浅议城市建设档案充分发挥社会服务功能的措施

顾宗全

摘 要：现阶段，在城市建设档案管理工作开展过程中，主要是将城市的信息详细记录下来，其中主要涉及环境保护工程、人防工程、基础设施建设工程等多方面信息。在社会经济水平不断提升的背景下，人们的生活质量也越来越高，对于城市建设方面提出了更高的要求。城市建设运行进程加快，城建档案属于城市建设工程中十分重要的方面，能够为城市建设工作提供良好的参考依据，无论是勘察设计工程还是开展工程施工作业，都离不开城建档案的大力支持。尤其是针对隐蔽性较强的工程来讲，现场勘察有着较多的难度，对城市建设档案具备一定的依赖性。因此，强化城市建设档案管理是推动城市稳定运行的基本方式。本文主要结合城市建设的特征和作用，探究了城市建设档案发挥社会服务功能的基本策略

关键词：城市建设档案；社会服务功能

城市运行进程加快，城市建设档案数量随之增多，一定程度上增加了城市建设档案管理工作的难度，也对城市建设档案开发和应用提出更高的要求。由于目前采取的管理方式比较单一，城市建设档案管理中仍然存在诸多的问题，导致城市建设发展受阻。因此，相关管理部门应强化城建档案管理力度，正确了解城市建设档案管理的必然性，加大城市建设档案社会化服务力度，提升服务水平，为城市建设和社会发展提供优质的服务。

一、城市建设档案的特征

第一，档案内容有着综合性的特征。城市建设档案和普通类型档案相比较有着诸多的不同之处，该项档案是处于城市建设整体阶段内，包含了诸多的优点，有着一定综合性特征。在整理档案期间，前期的设计文件、建设期间的施工表单和完工验收等多方面数据具备多样化形式，内容十分广泛。第二，档案形成周期较长的特征。城市建设是一项持续性的作业，在整个建设期间各个阶段有着密切的联系性。因此，延伸了城市建设档案的形成周期，归档周期也非常长。第三，归档资源广泛的特征。在城市建设档案管理期间涉及诸多的部门，归档资料来源呈现广泛性的特征，主要是因为设计建设项目期间离不开各部门的全面合作，所以档案信息来源具备广泛性的特征。

二、城市建设档案社会服务功能

1.可以为城市建设工程项目开展提供优质的服务

目前，在城市建设项目开展期间，城建档案起着良好的效果。建设项目开工前期阶段，应当向城建部门申请开工报告，批准以后对建设单位的资金、人员等多项内容重点检验，形成档案并加以储存。建设项目完工以后包含的各项材料，如进厂检查报告、分部门分项工程验收报告、隐蔽性工程报告都必须交给城建档案部门，整理的城建资料是各项参建单位判断综合实力的基本依据。总之，做好城建档案工作有利于建设工程项目稳定开展。

2.可以为城市建设决策提供良好的数据支持

在城市建设规划和维护管理过程中，城建档案是非常重要的一项文件，有利于后期规划和维护管理工作良好开展。其中，城建局可以结合之前的城市规划方案或者其他城市规划方案展开新的城市规划建设作业，保持城市规划建设方案的可行性，了解到城市建设期间需要注意的要点以及预算情况，以此决定该项建设项目是否能够正常开展。因此，城建档案的落实可以为城市建设基本决策工作提供良好的参考依据。

3.可以为科研教育发展提供优质的资料服务

城建档案是将城市的实际发展情况重点记录，本身包含了丰富的城市历史文化，也涉及科研教育发展进程。在现阶段，大部分工程师对工程项目可行性进行研究时，都会翻阅以往的城建档案资料，找寻具体的参考数据资料。

4.可以为社会法律事务提供真实的资料依据

城建档案能够为法律事务提供一定的法律依据。比如，居民区的居民和开发商由于建筑面积或者工程质量产生矛盾，可以向城市建设档案馆寻求法律方面的帮助，翻阅和该小区建设有关的资料，从根本上维护居民的权益。

