面向知识集成的企业电子文档单轨制管理模式⋆

胡丹丹 刘慧琳

（1.福建福清核电有限公司 福清 350300；2.中国人民大学信息资源管理学院 北京 100872）

0 引言

随着信息技术的发展和大数据时代的到来，各行各业都已迎来数字转型时期，数字中国战略日趋深入，企业的档案工作也迎来了新的机遇和挑战，企业档案的管理对象由模拟态转变为数据态[1]。2016年《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》和《国家电子文件管理“十三五”规划》中首次明确电子文件的单轨制这一概念，2018年新修订的《电子公文归档管理暂行办法》再次明确电子文件可以仅以电子形式归档，这意味着电子文件正在逐步脱离纸质文件逐渐成为单独的文档管理对象且由可读转变为可信，国家档案局2022年颁布了《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92-2022），并于同年7月1日起开始实施。所谓电子文档的单轨制是指在数字环境中仅以电子方式运行和保存电子文件的全流程，即文件、档案的全程无纸化。面向知识集成的电子文档单轨制融入知识集成的概念，在电子文件的单轨制管理和利用的过程中，需要以知识集成的视角看待问题，针对分散在各个电子文档中的知识内容利用合理有效的方式进行知识的集成、整合，并创造新的知识。企业中存在的大量非结构化文档数据蕴藏着丰富的内容和价值，在数字中国和企业数字化转型的背景下，电子文档的单轨制管理能够让企业档案管理工作发挥更大的价值，有利于推进企业数字化转型，优化企业业务流程、提升工作效率。

1 企业电子文档单轨制管理的研究现状

在理论研究方面，冯惠玲教授从实现电子文件管理目标、助力信息化效能和降低成本两大理由，法律、政策和管理三个支点论证了实施单轨制管理的可行性，提出电子文件管理正在走向单轨制的重要论断，并认为我们需要一个国家层面的发展目标和战略框，需要全面部署电子文件管理和长期保存系统，需要电子文件管理的全套理论技术方法和一批专业人才，需要适应电子文件管理的全新观念[2]。钱毅教授在总结国内外理论研究和实践进展基础上，厘清了“轨”“套”“份”三个概念及其所表达的不同管理需求，提出各概念的应用场景和约束要素[3]。齐蕊[4]提出“制度+管理+技术”三位一体方式构建单轨制电子档案管理的保障机制，桂美锐[5]引入协同理论，分析了电子档案单套制管理的主体构成，具体包括政府主体、业务主体、管理主体、技术主体四部分，并对各主体之间的协同关系以及现实困境做出说明。毕建新等人以国家自然科学基金项目电子文件为例，提出应完善档案管理体制机制，完善电子文件（档案）管理制度体系、确定职能鉴定结合内容鉴定的二次鉴定方法，制定电子档案元数据方案，完善电子文件单轨制管理的技术体系[6]等具体对策。

在特定行业或细分领域也有诸多单轨制的研究与实践探索，李春艳[7]以中国石化总部电子公文为例，对公司向单轨制过渡阶段中电子文件整理的相关问题进行了探讨，刘俊庆[8]等人探索了航天产品档案的单轨制管理模式。京东集团实行“智慧财税”改革，通过信息传输和共享网络实现各业务系统与财务信息系统之间的无缝对接，未来有望实现财务文件的完全电子化。江苏核电作为国家首批电子文件单轨制试点单位中的一家，在2018年2月通过了试点检验，将国家对于电子文件元数据以及四性检测等要求落实、落细，为其他企业提供了可借鉴的优秀经验[9]。

可见电子文件单轨制的研究不论是在理论上还是实践上均不断地出现新的研究成果，且研究结论在业界已经深入到国民经济相当一部分的行业中，相关实践应用的探讨也日趋成熟。

2 面向知识集成的企业电子文档单轨制管理框架

2.1 企业知识集成内涵及其阐释

2.1.1 知识集成的内涵

知识集成是指将分散的知识元素依据一定的逻辑规则有机地结合在一起，使知识有序化、层次化，从而高效地利用信息资源，更好地服务知识创新[10]。知识集成理论最先应用于企业的知识管理方面，Grant提出知识集成是“企业的第一角色，以及企业能力的本质”[11]。Krogh等认为知识集成是一种企业能保持动态创新能力、以最小成本开发新产品、实现规模经济等的潜在战略过程[12]。知识集成是一种成员之间通过交互、释义和集体学习进行协商、获取、精练最终共享结果的过程[13]，可以使企业对其内部知识进行整理，必要时进行重构，并以此形成企业新的核心知识体系[14]。本文所提的知识集成主要是将相关组织内外部的、分散的、不同来源或不同层次的知识，通过科学合理的方式进行序化和整合，从而进一步提高信息资源的利用效率的过程。

