办公自动化背景下干部人事档案工作优化分析

摘 要：以大数据、区块链为代表的新一代信息技术，使机关办公进入数据管理时代，给干部人事档案管理带来了新模式新路径。干部档案信息化提升了档案管理效率、提升了档案安全水平，大大改变了传统管理模式的弊端。新形势下，干部人事档案管理要加强保障机制建设，夯实信息化基础条件，以质量和安全建设为着力点，以高效利用为目标，加快构建新型管理模式，以人事档案管理的高水平推动组织人事工作的高质量发展。

关键词：干部人事档案；信息化；优化路径

干部人事档案是选拨干部和人才的重要依据。在办公自动化背景下，要高度重视干部人事档案信息化工作，以业务应用为导向，着力构建安全、便捷、高效的干部人事数字化档案网络，扎实推进干部人事档案信息化建设进程，不断提高干部人事档案管理水平和服务水平，为从严监督管理、选拔任用干部工作提供坚实的基础。

1 信息技术对干部人事档案管理的意义

1.1 有利于干部人事档案管理效率的提高

随着内外部环境的急剧变化，许多单位的员工流动性增大，造成干部人事档案内容变化多、档案转递速度快，直接冲击着传统的干部人事档案管理方式。在传统的管理查询方式中，人事档案的收集、整理、查询、利用都以人工为主，工作量大、效率不高，有的档案因各种原因无法调阅，给干部提拔任用带来负面影响。以电子档案为主的干部档案信息化管理模式，能够对档案资料反复调阅，也避免以往一本档案只能供一人查阅的局限性。大数据技术能够自动对电子档案进行获取、存储和分析，支持多类型数据介质，丰富了干部人事档案管理的形式，干部人事档案管理效率和利用率得以大幅度提升。

1.2 有利于延长纸质档案生命力

传统模式中，纸质档案被反复查阅，对档案本身造成二次破坏。有些人事档案室管理不达标，纸质档案在长期不合格环境中，其中的字迹容易磨损不清，影响了档案材料的完整性、准确性，大大缩短了紙质档案的使用寿命。加快干部人事档案信息化管理，纸质档案通过扫描、采集、人工录入等方式，有效生成适合互联网查阅的数字文件格式，存储在电子载体中，通过搭建人事档案管理系统，实现查询的便利化。减少了使用纸质档案材料的频率，极大地减少折卷整理的频次。除了干部升职时需数字档案与纸质档案相统一外，其他的查询利用流程都可在档案管理系统中进行。

1.3 有利于确保档案的真实性

干部人事档案最重要的特点和价值，在于其具有历史性、真实性、原始性、可信性，这是档案的生命。但一直以来，有些人为了个人私利，通过各种方式弄虚作假。有的涂改出生年月，有的伪造学历，有的编造工作简历，有的偷换档案材料[1]，严重破坏了档案的真实性，使档案可信度大打折扣。干部人事档案信息化后，能够全方位监督干部人事档案资料收集归档、保存、查阅和流转的轨迹，无论哪个环节出现涂改造假现象，都会被及时发现。在新数字技术支持下，区块链技术使得干部人事档案原始数据得以完整呈现，并通过加密技术，使得数据无法轻易更改，可以最大限度防止档案造假，确保档案的真实性。有些单位在大数据的支持下，要求所有数字档案必须与纸质档案互相印证，才能成为该档案用户职务晋升的有效依据，这从技术层面上杜绝了干部人事档案造假的可能性，为干部选拔工作创造了一个公平、公正的环境。

1.4 有利于实现现代化的干部人事档案管理

现代化干部人事档案管理要求我们提升档案管理实效，实现流程高效、闭环管理、在线控制、动态监管，真实、准确、有效、及时地提供人事基础资料。以大数据、互联网+等新技术的运用为基础，构筑安全、快捷的人事档案数据管理模式，为干部选拔任用提供更快速、更精准、更优化的人事档案信息服务。

2 办公自动化背景下干部人事档案管理优化的基本原则

2.1 安全性

安全性是干部人事档案信息化管理的最重要原则。人事档案反映了干部成长进步的全过程，是组织部门选人用人的基础材料，对于打造高素质干部队伍具有重要价值。档案安全管理的重要性是由档案本身和档案管理的性质决定的，档案信息化建设必须充分考虑安全问题，处理好方便、高效与安全管理的关系。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性[2]。

