县级档案馆服务功能的建设探索

新时代背景下，社会建设过程中的各类档案信息与数据资源的价值逐渐提升，档案馆要充分响应国家档案行政管理部门所提出的新要求，提高档案馆的档案资料保管以及利用效率，以充分发挥档案馆的社会服务价值。社会服务是档案管理工作的核心任务，而对现阶段的县级档案馆而言，其馆藏档案在结构与内容上过于单一，检索管理手段信息化不足，编研工作不到位，开放程度较低，服务意识与服务能力欠缺，难以为社会公众提供优质服务。为解决这一问题，就需要深入探究强化县级档案馆社会服务功能的有效策略。

一、县级档案馆服务功能中存在的主要问题

（一）档案资源内容贫乏，馆藏结构相对单一

现阶段的县级档案馆建设状况与其所在地区的发展情况有着紧密联系，很多欠发达地区的档案馆缺乏足够的社会关注度与影响力，受当地历史文化以及相关政策的影响而存在档案资源内容贫乏的问题，大部分档案资源均以政策性红头文件为主，反映了该地区各个时期的历史，记载了当地政府的相关工作内容，而缺少与当地居民日常生活相关的文件信息，很多档案资源缺乏能够与其他档案馆资源进行有效区分的地域特色以及人文特色，难以对社會公众产生吸引力。另外，很多县级档案馆的馆藏资料大部分以纸质文件作为载体，在馆藏结构表现上相对单一，缺乏以数字、影像、音频等形式保存的馆藏资源，难以为社会公众提供丰富的阅览服务，导致县级档案馆的社会服务功能难以得到有效提升。

（二）检索技术工具落后，编研管理方法原始

档案馆馆藏资源数量较多，检索管理难度较大。现阶段很多县级档案馆尚未引入先进的信息技术工具来辅助管理团队对馆藏资源进行整理，部分县级档案馆仍采取传统的检索模式，使用手工编制的目录来搜相关信息，还有部分县级档案馆存有手工编制的人名索引目录，但由于参与目录编制的管理人员缺乏足够专业能力与工作素养，很容易因为疏忽而出现书写不规范、条目错误、标题内容错位等问题，导致工作人员在检索档案信息时难以高效、准确、全面地找到所需内容。另外，现阶段很多县级档案馆仍采取传统的编研工作模式，没有结合档案馆未来发展目标对其选题进行系统性规划，在编选档案材料时多会选择与所在地区历史文化事件相关的资料内容，题材上缺乏广泛性，难以全面反映当地的文化发展现状，管理人员在编研工作中所使用的参考资料内容过于陈旧，视角相对单一，多选择专题目录、大事记等资料来梳理档案馆资源，而没有结合时代特点进行有深度地编研，导致馆藏资源编研成果难以起到强化县级档案馆社会服务功能的作用。[1]

（三）馆内配套设施简陋，阅览环境待提升

对县级档案馆而言，要想充分发挥其社会服务价值，就需要借助完善的馆内配套硬件设施来对阅览环境进行优化改进，以便给予公众良好的信息获取体验。但对现阶段很多县级档案馆而言，由于管理人员缺乏对档案工作的重视，同时受到技术、资金投入的限制，往往会使用老旧建筑进行改造来作为档案存储以及管理人员工作的主要场所，其馆内空间结构设计缺乏合理性，预留的阅览室空间狭小，内部装修不仅陈旧，还缺乏足够的文化底蕴，难以凸显档案馆的地域特色，基础照明、通风等满足人们阅览需求的功能设计不够完善，导致人们的阅览体验较差，不具备公众吸引力。另外，现阶段部分县级档案馆缺少足够的信息技术工具，难以构建高效的档案信息检索系统，导致公众在查询阅览相关信息时难以长时间停留查档，无法及时获取有效信息。

（四）管理观念更新缓慢，社会服务质量低下

新时代背景下，国家档案行政管理部门对档案馆管理工作提出了新要求，但现阶段很多县级档案馆仍保留着传统的管理观念，尚未认识到县级档案馆社会服务功能的重要性，在组织管理工作时往往更注重传统工作体系中的档案整理等工作内容，而忽视了为社会公众提供高质量服务。一方面，现阶段很多县级档案馆存在开放程度不足的问题，没有组建专业的管理团队对馆藏资源进行全面整理鉴定并对重要档案文件进行备份处理，所筛选的开放档案数量过少，人们难以在档案馆获取想要的信息资源，导致档案馆对社会公众的吸引力较弱。[2]另一方面，部分县级档案馆尚未搭建起完善的社会服务工作体系，没有对面向社会公众开放的阅览室进行人性化设计，也没有借助信息技术工具为社会公众提供便捷的线上预约等服务项目，服务偏向于被动型，难以为社会公众提供完整、全面且有深度的档案信息内容，也难以有效提升社会公众的信息获取体验，导致档案馆在社会服务功能方面表现较差。

