规范化建设在医院档案管理中的应用与实践

郭洁

摘 要：随着我国医疗事业的迅速发展和医疗体制改革的不断深化，人们逐渐意识到医院档案的重要性。作为一种十分特殊的资源，档案记载了医院所发生的重要事件及其医学技术。同时，在与多种医疗机构进行协作时，也会产生各种类型的档案，如在与司法部门合作的时候，会产生案件档案、诉讼档案等，在防疫部门的配合下，则会生成病历、防疫档案等。但是，当前的医院档案管理工作还处在一个被忽略的位置。因此，本文在对档案管理工作进行总结的基础上，对档案管理制度、信息化建设、人员专业素质提升等问题进行探讨，并针对这些问题提出相应的解决办法，以提高我国医院档案管理的效率以及标准化建设。

关键词：规范化建设；医院档案管理；应用；分析

医院档案是国家信息化建设的一个重要内容，是各级医疗机构的重要组成部分，主要包括文件、音频、图表等。它不但可以作为证明，而且可以作为临床研究的线索和基础，这对推动我国医疗技术改革以及医学可持续发展具有一定的借鉴意义。但是，在新医改的大背景下，我国的医疗卫生工作虽已有长足的发展，但其档案管理仍处在起步阶段。同时，我国医疗档案的类型十分复杂，不仅包含与各部门的协作信息，也包含其運营中产生的文件。因此，如何建立和完善一套行之有效、科学、规范的档案管理制度显得尤为重要。

一、医院档案管理特征

1.规范性

医院档案管理工作具有高度规范化的特征，其能够确保搜集档案数据的全面性和可靠性，提高档案管理水平以及档案管理的价值，同时，也提高了档案管理工作者的技能，以及对档案数据的控制能力，保证档案管理的质量，充分发挥管理控制作用。

2.安全性

加强档案安全管理是当前医院档案工作的重中之重。确保在进行档案管理时，能够取得更好地管理效果。医院档案管理部门应做好档案资料安全管理，优先考虑消除安全隐患，主动实施安全的管理方式。

3.系统性

医院档案管理工作要加强对档案资料的利用，以此提高档案管理水平。保障档案管理系统的应用能力得到提升，就必须加强科学化、系统性的档案管理，加强对档案管理隐患的处理，将档案的科学管理落到实处，改进医院综合档案资料管理的能力，实现档案科学管理和控制。

二、医院档案管理规范化建设的必然性

通过纸质文档、电子信息等手段，医院档案对医院在发展和建设的历史进程中有价值的原始信息进行整理并详细记录，是医院在医疗、科研、行政管理等方面所积累的宝贵资料，是最原始、最核心的组成部分。通过规范化的医院档案管理，可以有效消除各类档案管理的安全隐患，消除安全漏洞，加强安全监控，提高医院的安全管理水平。在档案管理方面，要充分利用好现代化安全管理的优势，进行可靠的安全控制，加强对档案的管理以及对档案共享与利用。

三、医院档案管理工作存在的问题

1.管理制度不完善

完善的医疗档案管理系统是开展医院档案工作的基础，但是，目前很多医院还没有建立起专门的档案管理系统，也没有建立起具体的档案管理制度。有些医院虽然设立了专门的档案管理机构，但仍采用传统的分散化管理方式，只将医院管理文件、财务、科研、信息等数据存档，其他重要的人事、医疗、设备设施采购等文件，仍然由各个部门独立保存，因此，在医院的档案管理工作中，还存在着诸多问题。另外，由于医院的档案管理体制不健全，档案工作人员的工作岗位设置也不合理，不能履行相应的管理责任，经常会出现文件资料遗失等情况，不但阻碍了档案管理工作的顺利进行，还制约着医院的现代化建设发展。

2.管理手段不合理

目前，我国大部分医院都实行无纸化的管理，但纸质档案依然是医院的一种重要资源，具有不可取代的作用。然而，很多医院在纸质档案的保存和管理上都有很大的不足。比如，存放环境光线阴暗、潮湿、有害生物较多，致使纸质文件发霉，资料丢失，对档案造成一定程度的损害。

3.信息化管理不足

当前，医院实行档案信息化管理，需要借助计算机和网络进行操作，因此，在网络环境下，用户在接受、存储数据时，是否会被监视以及网络数据的安全性也是一个重要问题。目前，我国各医院的信息化建设面临着许多不安全的问题，如计算机病毒、黑客攻击、密码信息丢失等，严重威胁医院的电子文件管理的安全性，很可能会丢失或使原来的文件资料失真，从而影响医院的档案管理工作。档案管理信息化建设要有相应的资金、技术、人员、软硬件等方面的支撑，很多医院管理人员对档案管理工作的关注不够，并且，还缺乏基础条件、技术支持、经费和装备等，这就造成医院档案信息化管理工作的深度及其专业化程度不够。

