事业单位档案管理中存在的主要问题及对策

陈雨佳 王雪莹

(1.北京市南水北调环线管理处 北京 102600 2.北京市河湖流域管理事务中心 北京 102612)

引言

事业单位作为我国重点组成机构,是党和政府大力宣传的重点核心组成部门,随着我国经济的快速发展,其档案管理工作显得极其重要。经济的繁荣发展促使事业单位在人事管理制度上有了一定变革,这一重大举措使得事业单位档案管理工作产生了新的问题。为此,档案管理人员要明确自己的职责,充分提高工作中存在的问题,通过交流、实践以及探索等,发挥事业单位档案管理的作用。

1 新时代事业单位档案管理特征

1.1 管理更便捷

在过去档案工作中,档案的归档和查询等工作都存在着很大的问题,例如传统归档方式,无论是前期资料的收集、中期的整理工作,还是后期的保存、查询,都存在着繁琐和低效的问题。在大数据、云计算和计算机信息技术的运用下,在档案信息系统的构建和运行过程中,使得整个系统的技术含量不断提高,智能化和便捷性也得到了极大的提高[1]。

1.2 载体更多元

互联网、大数据、信息技术与档案工作的结合,使档案的经营方式发生根本性的变革。特别是在利用大数据技术的情况下,可以将一些有收藏价值的文件、视频、照片等,都可以直接储存在档案系统中。如光盘、硬盘、云盘等新技术的运用,为事业单位的档案管理提供新的载体形式,为新世纪的事业单位档案管理提供一种全新的途径。

1.3 服务更人性

在过去工作方式中,由于人力和技术条件的限制,导致档案工作效率低下,服务质量很难提高,档案资源的价值没有得到全面的、充分的发挥。计算机信息技术和互联网技术在档案工作中的应用,极大地提高档案查询和检索的效率,简化查询和检索过程,使档案服务更便利、更加人性化。比如,利用网络系统上的身份验证技术,可以实现对档案即时检索,从而打破时间和空间的局限。在档案库中,用户可以在最短的时间内找到需要的文件,并直接下载打印[2]。

2 新时代事业单位档案管理的意义

2.1 优化管理体系

事业单位的档案管理建设不是一朝一夕就能解决的,而是要与社会发展和经济发展保持协调,适当地调整制度的内涵。由于档案资料包含许多具有重要意义的资料,能够全面地体现其经济和社会的作用。通过对有关数据和信息的分析和归纳,将与整个社会的发展形态进行比较,有助于有关方面认识到企业在运营方面存在的问题和缺陷,从而找到问题所在,并进一步探讨问题产生的根源,从而完善机关事业单位的运营体制,为事业单位的发展方向作出全面的明确,为其提高经济效益奠定基础。

2.2 有较强的利用价值

档案管理不仅具有存储功能,还有较强的利用价值。员工在工作过程中,可以从不同的角度,采取不同的方式探索档案信息的经济、社会价值,通过对档案信息的整理、归纳及分析,认识到事业单位发展方面存在的问题和缺陷,从而找到问题所在,并进一步探讨问题产生的根源,从而完善事业单位的运营体制,为事业单位的发展方向作出全面的明确,为其提高经济效益奠定基础[3]。

2.3 提高档案管理效率

第一,强化历史档案整理与利用效率。在事业单位档案管理工作中,重要的历史档案保存是其核心的工作。但是,由于传统档案管理方法大多是以纸制文件为主,因此文件的存储和检索工作十分繁重,而且还必须为这些文件设立专门的地点,占据很大的面积。有些珍贵的历史文件,如果不能被有效地使用,就会被储存在档案馆之中。通过利用信息化的手段,可以扩大档案馆的存储面积,利用各种查询手段进行快速的查询。与此同时,信息系统的管理可以使宝贵的数据资源得到更好的利用;第二,科学整理档案资料提升工作效率。目前,我国管理方式落后,档案材料的零散,给档案信息化建设带来很大的阻碍。而各事业单位档案工作范围比较大,致使使用效果不佳,且档案材料不完整,经常出现遗失现象。同时,加强信息化建设,既可以对档案进行科学的分类,又可以提高工作的效能;第三,充分共享档案信息。在事业单位进行档案管理工作的过程中,由于采用常规的管理方法,往往要占据很大的存储面积,而且存放地点比较零散,在进行计划和使用方面存在着一些限制。而加强档案信息化可以通过网络实现各单位的信息资源的分享与利用,从而最大限度地提高档案信息的使用效率。

