内部审计视角下合同管理在施工工程项目管理中的重要性探究

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（北京城建七建设工程有限公司，北京 100029）

随着现代企业不断发展和国家对基础建设的大力支持，我国建筑施工企业规模不断扩大。在此背景下，建设项目合同履行管理的重要性也越来越突出。建筑施工企业应将其作为重要的工作内容充分重视，对于建设项目而言，由于其项目开展的特殊性及复杂性，合同履行需要严格控制。如何严格控制合同风险对建筑施工企业发展尤为重要，且随着建筑行业竞争越来越激烈，企业间也会产生越来越多的利益冲突和矛盾，因此为了避免自身利益受到损失，建筑施工企业应该加强履行合同方面的风险防控工作。这也为我国建筑施工企业发展创造更多的可能性，使我国建筑施工企业能够更好地实现可持续发展。

合同管理是建筑施工的内部控制内容之一，是其在经济活动中对内部控制的重要组成部分，也是企业风险管理的关键环节。合同管理涵盖合同编制、审核、批准、执行等诸多环节，是一个严格有效的风险控制系统。随着近年来我国经济的快速发展，工程项目管理也暴露出很多问题，这些问题既有外部环境因素和施工行业自身存在的问题，也有施工行业自身所存在的风险。本文主要介绍内部审计视角下合同管理在施工工程项目管理中的重要性，以期引起从业者对合同管理的关注，为行业健康发展贡献绵薄之力。

一、内部审计视角下合同管理在施工工程项目管理中的重要性

随着我国经济的发展，建设工程项目在各领域都发挥着越来越重要的作用。在建筑行业，合同管理是最为重要的环节之一。在实际的项目建设中，建设单位与承包人在合同履行过程中一旦发生争议和矛盾，承包人往往会采取各种方式来维护自身权益，尤其是在工程项目实施过程中，争议的出现往往会大大影响项目进度，对合同双方都会造成不利影响。对于工程项目而言，合同管理通常分为内部控制和项目管理，内部控制主要是通过实现人员和设备资源有效配置，并定期进行风险分析与评估以实现相应的管理目标[1]。

国家对建设工程行业的要求越来越高，施工工程项目也越来越多，因此规范施工工程项目中的合同签订与履行以及相关内部控制和风险防范都显得十分必要。合同管理是建筑企业重要的风险控制手段之一，在建筑企业运营中发挥着重要作用[2]。对于施工企业而言，为了防止在施工过程中出现违约、毁约的情况，必须制定严格的施工方案和管理制度，同时在实践活动中对施工现场进行有效的监督管控。此外，在对施工企业进行审查的过程中，要认真检查其是否对合同条款内容进行了完整的确认，对与合同相关的各类风险是否进行了风险防范措施制定，以及是否按规定建立相关制度记录等。对于存在可能出现的违约或者毁约现象应及时向建设单位反馈，必要时要求建设单位暂停招投标工作并要求其限期整改，通过有效处理才能真正保障双方权利。

二、内部审计视角下合同管理在施工工程项目管理内容

（一）工程招投标审计工作

建设工程招投标工作是施工企业参与建设的重要环节，该阶段的审计内容不仅包括工程招投标文件审查，还包括有关招投标程序和过程中的审计工作。

对于工程招投标审计工作可从以下几个方面进行：一是对招投标程序审批流程和审批环节进行严格审查，对工程招投标是否按照有关规定执行进行确认，审核是否存在违纪问题以及招投标工作程序是否合规。二是按照国家相关法律法规要求，对招标文件内容进行审查，同时要充分考虑中标方在实施过程中可能产生的各种风险因素等。为确保能够准确执行投标文件，要充分了解相关的法律法规以及招标文件相关规定，对其条款和程序进行审查，对招标文件内容进行认真细致地研究后应形成完整的投标文件。三是关注招投标程序是否存在违法违规行为，招标流程是否规范有效。四是招标文件是否对评标过程有效，确保中标候选人履行招投标合同。五是整理投标报价与开标记录、中标通知书以及施工单位履约报告等相关文件。

