初中学校档案材料收集工作存在的问题及对策

徐晓东|江苏省溧阳市实验初级中学

学校档案管理工作是学校管理工作中不可或缺的重要环节，也是衡量一所学校管理和教育教学工作水平的标尺之一。一所初中学校，部门组成包括党委、团委、工会、校长室、教导处、教研处、德育处、后勤处、财务处、医务室、安保处、图书馆、档案室等，每个年度各种档案材料繁多，涉及上级文件、人事、党团工会、教师、学生、各类活动、课题科研、财会基建等方面的内容。当前，一般的初中学校大部分没有专职的档案管理人员，即便有一般也只配备一些退居二线的教师或身体需要照顾的教师，且大多数初中学校都只配备一名档案管理人员。但是，学校的档案类型、数量比较多且繁杂，一般都是由各个处室独自上交，且上交的大部分材料杂乱无章、没有次序，有时甚至还有隔了几个年度的材料以及一些内容有残缺的材料，又没有专人负责收集档案材料，这无疑给年度档案的整理工作带来了非常大的影响。档案材料的收集是建立学校档案的第一个环节，初中学校该如何做好档案材料收集工作？以下谈一些笔者的看法。

一、档案材料收集工作存在的问题及其形成原因

（一）学校方面的因素

1.对档案管理的重要性缺乏高度认识

有的学校认为档案管理工作不会对学生产生教育教学的意义，对学校的教育教学效果也没有什么作用，从而忽视了档案材料的收集工作。由于档案材料收集是一项细致、繁杂的工作，且学校档案材料产生的周期长（一般是一个学期），再加上档案管理似乎是只投入无产出的消耗性工作，导致一些学校不愿意花大量的人力、物力和时间在这项工作上。还有些学校对归档材料的范围不清楚或担心材料归档后查找不便，索性让各科室自行管理一些工作资料，时间一长有的资料便不知去向了。其结果就出现了一些工作缺乏工作过程记录、证明材料等情况，最终导致无据可查，只能在需要相关材料时临时回想，造成数据或内容的不准确性。

2.漏记、错记、重复登记或上交各种材料

漏记、错记、重复登记或上交各种材料的情况一般出现在各类文件以及教师的教育教学资料收集方面。学校在文件的拟定、发放过程中会产生大量的文本材料，这其中有电子材料，也有纸质材料，还有两种形式并存的材料。由于学校的工作周期长，如果对电子材料未及时进行保存，或对一些错误未及时更新，那么在事后保存时，就会出现漏记、错记问题。还有一些材料与几个科室有关，而这几个科室各自都上交了同样的材料，从而产生重复现象。在教师的教育教学材料方面，有些材料可能会同时出现在教导处、教研处、德育处、后勤处或安保处，往往会出现各个科室上交了一大堆相同材料的情况，给材料的整理造成困难。

3.电子档案材料的收集和建设不够

当前，信息技术在各个领域都得到了很好的应用，许多初级中学进行了办公智能化建设。在学校的档案管理工作中，将纸质档案材料转化为电子档案材料，有利于其保存、分类与整理。但在实际操作中，各个处室一般都习惯于上交纸质档案材料，即使有电子档案材料也不上交，也有处室是不管什么电子档案材料都一股脑儿上交，还有些处室既上交了一堆纸质档案材料又上交了一堆电子档案材料。如前所述，一些初级中学的档案管理人员是一些退居二线或身体需要照顾的教师，对信息技术掌握不好，认为有了纸质档案材料就没有必要再收集电子档案材料或将纸质档案材料转化为电子档案材料了。

4.照片、视频和实物档案材料缺乏

照片、视频往往生动、翔实地记录了学校教育教学过程中的一个个精彩瞬间，但照片、视频档案材料的收集、整理难也是大家公认的事实（特别是照片）。许多学校在组织全校的活动比如开学典礼、运动会、节日联欢会时，一般都会有照片或视频，但经常没有及时上交，而日常教育教学活动中能反映学校、教师、学生风貌和各级各类教研活动情况的照片或视频等，基本上都不上交，由各处室自己保管。有些处室虽然上交一些照片、视频，但上交时缺乏相关的文字说明。

学校在办学过程中会获得很多荣誉，但相关的实物档案材料往往没有及时上交。有些奖状、奖牌、奖杯等常放在各处室展示，学校没有统一管理；师生们获得的各种奖状、证书，本应上交原件或复印件，但这项工作也常常被忽视。

5.对档案材料上交工作缺乏要求

没有规矩不成方圆，学校对处室及教师上交档案材料没有要求，那么各处室及教师到应该上交档案材料的时候也就会没有头绪。很多初级中学对处室及教师上交档案材料没有具体的要求，即使有也往往停留于口头，没有硬性规定。这导致上交的档案材料要么多而乱，要么不完整，管理员只能经常去催要，工作效率低。

（二）教师个人方面的因素

教师往往缺少上交档案材料的意识。教师认为档案管理工作是档案员的事情，自己只要做好教育教学工作就行了，其实不然。教师在教育教学中做了大量细致的工作，也留下了很多宝贵经验，如果不注意收集、整理，就会导致原始材料丢失，甚至出现做过的事情没有留下任何痕迹的情况，以至于到了应该上交档案材料时，拿不出有价值的东西。

二、解决档案材料收集工作问题的对策

（一）提高档案管理人员的专业能力，加强档案管理队伍建设

档案记载着学校的发展历程，可为学校的后续发展提供建设性意见。做好学校档案材料的收集工作，可以从档案管理队伍建设着手：提升档案管理人员的责任感与使命感，提高档案管理人员的专业性，使档案管理人员认识到档案管理工作对学校的重要性，进而提高档案管理的能力；重视对档案管理人员的选拔，在条件许可的前提下，可以配备档案管理专业人才，并定期对其进行专业培训。

（二）完善档案信息化系统建设，提高归档质量

学校档案工作的信息化建设势在必行。学校应完善档案管理信息化系统建设，规范电子档案收集的程序和操作流程，通过信息化系统的运作，将目标档案材料由纸质档案转化为电子档案，并借助档案管理信息化系统强大的存储能力进行储存，以达到理想效果。收集电子档案时，档案管理人员应对档案信息的完整性、准确性和真实性进行反复确认。与此同时，学校应加强对档案管理人员进行计算机操作技术的培训，以提高归档质量。

（三）优化单位档案收集制度，以保证档案收集的规范性

学校应优化档案收集制度，通过规章制度对各处室、教师和档案管理人员的档案收集工作进行指导和规范，同时建立有效的奖惩制度，将其纳入对处室、教师和档案管理人员的考核体系。

各处室应按照学校制订的收集档案材料的标准，指派固定人员收集整理档案。平时，各处室可以把档案材料分类放在不同的位置，并按时间顺序逐次放好。有些档案材料可以1个月上交1次，有些档案材料可以即时上交。照片、视频在上交时，必须配备相应的文字说明，并按时间顺序排列；对于各类证书等实物档案材料，如须上交原件的，应及时上交原件（可把复印件发给处室或个人），如上交复印件即可的，也应及时上交复印件。

综上所述，档案管理工作较为复杂，而前期的档案材料收集工作是做好档案管理工作的基础。学校要做好档案管理工作，必须从各种档案材料的收集做起。虽然档案材料收集工作可能会受到诸多因素的影响，但是只要学校、处室、教师和档案管理人员重视，按照规范进行操作，这项工作就一定能做好。