中小型集团企业搭建财务信息管理系统探索——以ZS 集团为例

陆惠芳

（作者单位：中食安泓（广东）健康产业有限公司）

随着我国市场经济的不断发展，许多中小型企业为了在激烈的竞争环境中生存和发展，纷纷采取跨行业、跨地区的经营战略，涌现出一批具有一定综合实力的中小型企业集团。但是，由于各子公司所处地域不同、信息交流不畅，集团总部对下属分公司的管理难度加大，同时也使得集团总部难以及时准确地掌握各个分公司的运营情况及资金使用状况等重要数据资料，从而影响决策层作出正确判断与合理安排。因此，中小型企业集团建立一套适合本集团特点的财务信息管理系统成为当务之急。

一、ZS 集团财务信息管理系统概述

近年来，ZS 集团多元化业务不断拓展，业务内容涉及面十分广泛。为此，ZS 集团不仅需要加强当前的各项管理工作，还要做好相应的规划和设计工作，以应对未来发展的需要。为更好地实现这一目标，ZS 集团需要建立一个完善的信息平台作为支撑，使各个部门之间能够相互协作，共同促进企业进一步发展。

（一）ZS 集团财务管理系统现状

一是使用的金蝶财务软件系统比较滞后。一方面版本低，另一方面仅能实现各分（子）公司的独立账套核算，且相互之间数据分类标准不统一。二是进销存管理仍是手工制表登记，业务与财务数据各自独立，急需将业务与财务数据打通，实现业务财务一体化。三是由于各分（子）公司均独立核算，科目、客商、职员等基础数据规则不统一，相同的基础资料档案需要在不同的账套内多次维护，并且无法确定是否做到了一致。四是出纳管理集团全部银行账号收支情况，不仅需要手工记账，还需要在月底与会计核对数据，工作繁重。五是目前集团各分（子）公司仅实现了由财务软件生成资产负债表及利润表，而现金流量表和集团费用汇总表等仍由手工编制。由于各分（子）公司报表格式不统一，集团财务报表及集团费用汇总报表的汇总工作存在困难。六是集团账务核算有对外核算和对内管理核算两种核算模式，业务数据有交叉，需要实现账务的高效便捷处理。

综合以上难点，ZS 集团现有的财务管理系统已不能满足日益多元化的业务处理和核算需求，无法做到财务政策的统一与财务核算数据的集中管控，各分子公司和部门均难以做到全局可视化，工作指令的下达和执行、流程的上下交互、数据的向下穿透等都需要集团财务信息管理系统来支撑。

（二）ZS 集团业务信息管理系统现状

ZS 集团内部业务信息化已先行起步，业务系统已在多个业务板块上线运行，包括内部自行开发的客户关系管理系统（CRM 系统）、对接外部电商平台的订单管理系统（OMS 系统）、仓库管理系统（WMS 系统）、办公自动化系统（OA 系统）等。其中，CRM 系统作为核心业务系统之一，主要负责收集、处理、存储、查询各类销售活动中产生的相关数据，形成完整的客户档案资料库，用于后期开展精准营销服务，助力业绩增长。OMS 系统则是针对采购环节设计的一套全流程电子化操作体系，涵盖从采购申请发起到合同签订完成后付款的所有环节，覆盖范围广、功能强大，极大方便了采购人员日常工作中的各种内容审批及流转[1]。WMS 系统则是基于B/S 架构研发的仓储物流管理系统，集入库作业、库存盘点、拣货配货、移库移位、退料补货和报表统计等功能于一体，以全面满足仓库管理者的基本要求。OA 系统则是面向员工推出的综合性移动办公平台，具备公文收发、日程安排、通讯录、个人事务提醒等多项实用功能。

（三）ZS 集团财务信息管理系统建设目标

本项目拟采用以财务系统为中心，以开发成本投入最小化为原则，构建一套适合中小型集团内部多个分（子）公司同时使用的业务财务信息管理系统，实现集团总部与下属分（子）公司实时共享财务信息，集团资源合理配置，达到降低运营成本、增强核心竞争力的目的[2]。具体目标如下：

