档案馆数字化转型中的主要抓手——记浙江省档案馆的数字档案馆建设

韩李敏/浙江省档案馆

今年是习近平同志视察浙江省档案局（馆）20周年。习近平同志在视察浙江省档案局（馆）时，不仅指出“档案工作正在走向依法管理，走向开放，走向现代化”。而且要求档案部门“要提高档案信息化水平，运用现代技术做好档案管理工作”。

根据习近平同志提出的要求，浙江省档案馆的数字化转型开始走上快速道，以数字档案馆建设为抓手，全面推进档案的信息化建设。

1 数字档案馆建设的一期工程（2005-2009）

2004年6月，根据习近平同志提出的“要提高档案信息化水平，运用现代技术做好档案管理工作”的要求，浙江省档案局向省委办公厅提交了《关于要求开展数字档案馆建设的请示》及《省数字档案馆建设方案》，要求建设一个具有全国先进水平的数字档案馆。次年，经省信息化工作领导小组、省发改委、省财政厅、省信息产业厅联合发文，将省馆的“数字档案馆”项目列入浙江省“百亿信息化建设”工程，作为省级电子政务建设工程的第一批实施计划项目之一，正式立项实施。2009年6月，项目通过国家档案局组织的专家验收。

浙江省馆数字档案馆建设项目一期工程，又可简称为“13331”工程。整个项目包括以下内容：

一个网络支撑平台（包括因特网、政务外网、政务内网、局域网四个网段）；三个资源数据库（档案目录数据库、重要档案全文数据库、多媒体档案数据库）；三个网站（政务外网网站、政务内网网站、公众互联网网站）；三个中心（档案目录中心、现行文件中心、电子公文接收中心）；一个电子阅览室。

2009年6月，数字档案馆所有项目全部完成，并投入正式运行，获得了国家档案局组织的专家验收。仅资源建设一项，当时完成的档案电子目录278万条、档案全文扫描图像1200万画幅、数字照片42万张、音频数据2600小时、视频数据1300小时（24000条），均居全国前列。

数字档案馆一期项目的竣工，标志着我国首个具备“收、管、存、用”完整功能的一体化的数字档案管理系统建设完成，为国家制定《数字档案馆建设指南》提供了现实的样板；同时，也为传统档案馆的数字化转型，由档案的目录管理向内容管理（全文管理）迈出了坚实的一步，为全面实施档案信息化战略，奠定了基础；馆藏中大批传统档案得到数字化开发、开放，提供利用，极大地满足了人们利用档案的需求。

数字档案馆一期项目的实践，也让我们切身感受到，档案的数字化转型绝非一句空话，其中大量的问题只有通过实践，才能真正发现：比如电子文件（档案）的接收，实践中发现矛盾的主要方面并不在档案馆，而在机关档案室；数字档案的长期保存及安全问题永远是数字档案馆建设中最薄弱的环节；数字档案的保密和利用问题不解决好，数字档案馆最终会沦落为数字仓库等等。

2 数字档案馆二期项目的建设（2015—2019）

为适应档案信息化建设的发展和浙江省档案馆新馆的建设，从2014年起，我们又开始了“数字档案馆（二期项目）”的谋划，在省委、省政府的高度重视和主持下，2015年正式立项并拨付专款，建设新的数字档案馆（二期）项目。

数字档案馆二期项目除了包括与新馆建设配套的诸多软硬件设施以外，重点建设了四个系统和平台：

一是数字档案馆信息资源库平台的建设。

在数字档案馆一期项目建设中，由于资源总库存在着涉密档案与非密档案同存一库的问题，导致非密档案利用受到了极大的限制。为保证数字资源最大限度地开发与开放，数字档案馆“二期项目”的建设，实行涉密资源与非密资源的严格分离，保证非密档案数据的正常使用。“数字档案馆信息资源库平台”是一个“涉密系统”，独立建立在涉密网上，与其他任何系统不产生关联，严格按照涉密网要求建设，与其他网络实行物理隔离。该系统平台，专门负责馆藏涉密档案数据的管理。

二是电子文件归档与接收系统平台的建设。

随着浙江电子政务服务网的建设与发展，如何围绕政府的中心工作，保证政务服务网电子文件的归档与管理，成为档案部门的必修课。“电子文件归档与接收系统平台”就是要解决这一重大档案现实问题。该平台的任务就是两个：省直机关单位电子公文的归档与接收和电子政务网形成的电子文件的归档与接收。至2017年止，通过该平台，省档案馆接收了14家单位移交的30多万个电子公文归档数据包。并通过浙江政务服务网电子文件归档模块，省本级完成了90万个政务服务事项办件的电子化归档。为全国的政务服务网电子文件归档树立了标杆。

