图书馆还书提示功能信息快速比对策略研究

高 蕾

(平顶山工业职业技术学院 河南 平顶山 467001)

引言

平职学院是平顶山工业职业技术学院的简称,是国有特大型企业平煤神马集团的下属单位。平煤神马集团为响应国家发展战略,为提高企业在国际上的竞争力,为国家的发展做出更大贡献平煤神马集团主动进行了转型升级,同时为保护平顶山的环境,主动放弃了高污染、高能耗的产业,而高污染、高能耗的产业确是企业收入的主要产业,这样就使并不富裕的平煤神马集团出现资金严重短缺,一方面是资金短缺,另一方面随着企业转型升级,集团产业 机构的调整和产业链的延伸,新产品的开发,平煤神马集团又要投入大连资金来购买新设备和开发新产品,这就使并不富裕的平煤神马集团出现资金严重短缺,但为了企业生存,集团公司只能采取节流措施,大幅压缩各下属单位的办公经费,平职学院被压缩了30%,这就使平职学院购买图书的经费由原来的2——3百万锐减为15万,但平职学院图书馆为能满足读者的图书需求,只能采取减少馆藏副本量(由原来副本量3本减少为2本)和多采购读者急需同类上图书来弥补因副本不足而造成的图书短缺带来的不便,同时通过对近几年重点专业图书流通管理系统平台中图书借阅与在馆保存时间的统计,我们发现,除寒暑假图书在馆保存的时间长外,每次图书归还后到下次图书被再次借出在馆滞留时间20多天有的甚至1个多月,再加上寒暑假,图书的利用率极低,在与学生私下交流中我们得知,不是读者不愿意来图书馆借书,而是由于我馆图书流通管理系统太落后,服务意识太滞后,不能满足广大读者对新知识、新技术的掌握和了解,为提高我院图书馆的服务质量,提高图书利用率,达到读者满意的图书服务,为我院的教研和科研做出更大贡献,我们提出了平职学院图书馆图书到馆提示功能的研究项目,目的就是把读者急切需要的图书读者归还后,给下一位需要的读者一明确提示,您所需要的XX图书已归还,请速来将其借走,这样就解决了第二位读者因不知道第一位读者何时归还图书而不能快速借阅,这样就解决了因读者信息不畅通而导致图书滞留在图书馆,如果能及时将读者所需图书归还到馆的信息提供给下一位所需图书的读者,这样就可以通过缩短图书滞留在馆的时间而提高图书的利用率,弥补因图书副本不足给读者带来的影响,为我院全院师生教研和科研提供力所能及的服务。

1 研究平职学院图书馆还书提示功能的意义

在日常图书管理过程中我们发现,有些读者急切需要的图书,因此想给读者明确的提示,首先就要知道读者急切想要借阅的图书名,而不同专业不同时间同一读者对图书的需求也是不同的,如何解决这一不断变化的对图书的需求,而始终能够满足读者对图书的需求将是我们图书馆图书管理人员永恒的研究课题,因为我们的服务宗旨是不断创新为每一位读者提供优质满意的图书服务,而还书提示功能就是我们针对读者提出的上一位借阅某一图书还是能归还图书而研究的课题,目的就是当下一位需要阅读某一图书的读者通过网上预约后,当他需要的图书被上一位读者成功归还后,下一位有想阅读该图书的读者就能在读者在网上预约表格中他所经常留意的联系方式中收到他预约的图书被成功归还,如他有借阅需求请来图书馆办理借阅手续的提示,这样就可以解决两个问题:1.读者间信息不流通而造成的图书流通不畅通问题;2因图书在馆滞留时间过长而造成图书利用率较低的问题,而要很好的解决以上问题,首先需要解决利用何种途径获得不同读者那类图书有需求,也就是说不同的读者因为不同需求对不同的图书有需求,也可能是同一位读者在不同时期对图书有不同需求,比如大一新生,由于刚开启大学新生活,作业比较少,在上中学时听别人说某某小说好看,但当时为了应付,中考高考,只能放弃,况且当时想看的图书不一定好借,也可能杰布到,到大学后有图书馆,所需的图书随便挑,到搞课程设计和毕业设计时就需要翻阅大量的专业资料,而图书始终坚持的原则是先到先得,第二位借阅者只能等到第一位读者成功归还图书后能及时借阅,避免因信息不畅而导致的读者急需的图书在因为下一位急需的读者不知道而导致的图书在图书馆滞留时间过长问题,而为了解决了解读者对何图书有需求问题,及读者想借阅那本书的问题,因为只有知道读者实际需求后,我们才能想办法去解决,又由于读者的需求不是一成不变的,不同的读者有不同的图书需求,即使同一读者不同时期也有不同的图书需求,而我们的服务宗旨是满足读者对图书的需求,要达到实时处处都能满足读者对图书的需求,以不变能应付万变,这就需要我们图书管理人员不断的学习新知识掌握新技能。