3 事业单位档案管理现状

3.1 档案管理意识不强

当前我国事业单位档案管理工作中存在着档案管理意识不强,对档案管理工作认识不到位、管理方式不科学、管理水平不高等问题。首先,由于其他业务部门的工作人员对档案管理的认识存在误区,很多员工把档案归类成一种简单化的工作,平时的工作就是整理文件、摆放文件、写文件,既没有对档案进行管理,也没有对档案工作进行充分的了解。其次,管理部门缺乏科学的管理意识,在管理工作具体细化的过程中,档案管理容易被忽略,其采取的管理方式仍然保留着传统、固化、单一的特点等。档案是一种"活资源",它的功能没有得到充分的利用,这对它的长期发展是不利的。最后,在事业单位档案管理工作中,由于缺乏全员参与的工作观念,缺乏一个良好的工作氛围,给工作带来不良的影响[4]。

3.2 档案管理工作制度不健全

档案管理工作制度是影响事业单位档案管理工作质量的一个重要因素,现阶段仍有部分事业单位缺乏健全的档案管理工作制度,导致档案管理工作出现流程比较混乱等问题,虽然是《档案法》制订的,在某种程度上是科学的,但是由于没有与单位具体情况相联系,造成档案工作的质量低下。其中,由于各部门对借出的档案没有进行仔细的登记,导致时常出现档案长期无法追回或不知其踪的问题。此外,由于对档案工作的奖励与惩罚机制的不健全,造成档案工作中存在的疏忽,导致档案工作中存在的问题未能及时处理。

3.3 档案管理信息化水平低

当前,事业单位档案工作信息化程度已成为影响其工作质量的重要因素,而其信息化程度低是当前各部门普遍存在的问题,造成传统的档案工作模式与社会发展脱节,严重制约事业单位的长远发展。目前大部分还采用纸质文件的形式进行管理,虽然很多都实行"无纸"的档案,但是这种新型的"档案"管理模式却没有被广大职工所接受。一方面,由于一些工作人员的思想观念比较古板、固化,在日常管理工作中墨守成规。而在此基础上,由于单位内部的经费往往用于公益性事业,投入到信息系统中的经费非常少,而且所用的设备和仪器也相对陈旧,没有及时更新,变成一种"闲置"的东西,不但会造成经费的浪费,也会影响到工作的整体发展。另一方面,由于一些工作人员对信息化的认识较为偏颇,致使其在实际应用中的功能未能完全体现出来。

3.4 档案管理人员素质较低

事业单位档案管理人员的专业能力、管理手段也是需要关注的重点。首先,部分单位缺少固定的全职档案工作人员,档案管理人员往往要承担多个岗位,分配到档案工作的时间与精力无法得到满足。与此同时,部分档案人员没有经过专业培训,缺乏档案整理工作经验,因而导致经常会出现失误。另外,档案管理工作人员的信息技术知识储备量不多,无法适应信息化的档案管理工作要求,工作效率不高,加上很少开展关于档案管理工作人员的专业技能培训,因此缺少一支专业能力过硬的档案管理队伍。