三、城市建设档案管理期间存在的不足之处

1.不具备良好的系统性

政府行政部门较多，职能分布较为分散，城建档案处于分散性管理的状态。在城建档案管理期间缺少一定的系统性，增加了管理的难度，导致信息不完善，不利于城建档案管理工作的正常开展。基于城市建设工作的进一步开展，应当从多项分散的部门获得城建档案信息，为城市建设发展提供一定的参考依据，但此项工作消耗的时间非常多，还有可能增加较大的工作量。

2.不具备延续性

随着城市建设进程的加快，城市档案管理数量增多，大部分城市档案管理部门没有及时有效掌握城市建设的发展情况，城市建设档案更新和完善力度不足，依旧是采取以往旧的城建档案，导致城市建设发展受阻。比如，在城市轨道交通建设工程开展期间，应当重点对城市的管道分布情况合理考虑，勘察部门应参考城建档案内容包含的管道信息，当信息不完善时，必定会增加勘察部门的工作量，导致城市轨道交通建设受到影响。

3.档案网站服务发展水平较低

部分城市建设档案部门虽然成立了专门的网站，提升城市建设档案资料查询效率，但部分大网站并不是对外开放，只可以内部使用。城市建设档案部门在电子录入资料过程中采取的设备比较单一，电子资料画质非常差，录入效率较低。档案网站的数据库内存非常小，无法对较多的电子资料信息进行储存，这些都不利于提升城市档案服务水平和整体效果。

四、城市建设档案为社会提供优质服务的策略

城市建设档案记录着城市建设整体发展情况，除了是城市文化传承的基本标志，还是推动城市建设发展的基本依据。从城市建设发展实际情况得出，建设项目规划勘察设计与施工作业都离不开城建档案的支持，只有确保城建档案的完善性，才能夠高效率开展工程建设作业。基于城市不断发展，城市档案管理工作产生的影响十分深刻。所以，应加大城市建设档案管理力度，进一步完善城市建设档案，为城市建设发展提供优质的服务，充分体现其社会服务功能。

1.遵循依法治档的基本原则，取消城建档案预验收制度

以往，我国结合城建档案实际开展情况颁布有关的法律法规，加快城建档案法制化管理进程，确定城建档案预验收制度。其中，档案预验收表现为处于城建档案部门能够接受范围内的建设项目，各项建设资料完工之前全部交给城市档案部门负责预验收。如果建设项目没有依照标准要求提交建设资料，是无法批准建设项目竣工验收的。基于城市化不断发展，建设项目数量增多，城建档案预验收制度各种问题逐渐显现。城建档案部门获取了诸多的建设资料，无法在短时间内进行审核，对建设项目竣工时间产生影响，阻碍城市化运行进程的开展。因此，必须将城建档案预验收制度取消，以城建档案实时验收制度为主。城建档案部门加大相关资料的审核力度，对于存在问题的资料必须及时更改，以此缓解竣工前期审核建设资料的压力，确保建设项目及时竣工验收。

2.对软硬件进行创新和改进

现阶段，需要强化城市档案部门软硬件建设力度，达到城建档案信息化管理的目标。首先，做好城建档案信息化建设的投资工作，引进新型的计算机和扫描设备等硬件设备设施，提升城市建设档案录入效率以及整体质量，拓展和延伸城市建设档案的服务领域，加大社会服务力度。其次，完成城市建设档案信息管理系统建设后，借助各项系统开展多元化的社会化服务化。最后，加大城市建设档案馆和其他行政机关单位的合作力度，及时共享城市建设档案信息，进一步拓展中介服务开发、档案技术和信息支持等一系列服务，将城市建设档案的社会化服务功能发挥到最大化。

3.建立健全的城市建设档案管理体系

城市建设档案管理工作有着一定的复杂性和烦琐性，本身包含了各方面信息，面临着较高的工作量。在开展该项工作期间，应当结合实际情况建立健全城建档案管理体系，规范管理城建档案。一方面，成立专门的职能部门，以工作类型和工作性质为主做好职能分工作业，确保城建档案管理工作稳定开展。另一方面，体现人员的具体职责，为每个职能部门安排专业性强并且技能水平高超的管理人员，体现出各项人员的具体职责，指派专业人员专门管理城市建设档案的各个环节，降低问题的出现。城市建设档案管理有着一定的系统性，要想保持各项系统良好运行，离不开完善城市建设档案管理体系的支持。