一是建立一套符合集团实际情况的财务管理体系，以便更好地服务于各分（子）公司及下属单位。二是将分散在各地区、各分（子）公司中的会计基础资料、财务指标等有机结合起来，形成一个完整的数据库，为领导层高效决策提供及时准确的财务信息支持。三是利用计算机网络技术，构建一个覆盖整个集团所有成员单位的信息网络平台，使得各级用户可以方便快捷地获取所需信息资源并加以充分利用。四是进销存核算由手工核算转为系统核算。五是强化预算控制功能，有效监控各项经济活动，合理配置各种资源，保证生产经营任务顺利完成。六是通过完善绩效考核机制，激发员工工作的积极性，增强团队凝聚力，从而提升企业整体竞争力，实现企业的可持续发展。

二、财务信息管理系统构建设想

（一）完善财务核算系统

将财务核算系统进一步标准化，统一会计科目及编码规则，统一财务报表体系，满足政府部门的管理需要。财务核算系统需要包括以下7 个模块：

总账管理：以组织架构、科目体系为轴心，以统一客户、供应商、核算项目编码为基础，建立全面的财务核算体系。

固定资产管理：以固定资产分类、折旧年限分类为依托，建立具有固定资产卡片新增、变更、调拨、拆分和清理等功能的核算系统，并与总账管理集成。

出纳管理：以金融机构、存款属性分类为依托，设置出纳日常收付款业务核算、期末业务核对、资金报表管理等出纳管理功能，并与总账管理集成。

报表管理：以集团统一报表模板为依托，设置统一报表取数公式，建立个别报表核算体系。

应付管理：处理与供应商的资金往来，通过资金结算、往来对账、账龄分析等功能帮助用户统一安排资金，节约资金成本，为资金的统筹管理提供信息及控制依据。

库存管理：以财务视角管控企业库存，通过系统设置的入库业务、出库业务、组装拆卸、库存调拨和库存盘点等功能，对仓存业务的全过程进行有效控制和跟踪。

存货核算：通过数量与金额的记录与计算为企业各种基础的库存与财务报表提供数据支撑。

（二）OA 系统、银企、核算一体化

OA 系统是业务流程的审批系统，为了实现OA 系统与资金核算的一体化，集团可以通过开发接口和实施银企直连模块，方便业务人员通过OA 系统发起报销，以此解决付款效率较低及银行回单打印时间成本较高的问题[3]。此阶段上线内容包括以下几方面：

业财一体化：业务人员通过OA 系统发起报销时，系统自动生成财务付款单，待业务人员发起银企支付后，系统自动生成会计凭证。

查询实时化：对接财务系统与银企平台，实现在线实时查询银行账户余额和交易明细。

电子回单线上化：可以查询企业在不同银行的各类交易电子回单，并提供回单打印功能，以减少业务员匹配业务单据与电子回单进行归档的工作量。电子回单要加盖银行电子回单专用章，标注电子回单验证码，以确保电子回单的真实性与可认证性。

CA 身份验证配置：提交银企付款时强制校验签名，通过验签后才允许提交银企付款，以防止关键支付信息被篡改，保证资金安全。

（三）OMS 系统、WMS 系统与财务系统一体化

以OMS、WMS 业务系统与财务系统为支点，即时、快速、准确地将各方所需表单的相关数据可视化呈现。这一阶段上线内容包括以下几方面：

商品资料：将财务系统的商品资料通过接口同步至OMS 系统和WMS 系统，也可在系统内对财务系统商品资料进行手工导入。

销售订单管理模块：销售订单管理是OMS 系统的一部分，包含订单的录入、审核、查询及售后处理流程，订单发货后会更新订单的状态。

采购入库模块：由业务人员根据系统库存情况在财务系统内发起采购订单，生成收料通知单，并同步WMS系统的到货通知单。入库完成后，将单据异动至财务系统生成采购入库单，通过库存异动接口将数据同步至OMS 系统，从而实现财务系统与WMS 系统、OMS 系统的收货入库、库存数据的统一[4]。

平台电商销售订单模块：在电商ERP 系统中进行订单审核、配货操作后，将发货通知单通过系统接口同步至WMS 系统操作发货，WMS 系统在完成订单发货后将发货信息同步至财务系统和电商ERP 系统，电商ERP 系统再把已发货订单信息同步至平台完成发货。

