学校档案管理的改革创新策略探究

朱斌

摘 要：学校档案工作是校园德育工作的重要内容，学校档案工作对学生的全面发展具有重要意义。在新时代，应加强对学校的档案管理，加强对学校档案管理系统的建设，建立健全各项规章制度和标准规范，以增强学校的凝聚力及向心力。在实施的过程中，学校档案管理部门要进行改革和创新，提高人员的综合素质。以完善、科学的档案管理体系为基础，为学生和教师提供更加优质、有效的档案文化服务。

关键词：学校；档案管理；校园文化

在新时代，学校的档案管理工作应该从文件技术的背景出发，把目标锁定在文件信息技术的发展方向上，对档案管理工作进行明确的计划，把握好每个阶段性工作的侧重点，调动整个校园的资源，共同投入档案管理的改革中。档案管理在教学、科研、服务等方面得到广泛应用。随着社会不断发展，对学校的发展要求也日益提高。新课改突出了学生综合素质的培养，学校在人才培养上应重视素质教育，重视教学质量、和谐师生关系等，因此，要加强学校内部的档案管理，把有关的制度与学校的实际联系起来，以促进学校良好的发展。随着社会、经济的转型，各类产业的繁荣，学校的办学方式也在不断改变，对档案管理工作提出了更高的要求，学校档案管理只有顺应时代潮流，才能真正发挥其职能，从而有效提高学校的管理水平和质量。

一、学校档案管理工作的重要性

在大数据时代来临之际，人类获得档案管理信息的途径变得越来越多样，对档案管理的应用要求也越来越高，因此，档案管理已经变成挖掘内部规律、提供信息保障、突破工作瓶颈的一个关键因素。学校要加速推进档案管理的方法与改革，对档案管理的过程进行细化，建立一种新型的档案管理运作体制，这样可以跟上时代发展的需要，也可以将学校工作的结果更好地展现出来，为上级教育主管部门制定教育政策、推动学校改革、助力学校发展，提供坚实的资料。改变学校的档案管理工作思维，提出创新的档案管理工作方法，这样才能更深刻地了解目前学校档案管理工作中存在的不足之处，从而提升学校档案管理工作的效能，从根源上使学校档案管理工作走上正轨，促进档案管理工作的持续发展和变革。要让学校建立起一个好的档案服务观念，并积极推进各项相关工作，这将有利于营造一个最好的环境，让更多的人都能积极地参与档案工作，为学校的发展和建设提供有力支持。在讲究档案管理工作效率、确保档案信息真实、发挥档案辅助功能的大环境下，应该抓住档案事业的发展趋势，全方位推进档案管理的深入发展。

二、学校档案管理的内容

档案工作是学校管理工作的一项重要内容，档案工作对学生学习和社会发展产生着深远的影响。学校档案工作的重心在校园文化建设，还包括学校的教学与管理，以保证学生的全面发展。首先，要把学校的档案系统加以开发和使用，必须从多方面入手，从宏观上对我校的学生和教师进行全面分析和研究；其次，要掌握好学校的师资结构和层级状况，实施校本管理，根据学校具体情况制定适合学校文化建设的计划和措施。

三、学校档案管理的作用

档案工作在学校工作中占有举足轻重的地位。随着教育改革的深入，学校教育质量与校园文化建设日益成为人们关注的焦点。在这一进程中，要充分发挥现有资源，积极探索新的教学方法，提高师资队伍的素质与能力。同时，要积极推进从单一化到现代教育方式的转变。其中，档案管理在学校的发展中起着举足轻重的作用，它可以帮助教师在教学中更好地发挥自己的专长，提升自己的职业素养，为学生创造一个更好的学习环境，这对推动教师专业发展、提高教学质量有很大的实际作用。档案管理在教育体系中有着无可替代的作用，是校领导决策、分析、评价的重要参考，有利于学生的全面发展。随着社会经济的发展，计算机、信息技术日益普及，加上多媒体技术的运用与融合，使学校的档案管理工作面临新的形勢和挑战。

