单套制归档在元器件检验业务中的应用分析

文/上海微小卫星工程中心 陆丽忠

单套制是对大量文件的一种管理方式，只构建了一种文档形式，文档内容处于存储可利用的状态。单套制归档是相对于电子与纸质双套制而言的，只构建了电子文件，单套制归档过程中要求保证电子文件的完整性、真实性。

一、单套制归档在元器件检验业务中的应用优势

电子元器件检测对电子信息产业的顺利发展具有重要意义，是当前电子元器件产业链中的关键环节之一，通过元器件检验业务，有利于提升检测服务技术水平与电子元器件质量。电子技术发展过程中要求检测元器件相关参数设置的合理性，精准鉴别元器件好坏情况。结合不同元器件运用不同的检测方法，以此判断元器件是否能够正常工作使用，保证产品质量。检测通常包括测试、筛选试验等环节。元器件检验业务较为复杂，包括各种类型的信息、数据、流程、设备与知识，要求对此构建系统的综合分析方式，如何对不同批次的元器件进行管理是当前需要解决的重点问题之一。

单套制归档为元器件业务处理提供了新的角度与方向，针对不同类型的元器件，利用信息技术构建统一的电子信息档案；针对不同类型的元器件，进行规范化的管理流程，增强业务处理效果。当前电子文件归档与电子档案管理已经成为档案管理的重要趋势之一，单套制归档在元器件检验业务中具有显著的应用优势，当前电子发票电子化报销、入账、归档工作不断推进，电子档案“单套制”管理新模式嵌入档案现代化管理之中，成为推动档案业务数字化转型的重要助力。

二、系统建设需求及目标

（一）系统建设需求。单套制归档在元器件检验业务的应用中，分析元器件检测模块检测需求，并对此构建相应的单套制归档方式，实现对不同信息内容的整合。分析业务需求，进行调度管理，录入委托单，调度员收到委托单，录入委托单信息，一份委托单包含多档产品，流程以每档产品为单位执行，委托单只是标识本次委托的内容，不统一走流程。嵌入OCR功能辅助委托单自动识别导入。录入信息分为两级：第一级为委托单信息，属性包括委托单位、型号工程、要求完成日期、委托日期、委托人、联系方式、通信地址、质保依据，流水号。第二级为每一档产品信息，包括属性：序号、订货合同号、产品类别、产品名称、产品型号、质量等级、批次、数量、生产厂家、质保单位、质保内容等，常用字典包括监制、验收、DPA、补筛、其他等，超期复验、失效分析、升级筛选、结构分析等，已交付数量、取消数量，是否已交付完成、是否已结算。需要的字典项包括产品类别、质量等级、生产厂家、质保内容、质保单位。监制通知录入中，基于委托单信息和产品信息，录入监制通知单信息，形成监制任务，提交给质保负责人，由质保负责人设置监制时间节点、分配监制任务给检验员。应当注意监制产品数量与委托订单数量不挂钩，录入监制任务时需要选择委托单和产品，保证任务是基于一个委托单的一档产品，一个任务不能跨委托单和产品。验收通知录入中，基于委托单信息和产品信息，收到验收通知单后完善委托信息，录入验收信息，包括状态信息、进度要求等，形成验收任务，提交给质保负责人。验收产品数量是一档产品的一部分或全部。录入验收任务时需要选择委托单和产品，保证任务是基于一个委托单的一档产品，一个任务不能跨委托单和产品。形成监制、验收任务后，提交给质保负责人，由质保负责人设置各个质保内容的时间节点、分配任务给检验员。一个委托单有多档产品，验收通知单不会同时收到，收到一个通知单就把相关产品的信息补充完整，提交下一步分配任务操作。一档产品可以分批次验收，不一定一次性验收。没有发起任务前委托单和产品可以由调度员取消。

（二）系统建设目标。质保负责人接收到调度员提交的任务，设置时间节点，分配任务。质保内容为监制的，质保负责人设置监制任务时间节点，分配监制任务，分配到具体检验员。质保内容为验收的，质保负责人设置验收、到货检验、生成报告、开证打印、出库等节点时间，分配任务，每个任务分配到具体检验员。已分配任务可以随时查看每个节点的执行状态。任务中有超期未处理节点的用不同颜色区别显示。显示待分配任务列表、进行中任务列表、已完成任务列表。待分配任务列表页面功能有：1.分配任务。设置每个节点的时间和具体负责人。2.发布任务。确认任务开始执行，进行中任务列表、已完成任务列表页面功能。3.查看执行进度。查看任务的执行进度，可查看每一个历史任务节点操作的痕迹。增强元器件检验业务处理效率，对不同的业务进行整合分析，发挥单套制归档运用优势，对检测业务、财务管理等不同类别信息进行管理，包括元器件工程型号、月度、季度、年度、合同号、规格、批次生产厂、用户等进行过滤、筛选、统计，以此不断优化各项统计数据，增强数据运行与处理效率。

