大数据时代档案数据化管理与建设研究

李惠庆

(扬州大学档案馆 江苏 扬州 225009)

引言

大数据时代使信息呈爆炸式增长,对于档案管理工作提出了新的诉求,传统的纸质档案管理形式滞后,难以保证信息的真实性与完整性,极易造成档案内容丢失及损坏。在数据化时代,信息技术逐步应用于档案管理工作中,在大数据技术的支持下,能够将传统的知识档案信息以电子档案形式储存与查阅,为相关部门提供精准的数据服务,为行业转型发展提供助力,由此能够体现大数据技术是档案管理工作的必然发展之路,因此需要档案管理部门能够根据时代发展对档案进行数字化管理与建设,推动档案管理工作创新发展。

1 大数据时代档案观分析

档案是具有归档保存价值的原始记录,档案能够展示企业多方信息,与企业发展具有紧密关联,档案包含内容较为广泛,涵盖了图书、资料、报刊等原始数据资源。因此档案信息中包含了很多核心数据信息,是记录社会记忆的主要载体。但是在传统档案管理中主要将企业内部重要的信息运用纸质文件进行分类整理、归档、运用,存在工作效率低,档案信息使用受限的问题。伴随大数据时代不断发展,档案信息数据越发丰富,数据信息呈爆炸式增长,这一情况,提升了档案管理工作难度,传统的档案管理工作形式并不能满足大数据时代对档案管理工作的需求。因此需要改变传统的档案管理观念。首先,应建立大档案管理观,不断扩大档案内容收集范围,同时创新档案载体形式,将纸质档案信息进行数字化加工与整理,将其转变为数字化档案,实现数字档案建设,推进档案管理工作信息化进程。其次,应建立大服务观。随着大数据时代的来临,社会各界对于档案的需求不断递增,因此未来档案工作将逐步朝着服务社会方向发展,为此需要档案管理工作向社会化、网络化、多元化、共享化方向发展,突出数字档案服务属性。再次,大开发观念。在传统档案管理中,所采用的工作模式较为被动,并不能够满足大数据时代发展诉求。在大数据时代发展中对于档案管理工作提出了全新的诉求,档案管理工作将逐步朝着主动、智能、多元方向发展,可以充分借助大数据技术进行数据开发、加工、应用,在大数据时代更为注重数据技术分析、预测等功能的应用,进行数字档案建设,能够将大数据充分应用到档案管理中,发挥大数据的应用价值。最后,大安全观。在大数据时代构建数字档案管理系统,需要提升对数据安全的重视,因此应建立大安全观,加强安全制度建立,明确安全责任,保证数据安全,构建安全的数据空间,为各项工作开展提供数据保障。

2 档案数据化内涵分析

档案数据化,一方面,是指将纸质档案管理内容进行数据化转化与管理,能够推进档案管理工作信息化进程,是大数据时代档案管理工作的必然发展形势。

二、大数据时代档案数据化管理与建设路径。另一方面是指对档案管理环节进行量化,是指将档案管理过程进行数据记录,借此实现数据档案管理。档案数据化与数字化含义不同,而其中的本质区别在于,数据化是否能够被量化分析。但是数据化档案主要依托数字化的实现,但是数字化并不能够真正的取代数据化,在未来数据化将是档案管理工作的主要发展方向,其重点在于提出数据信息的应用。要想实现数据化档案管理与建设,应从以下方面入手:第一,加强档案数字化量存;第二,加强电子档案转化;第三,开展数据化档案管理。加强数字化档案量存,对现有档案进行电子转化,已经在档案管理工作中得到了广泛应用并在应用中取得了良好的成效。但是,在档案管理体系中却极其容易忽视本身数据。档案管理工作流程主要包含了收集、整理、鉴定、保管、运用、统计等多个环节,因此需要借助信息系统、传感器将各个设备中的信息进行捕捉,并实现数据信息集成,实现档案数据化管理。

2.1 建设数据化档案

在大数据时代背景下,档案数据资源不断递增,丰富数字资源是大数据时代档案管理中基础工作,应对档案加强数字储存与电子转化,将此作为大数据时代档案数字化管理与建设的基础工作事项。首先,应加强对档案数字化标准的分析,进行有计划、有目标的对档案馆藏资源进行数字化转化。其次,应加强档案信息化力度,在档案管理部门建立一体化档案室或是文档一体档案管理系统,加强档案管理工作与业务工作的结合,提升档案工作信息化程度。同时需要加强归档文件元数据与档案管理数据的收集。还应将大档案观念理念融入档案管理工作中,提炼与保存档案中有价值的文件材料,可以借助微信、微博、电子邮件、视频、图像等不同的形式进行档案内容收集。我国于2017年出台了《公务电子邮件归档与管理规则》并在其出台后在重点地区制定了试点工作方案,并基于此出台了《政府网站网页归档规范》由此能体现新型社交媒体将成为档案数据信息构成的重要部分,档案管理部门应积极开发数据资源,为档案大数据开发与运用提供数据支持。

2.2 建设数字档案馆

在大数据时代对于档案工作提出了全新的诉求,构建数字档案馆是大数据时代的必然发展趋势,同时也是大数据时代发展的必然诉求,在档案管理部门中构建数字档案馆,有助于档案数据资源高效、便捷、安全收集、保管、储存,是档案工作信息化进程的重要措举,具体可以参照以下在档案部门建设数字档案。