2.2 非修改性

档案的显著特征是唯一性和凭证性。人事档案记录了干部的年龄、学历、奖惩、家庭关系诸多方面，任何一个方面遭到丢失、篡改等人为因素的破坏，都会造成难以挽回的损失，进而影响单位的选贤任能。档案的数字化要确保文件的不可修改性。如现行电子文件的归档必须进行禁止写入操作处理（通常采用PDF格式处理），馆藏纸质档案的数字化处理，通常采用低像素的图片扫描方式，以此做到对档案内容的不可修改。区块链技术对于电子文件非修改性的保障已得到广泛认可，成为干部人事档案建设中的新技术保障。

2.3 规范性原则

制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。干部人事作为专业档案门类，信息化建设要根据《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发[2014]9号）要求实施，不论是存量干部档案信息化，还是接收电子文件增量数字化，都应该坚持规范性原则，制定人事档案整理、加工、应用的相应标准、规范，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使人事档案电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象[3]。

3 新形势下干部人事档案的优化路径

3.1 围绕“保障”这一关键，基础工作到位

3.1.1加强制度建设。要结合单位工作实际，制定《干部人事档案数字化建设工作实施方案》等文件，明确数字化建设工作内容、方法步骤和质量要求，召开专题会议研究部署，压实责任，确保高效有序推进工作。与资质齐全、经验丰富的数字化建设公司进行前期协调沟通，并就设备配置、工作流程、工作质量、完成时限等作出具体要求。

3.1.2加强信息化设施建设。要建设高标准的干部人事档案信息室，即“监管控”一体化智能馆库，由办公室、档案查阅室、档案整理室、智能档案库房、监控室等组成。档案室要综合利用传感器、红外安防监控、智能门禁技术自动采集库房的温湿度、水浸、安防、门禁数据等，实现全程数据持久记录。及时通过声光装置、监控大屏和短信向管理人员报警，确保库房恒温恒湿、安全可控。积极协调落实建设标准化数字档案管理场所，申请专项资金采购安装干部档案管理信息系统、数据存储服务器、管理服务器、高清扫描仪、监控设备等设施，为实现档案数字化建设提供有力的硬件保障。打通档案数字化利用的渠道，系统建设数字化平台，建立干部人事档案信息管理系统，在干部档案数字化基础上，实现检索阅览、利用审批、数据统计等功能。

3.1.3着力强化工作队伍。通过开展集中轮训、以工代训、跟班学习等方式，不断提升、改进档案管理人员的管理理念、工作思维、工作方法。干部档案工作政策性强，政治素质要求高。干部档案管理者要树立底线思维，严守政治纪律，严明制度法规，严密甄别审核，严控工作程序，一把尺子量到底，不给弄虚作假者“钻空子”的机会，让“潜规则”无路可走。以更强的党性意识、政治觉悟和组织纪律要求自己，做思想上的清醒人、政治上的明白人、纪律上的规矩人，维护干部档案工作的严肃性和公信力。应自觉增强档案意识，将匠人精神贯穿于档案工作每个细节。材料收集做到“眼明、手净、口密”，确保材料真实、全面、及时、规范；档案整理做到“心正、气定、神聚”，确保分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐；档案管理做到“勤学、善思、强抓”，确保制度完善、程序严格、管理高效。

3.2 围绕“质量”这一核心，过程审核到位

3.2.1加强干部档案内容审核。全面贯彻落实《党政领导干部选拔任用工作条例》，将“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”贯穿于干部档案管理始终，在干部选拔任用时对拟提拔人选开展“任前审”，在接收军转干部、新招录公务员时进行“入职审”，在材料收集归档、借阅归还、档案转递等关键环节加强“日常审”。持续做深做实干部人事档案专项审核工作，以档案专审“回头看”“全覆盖”为契机，对干部档案进行“大普查”，坚持“凡疑必查、凡疑必核、凡错必纠”原则，实现档案审核遗留问题销号清零，确保干部档案信息全面准确，对发现涉嫌涂改造假、重要信息失真、内容关联性存疑的，立即查核取证，把好组织部门选贤举能的第一道关口，保证档案信息真实、完整、规范，夯实信息化建设的资源基础。