三、功能特色、角色分配情况及数字字典运用

（一）功能特色。元器件系统设计中分析功能需求，形成了独有的发展特色，进行调度管理，两级显示中第一级显示委托单总体内容，第二级显示委托单每档产品的详细列表。可以一级显示：只显示每单产品信息。可以分为全部显示、未提交任务、已提交任务、已完成任务，执行中和已完成的可以查看详细执行记录。委托单维护功能包括：添加、删除、修改，已经提交的不能再删除、可以修改完善。产品维护功能包括：添加、删除、修改，已经提交的不能再删除、可以修改完善。委托单导入功能中，嵌入OCR功能导入扫描的委托单，导入后人工核对修改。监制通知单录入功能包括：录入监制通知单，形成监制任务，监制任务关联到一档产品上。监制数量和委托单产品数量不挂钩。验收通知单录入功能包括：录入验收通知单，形成验收任务，验收任务关联到一档产品上，一档产品可以分多次验收，最终验收数量之和与委托数量相等。

（二）角色权限需求。角色分为调度员、质保负责人、检验员、库管员、市场专员。调度员职责：录入委托单，监制、验收通知单，负责相关质保信息的完善；质保负责人职责：分配任务、管理任务、修改权限、批准报告，进一步完善质保信息；检验员职责：根据任务分配完成监制、验收任务，上传资料，进一步完善质保信息、生成报告、审核报告工作，打印报告附页、生成合格证、生成交接单；库管员职责：发货，进一步完善质保信息；市场专员职责：利用分析统计功能生成收费、付费账单，生成所需要的统计报表等。角色分工及业务流程见图1。

图1 角色分工及业务流程图

角色分为调度员、质保负责人、检验员、库管员、市场专员。调度员负责录入委托单、监制通知单、验收通知单；质保负责人负责分配任务、批准报告；检验员根据任务分配完成监制、验收、生成报告、审核报告工作，打印报告附页、生成合格证、生成交接单；库管员负责录入发货信息、发货。

（三）数据字典管理。质保内容字典中包括添加、修改、删除质保内容字典项。委托单位字典包括：添加、修改、删除委托单位字典项，属性有单位名称、联系人、电话；质保单位字典包括：添加、修改、删除质保单位字典项，属性有单位名称、联系人、电话；型号工程字典包括：添加、修改、删除型号工程字典项，属性有代码、名称；质量等级字典包括：添加、修改、删除质量等级字典项；生产厂家字典包括：添加、修改、删除生产厂家字典项，属性有单位名称、联系人、电话。如有其他字典需要维护可添加。

四、单套制归档在元器件检验业务中应用的成果

（一）检验管理。检验管理过程中，检验员接到任务后处理，如果是监制任务，任务完成后上传证明材料，自动更新监制时间、监制状态，返回调度员确认。如果监制时间晚于任务时间节点需要延期，要注明原因。能调出本档产品信息，能完善产品信息。能查看自己完成所有监制任务。遇到问题进行问题反馈，反馈到具体人。检验员接到验收任务后处理，任务完成后上传证明材料，自动更新验收时间、验收状态、进入下一流程环节。如果验收时间晚于任务时间节点需要延期，需要注明原因。能调出本档产品信息，能完善产品信息。能查看自己完成的所有验收任务。遇到问题进行问题反馈，反馈到具体人。检验员接到到货检验任务后处理，任务完成后上传证明材料，自动更新验收时间、到货检验状态、进入下一流程环节。如果到货检验时间晚于任务时间节点需要延期，需要注明原因。能调出本档产品信息，能完善产品信息。能查看自己完成的所有到货检验任务。遇到问题进行问题反馈，反馈到具体人。检验员接到生成报告任务后处理，按固定模板生成检验报告和附页，生成后再人工编辑完善。完善后提交报告审核人审核，提交前签名，提交后更新任务状态。如有提交审核时间晚于任务时间节点需要延期的，注明原因。能调出本档产品信息，能完善产品信息。能查看自己完成所有生成的报告。遇到问题进行问题反馈，反馈到具体人。报告审核人员审核报告，合格后流转至报告审批环节，不合格退给负责生成报告的检验员重新修改，直到合格再流转至报告审批环节，发送前签名。报告审核完成后自动更新任务状态。如有实际时间晚于任务时间节点需要延期，注明原因。能调出本档产品信息，能完善产品信息。能查看自己所有审核过的报告。遇到问题进行问题反馈，反馈到具体人。待审批人审批报告后，负责审核开证的检验员生成合格证、交接单；打印报告附页、合格证、交接单。核实无误后移交给库管员，有问题重新打印。收到报告审核人员审核通过的报告，审批人进行审批、确认、签署报告后发给负责开证打印审批的检验员。报告审批完成后自动更新任务状态。收到材料审核员移交的单据，填写发货信息标识完成发货，填写发货运输单号，更新任务状态。

