：

.Text = “（^13）（[表图]）*@（[0-9]）”

.Replacement.Text = “1^l23”

……

Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles（“样式4”）

Selection.Find.Replacement.Font.Bold = True

With Selection.Find

.Text = “^l（图）*@（[0-9]）”

.Replacement.Text = “12”

……

.Text = “^13[表图]”

.Replacement.Text = “”

.Replacement.Font.Name = “黑体”

…

…

Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles（“样式4”）

Selection.Find.Replacement.Font.Bold = True

With Selection.Find

.Text = “^l（图）*@（[0-9]）”

.Replacement.Text = “12”

2.4 参考文献

利用参考文献校对软件可以很好地完成参考文献的校对，但不能进行排版。本文对参考文献进行了排版，首先是设定参考文献样式，其次是设定字体，对参考文献标点符号进行统一，如将中文标点如【】，（），：；。等统一改用英文标点，多个空格的统一为一个空格，可以做到在格式上是完全统一的。代码较为简单，与上述相似，此处略去。

3.讨论

本文各个项目实现的效果见图1。宏程序运行速度快，3秒钟内即可运行完毕，解放了编辑的简单重复劳动，极大地提高了编辑效率。在实际使用过程中，尚存在一些问题，如在术语替换时有时会替换不应该替换的内容，需要编辑对高亮处进行核对；在层次标题的排版上因不能识别正文中以数字开头的段落，会出现差错；在图表标题的排版上，因部分图表标题前面没有段落标记无法识别。上述问题虽然存在，但出现的情况相对较少。宏程序设计完成后，笔者将其推广给所有编辑和排版人员，并将宏设定为快捷按钮，固定在快速功能栏上，只需点击按钮即可完成宏程序，更加方便快捷。

编校工作是劳动强度大，重复性劳动较多的工作，长时间的校对工作不可避免地产生差错[7-8]，采用自动化排版校对可以有效降低错误率，提高编辑工作效率。

笔者将继续探索宏程序的更多应用，如自动校对参考文献标引，自动规范常见缩略语等。利用自动化工具减轻编辑重复的机械性劳动，提高编辑的创造性工作时间比例，是本刊的发展方向，也是科技期刊编辑的发展趋势。