新时期附属医院教学档案管理的改革路径研究

文/王思齐

随着国家医学教育改革的不断深入，越来越多的医院成为医学院校的附属医院，实行医疗、教学、科研一体化建设，承担各专业临床教学工作及学生管理工作。附属医院在临床教学活动中会形成大量的、不同载体的、具有保存和考察利用价值的教学档案。教学档案是各级各类学校的教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像及电子载体等方面的资料，是具有有机历史联系的文件体系。[1]附属医院临床教学是在临床教师的指导下，医学生进行临床实践并初步掌握各类临床技能操作，是继基础医学课程之后培养医学人才临床技能的必要途径，将课堂理论教学与临床实践相结合，是学生完成从理论到实践转化的重要渠道。附属医院教学档案是医院在完成临床理论教学、临床见习、临床实习等教学任务的过程中形成的具有保存价值的教学资料，主要包括建立附属医院协作关系的申请和批文以及医院教学条件、师资队伍建设、教学管理、教学过程、教学效果、学生工作、学生学籍等方面的资料，具有周期性、复合性、多元性、分散性等特点。

近年来，随着深化医教协同工作的持续推进，对附属医院的临床教学模式和医学生培养任务不断提出更高的要求，临床教学活动的形式更加丰富多样，形成了大量的临床教学资料，对附属医院教学档案管理工作形成不小的挑战。目前各附属医院结合自身实际都建立了服务于本单位临床教学工作的教学档案体系，但在日常教学管理工作和调研中发现，教学档案管理过程中仍然存在一些问题，使得教学档案无法在医院教学工作中完全发挥应有的作用。因此，探索附属医院教学档案管理改革路径，加快医院教学档案的现代化进程，实现医院教学档案信息资源的共享，充分发挥医院教学档案的利用价值，对提高医院教育教学质量、规范临床实践教学管理水平、保障医学教育人才培养成效具有重要意义。鉴于此，本文主要分析了目前附属医院教学档案管理工作现状和存在的问题，在此基础上提出新时期附属医院教学档案管理的改革举措，以供参考和借鉴。

一、附属医院教学档案在临床教学中的作用

1.衡量和提高医院教学质量的重要标志

附属医院教学档案作为医院档案的重要组成部分，是衡量医院临床教学质量和教学管理水平的重要标志，是医院教学活动和教学管理工作的原始记载和具体体现。通过查阅分析医院教学档案中的信息资料，各类教学经验、教学过程中存在的问题和不足都会有所体现。因此，分析、研究医院教学档案中的资料，总结普遍性和规律性的信息，不断完善教学方法、改进教学方案，能够有效提高医院的教学质量。

2.评价医院教学水平的重要凭证

在临床医学专业认证、临床医学教学评估中，教学档案是反映医院教学工作全貌最直接、最系统的佐证。教学档案的管理和利用情况直接反映了医院的临床教学水平和管理能力。[2]在评估过程中，专家根据教学评估指标，主要通过查阅教学档案的方式来掌握医院临床教学工作的具体情况，若医院教学档案不系统、不完整，则无法证明教学过程、教学效果以及教学管理工作的水平和能力。因此，医院教学档案具有凭证的价值，为临床医学专业认证、临床医学教学评估工作提供重要的支撑。

3.推动医院教育教学发展的重要依据

教学档案系统记录了医院教学活动和教学管理的全过程，取得的成果和经验、存在的不足都记录在册。通过调阅教学档案，教学管理人员和临床教师在充分掌握医院过往教学情况的基础上，才能制定出切实有效的教学决策、稳步推进教学研究和教学改革，保障医院教学管理的科学性和临床教学的连续性，推动医院教育教学工作向前发展。

4.增进医院间沟通交流的重要平台

医院教学档案中记载的内容丰富的教学经验、教学活动案例和科研成果，不仅能够服务于院内临床师生和教学管理者，还能在医院间开展临床教学、教学科研方面的经验交流和成果展示，进一步扩大院际交流平台，实现教学档案资源的共享，同时还可以提高医院的影响力和知名度，进一步促进医院教学工作的良性发展。

二、目前附属医院教学档案管理现状及存在的问题

1.不同附属医院教学档案体系不一致

由于各附属医院集医疗、教学、科研于一体，需要收集整理的资料和档案内容庞杂、来源多样、要求不一，特别是对于医院教学档案来讲，其形成过程更为分散，收集整理更为复杂。[3]大部分的附属医院在长期的教学工作中形成了服务于各自医院和所属医学院校的教学档案体系，不同高校甚至同一高校隶属的附属医院教学档案体系都不尽相同，普遍缺少统一的归档体系作参考。而各附属医院教学档案的归档内容和范畴不一致，导致许多珍贵的教学资料没有得到妥善保存，教学档案资料不齐全、不规范，严重影响了附属医院教学档案的系统性和完整性，也不利于附属医院之间的借鉴和交流。