（二）检验管理。监制管理中待办任务页面显示逾期提醒，监制通知单有明确下厂监制时间，完成监制时间和状态自动更新，上传文件，延期说明；已完成任务页面，历史记录，只能查看；验收管理待办任务页面显示逾期提醒，验收时间与状态，上传文件，延期说明；已完成任务页面显示历史记录，只能查看；到货检验管理中，待办任务页面设置逾期提醒，进行时间和状态到货检验，上传文件，延期说明；界面与监制类似已完成任务页面，历史记录，只能查看；报待办任务页面生成报告、生成附页、完善报告、提交报告；被打回报告页面显示修改报告、提交报告；已完成任务页面查看历史记录，审批人审批报告后，提交给负责打印审核的人员生成合格证、交接单，打印报告附页、合格证、交接单。审核纸质报告附页、合格证、交接单，确认后移交给库管，报告审核员审核报告，审核通过，加盖电子签章后直接发给质保负责人。审批人在报告批准环节批准报告，若审核不通过，退回检验员。审批人加盖电子签章后，批准审核通过的报告，或退回修改。进行库房管理，收到检验员移交的单据后，录入快递信息，确认发货。进行数据统计，按合同号、规格、批次、生产厂、用户、工程型号、月度、季度、年度进行统计，数据可以导至Excel。

（三）财务管理。设置录入收费标准，可以结合实际情况修改单价。设置独立的结算功能，即使任务未完成，也能按已完成的状态做结算，或按实际情况结算，可手动选择。按不同类别筛选生成账单或统计，如：按用户、按生产厂家、按质保单位、按项目型号等。每一档元器件增加“付费”和“收费”闭环功能。如：质保单位为“微小卫星”时，设置“是否与生产厂家结算”的功能用于付款闭环。设置“是否与用户结算”用于收款闭环。质保单位为外协方时，增加“是否与外协方结算”“是否与用户结算”一档元器件，若分了几个时间点交付，结账时可分开闭环。设置一键批量操作，可回退操作。付费结算显示未付费任务列表，财务人员手工选择要结算的任务，批量操作，并可修改单价，导出账单；收费结算显示未收费任务列表，财务人员手工选择要结算的任务，可批量操作，并可修改单价，导出账单。进行收费统计，对已收费记录按照时间、外协厂家、委托单位、项目型号等进行收费统计；进行付费统计，对已付费记录按照时间、外协厂家、委托单位、项目型号等进行付费统计。收费台账显示历史收费记录；付费台账显示历史付费记录。关注其他需求，每年数据量很大，显示界面需要方便过滤，方便找到需要查找的任务信息。界面风格要求简洁大方，操作方便。

五、结语

元器件检验业务中，要求能够掌握实验测试进度，精准判断不同的测试项与测试任务，采用传统手动数据录入方式测试效率有限，数据信息统计不完善，入库管理不足，单套制归档方式为元器件检验业务管理提供了多种新的工具，有利于不断完善数据采集方式，优化数据入库管理，增强数据查找效率。针对大量检测数据构建统一管理方式，发布任务中确认任务开始执行，系统中能够查看执行进度，查看历史任务节点操作痕迹，增强元器件检验业务处理效率，对不同的业务进行整合分析，发挥单套制归档运用优势，对检测业务、财务管理等不同类别信息进行管理，提升数据追溯能力，进一步保证数据的安全性。