（二）工程合同管理审计工作

工程合同管理审计工作主要包括项目建议书编制、合同草案与审批、工程竣工决算等环节。施工企业应通过健全组织机构、建立完善制度及实施细则等方式来提高合同管理水平。选择符合标准的建设用地规划许可证，对施工单位进行立项审查与开工前审批，在工程项目开工前签订合同，对项目执行过程中可能出现的问题及时提出预防措施，严格按照国家相关规定开展工作，严格控制工程造价费用审批以及其他重要材料采购项目等。施工企业在签订合同时，要严格履行招投标程序，避免发生违法行为，要按照项目实施进度进行工期预算审查等情况。施工企业要加强对工程招投标等活动的管理，严格按照法律法规要求履行相关程序和规章制度的贯彻执行。

（三）工程结算审计工作

工程结算审计是内部审计工作的重要组成部分。它可以对工程造价的发生、运行和管理提供一个客观的计量依据，保证工程投资成本被真实准确及时地计量，保证施工企业的正常运营[3]。根据审计报告确定施工合同的履行情况是实现结算审计的基础，建筑工程结算审计的目的是解工程竣工所发生的实际成本与已批准支出的数额之间是否存在差距和超出部分应当如何处理，发现并解决问题，保证整个建设项目顺利实施。

三、内部审计视角下合同管理在施工工程项目管理中存在的问题

（一）对合同管理不够全面

合同管理作为项目管理的重要组成部分，在建筑企业项目管理中起着重要的作用。但是，一些企业在项目签订合同时只重视施工方的履约情况，对于实际施工过程中的合同管理不够全面。一是企业管理层对合同管理重视程度不够，导致在施工项目执行过程中部分员工对合同管理认识不足；二是在实际施工过程中很多合同款项没有得到及时执行，甚至是签订后不按合同约定执行；三是许多合同在签订时没有做好审查工作，导致项目未按时间节点履约。

首先，企业管理层对合同管理重视程度不够，导致合同签订质量不高。建筑企业在签订合同时，虽然从法律层面保证了建设单位与施工单位双方的利益，但是随着越来越多高质量、高效率的基础设施建设项目的投入运行，施工企业与施工单位双方的利益关系逐渐发生变化，施工企业在进行施工作业时由于对企业的工程项目缺少全面考量，而导致工程施工任务延迟完成或者不及时支付款项等问题逐渐显现，并且一些企业在实际施工过程中根本没有意识到自身应该承担更多责任，导致建设单位与施工单位双方利益失衡现象出现，最终影响到企业整体的发展和形象建设。

其次，约定不够明确，导致在实际施工过程中很多合同款项没有得到及时执行。合同是企业依法与第三人订立的具有约束力的文件。施工企业在进行项目施工时，常常会遇到施工方不按要求将约定施工条件下的质量标准、工期等内容写入合同条款，或者与施工方对施工工期、质量要求等内容难以达成一致意见而影响项目进度和资金支付，所以在施工前要认真对施工方案进行论证。

如果确定了施工方案一定要保证质量要求和工期时间，并在做好预算后按照施工方案进行施工。如果施工方提出自己要求减少工期或增加费用等理由，要按合同执行予以拒绝，如果在工程施工过程中出现不可抗力情况，要按照合同规定履行相关义务或延期、终止等条款，避免损失进一步扩大。建筑企业在建设项目过程中，会要求建设单位将已经编制完成的预算、施工图、设计等文件上传到项目部，由施工单位进行编制审核后上报。

由于有的公司经营效益好、能够及时完成任务，会在未签订合同前就开始进行建设。但是实际施工中会存在以下问题：施工单位不能保证建设方案中确定或设计意图中包含有采购、工程量计算、结算和付款等内容，使得项目结算后工程实际施工和设计意图不一致，部分施工单位由于对建设工程质量缺乏重视，为了节省时间、降低成本以规避风险而未编制相关施工工艺与办法，造成建设工程质量不合格。