4 提高事业单位档案管理水平的对策

4.1 提高档案管理信息化建设力度

第一,建设信息化平台。在事业单位档案管理工作中,档案资料比较繁杂,涉及到文书档案、科技档案、会计档案、录音、录像、照片、实物等多种类别。目前,我国数据采集工作对档案工作提出更高的需求,要使档案能够更好地发挥信息化工作,就必须结合各实际情况,构建具有单位特色的信息化系统,提高数据挖掘、提取工作的高效性与严谨性。将各部门的相关管理内容、各部门的数字档案以互联网方式传送至各部门,以最大限度地提高管理的效能,确保各部门的管理要求得到全面的满足。此外,还应建设一个对外的档案资料共享平台,让参观者更好地认识各单位的业务、文化和发展状况,并充分发掘群众的潜在需求;第二,构建信息化档案管理制度。各部门要主动应用信息技术,确立信息资源库的建设目的,从而明确其今后的发展趋势,推动建立和完善的管理体系。目前,从发展的角度来看,信息技术已经渗透到人们的生活中,从人们的工作和工作的角度来看,它是不可取代的。因此,各有关部门必须全面了解这一发展态势,并据此进行档案的改造和优化,使档案工作能真正地为事业单位的发展奠定坚实的基础。在推行事业单位工作中,健全管理体系是基础,必须建立档案信息系统,从信息化角度对工作流程进行优化,提高工作的效能。单位档案管理者必须清楚自己的领导职责,积极地掌握信息化技术的发展现状和应用情况,并将其与管理有机地联系起来。同时,要对当前档案工作进行全面的调研,投入大量的人力物力建设,对基本的装备体系进行优化,为今后的工作打下了坚实的基础。要使信息技术在档案工作中得到切实应用,就必须对有关的制度进行完善,从而为今后的工作打下坚实的基础;第三,建设信息化档案管理系统。信息化管理系统是实现档案工作的有效手段,是提高档案管理工作的有效手段。因此,有关单位必须要建设信息化管理系统,尽可能地降低各单位之间的冲突,从而保证单位的正常运转。

4.2 充分提升档案管理的服务水平

一方面,对档案管理的模式进行全面创新。当前,事业单位档案工作要结合实际情况和需要,进行改革。要持续改进档案资料的完整性,对充实的资料进行科学的管理,寻找辅助资料,建立清晰、简洁、健全的资料库。为电子文档的信息化管理提供一套资料凭证,分类和标注各类不同的内容和类别,并对其进行详细的记录。各机单位应当加强交流,相互借鉴,学习先进的档案管理方式,并针对本单位实际工作情况制订针对性措施,建立符合自身发展的管理模式;另一方面,强化管理人员的服务意识。提升事业单位人员的管理水平及专业素质是提高档案服务质量的关键因素,要全面落实服务改革的目的,必须从服务方式、服务内容等方面进行改革。档案管理人员要充分了解档案工作的重要意义,加强自身档案知识修养,提高业务水平,定期进行业务训练,举办档案管理讲座,通过主动的学习,对知识进行有效的补充,勤总结,勤改进,不断创新,有效优化档案服务意识。

4.3 给予档案管理充分重视

首先,对管理思想的更新。档案工作要体现出服务意识,在新形势下,要对档案工作予以高度的重视,以确保档案工作的与时俱进。近年来,随着档案的不断增多,档案工作越来越强调要突出"精准"、"服务"的作用,要从多个角度分析不同层次和不同阶段的需要,根据不同的需要,采取有针对性的档案管理服务,突出服务的品质。档案管理要充分反映出档案的综合功能,要从整体上对档案的需求进行分析,从而使档案的功能更加智能化。同时,在管理内容上要重视网络化,在管理上要充分发挥信息技术的优势,重视电子文件的应用。从目前事业单位发展状况看,档案管理的网络化还处在初级阶段,但其发展趋势仍是网络化,实现网络化可以扩大档案的覆盖面和多种服务方式,从而提高档案管理的效率[5]。

5 结语

总而言之,现阶段,我国事业单位的档案管理工作存在档案开发水平较低、档案管理工作缺乏良好信息化水平、未健全档案管理机制等问题。基于新时代要求,档案管理需要积极创新改革,通过充分整合档案资料的各类数据、建立档案管理信息化平台、强化管理人员的服务意识,促进相关工作人员的培训与指导,为档案管理工作的正常开展提供制度保障、工具保障以及人员保障,确保事业单位工作水平和工作效率稳定提升,推进其长效健康发展。