三、ZS 集团财务信息管理系统实施过程

（一）项目准备阶段

在此阶段完成5 项工作：项目外围调研；信息技术部门、业务部门与财务部门通过充分沟通了解和分析需求，制订可行的财务信息管理系统实施计划和方案；硬件、软件、实施环境方面的准备；项目完成后测试环境、应用环境的申请和部署。

（二）蓝图设计确认阶段

此阶段主要是确定设计方案和系统集成施工方。通过收集、整理和分析OA 系统组织结构和相关基础资料，确定OA 系统、银行、核算和WMS 系统的整合需求；重新组织和完善前期调查数据，最终确定蓝图方案。

（三）系统开发阶段

此阶段主要完成基础资料、数据标准规范等文档的编制，以及系统功能模块划分、代码编写、单元测试、集成测试、用户培训、上线支持服务和各模块静态数据导入等内容。

（四）试运行阶段

首先，在财务信息管理系统运行之前，应对期初余额进行全面整理，以确保所有记账凭证都能够被准确无误地输入财务系统，这也是检查系统效能的有效方式。通过对固定资产、出纳和应收系统的业务指导，确保各个子模块的工作能够顺利进行并与总账相通；结合专业的指导设计报表，确保每一份报表的准确性，最终实现报表自动生成且经得起原有系统的校验[5]。其次，开展银企直联相关业务测试，确认测试报告达到预期效果后，可配置正式银企平台环境；对OA 系统对接接口进行测试并提出改进意见，以达到预期效果。再次，为保障财务信息管理系统顺利实施，要定期进行进度追踪，并根据各个部门的职能，采取群聊、实地考察、制定周进度表等措施来解决实施过程中遇到的问题；通过完善OA 系统对接核算和银行业务流程，确保所有使用者都能够获得明确的操作指南，从而提升其工作效率。最后，对财务核算和库存管理模块的用户进行培训，以提升其对财务信息管理系统的操作熟练度。待财务信息管理系统正式上线后，要不断对系统进行调整优化，使系统达到最佳使用效果。

（五）后期运行维护阶段

在财务信息管理系统操作运行过程中，要定期检查各模块常见的问题和漏洞，通过制订问题解决方案、及时修复漏洞、更新维护手册来确保系统的安全性。

四、财务信息管理系统实施后的效果

ZS 集团通过对接OA 系统、WMS 系统与财务系统，解决了原有系统独立运行的问题，同时也为系统用户的日常办公提供了便利。ZS 集团通过实施财务信息管理系统总体上实现了3 个目标：一是通过信息共享减少了重复劳动，节约了人力物力财力，降低了企业运营成本；二是通过流程再造，强化了内控机制，促进了业财融合，增强了企业风险管控能力；三是通过实时监控和快速响应，加快了决策速度，提高了企业管理水平。

（一）财务核算系统方面的效果

财务核算系统实现了统一账套和统一报表模板设置，按照统一会计政策进行核算处理，不同会计制度可并存；财务核算系统可进行固定资产自动折旧，并关联总账系统；对于暂估应付款，系统可进行智能化核销，减少了财务人员查找数据的工作量；实现了实时掌握集团财务的状况和需求的目标，同时实现了财务业务一体化操作及自动对账；统一了数据分析的口径，可采用多种方法从多个维度进行数据查询，满足了分析需求。

（二）OA 系统、银企、核算一体化对接财务系统取得的成果

通过建立基础资料接口，将会计科目相关的字段信息传输到OA 系统，便于费用报销接口、付款申请接口、采购订单接口对基础资料的调用；将OA 系统费用报销、付款申请单分别与财务系统的应付单、付款单进行对接，并将财务系统采购订单与OA 系统采购订单进行对接，同时将付款信息直接对接到财务系统出纳模块的应付单和付款单，实现在财务系统中利用银行直联功能在不切换银行平台的情况下直接支付，并将付款信息反馈到OA 系统；可直接通过应付单、付款单生成相关凭证，降低财务核算的出错率，提高财务核算与资金管理的工作效率。

（三）财务系统与业务系统对接方面取得的成果

将财务系统与WMS系统、OMS系统的订单进行同步，可实现业务系统数据与财务系统出入库数据一致；在财务系统中可实现产品组装、拆卸的成本自动化分摊，以及库存成本的自动化计算，从而提高成本核算的准确性；根据不同的分析需求，提供多维度的存货收发汇总数据，可以提高财务分析水平。