2.临床重教学活动轻教学资料归档

附属医院的教学管理部门一般有专人负责医院教学档案的管理工作，医院教研室的教学档案由教学秘书负责管理，但是教学秘书除了负责教学工作外还肩负医疗、科研、行政等临床科室其他方面的事宜，对所在教研室教学档案的收集归档通常作为兼顾工作。在医院日常教学活动中，大部分一手的教学档案资料主要分散在教研室和临床教师手中，临床教学活动结束后，教学秘书和临床教师对教学过程记录和相关资料疏于整理和归档，导致部分珍贵的临床教学档案只保存在个别临床教师手中或者遗失。在教学督导检查工作中也经常发现，医院各教研室的教学档案残缺不全，而教研室为了应付检查，经常突击补充整理教学档案，导致教学档案资料本身的完整性和真实性不足，失去了教学档案真正的价值和意义。

3.医院对教学档案管理的投入不足

系统高效的医院教学档案管理工作离不开良好的软、硬件保障。调研中发现，目前大部分附属医院的教学档案仍然停留在传统手工操作的纸质档案管理阶段，管理人员需要耗费大量的时间整理和造册，没有专门存放教学资料的档案室，资料多以纸箱封存在库房，受环境因素影响大。同时，由于缺乏对教学档案管理工作的重视，各个附属医院对教学档案工作在人、财、物方面的投入非常有限，几乎没有专门针对教学档案管理方面的师资培训，也少有引进信息化、数字化的管理软件，导致教学档案存在保存难、查找难、调阅难等问题。教学档案信息缺少必要的资源共享，存在信息孤岛问题，严重影响医院教学档案的开发利用，无法完全发挥其应有的价值和作用。

4.医院对教学档案的开发利用意识淡薄

在医院临床教学实际工作中，教学档案管理人员将教学资料整理归档后，教学档案的管理工作基本就结束了，对教学档案的利用通常仅限于学期末对临床教师考评、评优评先、职称晋升或日常教学检查、查阅学生学习档案、学生奖惩等情况。几乎很少将医院教学档案真正应用到教学决策、教学改革、成果研究等提高附属医院教育教学质量等方面，医院教学档案的有效价值并未得到充分的开发利用。调研中发现，临床教师、教研室以及医院教学管理部门对教学档案利用率低的原因，除了受制于信息化建设程度，查阅教学档案的渠道不够便捷、教学档案资源未充分共享外，未发现或较少发现医院教学档案中的有利用价值信息是导致附属医院教学档案开发利用率低的主要因素，究其根本还是缺乏对医院教学档案的开发利用意识，没有对教学档案信息进行深入挖掘和研究，致使医院教学档案管理工作仅停留在归档保存层面，未能很好发挥其提高医院教学质量和推动医院教育教学向前发展的重要作用。

三、新时期附属医院教学档案管理的改革路径

1.制定统一的附属医院教学档案归档体系

针对附属医院教学档案形式复杂多样、分散性强等特性，医学院校和各附属医院应根据档案法律法规、临床医学专业认证相关要求和医院教学工作实际，制定统一的医院教学档案归档体系、管理制度、岗位职责和工作流程，明确附属医院教学档案的必要采集信息，特别是区分教学管理部门与教研室教学档案的采集点，逐级细化归档目录和要求，制定归档标准并责任到岗，实现分层分级管理。在各附属医院中设试点教研室，按照隶属高校的归档要求和流程重新梳理、科学收集及编排教学档案，再逐渐推广，使附属医院教学档案管理更加系统完善、科学规范，便于检索查阅和交流借鉴。

2.加强医院教学档案督导检查力度并纳入绩效考核

完善附属医院教学督导检查制度，根据不同归档目录和要求，细化医院教学档案检查项目和标准，检查项目的责任人要与教研室主任、副主任、教学秘书等教研室教学管理人员的岗位职责相匹配，引导教研室所有教学管理人员都承担起相应的教学档案管理职责，量化各项考核指标并纳入医院绩效考核体系。同时附属医院教学管理部门应在教学工作会上组织教研室所有教学岗位人员学习医院教研室教学档案归档体系、管理制度、岗位职责和工作流程，深入各教研室指导教学档案管理工作，定期开展督导检查，对发现的问题限期整改并择期复查，检查结果与科室和相关人员的绩效、教学岗位津贴和评优评先挂钩，提高临床对于教学资料归档的积极性，推动附属医院教学档案管理工作的规范化、科学化建设。