4.做好更新改进工作，加深城建管理部门的联系和合作

首先，基于城市建设工作的进一步开展，城建信息有了明显的改变，更新十分频繁。对于城市档案管理部门来讲，应当加大城建档案信息的完善力度，以城市建设的基本动态为主，全面创新和完善信息，为后期城市建设发展提供良好的依据以及优质的服务。其次，城建管理部门之间也必须加强联系。一方面，城市管理部门共享各项信息，当某方面信息发生改变以后，必须及时通知该管理部门，让管理部门有效调整。另一方面，减少城建档案管理流程的烦琐性。基于城市建设工作的进一步发展，所需要的重建档案信息非常多，当各部门之间不具备良好的联系性，程序十分烦琐，必定会增加城市建设发展的复杂程度。因此，必须强化城市建设管理部门的联系性，为城市建设提供更好的服务。

5.体现城市建设档案信息资源储存和利用的作用

城市建设档案包含了城市的建设资料信息，本身属于一项城市建设资料信息源。对于相关人员来讲，应当拓展和延伸信息资料收集途径，和城建部门加强合作，提前了解城市的规划情况，检验建设工程和完工工程的建设资料是否完备，及时完善。城市建设档案部门相关人员应科学、合理地对城市建设资料信息进行有效利用，发挥出社会服务功能。比如，在相关民事纠纷处理过程中，离不开城市建设档案部门提供的资料信息，可以将该项信息作为基本的参考依据，或者建设单位在开展项目之前通过判断以往建设项目信息，了解该种项目是否具备可行性，符合标准要求以后可以开工。此外，专家在研究城建方面学术过程中，需要结合城建档案信息分析课题以及论证研究。城市建设档案部门应当全面整理各项资料信息，采取搜索关键词的方式，能够查找相关的资料，提升城建档案馆信息资源质量。

6.加大工程建设项目档案审核力度

在城市工程建设项目开展期间，应当以分部分项工程为基本的单位完成部分分项工程以后提交相关建设资料，城建档案部门负责审核处理，审核通过以后才可以继续下一环节的施工。通过制定完善的城建档案审核体系，能够及时了解工程建设项目建设资料中存在的不足之处，及时更改，以免问题再次发生。根据分部分项工程的验收资料判断项目的建设安全和质量问题，重点检查和处理。通过全面审核的方式降低档案验收和审核的压力，避免资料出现误差，确保城建档案整体质量。

7.加大城市建设档案的宣传力度

在城市项目建设期间，城建档案产生的作用极高，可以为城市项目建设奠定基础。不过，从大部分单位实际情况来看，并没有正确了解城建档案的作用，完全制约了档案社会化服务功能的体现，导致社会价值受到影响。为充分提升城市建设档案的社会化服务价值，必须做好相关的宣传工作，让人民群众正确了解城建档案的重要性，以报纸、电视和网络的形式为主，宣传有关于城建档案的知识点，让民众全面认识城建档案，提升城建档案的使用效率。

8.对社会化服务收费制度加以完善

城建档案收费政策的落实应当以公益主导的基本原则为主，尽可能减少人们使用城建档案的信息费用。在基于该准则的基础上选择服务领域，为人民群众提供免费查阅的功能。同时，保密性的信息查询服务，可以结合具体情况收取合理的管理费用。

五、结语

综上所述，城市建设档案在城市化运行进程中起着极高的作用，既可以为城市建设提供良好的借鉴依据，还能为人民群众提供科研教育的作用。但是，从城市建设档案社会服务功能来看，还存在诸多问题，信息化水平较低，城市建设资料收集以及查询方面有待进一步强化。因此，为了将城市建设档案的社会服务功能有效发挥出来，必须遵循依法管档的基本原则，制定完善的审核制度，提升城市建设信息收集效率，获取完善的城市建设资料信息，构建专业性的城市建设资料信息服务平台，创新和改进各项设备设施，最大化地发挥城建档案的社会服务功能。

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（作者单位：临沂市城乡规划编制研究中心）