2 网上预约表单的设计、获取及填写

由于不同时期不同读者因为不同原因对图书有不同需求,而如果我们图书管理人员能及时知道这种需求,就能给读者提供令读者满意的服务,而要了解这种需求最省事的办法就是让读者自己填写我们认为科学的表单,因为我们想要了解读者的有关信息都可以读者通过填写表单了解到,同时表单我们自己设计,方便于我们对有关信息进行统计;同时在表单设计中为在提示时使命必达,我们采用读者在表单中他常用的提示方式一栏中,为防止信息的不畅带来的不便,我们要求读者需要填写三种或以上方式,为了规范我们在表单中打印好只需读者填写自己的号即可,这样避免因读者与我们管理人员认识上的偏差而造成的信息不畅导致的图书在馆滞留时间长的问题。

3 网上预约库的生成方法

就我院图书馆实际而言,图书馆可以被借阅的图书有90多万册,为了能弄清楚读者对那些图书有阅读需要,我们提出有对具体图书有阅览需求的读者可以进行网上预约,读者可以通过校园网进行网上预约,我们把为实现还书自动提示有关需要的信息设计成表格,让读者根据自身实际需要(比如是了解某一人物性格,了解专业发展的方向,某一新技术在实际生产中的具体应用)。

3.1 提示库的生成方法

每天读者归还的图书比较多,就以我院的实际通常有200多位读者还书,有时能达到300多位读者还书,那些需要提示,那些不需要提示,我们必须弄清楚,由于我们工作人员的记忆力是有限的,为了不遗漏、错误提示我们通过管理程序获取还书成功的图书信息与网上预约库比对生成提示库,通过提示库提示也就是说,把归还成功有读者需求的图书信息给有图书需求的读者进行提示。为提高比对效率,我们在提取信息时从图书的中图分类号开始,中图分类号不同时就立即终止本次比对,进行下一条,如果中图分类号相同再进行图书名的比对,最后把比对成功的图书生成提示库,按照一天两提示的平次进行提示,及上午12:00提示一次,下午4:30提示一次,为防止重复提示,提示一次后提示信息自动清零,即上午提示过的读者下午不需再提示。

3.2 提示方式的选择

虽然用移动短信、微信方式比较方便,但由于要利用移动短信微信与我们现在使用的图书馆管理系统软件接口比较麻烦,还需要移动公司、腾讯公司授权,及相关费用等问题比较麻烦,而我校的智慧平台上每一学生入校都有一自己唯一的账户,而我们将提示信息通过校园智慧推送,就不存在费用问题也不存在接口问题,而读者就可以通过校园智慧平台查看到提示信。

