大数据下档案管理和数字化建设研究

◇内江市城市建设服务中心 郑晓红

随着现代数字技术的不断发展和广泛的应用，现代社会已经开始逐渐走进大数据时代，人们的生产生活理念正在不断的改变。在这样的背景下，原本的档案管理模式已经无法满足现代社会的需求。这就要求相关工作人员能够充分结合大数据技术，积极有效的开展档案数字化建设，管理才能顺应时代发展，满足社会需求。本文主要分析在大数据背景下档案管理和数字化建设的策略，为相关工作人员带来一定的参考和意见。

在大数据时代的影响下，数据已经成为了全新的生产力，正在不断的促进我国现代社会的发展。在这样的背景下，档案管理人员就要创新自身的管理模式，通过使用海量的数据来进行数字化建设，积极有效的落实国家政策，充分结合数字化以及信息化技术，才能提高档案管理的作用，满足社会以及人们的需求。

一、大数据下档案管理的意义

（一）确保市场的有效运作与发展。

档案管理作为一种新型的智力劳动维护模式，受到了更多智力劳动人员的重视。随着大数据时代的不断发展，通过开展档案管理的方式，就可以维护智力劳动成果，维护劳动人民的主要权益。档案管理可以有效的保障和支撑社会性关系的和睦，具有十分重要的意义。

（二）业务信息化的主要手段。

随着现代社会经济的不断发展和进步，在大数据的背景下将档案管理工作做好，就应该将相关机构以及档案管理部门的功能充分的发挥出来。转变传统管理模式，优化新型管理，通过借助大数据的优势以及信息化条件，将工作人员的主动性充分的激发出来，才能提高档案管理的工作效率，迅速发展档案管理业务。

（三）适应时代发展。

随着现在科学技术的不断发展，在开展档案管理的过程中，软件设施以及硬件设施也正在逐渐的完善。但是由于我国在财力以及人力等等一些领域中，并没有投入太多的精力放在档案管理中，导致档案管理技术水平存在一定的问题，相关工作人员缺少关注程度。也正是因为这样才导致我国缺少深入的信息化档案管理，档案现代化管理程度相对来说更加形式化。随着大数据时代的不断发展，在开展档案管理的过程中更加应该提高紧迫性。对档案管理信息化水平进行不断增强，才能够更好的满足时代发展趋势。

二、大数据时代下档案管理工作中存在的问题

（一）管理水平不足。

截止到目前，我国的相关企业以及事业单位并不重视档案信息化建设。认为档案管理只是后勤工作，是事业单位的辅助部门，也没有在其中投入过大的资金以及人员。认为开展档案管理工作只需要保存好资料，掌握基本内容就可以。正是由于事业单位以及企业的忽视，才会对档案管理信息化建设的进程产生一定的阻碍。再加上档案管理人员的平均年龄，相对来说比较大，缺少新型人才，无法有效的掌握新型管理技术。在开展档案管理的过程中，使用的仍然是传统工作模式，严重影响了档案管理数字化发展。

（二）破坏劳动者的安全权。

由于我国目前档案管理领域缺少健全的制度，导致档案管理过程中出现了一定不安全的问题。在传统档案管理过程中，主要是由档案管理人员以及档案提交人员共同完成安全权保证。在开展档案管理的过程中，只有档案管理人员明确档案提交人员能够查阅的情况下才能进行。一旦在这个环节中存在问题，那么就会取消档案管理人员的操作，才能对档案拥有人员的有效权益进行进一步保证。但是在互联网时代中，正是由于网络虚拟性，在开展档案安全管理的过程中，可能会受到不法分子的损害，严重危害了劳动者的安全权。

（三）缺少行业自律。

由于档案管理本身缺少相应的担保制度，尤其是在商品买卖过程中，需要第三方进行有效的监督和管理。只有这样，才能够及时的控制不法商家的一些行为。一旦档案管理过程中存在问题，智力劳动者本身缺少维权意识，再加上自身并没有付出较高的成本，通常都会由自己来承担这一类的损失。

三、大数据背景下开展档案数字化管理的必要性

我国档案数字化管理建设已经经历了较长一段时间，但是整体的发展水平仍需要得到进一步的提升。在实际的档案管理过程中，已经开始运用云计算，移动互联网等一些现代科学技术，但是却无法对档案管理的实际需求进行有效的满足。因此，在开展档案管理数字化建设的过程中，就可以有效的运用大数据艺术有效创新档案管理工作。通过运用大数据技术就能够将档案管理从原本的数字化逐渐朝向数据化转变，转变档案管理理念，使用电子档案以及数字档案等一些方法。

四、大数据背景下档案管理和数字化建设策略

（一）建立完善的保密安全体系。

在开展档案数据管理的过程中，最重要的内容就是档案管理安全问题受到现代化发展模式的影响，数据已经成为企业以及国家发展情况的重要代表。一旦无法完全控制数据安全，或者是数据遭受到破坏，就会造成十分严重的后果。通过建立档案管理安全措施，完善档案管理安全体系，才能够让相关工作人员充分的认识到档案安全保密性管理的重要性，严禁外来人员接触。健全和完善档案管理网络安全体系，谨防遭到他人破坏，导致档案数据泄露。

（二）开展数字化管理。

在档案管理工作中，最基础的内容就是文书工作，文书工作的质量对档案工作的质量以及效果会产生直接的影响。在新时代背景下，为了满足社会对于档案管理工作的需求，就要求相关工作人员能够运用计算机完成文件登记工作，按照批次在局域网范围内进行传阅，做好时间设定。一旦超出时间没有回传文件，就需要对相关人员发出信息进行提醒。在处理文件之后还要进行预立卷整理，帮助档案管理人员减轻工作压力。

（三）建设系统工程。

想要有效开展档案数字化建设管理工作，其中主要包括总体设计，软件开发，扫描录入以及档案管理等多项内容，这是一份较为复杂的系统性工程。为了能够高效的录入和保管海量档案信息系统，就可以运用磁盘列阵储存，以及双服务器等多种方式进行集中扫描。通过光盘以磁带的方式来双备份文字资料，避免出现资料丢失等一些问题。

（四）提高档案管理人员的综合素质。

想要有效开展数字化档案管理工作，首先就要提高档案管理人员的专业水平和综合素质，才能提高档案管理工作的质量和效率。通过加强对档案管理人员的培训，就能够提高他们的计算机操作水平，让他们熟练的使用数字化技术。在大数据时代背景下，要求档案管理人员能够对自身的素质进行有效提高，学会技能和技巧，才能做好档案资料保密工作，才能更好的开展数字化档案管理工作。档案管理人员还要充分提高自身的安全意识，将档案资料保存工作做好，有效保证档案管理工作的安全性和可靠性。

（五）引进相关设备。

想要有效开展档案数字化管理，首先就要注重完善相关设备。加大设备投入，积极引进现代化计算机系统以及现代设备。及时做好软件更新工作，以及硬件的不断提升和保养。只有这样，才能够延长设备的使用期限，对档案管理工作的效率和质量进行有效的保证。在开展档案管理工作的过程中还要吸取优秀的经验，及时的进行资源转换和共享，才能建立一个更加完善的数字化档案管理体系，对档案的利用率和作用率进行有效提升。

五、结束语

由此可见，随着我国现代社会科学技术的不断发展，互联网通信技术的，不断提高大数据时代，已经走进我们的日常生活中。在这样的背景下，在开展档案管理的过程中，就要充分的运用大数据技术，合理创新档案管理模式，提高自身的管理能力。注重开展数字化建设，才能给人们提供更加优质便捷的服务，充分发挥出档案管理的作用和优势。