日本国立国会图书馆最新版《资料收集方针书》解读

赵 燕

(国家图书馆,北京 100081)

0 引言

日本国立国会图书馆成立于1948年[1],是日本唯一的国立图书馆,也是日本文献信息资源的总库。其主要职能是在保障国会议员完成任务的同时,为行政司法各部门以及日本国民提供《国立国会图书馆法》中规定的图书馆服务。文献资源建设是所有图书馆的基础业务,也是图书馆开展其他各项服务、履行法定职能的基石。图书馆藏书,从本质上讲并不是各种类型文献在数量上的简单相加,而是一个经过长期规划、精心组织的科学体系[2]。而规范科学的文献资源建设方针是图书馆开展具体的文献采选工作的基本依据,更是建成科学、系统的藏书体系的前提。日本国立国会图书馆作为日本的国家馆,为行使其职能、完成其使命,在不同的历史时期都制定了符合当时馆情的文献采选政策。最新版的文献采选条例,即《资料收集方针书》,于2022年4月开始使用[3]。本文将对日本国立国会图书馆《资料收集方针书》形成的历史进行考察,之后对最新版《资料收集方针书》的结构和内容进行解读,进而着重对其特点进行分析,以期对我国国家图书馆的文献资源建设起到一定的借鉴作用。

1 日本国立国会图书馆《资料收集方针书》形成的历史考察

如引言中所述,日本国立国会图书馆成立于1948年[1]。1949年4月设立图书收集委员会[4]176,同年6月该委员会便制定出了《图书收集基本方针》[4]176,规定了资料收集的大致范围及优先顺序。1954年该委员会又基于几年来图书资料收集业务的开展情况,认为之前的《图书收集基本方针》过于抽象、缺少实操性,加之购书经费预算减少、外国图书购买限制放宽等实际背景变化,制定了《国立国会图书馆资料收集要领》,作为1949年版《图书收集基本方针》的补充,基本形成了日本国内文献依托呈缴本制度全面收集、外国文献有选择性地收集的文献采选大方向[4]177。1959年6月,全馆机构改革,设立收书部,成立藏书构成审议会代替之前的图书收集委员会[4]177。该审议会根据每年的藏书情况进行调查评估并制定下一年度的文献收集计划。经过几年的实践后,藏书构成审议会认为仅制定单年度的文献收集计划不能满足长期发展的需求,需要制定一个适应长期发展的文献采选指南。于是1971年,在经过多次讨论后,《国立国会图书馆图书收集指南》面世。该指南内容简短,共四条,对未来文献采选的方向做出了规定。之后在此指南的指导下,每年根据当年情况制定下一年度的文献采选计划,名为《XX年度图书收集实施计划》[4]178。

1986年随着新馆舍落成投入使用,国立国会图书馆进行了大幅度的机构改革,设立了收集企划室[5]418,开始探讨未来文献采访的发展方向。一直到1992年成立收集企划委员会,代替成立于1959年的藏书构成审议会[5]418。1993年便制定了新的《国立国会图书馆图书收集指南》[5]418。新的选书指南共包括九项内容,比1971年版更加详实具体,且充分考虑到了科学技术的发展。最重要的是在新指南的第八项中规定要制定业务工作中可操作性强的《资料收集方针书》,对作为收集对象的文献的载体形态、优先顺序、注意事项等作出具体规定,第九项规定每五年对《资料收集方针书》进行修订[6]。

在这样的背景下,《资料收集方针书》于1995年面世[5]419,当时是作为采选购买资料的指导手册在馆内使用。上文的历史考察中可以看出,之前并没有适用于长期发展的、可操作性较强的文献采选条例,只有规定了文献采选基本方向的《资料收集指南》和基于每年经费及馆藏情况制定的单年度的文献采选方案。之后也多次对该方针书进行了适时修订。2009年日本国立国会图书馆对《资料收集方针书》的内容进行了大幅修订后公开发表[7],而不再是仅作为国会馆内部的业务指南,这样便于与其他机构分工协调,促进资源的共建共享。比较有代表性的是2017年3月的修订。在此次修订之前,电子资源一直被视作一种特殊的载体形态的文献资源,电子资源的采选一直是以独立的章节存在。此次修订基于目前纸质出版日渐衰退、电子出版不断发展的现状和未来趋势,在新的《资料收集方针书》中电子资源的采选不再作为独立章节,而是与纸质资源一样在各个章节都有具体体现。另外,针对外国的杂志及报纸,明确指出要优先选择电子资源[8]。2022年3月,以最新的五年发展规划《国立国会图书馆展望2021-2025:国立国会图书馆的数字化转型》的发布为契机,国立国会图书馆对《资料收集方针书》又进行了全面修订并于同年4月1日启用[3]。此次修订以2017年修订版为主体,延续了对电子资源的重视,同时又增加了新的内容。