最后，未按时间节点履约导致成本增加。在建筑企业的项目中，合同往往会对施工合同的履行时间、违约责任等进行明确约定，以便后续的施工能根据施工企业要求在规定时限内进行，以保证工程质量。但随着市场竞争的加剧和行业竞争格局的变化，部分企业在施工单位中处于劣势，为了追求更高收益，部分施工单位会以不签订承包商就放弃合同、拖延施工时间为由终止或变更双方之间的承包商关系，该方式极易造成工期延误影响成本费用投入从而影响企业利润，甚至会产生巨额索赔费用。

（二）合同内容与实际工程项目存在差异

根据建设单位与业主双方签订合同时的规定，双方在施工过程中应本着诚实信用的原则，根据项目建设的特点，在合同的签订上形成统一的约定，也应签订书面的补充协议，以明确双方的权利和义务，避免出现责任纠纷。但由于信息不对称和管理不到位，合同双方容易出现在项目工期管理上相互扯皮、拖着不签订合同等现象，最终给企业造成损失。

根据企业与施工方签订的合同规定，施工方首先需对建设项目整体规划布局、建设用地、开发环境、资源配置、开发进度、使用期限等信息进行收集；其次需对设计、图纸、勘测报告、工程变更等资料进行收集保管。同时还需对建设工程相关资料进行收集，将收集到的资料进行分类整理存档。随着施工技术和业务能力不断提升，企业通常会遇到不同专业工程建设单位多头发包或联合施工的情况，这种情况下往往会出现工程建设单位未就合同内容进行充分协商和沟通。但由于企业在项目筹备过程中缺乏必要的专业知识和业务能力，导致在与建设单位沟通中存在矛盾，最终导致项目成果与实际工程内容存在差异而出现问题。

（三）未签订合同先行施工

对于设计和施工单位提出的技术要求，项目部应当按照“先编制设计图纸，后进行试验、审查、招标等程序，最终才能施工”的要求积极与设计单位对接，并取得书面工程技术交底。但由于业主方因工程地质等原因无法将工程质量合格移交给施工方，项目部没有在规定的时间内对勘察报告及招标文件进行审核和招标，使得原设计存在很大的缺陷和风险，且无法通过合同约定的竣工验收标准进行完善处理。同时项目前期实施进度较慢，也使得一些关键技术无法通过施工单位及时协调解决[4]。

项目从开工到完成竣工验收需要一定时间。这期间，业主与施工单位需充分沟通，协商开工时间和竣工验收时间，对此阶段的管理应当由企业的项目经理作为组长负责。对尚未开工的工程，企业可邀请具有丰富经验的承包单位作为组长，指导施工单位全面推进和完成工程建设，使施工单位的现场施工管理水平和现场作业人员技术水平达到设计要求。在项目管理过程中需要严格把控工期和质量等相关风险，加强关键节点的管理，合理安排施工作业时间和施工进度等，为企业创造良好的经济和社会效益。

四、内部审计视角下合同管理在施工工程项目管理问题的策略

（一）重视合同文本的拟定和分析

在建设工程项目中，合同管理是决策、管理、监督的重要环节，是对工程建设和施工过程中出现的各类问题进行有效的管理与控制。为了更好地规范施工企业的行为，使其达到合同管理的目标，项目经理在签署正式合同前，要认真审查、修改、完善各项条款，并做好充分的沟通和准备。对涉及双方的权利、义务、违约责任等方面进行综合考虑，使合同管理的职能得到充分的发挥，合同的签订、履行、承担相应的责任，要以达成合同目的为前提。

在实际的工程建设中，合同管理是一个非常重要的组成部分，因此，在签订合同之前，项目经理要对所有的合同内容进行全面的分析和评价，特别是在工期等方面，要做到对对方的权利、义务、违约责任等问题进行全面的了解，这样才能更好地完成项目。签约后，项目经理要做好现场勘察和实地核实等相关工作，需严格按照合同中确定好的具体项目进行落实，确保工程质量、工期、设备故障等内容，明确项目实施主体、双方权利义务、违约责任等各项工作内容，确保合同签订落到实处并能够达到预期效果。

