高校仪器设备档案信息化管理问题及优化措施探析

■张 彬

一、高校仪器设备档案及信息化管理

高校在购置、验收、调试、运行、日常管理、维修、改造报废过程中所形成的文字、图表、数据、图片等均属于仪器设备档案。做好仪器设备档案管理可以确保仪器设备高效运行，优化设备采购流程，保证实验室人员和环境安全，实现资源高效配置。仪器设备档案信息化管理是借助现代信息技术、网络技术、通讯技术对设备信息、科研成果进行全面数字化，并建立集成和共享的开放平台，实现仪器设备档案科学化管理[1]。

相较于高校党建、教学、文书、基建等类型档案，设备档案是伴随着实验器材而形成，其内容兼具周期性和动态性。同时，相关设备在报废之后相关的文字、数据会随着消失，而整理、立卷环节工作滞后，导致高校仪器设备档案的价值未能深度挖掘。当前，高校对于仪器设备管理办法是设立专（兼）职档案人员，由仪器采购部门和设备管理部门共同整理组卷，并填写移交目录进行归档，存在着归档期限不一的现状。此外，《普通高等学校档案管理办法》虽然明确规定仪器设备类档案归档范围，要求准确收集各种国内和国外所引进的精密、贵重仪器设备，但其未涉及信息化内容，且对于归档仪器归档环节未作出规定[2]；《科学技术研究档案管理规定》仅对科研档案的立项、研究实施、结题验收的实施环节进行规定，未涉及仪器设备档案相关归档内容，这些情况需要逐步探索仪器设备信息化管理流程，以优化立卷质量，开发仪器设备档案的价值。

二、高校仪器设备档案信息化形成特征

（一）档案信息化形成主体具有多元性

档案信息化形成主体会因设备型号、管理人员、管理方式的差异而有所差异。一是供应商所提供的仪器设备类型、型号不同，不同设备类型产生的档案内容具备各自特点，当前高校所采购的大型仪器设备大多是实验器材，且类型多样，种类繁多。此外，设备的产业链不断延伸，核心部件、试剂耗材、系统集成、技术服务等因生产厂家的不同，在设备采购中的供应商所提供的证明材料文件也会有所差异。二是仪器设备档案形成部门多样，涉及部门和范围较广，其主体不仅限于高校资产管理、档案室，而且关联到高校维修、安全、供应、招投标等主体，所涉及部门和范围较广。

（二）档案信息化形成方式具有多样性

一般来说，高校仪器设备信息化形成方式有利用电子表格软件管理、仪器设备数据库管理、设备管理平台管理及智慧校园共享管理4种方式。

电子表格软件管理是利用Excel电子表格和相应的软件对仪器设备信息进行整理、统计、分析，将本单位的设备实际情况分类编写成档案工作进度表。仪器设备管理数据库是根据各个研究院所编制的某年度仪器设备管理数据汇总，将仪器设备使用单位、资金、年限分类整理，编制有关仪器设备的类目名称、保管期限、责任者等数据库目录。设备管理平台是指构建集管理及服务于一体的数字化平台，通过各种传感器将各种应用系统、文档、数据化资源上传至统一平台，实现数据资源的集成化；智慧校园共享管理是打破单位限制，涵盖更为专业化、网络化的仪器服务机构群，实现仪器设备的有限共享[3]，实现不同单位之间的设备信息互通。

（三）档案信息化形成范围具有综合性

高校仪器设备档案是伴随着仪器设备的使用、维修、报废而产生的，即每台仪器设备都会产生相应的档案数据，特别伴随着高校仪器设备采购、换购、报废，随机数据、文字等记录材料会集中出现。

在购置之前相关的技术指标、生产厂家、规格型号等内容是固定的，相关的档案内容是通过设备直接转化而来，相关部门通过复印或移交原件的方式进行组卷，相较于教学档案等其他类型档案，可变动内容较小。如购置环节的购置论证书、批复材料、申请表、招标书；验收环节的整机说明书、开箱说明书、移交手续等内容较为固定[4]，一般多保存有电子文件，可在线移交以减少人工和库存。另一方面，仪器设备在各种使用、维修过程中所记录的数据一般是由各个实验和维修中心保存。

（四）档案信息化形成过程具有周期性

高校仪器设备档案是伴随着仪器设备的申报、论证、审批、购置、安装、调试而形成的，保管期限有与设备共存、10年、30年、永久保存[5]，相较于教学档案、基建档案，仪器设备档案具备周期性。一方面，档案会伴随着仪器设备生命周期而形成。当仪器设备处于报废或停休的状态，设备档案内容可能会随之消失，出现不同类型仪器保存周期不一致的问题，需要及时更新内容，以免占据更多平台内存。另一方面，档案归档过程的周期性，相关文件需要经过立卷、组卷、移交、点验、整理、著录、扫描等归档流程，涉及不同部门和人员，要求高校档案部门开发的信息管理平台具备全周期管理能力。