2.1.2 知识集成的目标

知识集成不仅仅是简单地将知识汇总到一起，而是强调新的知识的发现，并以提升知识的利用效率为最终目的。在企业中，电子文档知识集成的作用明显，首先是将电子文档上升为企业生产经营的资产要素，成为企业的核心资产和战略资源，借助数据模型引导要素向效率更高的生产环节集聚，实现和业务数据的交互，提升企业综合竞争力。其次，让电子文档成为企业建设发展的运行要素，通过对每一个业务环节上所产生的文档数字化，实现业务流程的可视化，再结合大数据、人工智能等新兴技术，分析文档数据，实现企业数字化转型。最后，知识集成才能让文档成为企业品牌建设的知识要素和文化要素，面向知识集成的电子文档单轨制管理需建立统一化、标准化的基础平台，让所有数据汇集在这个平台之上，通过统一的、标准化的接口提供信息，提高信息内外部的流转效率。相较于传统的纸质文档，单轨制更有利于让电子文档成为企业生产经营过程中重要的知识要素，将文档中的数据用活用好，实现为业务提质增效、为生产经营活动赋能的目标。

2.1.3 知识集成的工作

知识集成主要包括两方面工作，一是文档结构化，二是结构化数据的知识组织。目前还有相当数量的企业实行的是双轨制，纸质文档在利用方面最大的问题是无法高效利用，而在电子文档的管理上主要应用行业统一的EAM、ECM系统，该系统中的电子文件以word文档或者单层PDF文档为主，没有实现文档的结构化，这样就无法直接存储在关系型数据库中，不利于后期对数据价值的深度挖掘分析，不利于文档资源的深度开发。规范化的电子文档单轨制可以按照既定的格式在形成阶段就对文档信息进行规范，系统按照预先设定的方式规范化提取文档信息，从而更好地从非结构化文档向结构化数据转变，以实现文档内容数据的重新整合和高效利用。知识组织的相关技术在近些年得到了飞速发展，在文档管理领域已被广泛应用，实现以业务为导向的电子文档知识组织在企业的业务发展方面有十分重要的现实意义，可以根据企业的实际生产经营场景整理出具体的业务需求，并对所需要的知识要求进行整理，对文档的“多应用”类型进行探究，通过揭示文档资源与知识内容实现细粒度聚合，呈现文献资源的网络结构，并以可视化方式展示聚合结果，最终实现面向用户需求的知识服务。

2.2 面向知识集成的电子文档单轨制管理框架

2.2.1 面向知识集成的电子文档单轨制管理流程

电子文档的单轨制管理贯穿文件的整个生命周期，从管理阶段来看，可以将流程分为四个主要阶段，前端控制阶段、中端管控阶段、后端管理阶段和前后反馈阶段。在前端控制阶段，需要对电子文档的形成环境，既包括管理环境也包括技术环境，制定清晰的控制方案，对文档的内容制定清晰的格式规范、合规检测、内容要求等。在中端管控阶段，需要明确电子文档捕获的定义、对象及方式，明确电子文档鉴定的原则、内容与技术，明确电子文档归档的原则、范围及“四性检测”方法。在后端管理阶段，需要进行电子文档的移交与接收，电子文档的长久保存，以及解决数据安全的问题。最后，前后反馈阶段是在电子文档数据信息的开发与利用过程中的反馈。根据利用主体的主被动性，可以分为主动反馈与被动反馈，主动反馈是指文档利用主体进行主动的内容和知识查询，在文档编制时调阅系统中过往的档案资料进行参考，或是利用系统中的文档数据资料进行知识社区的共建。而被动反馈则是系统在获取电子文档信息并构建结构化知识库后，为利用主体提供或推荐相关资料、知识和智能决策方案。