2 最新版《资料收集方针书》的结构解读

最新版《资料收集方针书》共五章,结构清晰。第一章指明《资料收集方针书》是基于《资料收集指南》中对文献采选大方向的规定,对国立国会图书馆文献采选的范围、优先顺序及注意事项等做了具体要求。第二章规定了文献采选的基本方向,共七条内容。第一条指出国立国会图书馆收集国内外文献资源的目的是服务于国会议员及行政司法各部门以及国民的知识活动。第二、三、四条对国内文献采选的基本方向做了规定:即国内出版的文献各载体形态都要广泛采选;国内文献的复本,在充分调查其必要性的基础上采选;国内电子资源,根据必要性签订采选或使用合同。第五、六条指明了国外文献采选的基本方向,即要将国外出版的日本学相关资料跟国内出版资料置于同等重要的位置,进行广泛采选。关于国外其他文献,注意近年来信息环境的变化,注意从纸质印刷资料向电子资料的过渡。第七条指出要与全国各级图书馆及其他藏书机构合作,从国家文献资源建设的高度统筹协调文献资源的采选。

以第二章基本方向的指导为基础,第三章、第四章和第五章分别对国内出版物、国外出版物以及立法决策相关文献的采选做了详细要求,这三章也是本《资料收集方针书》中最核心的内容。其中,国内出版物是馆藏的重中之重,在第三章中对国内出版物的采选范围及采选级别作了详细要求。涉及呈缴本制度范围内的出版物、呈缴本制度实施前的出版物、电子资源(包括网络资源、电子书、电子杂志以及数据库等)和专题文献(包括博士论文、议员著作文库、东日本大地震相关资料等十几种专题)。第四章则是对国外出版物的采选范围和采选级别做了具体要求。涉及图书、杂志、报纸、数据库以及专题文献。因国立国会图书馆隶属于国会,其首要任务是保障国会议员工作的进行,因此第五章单独对立法决策相关文献的采选范围和采选级别进行了详细解说。

3 最新版《资料收集方针书》内容特点分析

3.1 国内文献依托呈缴本制度“求全”

最新版《资料收集方针书》第三章开头指出1948年开馆以后,国内出版的文献主要依托于《国立国会图书馆法》中规定的呈缴本制度进行收集。呈缴本制度是指一个国家或地区为完整地收集和保存本国或本地区的全部出版物,通过立法或建立法规的形式要求出版者或机构给图书馆或出版主管机关呈送一定份数的最新出版物的制度,这些出版物称为呈缴本或缴送本[9]。日本的呈缴本制度是1948年2月通过的《国立国会图书馆法》中规定的,1949年6月修订时增加了向出版社提供补偿金的制度,这构成了现行呈缴本制度的主干。此时的呈缴本主要是指图书、杂志、报纸等纸质文献。随着科学技术的迅猛发展,文献载体类型不断丰富,2000年又将CD、DVD等实体电子资源纳入呈缴对象范围[10]。2008年将每年的5月25日定为“呈缴本制度日”[10]。

近年来随着信息网络技术的迅猛发展,日本已将网络信息资源的收集以立法的形式作出了明确的规定:2010年4月开始实施的《国立国会图书馆法》第二十五条中规定国立国会图书馆可对国家、地方公共团体等机关公开于网络的资料进行收集,用于国政审议等目的;《著作权法》第四十三条中也明确规定国立国会图书馆依法对网络资料进行收集,不需要提前得到著作权者的允许[11]。另外,《国立国会图书馆法》中对电子书、电子杂志等特殊的网络资源的收集也作了明确的规定:2013年7月开始实施的《国立国会图书馆法》第二十五条第四款中指出,为保证文化财产的保存和利用,个人出版的电子书、电子杂志等资料需向国立国会图书馆呈缴,附则第二条中注明有偿或有DRM(内容数字版权加密保护技术)的资料除外;2022年5月在《国立国会图书馆法》修订时删除了附则第二条,即将所有电子书和电子杂志都纳入了呈缴范围,2023年1月开始收集[12]。