二、县级档案馆服务出现问题的原因

（一）自身因素

县级档案馆自身的馆藏资源、管理理念、服务模式等因素是影响其社会服务功能水平的核心原因，也是县级档案馆亟须着手解决的重要问题。首先，县级档案馆存在较强的行政管理色彩，在馆藏资源方面倾向于收藏与政府部门相关的文件档案，对与社会公众密切相关的社会生活领域缺少关注，导致档案馆资源不够多元、全面以及完整，存在较多重复档案，对社会公众而言缺乏吸引力。其次，很多县级档案馆管理团队缺少专业的管理人才，大多数工作人员创新意识不足，习惯于按照传统工作模式对馆藏档案进行处理并向社会公众提供服务，没有积极学习各类新型技术工具的使用方法，使用物联网、大数据等新技术来提高管理工作效率，导致县级档案馆社会服务功能较为低下。[3]此外，现阶段的县级档案馆通常以“局馆合一”模式进行行政管理，这一模式使档案馆有着较为浓厚的行政色彩，在执行管理服务工作时往往需要按照国家档案行政管理部门的引导和指挥进行操作，导致县级档案馆缺乏对管理服务模式的自主创新意识以及能力，无法通过采集调研了解社会公众的信息获取需求，难以及时更正自身的服务模式，不利于档案馆社会服务功能的有效提升。

（二）社会因素

除上述县级档案馆的自身因素以外，社会外界因素也会对其社会服务功能的整体水平产生重要影响。一方面，对于现阶段的县级档案馆而言，国家推行了一系列政策来加大对档案馆建设的投入力度与扶植力度，但实际资金投入难以有效促进县级档案馆的全面转型。很多欠发达地区的县级档案馆自身基础较差，在改造过程中需要耗费大量人力、物力以及财力，要想实现系统设备的全面升级以及管理服务理念的现代化转型，需要经过漫长的创新与改进过程。在短期内难以获得明显回报，导致县级档案馆难以吸引到更多社会资本，对社会公众而言也缺乏足够的吸引力。另一方面，很多县级档案馆所在地区的文化建设工作相对落后，资源集成度不高，当地居民对档案馆的重要价值认知不足，对档案馆馆藏资源缺乏深入了解，在进行科研等工作时难以及时想到从档案馆中获取有效信息，导致档案馆在长期缺乏重视的过程中淡化了创新意识，没有及时更新管理服务理念，不利于社会服务功能的有效提升。

三、县级档案馆服务功能的有效提升路径

（一）构建完善的馆藏资源体系，优化档案检索服务功能

在新时代背景下，县级档案馆要及时转变传统工作理念，对馆藏资源结构进行合理调整，引入更多社会领域的文件档案，让非政府机构以及普通公民的信息获取需求均能够得到满足。在这一过程中，县级档案馆管理团队要增加馆藏资源的丰富性，征集更多与社会民生相关的文件资料，确保馆藏资源能够涉及土地产权、婚姻登记、企业档案、社会保障等多个方面，提升馆藏资源的全面性。同时，县级档案馆要着重对档案馆检索体系进行优化改进，通过引入信息技术工具对检索目录进行数字化处理，将馆藏资源录入至数据库体系中，使用数据库系统进行关键词等内容查询，提升查询全面性和准确率，并在档案馆门户网站上提供与馆藏数据库资源相链接的窗口，让公众可以借助线上网站查询非涉密档案内容，提高档案馆信息获取服务的便捷性。另外，档案馆管理人员要对编研工作模式进行优化，结合馆藏资源体系结构与公众需求对编研选题进行创新，充分凸显其地域特色与专业特色，在围绕政府工作重心的同时为社会民众提供更为丰富的内容，让县级档案馆更好地發挥社会服务功能。

（二）加强馆内硬件设施建设，引入信息技术管理工具

对县级档案馆而言，其馆内硬件设施质量会对社会吸引力有着重要影响。因此，县级档案馆要从整体硬件层面进行优化提升，结合当地历史文化发展对建筑外形进行调整，使其既能够与周边环境相协调，又具备足够的艺术气息与人文情怀，能够给公众留下深刻印象。同时，对县级档案馆建筑内部也要进行合理调整，使其空间结构得到充分利用，保证档案存储区、阅览区以及工作区分布明确、动线合理。另外，县级档案馆还要对面向公众开放的阅览室环境进行优化，确保阅览室空间面积足够大，合理选择照明设备的型号参数，改造阅览室的照明条件，通过充满艺术气息的室内装修来提升用户体验，在馆内设置展厅来展示不同主题的档案文件，让民众有机会认识各类档案的历史文化价值，吸引更多人前来关注档案馆，认识档案馆的重要性，并提升档案馆的文化品位。除此之外，县级档案馆还要将政府部门拨款资金用于购置智能硬件设备以及软件系统维护上，借助信息技术工具打造科学完善的档案信息存储与检索系统，丰富对应门户网站的整体功能，让人们可以在线上进行便捷的预约操作，为社会公众提供优质的公共服务。[4]