3.加大对医院教学档案的投入

（1）增加医院教学档案管理配套设施的投入

对于附属医院教学档案管理工作而言，相关基础设施建设是保障教学档案管理工作顺利开展的首要因素。加强医院教学档案基础建设，配备专门的教学档案室、阅览室，并根据档案室建设标准进行改造，安装电子监控并具备防火、防盗、防尘、防有害生物等档案保护设备，为教学管理部门、各教研室、教学档案阅览室配备档案柜、扫描仪、装订机等常规现代化办公设备以外的便于医院教学档案管理的设备，在硬件方面提高附属医院教学档案工作的效率和效果。

（2）加快医院教学档案数字化馆藏建设

随着现代信息技术的不断发展，附属医院教学档案从过去单一的纸质管理方式向多元化管理模式转变，人工收集和纸质存档已经严重制约医院教学档案管理的时效性和利用率，开展数字化建设是医院教学档案管理工作向前发展的必然趋势。构建院内教学档案管理信息服务平台，或利用现有的院内医疗服务平台，根据医院教学档案归档体系和归档目录，创建院内教学档案数据库，为院级教学档案和各教研室的教学档案分设子目录，逐步将医院教学资料按照归档目录以电子档案的形式储存。给予教学管理部门和各教研室不同的操作权限和访问权限，同时提供关键词和全文检索相结合的方式，使医院教师和教学管理人员随时都可以通过院内网迅速查阅教学档案并直接运用到教学实践中，消除信息孤岛，实现教学资源共享。此外，可以将院内教学档案数据库中的精品课程视频、特色课程视频、教学查房示范视频、教学病例讨论优秀案例、教学手术视频等优质教学资源开放外网访问权限，充分运用互联网优势，无论身处教室、示教室还是宿舍或家中，教学资源随时随地服务于医院师生。医院教学档案数据库中大量丰富的教学档案资源可以极大地满足多元化的教学方式，为多种形式开展教学活动提供便利。

（3）建立统一的附属医院教学档案信息平台

高校各附属医院教学档案信息化建设的进程不同、依托的技术平台不同，使得同一高校各附属医院的临床教学档案资源只是独立的个体且存在巨大差异，不利于高校临床教学的同质化管理。可以由高校临床实践管理部门统筹规划并运营维护统一的教学档案信息平台供其附属医院使用，兼容各附属医院原有教学档案管理信息服务平台，整合教学资源，保障各附属医院教学档案信息化进程基本一致。同时开放不同的访问权限，实现附属医院间教学档案资源的交流借鉴和互利共享。此外，医学院校也能够更加直观和便捷地掌握各附属医院的临床教学质量和教学管理水平，提供精准管控和帮扶，推动各附属医院临床教学工作不断向前发展。

（4）加强培训增强医院教学档案管理意识

为持续提高附属医院教学档案管理人员的业务能力，增强临床教师对教学资料的归档意识，医院应根据不同教学档案人员的岗位需求，分类别、分层次、分阶段开展培训。主动请进来、送出去，邀请医学院校或其他医院的教学档案专业人士来院讲座，同时选派骨干教师、教学档案管理人员进驻到医学院校、其他医院学习或参加学习班的培训。此外，高校也可以对其所属的附属医院开展统一的教学档案系统培训，指导各附属医院规范、高效开展教学档案管理工作。

4.探索附属医院教学档案的多种利用形式

医院教学档案存在的价值主要体现在为临床教学提供依据和服务，深入研究医院不同类别教学档案使用者的根本需求、剖析教学档案中的潜在信息，比如临床教学过程中形成的教案、教学方法、教学活动素材、重大事项等有价值的教学档案资源，对其进一步加工、整合，提炼出能够服务于临床教学的资源信息，梳理出不同教研室、不同临床教师、不同教学环节存在的问题和短板，使之成为制定教学决策、推动教学改革、开展教学成果研究过程中必不可少的档案素材。

四、结语

新时期附属医院的教学档案管理工作要顺应时代的发展趋势，不断在实践中完善教学档案管理理念，持续提升对医院教学档案的规范化、多元化、现代化、科学化管控能力和水平，充分发挥附属医院教学档案在临床教学中的重要作用，推动医院教育教学工作高质量发展。