呈缴本制度的不断完善保障了国立国会图书馆国内文献资源的全面广泛收集,成为国内文献采访的主要来源。国立国会图书馆的统计资料显示,2017年度国立国会图书馆共有约80万种资料入藏,其中呈缴文献59万余种,约占全年入藏文献总量的74%[10],呈缴本构成了国会馆藏书的基础。另外,在国立国会图书馆最新的五年发展规划《国立国会图书馆展望2021-2025:国立国会图书馆的数字化转型》中指出,随着信息技术的发展以及新冠疫情的影响,日本社会的数字化转型正在加速,网络资源的收集是构建数字化馆藏的重要途径。呈缴本制度的与时俱进也确保了这部分资源的全面收集。

3.2 国外文献以专题为抓手“求精”

最新版《资料收集方针书》中指出国外文献是指在日本国以外的其他国家或地区以及位于日本国内的外国大使馆出版发行的纸质文献及电子资源。如上文所述,国立国会图书馆的首要职能是服务于国会,因此国政审议、学术调研、日本学以及其他参考咨询相关资料成为国外文献收集“求精”的“精”之所在,也是国立国会图书馆外文文献采选的重点。图书、杂志、报纸、电子资源等都在收集范围内。国立国会图书馆将重点采选外文文献分类形成专题,围绕各专题不断扩展资料群,以专题为抓手收集整合外文文献。目前主要分七个专题,具体为:法律法规及议会相关文献、日本学文献、参考书、科学技术相关文献、国际机构及外国政府相关文献、儿童书及相关文献、亚洲主题相关文献。其中,日本学文献是指日语文献、以日本为主题的文献以及责任者是日本人的文献,如外国人对日本的研究、日本人作品的外语译本等等。亚洲相关资料是指以亚洲为主题或亚洲语言写成的文献,包括东亚、东南亚、南亚、中亚以及中东和北非。外文文献资源中纸质印刷型文献主要通过购买、国际交换、接受捐赠等方式收集,数据库等电子资源则主要通过签订使用合同等方式来收集。

随着网络信息技术的发展,法律法规及议会相关文献、科学技术相关文献、国际机构及外国政府相关文献这部分资料群的电子资源逐渐增多。《资料收集方针书》中明确指出在充分考虑使用的便利性、连续性和网络电子资源的长期稳定性的基础上,内容相同的纸质文献和电子资源共同存在的情况下,要优先考虑收集电子资源。另外,由于国立国会图书馆是日本的政府出版物的国际交换机构,同时也是联合国托存图书馆,国外政府出版物主要靠国际交换、国际机构出版物主要依靠托存获取。

综上可见,日本国立国会图书馆在外文文献的收集方面以专题为切入点,通过购买、接受捐赠、国际交换以及托存等方式有针对性地进行收集,确保了重点文献的系统性和完整性。

3.3 “纸电同步”促转型

上文中曾提到,2017年以前的《资料收集方针书》中电子资源一直被视作一种特殊的载体形态的文献资源,电子资源的采选一直是作为纸质文献资源的补充以独立的章节存在。2017年修订后的《资料收集方针书》中电子资源的采选不再作为独立章节,而是与纸质资源列于同等地位,在各个章节都有具体体现。2022年版《资料收集方针书》延续了2017年修订版中对电子资源的重视,在第三章“国内出版物”和第四章“国外出版物”的具体规定中都将电子资源贯穿其中,对电子资源的收集范围和采访方式做了明确规定。电子资源的受重视程度可见一斑。2022年3月日本国立国会图书馆发布了最新的五年发展规划《国立国会图书馆展望2021-2025:国立国会图书馆的数字化转型》[13]。该规划中指出随着信息技术的发展,人类的社会活动及交流方式发生了很大变化,加之新冠疫情的影响,整个社会正加速向数字化转型。

基于这样的背景,日本国立国会图书馆在新一期的五年发展规划中提出要做好数字资源的建设和利用。要完成这一目标,其中重要的一环即数字资源的收集和保存。因此作为文献资源建设基本业务指南的《资料收集方针书》中的“纸电同步”成为必然。另外日本出版科学研究所的统计数据表明,2014年到2021年,电子出版占日本整体出版市场(包括纸质出版物和电子出版物)的比例快速提升,2014年为6.7%,2021年这一比例变为27.8%[14]。日本传统纸质出版的没落,新兴电子出版的快速发展也敦促国立国会图书馆紧跟时代步伐,由重视传统纸质出版物向“纸电同步”的文献采选方针转移。