三、高校仪器设备档案信息化管理现状及问题

（一）设备档案信息化制度存在漏洞

一是信息化制度制定存在空白。大多数高校根据《普通高等学校档案管理办法》制定了适合本校的仪器设备管理办法，规定了归档设备的价值、范围、负责人、时间，但缺乏完善的业务规章制度，导致设备档案管理人员具体操作时负责人员职责不清、材料收集不完整，档案业务链条无据可依，具体归档流程处于空白。例如，很多高校依据设备价值进行立卷，只重视大型贵重仪器，而一些科研活动必不可少的设备未能纳入归档范围。

二是信息化制度建设的混乱。存在着高校资产管理部门、档案馆、院系三方制度并存的局面，不同部门在制定档案管理办法时仅根据本部门的职能、特点制定管理办法。

（二）设备档案信息化缺少数据质量安全保障

一是档案数据资源是信息化建设的基础。只有数据完整且可靠才能完整反映仪器设备采购链条的完整性。但在实际工作中，存在着有仪器设备数据记录但缺少存档的书面文字和材料的现象，一些有利用价值的信息处理随意，导致仪器设备档案移交数量不高。此外，由于有关仪器设备数据缺失，仪器产权责任不清，更换调拨仪器设备缺少相关文字图片记录，档案数据仅限于各种参数，缺少完整且有用的数据内容，可利用程度不高。

二是设备档案数据安全问题突出。高校实验设备的服务对象不仅限于本校的师生，而且还存在着设备外借、共享等对外服务，当信息化平台由校内局域网转为校外外网时，由于档案信息化平台存在着账号密码管理不严、访问权限扩大、数据内容未加密、共享流程不规范等问题，可能会造成档案数据丢失、失窃、篡改、泄露，档案数据安全风险增加。

（三）设备档案信息化平台建设滞后

一是设备档案信息化平台仅限于部门内部使用，难以进行统筹协调。存在着高校资产部门的设备采购平台，档案部门的档案管理平台，院系的设备使用平台三者并存的现象，很多“双一流”高校成立的信息化中心、实验管理中心、成果转化中心均有设备、实验器材的引入，同时平台设置分为学院和学校两个方向，导致设备信息化平台存储数据分散。

二是信息化平台存在着“重保存，轻利用”的现象。电子文件的生成、整理、保管上仅停留在著录、扫描等环节，缺少专题目录、分类目录、索引等检索工具，平台检索仅有主题词、项目、编号等检索项，可检索内容较少，缺少全文检索。此外，缺乏对仪器设备档案的深度编研开发，未能将仪器设备档案与高校科研产出、设备利用效率、采购方式改进等内容关联。

四、高校仪器设备档案信息化优化举措

（一）健全制度保障，规范管理办法

一方面，根据档案管理“统一领导，分级管理”的原则，制定有关信息化管理的有关制度。对于设备档案管理制度，可以根据本校制定《仪器设备档案管理制度》《归档质量文件》《归档程序文件》等，确保仪器设备档案管理有章可循。明确设备档案信息化、数字化归档范围，确定档案平台收集、整理、保管、利用的具体流程和要求，制定档案信息化的评价指标和考核体系，将设备档案信息化工作纳入到高校信息化建设的项目中。另一方面，根据《普通高等学校档案管理办法》调整归档设备价值、内容，动态地制定本校的仪器设备管理办法，规定信息化平台档案上传内容、方法，规范不同单位填写设备记录的格式要求，档案机构可采用源头管理方法，事先明确归档单位的责任，定期检查设备档案归档情况。

（二）开发系统平台，实现动态管理

一是依托现有智慧校园建设，开发大型设备档案信息化平台，将现有的财务管理系统、设备管理系统、实验教学管理系统、公文管理系统、档案管理系统进行整合，建立系统完整的信息化平台。此外，根据高校具体实际情况，发挥不同信息化方法的优势，实现办公软件、数据库、数据平台、智慧校园4种信息化手段深度融合。

二是针对设备档案归档周期不一致的问题，可以开发不同的归档周期平台。将设备按照科研价值、利用频率等标准设置不同的分类管理系统，或者是采购时建立动态的设备使用年限表，优先开发利用率高和保存完整的数据资料。例如，采用Web技术和MySQL数据库开发的实验室信息管理系统，将用户管理、实验耗材管理、实验室管理、实验设备管理、实验课程管理集成在一起，优化了实验室的利用，其档案数据为后续实验室设备管理提供经验[5]。

（三）保障数据完整，解决安全问题

一是规范档案数据的内容、流程。尽可能地增加数据量，实施设备台账式管理办法，如可以利用软件表格动态监测设备归档进度、完成周期、项目内容，数据库系统可以在采购、开箱阶段直接上传相关档案数据，形成要素完备的数据目录，平台系统设置不同要素完成进度，动态显示仪器设备归档完成进度表，实现多样信息化方式的优势互补。

二是采用物理防护和安全监测两种办法解决数据安全问题。物理防护层面，划分仪器设备所产生数据的重要程度、保密程度、敏感程度，结合具体情况划分不同的数据层级；通过加装安全防火墙，定期修改登录口令和密码，运用各种加密技术、入侵检测技术、访问控制技术、区块链技术。安全防护层面，对档案数据全流程检测，限制对关键技术的访问，以增强数据的安全完整性。此外，强化人员的安全教育，定期对人员进行数据安全、软件更新、平台维护等知识的培训。