四、学校档案管理存在的问题

1.对档案管理意识淡薄

目前，我国学校档案管理工作普遍存在档案管理意识薄弱的现象。由于学校领导不重视档案管理，造成许多档案管理人员缺乏专业知识，缺乏相应的技能和方法，一些学校管理人员认为，学校的档案文化建设无法推动学校整体发展和提高学校升学率，只是简单的档案管理收集和整理。此外，学校对档案管理工作的重视程度较低，还主要表现在对学生的思想教育和管理工作上。在实际调研中，部分教师反映，他们对档案管理的关注不够，因为工作太忙，或者是因为别的原因，造成了学校档案工作人员责任心不强、工作积极性不高等问题。同时，也存在由于档案管理人员自身专业能力不足，对学生思想政治工作、管理工作的引导作用微乎其微，甚至没有一点助益。

2.学校档案管理人才不足

在学校档案工作中，档案管理员缺乏相应的专业知识，不了解学校的各种文化设施，不能对学校的档案工作进行全面了解。在档案管理队伍建设中，有的管理人员虽具备一定的理论基础知识，但不具备较强的实践能力，也不具备较强的创新能力。在学校档案管理工作中，档案管理人员的知识储备、业务能力，对学校档案管理工作的成效起着至关重要的作用。因此，在档案管理队伍建设中，相关人员必须充实自己的知识结构，提升综合素质。但是，目前很多学校对这方面的认识还不够透彻，一些管理者为了获得更大的利益而忽略了此项工作，还有一些领导则认为，他们只负责完成上级交给的任务，并不关心档案管理人员的学习状况，也不关心学校档案管理体系的建设。

3. 档案管理设备设施陈旧过时

在信息技术飞速发展的今天，学校要确保档案管理工作顺利进行，就必须借助现代化管理手段。但是，由于学校对档案管理工作的忽视，致使其在日常工作中没有推动档案管理信息化建设，缺乏对相应设备设施的投入，传统落后的档案管理设备设施对工作造成制约和影响，不仅极大消耗了学校的档案资源，还增加了档案管理工作的难度。如果不能充分利用现代化的设备设施，就无法充分发挥学校的档案信息功能，不但会严重制约学校的档案管理工作，还会严重影响学校的整体发展。

4. 学校档案管理制度缺乏灵活性

档案管理工作是为师生提供真实、高效的信息利用，便于学校对师生各项信息的了解，促进学生与社会的融合。在这个过程中，必须把学校的档案管理工作和校园文化建设相结合。但是，目前许多学校都没有意识到，档案管理系统是学校校园文化的一个重要组成部分，它与学校的规章制度相互补充。有的管理者认为，通过收集、整理、存档，就可以实现档案管理工作，或者将档案作为临时性的内容来管理，这就造成了学校档案制度的缺失，导致学校档案管理体制缺乏明确的规范和要求，很难适应现代教育活动的发展需要。尽管在档案工作中，校长与教师扮演了重要角色，但是，由于经费、设备设施、人员等方面的原因，一些学校尽管获得了一定的经费，但从整体上来看，仍有许多亟待解决的问题，如学校管理者没有认识到档案工作制度化管理的重要性与紧迫性。

五、学校档案管理的改革创新措施

1.提高档案管理人员专业素养

档案管理工作人员在学校档案工作中扮演着举足轻重的角色，尤其还肩负建设校园文化的责任，这就需要学校档案管理人员具有良好的职业素质。首先，要注重其综合素质的培养，增强其理解力、判断能力、应变能力和解决问题的能力，加强自身的档案管理意识与能力，并吸取其他优秀院校的成功经验，不断完善档案管理工作。为此，必须培养学校的档案管理专业人员，建立和完善档案管理制度。其次，要定期对员工进行培训和继续教育，加强学校档案工作队伍建设，丰富学校档案工作队伍的知识结构，挖掘其档案工作的潜能。同时，要注重对在职教师的理论知识和实际操作能力的培训，保证其提高全面素质。最后，学校档案管理工作是学校文化建设中的一个关键环节，档案管理部门负责学校的档案管理和使用，他们的职业素养影响着学校的整体文化，因此，应加强对学校档案信息的收集、整理和分析。此外，在招聘有关人员时，要加强甄别，对学历、专业、职称等方面严格审核，以适应学校档案管理工作开展的需要，还可以定期组织各类档案管理宣传活动，吸引优秀的档案管理人才到学校工作，并在工作中积累丰富的经验。