3.3 推送对象的选择

由于我们提出还书提示的目的是当某一图书归还到图书馆后,让另外一位有图书需求的读者提示前来图书馆办理借阅手续,通过缩短图书在馆的闲置时间来提高图书利用率,因此谁来借阅图书都无所谓,只要是有图书需求读者提示他能及时借阅就达到目的,因此在推送对象选择时我们是群发,既一次给所有有需求的读者都同时提示,采取先到先得的原则。

3.4 推送信息的提取

我们对还书自动提示功能研究的目的是:1.提高我院图书馆图书的利用率;2.通过提高我院图书馆的服务质量,来弥补我院图书馆因经费不足造成的图书数量不足的弊病,逐步到达全国一流职业院校所应具有图书馆的服务要求。

4 平职学院图书馆还书提示功能实现的途径

为了便于了解还书提示功能的实现过程,通过对平职学院图书馆多年来图书借阅与馆藏时间统计数据分析,由于平职学院现有教职工生2万多人,通过对近几年不同专业读者对对应专业图书借阅数量及借阅时间大数据统计分析的结果,这一问题可通过图书馆图书流通管理系统软件的后台服务平台得到(见图1)。

5 平职学院图书馆图书提示信息比对策略研究

由于读者对所借阅得归还是随机,没有规律可遵循,只要他认为他所借的图书已经读完快到归还时间了,他就会利用他所认为的空闲时间(不上课的时间)带上需要归还的图书来图书馆归还图书,归还后的图书是否是另外一位读者急切需要的图书,这就需要进行信息比对,即对归还图书的书名看预约库内有没有相同的如果有就需要给有网上预约需求的读者提示,提示该读者,他所预约的XX图书已被归还,请速来图书馆借阅,这样就很好的解决了下一位读者因不知道上一位借阅图书的读者何时归还图书而导致的因信息不畅而导致的图书在馆滞留的图书的时间,而如何才能进行快速的比对则是本文重点讨论的问题。

5.1 信息比对的原理分析

由于信息比对的目的是看在网上预约库内有没有读者成功归还的图书的书名,如果有,按读者在网上预约单上留的提示方式给读者一明确提示,任务完成,因此信息比对的工作原理是通过图书流通管理系统服务平台获取成功归还图书的书名及中图分类号类型等信息,用获取的信息与网上预约数据库内图书信息进行比对,比对成功的形成提示数据库,通过网上预约库内读者提供的提示地址进行提示

5.2 快速比对信息方法策略

由于信息比对是用归还图书的图书信息与预约库内的信息进行比对,要想快速比对结束,只有两种可能:

(1)比对成功进行提示;(2)成功归还的图书信息在预约库内逐一比对后没有成功,结束比对操作;因此预约库数据的大小是影响比对速度的重要因素,而要开发一款比对速度快的软件需要大量的人力和财力,因此本文仅从减少预约库数据数据量的角度谈谈快速比对策略,归纳出如下几条:①从中图分类法的角度而言相同名字图书的中图分类号是相同的,如果中图分类号不同,肯定就不是同一类图书,因此,在信息比对时我们只需比对中图分类号相同的图书,因为中图分类号相同的图书才有可能是同一图书,而每归还一本图书就在预约库内只与中图分类号相同的一类图书比对,中图分类号不同的图书肯定不是同一图书,没有比对的必要,这样就极大减少了需要比对的图书信息的时间,提高比对信息的效率;②每成功比对信息成功后将提示信息一列中图分类号比对不一至,就立即停止本表格下一列信息比对,直接转至下一行信息的比对;③每比对成功一信息后就将这一行信息删除,这样在后续信息比对时因数据信息从还书信息里得知所还图书分类号信息后为缩短比对时间我们只需在对应中图分类号的预约库中比对,因为只有中图分类号相同的数据库中比对才有实际意义。

结论

总之,要想达到令读者满意的服务,就需要我们不断学习新知识,并把学习的新知识利用到我们服务的工作中,不断提高读者的新要求,力求达到令读者满意的服务宗旨,为我院教研和科研服务,为企业经济能持续、快速健康发展服务。