(1)提升领导的重视。可以向领导层示范数字档案建设的重要性,加强对数字档案室建设的宣传。向领导层讲授数字档案建设对于服务中心工作,推进科技发展及工作效率提升的诸多优势,借此方式提升领导层对数字档案馆建设的重视。借此在内部设置数字档案建设领导小组,由内部领导层担任领导小组负责人,加强对数字档案馆建设指导与监督,明确各个部门对于数字档案建设的职责与工作范畴,制定数字档案馆建设制度,发挥制度规范作用,促使各个部门加强合作,借此为数字档案建设提供制度与人员支持,促进数字档案建设规范开展。

(2)加强需求调研。只有了解数字档案需求,才能更好地完成数字档案建设工作,为此应从以下几个方面入手:首先加强对数字档案建设标准的研究,应组织信息部门共同研读《数字化档案建设指南》等相关建设标准文件,通过加强相关标准文件的建设,确定数字档案建设目标与方案,为数字档案建设工作提供助力。其次,加强对业务部门调研,通过对业务部门调研,了解各个业务部门系统运行特点与需求,收集业务部门对数字档案建设意见。基于各业务部门工作建议,进行数字档案建设,保证数字档案建设与各个部门有效结合,为后续一体化管理奠定良好基础。再次,加强对业界的调研,需要到省内外先进的数字档案馆中进行参观与调研,积极学习先进的数字档案建设经验与方法,突破数字档案建设中遇到的实际问题,通过调研明确数字档案建设解决办法。最后,加强对公司调研,进行数字档案建设的核心是系统建设,但是大部分单位并不具备自主研发软件能力,主要由专业软件研发部门代为研发。为了保证数字档案建设效果,可以采用招标的方式选择软件研发公司,加强对公司资历、研发能力、服务质量、档案研发经验等多种情况的了解,加强对市场中成功案例市场调研,了解客户的满意度。通过多方调研,选择与资历深、研发水平高、服务优质、档案软件研发经验丰富的公司合作,保证数字档案建设效果。

(3)制定可行性方案。进行数字化档案管理与建设应制定可行性方案,这是对数字档案建设方式的明确。软件设计人员大部分精通软件设计方面的知识,但是对于档案工作却了解不足。而档案管理人员则与之相反,为了能够设计出实用性强的档案应用软件,需要软件设计人员与档案管理人员紧密合作积极沟通。在制定可行性数字档案建设方案中,需要技术人员制定相关标准与评价办法,对数字档案 建设提供专业的意见,明确档案管理系统开发需求。如,系统需要具备自动价值鉴定功能、能够自动捕获元数据及管理过程数据等功能,借此保证所建设的数字档案馆能够满足档案管理需求,突出档案管理方案的可行性。

(4)进行系统研发。系统研发是数字档案建设的关键,要想实现数字档案系统研发,需要研发人员与档案人员加强沟通与合作,保证各个环节能够有效关联。应在企业内部开展系统研发汇报会。主要由档案部门成员与软件公司负责人共同参与,将软件开发的进度与情况进行汇报。档案人员需要负责系统测试,对于系统测试中发现的问题及时反馈,为技术人员开发提供参考,在系统研发过后,对档案数据进行入库,并进行系统运行调试,实现对系统的检验。借助以上流程实现数字档案馆建设。

3 数字档案共享建设

在大数据时代开展档案工作,需要革新档案管理工作理念,需要树立大服务意识,这将是档案管理未来主要发展方向。大服务理念主要包含了开放共享服务。因此档案管理部门需要基于大服务理念构建智慧化共享平台指标体系,加强信息技术的应用,将不同数据库与数据平台的接口进行对接,突破传统档案管理信息孤岛制约。充分借助大数据技术对档案数据进行集成与加工,发挥档案工作服务职能,更好地为各个部门提供服务,为档案使用者提供跨设备、跨平台、跨服务的数字档案服务,尊重用户体验,进一步延伸与拓展档案信息服务领域,例如可以提供自动终端服务、掌上服务等,借此实现数字档案共享,发挥数字档案室共享服务功能。

4 档案数据安全建设

随着大数据时代来临,数据信息呈爆炸式增长,与此同时大数据挖掘与分享能力不断提升,在此环境中恶意盗取信息事件不断发生,信息安全成为了社会各界广泛关注的问题。因此应加强数据安全建设,应根据现有法律法规进行数字档案室建设,在数字档案建设中加强数字化手段更新,注重保密安全设置,根据相关法律法规构建档案信息安全防护体系,加强对用户行为的管理与监督,可以运用身份认证。构建网络授权系统,借此实现人防、物防、技防,构建完善的安全信息体系,为档案数据信息安全提供保障。

5 结束语

综上所述,大数据时代档案数据化管理与建设,需要改变传统档案管理观念,基于大数据建立大档案观,基于此进行数据化档案建设,不断量化数字信息,将纸质资源电子化转化。建立大服务观,在数据档案建设中加强信息共享,突出数字档案建设服务属性。建立大开发观,根据需求为导向进行数字档案馆建设,根据实际需求进行数字档案建设。建立大安全观,建立安全制度,加强网络安全技术应用,保证数据应用安全,发挥实现档案数据化管理与建设价值,推进档案工作信息化进程,更好地为社会提供服务,满足社会发展诉求。