2.2.2 面向知识集成的电子文档单轨制管理框架构成

电子文档单轨制的保障条件包括顶层规划、制度规范、技术支撑和质量管控四个大的部分。顶层规划是指从战略规划的层面加入电子文档单轨制管理的相关要求，在组织体系设计上制定单轨制管理的部门和职责分工，在资金规划上给予支持和监督评价等。技术支撑是指单轨制管理过程中对文档数据的结构化管理、四性检测、高密度数据存储、数据长久保存及可视化等技术的需求。质量管控部分强调保证数据的安全性，进行文档信息质量的监督、整体流程的控制和最终效益的评价。标准规范则是指上述管理维度的标准规范、资源维度的标准规范和技术维度的标准规范。

本文以档案经典的“收、管、存、用”环节为基础，探讨面向知识集成的企业电子文档单轨制管理模式，形成如图1所示的企业电子文档单轨制管理框架。整个框架以文件生命周期为核心，梳理前端控制、中端管控、后端管理和前后反馈四个阶段，反馈既是终点也是新的起点，使文档管理再次进入前端控制阶段，形成一个闭环，文档数据在这个闭环中不断迭代流转。外围的顶层规划、标准规范、技术支撑和质量管控，是企业电子文档单轨制管理的支撑条件。

图1 企业电子文档单轨制管理框架

3 面向知识集成的企业电子文档单轨制管理模式构成

3.1 聚焦企业电子文档收集的前端控制

3.1.1 电子文档形成的环境要求

对于企业电子文档单轨制的管理环境控制，首先建立文档集中管理的部门机构，统一负责企业的电子文件、档案和信息化建设，以打破文件、档案和公司各个信息系统之间的壁垒，从组织上保障前端控制。其次提高全员文档管理意识，明确全体员工的电子文档管理职责，明确文件内容格式、移交方式、保管期限等信息。第三提升文档管理队伍的素质，加强电子文档管理的相关知识技能培训，引入信息化技术人才到档案管理岗位上，积极参加国家电子文件试点项目和公司档案信息化科研工作，培养复合型档案人才队伍。相对应地，对于企业电子文档单轨制的技术环境控制，首先应建立一个集文件的生成、流转、归档、存储和利用于一体的全流程文档管理系统，实现文件和档案的一体化管理，打通企业内各个系统间的壁垒，实现数据的共享，并将业务元素融入到文档管理的过程中，将技术文件、商务合同、电子公文、记录报告等多项业务流程和数据融入到系统中，实现文档流、业务流和信息流的融合。同时在元数据采集阶段，设立清晰明确且统一的元数据取值规则，建立业务系统与文档管理系统元数据映射关系，实现不同的业务系统能够自动与文档管理系统中的信息关联，让业务人员和档案管理人员都能够在一个系统中完成文件的查询利用等工作，也能够为用户提供一键式图形化文档知识服务。

3.1.2 电子文档形成的管理要求

电子文档形成的管理要求具体包括形成合规、格式规范、内容准备、背景完整、控制得当。电子文档合规性是业务合规性的重要保障，电子文档形成合规是指电子文档在创建、接受、流转、更改、储存、利用等各个阶段，都要符合法律法规、行业规范、监管要求和行为准则以及企业内部所制定的准则。电子文档的格式规范包括形成系统的规范、文档储存格式的规范、文档内容格式的规范，其中形成系统是指电子文档形成阶段选择的软硬件平台，文档的主要储存格式包括DOC、CAD、PDF等，文档的主要内容规范包括纸张大小、页边距、字体字号、段落设置、目录设置、表格、插图等。电子文档的内容准确一方面是指内容信息的准确完整，即没有漏记错记，保证语义、语用、编码、数字摘要的准确；另一方面是指文件生成、流转和储存等环节的状态信息准确，例如文件的编辑状态、编写人员、审核人员、关键时间节点、传递、存储、利用等所依赖的软硬件信息等，此类信息主要通过信息系统的规范化捕获程序来实现。电子文档是企业生产经营活动的产物，电子文档的意义很大程度上取决于它与所记录的生产经营活动之间的关系，只有它与构成其来源的生产经营活动相关联，才能够完整地体现其价值[15]。电子文档的背景信息可以通过元数据的方式进行管理，例如详细采集每份文件形成的机构、所属机组号、系统设备编码、合同号。最后电子文档的控制主要是对电子文档的形成过程进行合理的监督和控制，包括状态、权限和版本的控制，其中状态即编辑状态、审核状态、正式生效、尚未生效、作废等，权限即系统赋予不同的用户角色的不同权限，版本即草拟稿、送审稿、定稿等，以及不同版本文件的命名规则、留存规则、访问权限、保存时限、冲突解决机制等，做好状态、权限和版本的控制才能够掌握文件的动态过程，实现文件的可追溯。