4 启示

4.1 依托馆藏发展战略规划,对文献采选条例进行适时修订

从上文的论述中可以看出日本国立国会图书馆十分重视馆藏发展战略的制定及文献采选政策的修订。自2009年将《资料收集方针书》对外公开后,该馆根据科学技术的发展及信息环境的变化适时对其进行修订,以构建更为科学系统的馆藏体系。以最近的两次修订为例:2017年3月,日本国立国会图书馆发布《第四期国立国会图书馆科学技术信息整备基本计划》,同时依托该计划对《资料收集方针书》进行了修订,将电子资源的重要性提升到新的高度;2022年3月,以最新的五年发展规划《国立国会图书馆展望2021-2025:国立国会图书馆的数字化转型》的发布为契机,国立国会图书馆对《资料收集方针书》又进行了全面修订,延续了2017年修订版对电子资源的重视,同时对电子资源收集的用语进行了规范。

随着信息技术的发展,越来越多的文献信息资源将通过网络采集、数字化转换或竞拍的方式获取[15]。国内也很重视这方面的应用,如2012年中国国家图书馆将活态记忆资源纳入文献资源建设体系,中国国家图书馆馆藏建设在文献数量、载体类型、学科体系及语种结构方面越来越呈现出多元化的趋势,已经发展成为实体馆藏与虚拟馆藏的有机结合体。《国家图书馆“十四五”发展规划》中提出了“智慧转型”“品质提升”“开放合作”三大战略,并指出,要完善多元立体馆藏资源体系,强化国家文献信息战略保存保障职能[16]。因此,制定科学的馆藏发展战略规划,并以馆藏发展规划为指南,对规定文献采选业务具体细节的文献采选条例进行适时修订是十分必要的。

4.2 加强呈缴立法,促进国内文献的全面收集

作为国家总书库,国家图书馆的基本任务是全面系统地收集、保存国家文献,要求国家图书馆将国内出版的各类型、各语种的出版物,全面采集入藏,以使国家图书馆成为本国书刊资料查询和借阅的最终基地[17]。2018年1月开始实施的《中华人民共和国公共图书馆法》第二十六条规定出版单位应当按照国家有关规定向国家图书馆和所在地省级公共图书馆交存正式出版物[18]。该法的颁布为完善呈缴本制度提供了法律层面的基本依据。但目前仍存在呈缴本制度宣传力度不够、配套制度不完善、多头呈缴导致出版单位压力过重等现实问题。这些方面可酌情借鉴日本国立国会图书馆的经验。如加大呈缴本制度的宣传力度,使出版单位全面了解呈缴范围、具体呈缴方式、奖惩制度等细则,如借鉴日本的补偿金制度,以减轻出版单位的经济负担,提高呈缴率。另外,随着科学技术的不断进步和社会公众信息需求的变化,文献的载体类型不断丰富,在智慧图书馆建设大背景下,对网络资源及电子书、电子杂志等资源的呈缴也应加快立法进程,对呈缴范围、呈缴主体、呈缴时效、奖惩制度等进行具体规定。努力做到以法律法规为基础,细化呈缴本制度,为国家图书馆文献采选条例的修订和完善提供法律支撑,以确保各载体类型的国内出版物的全面收集。

4.3 纸电结合,巩固外文专题馆藏优势

国家图书馆文献采选的总原则是:中文求全,外文求精;国内出版物求全,国外出版物求精;多品种,少复本。因此,外文文献资源建设方面注意特色文献资源的扩充,在有价值有竞争力的专题方面注意完整性、系统性,以满足为中央和国家领导机关立法与决策、重点科研、教育、生产单位服务的需要。国家图书馆藏有大量马恩列斯专著、海外中国学出版物、“一带一路”国家出版物,形成了独具特色的外文馆藏。在外文文献经费预算有限的实际情况下,应着重巩固优势馆藏,确保这部分外文文献的全面收集。另外,随着电子资源建设的日益发展和兴起,对上述专题文献的收藏途径也应注意“纸电同步”,更多地着眼于电子数据库等电子资源领域,努力构建多元立体的外文文献资源体系。

5 结束语

智慧图书馆建设大背景下,要建设多元立体的文献信息资源保障体系,须根据社会信息环境和国内外出版形势变化对规定具体工作细节的文献采选条例进行适时修订。日本国立国会图书馆基于以上现状对其文献采选条例,即《资料收集方针书》进行了修订并于2022年4月开始使用。文章对此版《资料收集方针书》的结构进行了解读并详细分析了其主要内容特点,进而对可借鉴的部分进行了深入思考,提出了建议。今后,笔者还将继续关注日本国立国会图书馆在文献信息资源建设方面的动态,以期为今后的对比研究及我国文献信息资源建设提供借鉴。