4.配套设施较落后

随着医院业务的迅速扩张，档案管理的种类、数量不断增多。但是，由于医院的基本医疗条件和建设经费严重短缺，没有足够的经费来进行档案管理信息化建设。档案仓库没有达到要求的温度、湿度和防尘要求，部分库房缺少空气净化、防治害虫等防护设施，由于软硬件设施和管理技术的落后，使档案管理的维护工作变得更加困难。当前，部分医院的档案管理仍处于传统的人工管理模式，无法有效使用和开发档案管理资源，造成人力、物力的浪费，制约着医院档案工作的发展。

5.工作认知有偏差

档案管理不能直接为医院创造经济价值，也不能直接增加其社会价值，因而，医院管理者常常注重于发展医疗科研项目，对医院的档案管理效果不够重视，减少对档案的管理力度，这将直接影响档案管理人员的工作观念和工作态度，思想认识上的偏差会极大影响医院的档案管理工作，从而影响医院整体的管理工作。因此，医院的相关部门必须认真对待档案工作，要改变人们对医院档案工作的认知误区，制定行之有效的档案管理制度。

6.人员素质不高

目前，我国大部分医院对档案管理人员的聘用标准都存在一定问题。在进行人员甄别时，不能根据医院的实际需要和工作要求进行筛选，许多新来的医院档案管理人员都是刚刚开始从事档案管理工作的实习生。由于缺乏对档案工作的基本知识以及相应的业务技能，并且，医院的相关培训工作也不够完善，这就造成一些员工的基础素质没有达到要求，不能很好地完成自己的职责。此外，医院的档案管理人员工资普遍偏低，各项待遇也不及其他岗位的员工，导致其工作态度随意、工作氛围懒散等，这对提高医院档案工作的质量和工作效率都有很大的影响。

四、医院档案管理规范化建设的对策

1.明确管理目的及认识

医院档案是医院长期发展的宝贵经验，是一笔宝贵的资产。通过档案管理，可以为医院的发展提供一些有益的借鉴。档案管理不仅要受到医院领导的重视，更要引起医务工作者的重视。在医院的档案管理工作中，必须加强对档案管理人员的管理，把“以人为本”的思想落实到档案管理中，有效调动档案管理人员的工作积极性，从而使档案管理工作的效率与质量得到提高。同时，也可以建立一种激励机制，促使档案管理人员更加规范和有效地进行档案管理，从而进一步提高医院的档案管理效率，对提高医院的经济效益和社会效益也有很大的帮助。另外，还要根据医院档案进行开发利用，为医院改革、人事任免、职称评定等工作提供参考。此外，提高医院工作人员加强档案规范化工作的认识是必要的，如在输入患者资料的过程中，医务人员必须要慎重，填写内容要完整、详细，档案管理员应将资料进行系统化归类，以方便日后的查询。

2.积极引入现代管理技术

在医院的档案管理中积极引进现代管理技术，既可以提高医院的工作效率，又可以使医院的档案工作更加科学化、规范化。具体来说，就是要推进医院纸质文件数字化、信息化，使医院档案归档工作更方便，各种重要的文件资料分类和归档工作的效率都会提高，还可以有效节省保存文件的空间。首先，加强对档案工作的投入，推动档案工作的现代化，为医院的档案管理提供先进的办公和管理设施，如打印机、扫描设备等，从而保证医院档案资料的输入与归类工作能够顺利进行。其次，在加强医院档案管理工作的标准化基础上，必须重视档案安全工作。在医院档案管理信息化建设中，存在资料外泄、篡改等问题。为此，医院必须配备专门的技术人员，为档案管理设备设施设置防火墙，并进行身份验证和授权，安装相应的防病毒软件。只有提高医院档案信息化管理的安全性，才能更好地保障病人的隐私和重要的医疗信息资源。

3.优化纸质档案管理手段

随着社会的发展，档案管理人员对使用信息技术进行档案归档、分类、整理等工作的依赖日益增加，人们在享受现代信息化的便利条件下，忽略了纸质文件的管理。由于纸质文件不能很好地长期保存，无法充分发掘纸质文件的价值，给医院造成很大的经济损失，要想提高医院档案管理工作的整体质量，应采用规范化的文件管理方法，档案管理部门要加强对纸质文件的管理。有关主管部门应当使用现代化的扫描仪，把纸质文件扫描成数据，然后利用信息化技术对文件进行管理，采用电脑软件对档案进行归档、分类、整理，避免因直接查阅文件而造成档案损坏、丢失等问题。采用规范化的方法可以为档案管理部门节约大量的人力、物力，同时，也可以有效促进纸质文件的管理。要使档案得到有效保存，就要改善档案的保存条件，应定期安排专门人员对档案管理室进行清洁、消毒，保证档案的储存环境符合档案管理的需要，并要注意保持室内的通风，防止其过于潮湿或是处于暴晒环境时间过长，确保有效延长医院的纸质文档存档时间和使用年限，为以后文献资料的开发与利用提供便利。