（三）转变社会管理服务理念，创新管理服务工作模式

对新时期县级档案馆管理工作而言，要想通过创新优化提升其社会服务功能，首先需要从思想观念层面做出改变。档案馆管理团队要始终保持包容开放的态度，充分认识到档案馆在新时代社会主义建设工作中所占据的重要地位，了解当下社会民众在信息获取与利用方面的需求，严格按照档案法相关规定定期向社会公众进行档案公开，提升档案馆的开放程度。档案管理人员要提升服务理念，明确自身定位，将社会民众的需求放在工作首位，为档案馆构建良好的服务形象。另外，档案馆要对传统管理服务工作模式展开创新优化。首先，要通过全方位公布档案馆联系方式来提升档案馆的开放程度，为社会民众提供电话预约以及网络预约服务，让社会公众能够快速了解档案馆的开放时间以及开放内容，根据需求合理选择阅览服务。其次，要加大对馆藏资源内容的宣传力度，按照一定主题对馆藏资源编研成果进行宣传，通过电视、广播、网络、报纸等多种形式来扩大宣传范围，并将其中具有重要历史文化价值的编研成果转化为微电影、纪录片等文化产品，提升档案馆的文化影响力。再者，档案馆要加强门户网站建设，根据档案馆地域特色与专业特色以及社会公众的实际需求对网站界面以及功能进行合理设计，使网站界面与功能设计呈现出简洁清晰、风格独特、互动性强的特点，在其中增加线上阅览功能，让用户在浏览时可以同步观赏馆内展览，了解馆藏资源特点，并设置用户留言反馈版块，征集民众建议，以便对档案馆社会服务功能进行优化改进。[5]此外，档案馆还要积极开展各类丰富的档案活动，结合节假日、红色文化等主题向社会公众定期提供档案资源查阅，组织专业人员进行现场档案修复演示，举办家庭档案展览来吸引更多民众将家庭生活中有价值的内容进行公开展览，让档案馆与社会公众的日常生活相贴近，提升档案馆的社会服务功能以及社会影响力。

（四）打造全新人才管理体系，有效强化人才队伍建设

对现阶段的县级档案馆建设工作而言，人才资源的引进极为重要，当下县级档案馆要重视对人才资源的开发，积极开展各类培训活动来转变工作人员的思想观念，使其充分认识到档案馆社会服务功能的重要价值，将服务理念贯彻在日常工作中，不断加强档案管理相关专业知识与技能的学习，积极研究各类信息技术工具的操作方法。在面对社会公众时保持耐心、认真的态度为公众提供优质服务。另外，档案馆还要完善人才激励机制，借助科学的评价标准与客观的奖惩制度来激发档案管理工作人员的积极性，不断提升其工作地位，让管理人员能够更好地为社会公众提供优质服务。[6]

四、结语

新时代背景下，很多县级档案馆传统的配套设施与管理手段已无法满足档案行政管理部门所提出的各项要求，不仅存在档案管理效率与档案资源利用率过于低下的问题，还缺乏完善的社会服务功能，难以向社会公众提供优质的服务。要想解决这一问题，县级档案馆就要对现有馆藏资源体系进行优化，丰富档案内容并对其资源结构进行优化，引入信息技术手段对档案检索体系与管理模式进行创新，打造完善的档案编研工作体系，加大对档案资源的开发利用，强化档案馆内部的硬件设施，对原有服务体系进行优化改进，提供高质量的社会服务。

参考文献：

[1]叶惠.城市建设档案如何更好地发挥社会服务功能[J].办公室业务，2022（02）：130-131.

[2]谭丹.城建档案馆社会服务功能提升初探[J].城建档案，2019（09）：73-74.

[3]彭利.深化档案业务建设 发挥档案服务功能——浅谈城建档案社会服务功能的提升[J].城建档案，2019（08）：100-102.

[4]于丽红.浅谈县级档案馆社会服务功能建设[J].黑龙江档案，2018（03）：103.

[5]马媛媛.城市建设档案馆社会服务功能提升初探[J].北京档案，2018（03）：34-37.

[6]郭禹彤.浅谈新时期公共档案馆社会服务功能及其建设[J].黑龙江档案，2015（05）：63.

（作者简介：李珊珊，女，本科，山东省东营市利津县档案馆，馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）