3.2.2加强档案信息化全流程安全管控。制定人事档案信息化流程标准，工作人员每完成一个环节，在相应流程栏签字确认，确保各个工作环节衔接有序、责任明晰。在干部档案信息采集和数字化加工完成后，安排专人对照纸质档案逐一对档案整理、目录录入准确率、图像扫描质量、数据完整性、档案实体的完整性等内容进行校核验收，对校核存在问题及时整改，确保数字化档案的真实准确性。

3.2.3着力完善信息系统。创新运用大数据信息技术，建立干部信息大数据应用系统，引入流程化管理机制，整合原有档案业务应用，对干部人事档案转递、材料接收、档案查（借）阅、档案审核及出入库业务进行全流程标准信息化设计，以信息化推动干部人事檔案流程化管理，实现业务一键启动办理，系统自动流程化管控，确保档案业务办理规范及时。

3.3 围绕“安全”这一红线，保密措施到位

3.3.1健全完善干部人事档案安全保密制度。经常性开展档案业务培训，组织学习档案管理相关条例。数字化前期与每一名参与档案数字化的业务人员签订《人事档案保密协议》，安排专人负责全程监督检查。积极联系相关安全保密部门对数字化设备和软件的安全技术检测，并对数字化工作全程进行监控录像，确保档案信息绝不泄露。工作中，要对纸质档案交接与保管、数字化加工保密设置、数据文档质检、信息化存储模块等操作制定明确的标准和管理措施。要求档案数字化工作人员一律挂牌上岗，并将各项规章制度张贴上墙。建立权责明确的数字化岗位工作责任制，细化分工、责任到人、量化管理，构建全方位的质量保障网络。

3.3.2加强纪律建设。明确档案数字化建设期间工作纪律和岗位要求，提升信息化工作人员的责任意识、底线意识和纪律意识，确保档案信息不外泄不外传。同时，在数字化采集工作场地和档案交接场所实行无死角监控拍摄，防止档案资料的流失、篡改等人为损坏，为干部人事档案数字化建设织密“安全网”。设置软硬件“双加密”及密钥口令“双登录”机制，确保档案业务有足够的软硬件支撑。

3.3.3加强档案出入库管理。按照“依法依规、真实准确、方便利用、安全保密”的原则，建立“干部人事档案转入（转出）登记簿”“ 干部人事档案材料转入（转出）登记簿”“查（借）阅干部人事档案登记簿”等日常管理工作台账，从档案接收、转递、查（借）阅等细节之处入手，做到各类表册齐全、各项工作有记录、能查证、可追溯。严格落实干部人事档案安全保密要求，实行“集中存放、统一管理”模式，配备专用房作为干部档案室，配备专用内网电脑、扫描仪、复印机等硬件设施，有效夯实档案管理的硬件基础。

3.4 围绕“使用”这一目的，成果运用到位

3.4.1建立人事档案数据库。该数据库能够建立整个人事档案管理架构，分门别类记录干部德、勤、廉等方面，比如廉洁档案、教育档案、信用档案等。系统以干部管理的核心业务为重点，实现干部基本信息检索、干部任免查询、考核奖惩统计等一系列功能，切实解决干部人事档案管理中查询难、掌握情况不系统、干部综合素质评价不精确的难题，也避免了档案资料遭受恶意篡改、遗失等的风险隐患。同时，系统可实时对干部进行动态管理，反映干部成长的各项数据，为选人用人提供精准服务。

3.4.2加强信息化平台应用。将登录人事档案管理专网开展工作常态化。将工作信息、干部个人信息及时整理并发布到专网上，实现专网信息的及时、动态更新。积极探索建立干部人事档案数字化建设成果运用机制，及时启用数字化档案查阅、在线审核等功能，不断提升档案管理水平和查档用档效率。

3.4.3加强档案数字化建设维护。安排专业干部负责信息系统维护，由专人负责及时对新形成的考核、工资、奖惩、任免等材料进行归档整理、数字化扫描、高清处理，做到数字档案与纸质档案归档联动更新，确保干部“三龄两历”、干部职务变动等信息更准确，始终确保系统内干部信息保持最新状态。

参考文献

[1]刘慧郡.干部人事档案管理信息化的思考[J].陕西档案，2016（04）：25.

[2]潘建军.谈档案信息化建设与工程档案管理[J].科技与企业，2012（06）：22.

[3]林玉杰.浅论档案信息化及档案信息化建设[J].黑龙江史志，2013（07）：28.

作者简介：王伟东（1976— ），大学学历，自然资源部第二地理信息制图院馆员，研究方向：干部人事档案管理及信息化。