4.完善管理体系和制度

医院档案管理部门要结合医院的具体情况，制定完善的档案管理制度体系。在此基础上，对医院的档案进行合理分类，明确不同医疗机构的存档标准和存档范围，并将其归入医院的档案管理体系，从而保证医院档案管理工作能够按照这些制度规范进行。同时，要明确医学档案数据销毁、开发利用、分类归档等工作的具体内容，特别是重点档案资料的保存与利用。还应当对档案管理员进行细致的工作分工，细化管理工作流程，并与档案管理员的考评体系相结合，对其工作行为进行规范。在医院档案管理中，可以把各个科室的工作人员结合在一起，形成一个统一的办公档案管理体系，并以此作为医院档案管理的准则。另外，管理部门要积极组织和加强对档案管理人员的培训，培训内容包括医院档案存档模式、有关档案软件的应用、管理规范与掌握相关制度等，并着重指出管理过程中常常出现的一些问题，以此提高医院档案工作质量。

5.提升管理人员综合素质

医院档案管理工作能够顺利开展，最关键的一点就是有一支强大的人才团队支撑。首先，要使医院的管理人员认识到引进合格高素质人才的重要性，通过对档案管理人员的招聘程序进行优化，并按岗位的实际需要进行筛选。其次，要加强对档案管理人员的培训和继续教育，使其具备一定的档案基础知识以及掌握一定的信息化技术应用能力。再次，在医院实施相关的档案管理制度时，还应对管理人员进行法律法规培训，增强其对档案工作的责任心，通过定期举办思想政治教育讲座等活动，进一步提高医院档案工作人员的思想认识，保证其在管理过程中遵守职业道德，自觉做好医院档案管理工作。最后，随着社会的发展，各个领域都有了全新的发展要求。在这种不断变化的时代背景下，医院必须注重档案管理人员的专业能力和专业素养，培养具有较高素质的专业管理人员。档案管理人员必须具备良好的专业素质，能够熟练应用现代管理方法和技术，能够将电脑技术与日常管理工作相结合，从而提高档案管理工作的效率和质量。在当前的形势下，如果继续按照以往的方式工作，则不能适应医院发展的需要。因此，在档案管理人员的培训过程中，必须使其能够熟练使用计算机及其相关应用程序，确保在日常工作中能够充分利用先进的信息化技术，促进医院档案规范化管理建设。另外，医院还可以通过各种宣传方式让所有员工都了解档案管理的重要性，并为其提供专门的培训，以提高医院的经营能力，从而达到可持续发展的目的。

五、结语

在新的医疗改革大环境下，医院档案管理工作的规范化建设是时代发展的必然和潮流。本文从医院档案工作的实际情况出发，总结在医院档案管理工作过程中要逐步健全档案管理体系、提高档案工作信息化水平、提高档案管理工作能力，同时，对医院的档案管理方式进行改革，使之能够不断推进医院档案工作的规范化转变。当前，我国医院的档案管理工作还处于起步阶段，存在着档案管理意识不强、管理制度不健全等问题，在今后的发展中，还应不断加强对医院档案管理的研究，以提高医院档案的使用效率，充分体现其价值。

参考文献：

[1]刘世佳.医院继续医学教育档案管理的信息化发展探讨[J].兰台内外，2021（12）：67-68.

[2]李亚娜.探索醫院档案管理规范化建设新模式[J].内蒙古医科大学学报，2019，41（S2）：386-388.

[3]吴正荣.新时代背景下档案管理在医院管理中如何发挥新作用[J].科技经济导刊，2021，29（09）：219-220.

[4]冯 旋.基于新医改背景下医院档案管理工作规范化的思考[J].办公室业务，2018（09）：112.

[5]吕 沁，朱彦华.新时期医院档案信息化建设的思考与创新分析[J].数字通信世界，2021（04）：227-228.

[6]严松华.医院人事档案的精细化管理研究[J].中小企业管理与科技（中旬版），2020（1）：3-4.

[7]李明杰，张英华.信息化在医院档案管理中的重要作用[J].办公室业务，2019（11）：050.

[8]郭丽娜.当前医院档案管理信息化建设中存在的问题分析及对策[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2019（48）：206-207.

[9]刘 皓.计算机技术在医院档案室管理中的应用及对医院档案信息化建设的促进作用分析[J].兰台内外，2019（33）：31-32.

（作者单位：广州市第一人民医院）