2.提高科学档案管理意识

目前，有些学校对档案管理工作的重视程度还不夠高，导致学校的档案管理工作一直处于滞后状态。同时，由于管理观念的滞后，造成了学校师生对档案管理的认识不到位，使其在学校中的积极作用无法完全发挥，从而影响了整个学校的健康发展。因此，要真正改变这种情况，学校领导必须具有良好的档案管理意识，必须在档案管理体制方面做出合理改革，以适应现代社会发展的需要。档案是反映学生综合素质的一个重要依据，在搜集档案材料时，除了要注意搜集主观材料外，还要参考客观材料，以便更好地了解学生的全面信息。学校档案管理部门可以在学生档案中添加“诚信”内容，使其意识到诚信的重要，从而促进学生“文明”与“礼貌”的养成。另外，学校还可以把学生的学业成绩进行归档，为以后的入学做好准备，从而为我国全面实施素质教育奠定良好的基础。

3.建立健全相关制度体系

任何管理都离不开规章制度，学校档案管理工作也一样。要保证校园文化顺利开展，必须要建立健全档案管理体系及相关制度，把其融入学校的教育工作中。比如，可以根据学生学习成绩、习惯等情况，进行调查、统计分析工作。学校档案管理工作要坚持“以人为本”，重视教师、学生、学校三者的互动。同时，要明确各部门的责任，建立激励机制，使其更好地发挥作用。学校档案管理制度是档案工作的一项重要内容，也是学校档案工作人员应遵守的基本原则，必须严格执行相关制度。首先，要制定和健全相关的法律、法规，完善所有的工作机制和责任，才能真正起到应有的效果；其次，制定详细、操作性强、切合实际、有针对性、有实效的法规和标准；最后，要健全学校的奖励和惩罚制度，以促进和激励档案管理员为学校文化建设发挥积极作用。

4.提高档案管理质量

随着社会的发展，学校的数量越来越多，学生存档数量也越来越多。为此，应建立一套科学的档案搜集与管理制度，加强各专业老师与档案主管部门的联系，促进全校师生共同参与档案的搜集和存档工作。与此同时，各学校也要根据工作性质，明确各有关部门的职责，防止因人员变动而影响档案管理工作的正常进行，从而形成一个全面覆盖整个学校的档案资料管理网络。

5.加强档案人员管理水平

档案管理员是学校档案管理的第一责任人，其自身素质直接关系到档案管理工作的成效。随着计算机网络技术在学校档案工作中的使用越来越普遍，对学校档案工作也随之产生了新的需求。因此，为了适应当前工作需要，学校档案管理人员必须不断完善自己，不断提高自己的能力，才能适应信息时代的需要。同时，也要切实维护学校稳定、和谐的发展。另外，为了保证信息的流通，也为了避免出现麻烦，学校还需要采取如下措施：（1）尽量保证学校档案管理人员的稳定性，保证档案的完整性和连续性，避免因为档案丢失而造成不必要的损失。（2）为了保证资料的真实性和完整性，学校档案管理工作人员必须具备一定的管理和法律知识，只有这样才能树立正确的档案管理意识，在明确学校档案管理各个环节的基础上，积极配合各部门档案资料的搜集工作，确保资料收集的渠道畅通。

六、总结

在新的时代背景下，学校要坚持“创新为本”的思想，运用现代科学技术促进学校档案管理工作。强化学校人才培养，增加基础设施的投入，建立健全各项管理制度，为学校的良好发展奠定坚实的基础。

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（作者单位：山东省菏泽第一中学）