三是电子档案接收进馆及长久保存基地的建设。

“电子档案接收进馆及长久保存基地”是一个非密系统，是与“数字档案馆信息资源库”（涉密系统）相对应的，重点在于管理占馆藏资源90%以上的非密档案。与数字档案馆一期项目不同的是，从业务和技术上讲，该平台要重点解决数字档案资源的长久保存问题。该平台的建设基于“数字档案资源存用分离的理念”，对进入长久保存系统的“电子档案包”实行“固化”，通过应用可信时间戳、数据保全、数据格式转换等技术，优化数据监测、监管和保真功能，做到实时检测、实时预警、实时保全，以解决数字档案资源的长久保存和安全可用问题。凡整理开放和利用的档案数据均来自“长久保存库”，但均为原始档案的“副本”而已，永不改变“长久保存库”中档案的原始面貌。

四是档案信息资源共享系统平台的建设。

档案信息资源共享系统平台是数字档案馆的服务窗口，与一期项目相比，除了保留一期工程中的服务窗口以外，最大的特点是新增了两个工作平台：即档案跨馆服务工作平台和档案行政管理的“全省档案工作管理平台”。前者“跨馆服务平台”为档案馆的“最多跑一次”服务立下汗马功劳，极大地方便了老百姓的查档利用；“全省档案工作管理平台”则为浙江省的档案行政管理现代化奠定了基础。

2019年9月，浙江省档案馆通过国家示范数字档案馆测评，成为全国第一家通过国家示范数字档案馆测评的省级档案馆。

测评专家一致认为：“浙江省档案馆以局域网数字档案管理系统和电子档案长久保存系统，政务网电子文件归档接收系统和档案利用馆际共享服务系统，互联网“浙江档案网”门户网站、浙江档案服务网和“浙里办”APP等系统平台为依托，构建了存量数字化与增量电子化并重的数字档案资源体系，实现‘一网查档、百馆联动’，系统建设规范、技术选择合理、整体水平先进，为浙江省电子政务建设和档案现代化管理提供重要支撑，在全国具有示范意义。”

3 浙江省档案馆开展数字档案馆建设的体会

体会一：浙江省馆的数字档案馆建设最突出的特点，就是贴近中心，服务中心。无论是“浙江政务服务网电子文件归档工作”，还是“一网查档、百馆联动”的跨馆服务，都与省委、省政府的中心工作紧密结合，极大地提升了数字档案的服务水平，让政府机关和百姓真正在数字化改革中获得实惠。

体会二：数字档案馆的建设，资源建设是基础与核心。资源建设说到底就是两件事：存量档案数字化和增量档案电子化。只有数字资源建设这项基础工作做好了，数字档案馆的建设才有底气，才能实实在在地发挥作用，让领导和各个部门都觉得数字档案馆建设值得。否则系统建得再好，硬件设施再先进，没有数字资源，数字档案馆就是个摆设。

体会三：安全是数字档案馆建设的根本底线。在网络时代，没有安全的数字档案建设是最危险的，时刻面临着鸡飞蛋打的可能。安全是网络时代，数字档案建设的根本保证。安全包括了系统网络的安全、软硬件的安全和数字档案信息的安全。守住数字档案安全的底线，除了按照规定要求做好等级保护等工作外，最重要的还是要从管理入手，建立严格的规章制度，人是安全管理中决定性的因素。

体会四：开发利用是检验数字档案馆建设成功与否的唯一标准。数字档案馆的建设其最终目的是利用，是为了适应时代的发展，满足人们在网络环境下，通过电子的方式利用档案。所以，数字档案馆建设必须牢记“不忘初心”，无论是档案数字资源的建设，还是系统软件的设计开发，都不能忘记“利用”二字，在做任何一项决策的时候，都要想到今后怎么“用”的问题。我们只有坚持以“利用”为唯一标准，一切以如何方便利用为根本出发点，才能最大限度地节约成本，避免重复劳动和少走弯路。如果一个数字档案馆拥有巨大的数字资源，但是无法利用，那么，它仅仅是一个数字仓库而已。

数字档案的重心由建设、管理向应用的转变是数字档案馆发展的必由之路，浙江省馆的数字档案馆建设也遵循了这一客观规律。近年来，省馆的数字档案馆建设重点放在“用”字上，无论是“一网查档、百馆联动”“掌上查档”和“浙里办”App手机查档，还是“省档案数据共享中心”的建设，无不体现“以用促建”的思想，给数字档案馆插上智慧的翅膀，让数字档案真正走进寻常百姓家。