（二）健全合同管理制度

工程项目合同管理制度建设应坚持原则、明确要求、落实责任，严格按照相关法律法规制定规章制度，结合实际情况建立健全相关的程序和配套制度。如工程项目管理目标，明确规定了各阶段的工作目标以及职责，从而使合同管理工作有章可循，管理程序规范。根据公司现状建立相关管理制度可以解决项目管理过程中各种问题，防止出现问题后难以追究责任的情况发生。

健全合理合法的规章文件对施工行业、企业规范运营及其法律责任等方面作出明确规定，包括施工建设单位应制定并严格执行各项规章制度，保证合同内容合法、有效、符合实际，确保合同签订后双方共同履行，保证及时追究合同责任。同时应建立合同档案，并将档案及时存档备查，有效跟踪和控制合同履行过程中遇到的问题，及时进行整改或反馈给合同管理部门整改处理。

因此，可以通过建立健全合同管理制度，规范相关责任主体之间的工作协调运作程度、保证质量效率等方面问题，明确要求合同双方必须按照约定承担各自应尽的责任，约定双方的权利义务，履行合同义务等相关事宜。不得违反法律、法规或者合同约定，坚决杜绝损害国家利益或社会公共利益的行为。实行信用建设制度，根据施工现场项目实际情况制定相应规范和原则、奖惩措施、纠纷处理办法以及违约责任追究等内容，充分发挥制度约束作用，切实维护施工单位利益与社会公众利益，从而达到节约施工成本又能充分保证工程质量、提高施工质量等目的。

（三）加强合同的动态管理

项目负责人应加大对合同执行情况的监控力度。对于已经签订合同和处于履行阶段的合同，要及时对履约情况进行反馈、检查并进行改进和完善。合同管理部门应根据合同及时对合同内容进行审查、修订[5]。若合同内容发生重大变化时，也应及时告知项目负责人并要求其补充完善或者重新签订。合同管理部门对相关情况及时进行调查核实，必要时可以向其他部门咨询了解情况。此外，应对工期、质量、安全、造价、环保等项目内容进行全面管理，施工单位要制定完善工程项目合同的约定条款，制定出详细严密可靠而又有可操作性的施工方案，同时对施工方案进行完善和评估，保证方案具有可操作性并能有效执行。

要根据合同建立有效的规范及制度，保证工程实施不会受到其他因素影响，同时加大动态管理力度，及时发现和消除工程项目实施过程中存在的问题，及时采取相应措施预防和避免损失。从内部审计角度做到有效监督，管理人员及时发现问题、处理问题，做好责任自负与总结工作，为有效进行后续管理提供可靠依据。

五、结束语

合同管理是一项综合性很强的工程，在合同管理过程中，应当明确企业的管理目标和职能部门，完善各项规章制度，同时加强对工程项目的管控，将其作为企业运营的重中之重，加强过程控制。以内部审计监督为重点，确保在建设项目的各项活动过程中能够严格按照合同要求实施。在施工项目管理中，应充分认识合同管理对施工工程项目管理的重要性。部分企业在施工项目中可能存在着对合同签订工作不够重视、合同约定不够明确、未签订投标书先行施工等情况。因此，建议企业应当加强合同管理工作，以提高企业的资金周转效率、降低施工项目建设成本、保证建筑企业财产不受损失。

在施工项目管理中，合同管理是整个施工项目管理的核心。为更好地管理施工工程项目，加强施工工程项目管理的作用，一是要加大合同管理力度。强化合同管理意识，对合同制定的条款和合同条款要有充分考虑，在签订合同时，要把好关，同时要严格履行合同，否则将给项目带来不必要的损失和风险。同时，合同关系到双方当事人及相关人员的合法权益。项目经理在签订合同前必须要了解合同内容，明确双方权利、义务及违约责任等内容，签订合同之前应该认真思考潜在风险。二是建立完整合理的合同管理制度。合同管理制度是工程项目合同管理过程中不可缺少的部分。工程建设项目中如果没有完备有效的制度做支撑，很难达到预期效果。