3.1.3 电子文档形成的职责要求

电子文档的形成者包括文件最初的编辑者、接收者、审核者和分发者。具体而言它们都在文档的形成上担负着重要责任，既要保证文档内容符合法律法规、行业规范、监管要求和行为准则以及企业内部所制定的准则，又要保证文档格式的规范、内容的准确和背景信息的完整，还要保证文档整体的控制得当。只有文档形成者通力合作各尽其责，才能够保证文档的参考价值、利用价值和保存价值。

文档管理者的职责包括文档的管理职责和控制职责。管理职责主要是指为其他相关人员提供培训，辅助他们更好地履行各自的责任，并参与到电子文档管理平台的建设中，实现电子文档的前端控制等。控制职责则包括电子文档的拟稿撰写、分发、归档保存等活动，在这一过程中，文档管理者需要跟踪文档信息的流动过程，确保文件质量，完成文件整理工作，避免文件信息的错误或缺失，同时也要确保文件被正确的利用。文件主管部门对电子文档的形成负有总体的职责，对企业内电子文档形成的规章制度、具体规范进行制定，并对落实情况进行监督。

信息技术人员往往承担着系统开发和维护的工作以及跟外包服务商的需求沟通和验收工作。对内，信息技术人员要保证电子文档在系统中形成流畅、储存无误，元数据格式统一且完整。对外，在跟外包服务商的沟通过程中要确保需求传达无误，跟进开发进度并负责运维沟通，验收每一个阶段的开发成果并随时确保方向的准确性，最终保证验收成果的质量符合需求计划。而系统外包服务商则要保证企业电子文档系统功能设置合理、运行速度快，不出现外泄、信息丢失或遗漏。

3.2 聚焦企业电子文档整理的中端管控

3.2.1 电子文档的捕获

企业电子文档的捕获就是信息化平台获取到企业生产经营活动中所产生的或接收到的数据信息的过程，对象范围较广，不仅包括电子文档，也包括音频、视频、图片等多元异构数据，具体可以分为三种类型，其一是单一文件，例如一份电子公文、一段设备维修视频、一段商务谈判的录音等；其二是组合文件，例如企业颁布某项规定的正文和其相关附件共同组成一份组合文件，设备的维修工单和维修耗材记录表共同组成的一份维修工单文件，或者是关于某项经费的请示和领导批复；其三是复合文件，复合文件包括了多份组合文件，例如企业工会活动材料的活动方案、活动预算、活动报道、相关视频、图片材料、调研问卷等。

电子文档的捕获流程具体有以下几个步骤，首先对电子文档和其元数据进行获取，其次进行关联和封装，接着对内容进行查验，然后对信息进行登记，赋予唯一标识并进行著录、组织和分类，将文件存放于对应的分类目录下，以便于后续的流转、管理和利用，最后以合理安全的方式存储。电子文档的捕获方式有手动和自动两种。在单轨制管理模式下，以自动捕获为主，即系统完成新的电子文档生成或者外部文档的接收后，自动开始履行文档捕获流程，部分散落的图片、音视频，或者过去以纸质方式存放的文档需要重新进行数字化并上传到电子信息系统中的工作由人工完成。

3.2.2 电子文档的鉴定

电子文档的鉴定包括内容鉴定和技术鉴定，内容鉴定是对电子文档的内容进行现实价值判断和内容价值判断，以确定其是否属于归档范围及其保管期限[16]。其中保存期限是对不同价值的文件做出不同保管期限的设定，我国国家档案局规定企业管理性档案的保存期限分为10年、30年和永久性保存三种，因此企业在设定电子文档保管期限时，应根据内容的重要程度判断该电子文档应采用哪一种，并编制保管期限表。技术鉴定是指对文件是否可以利用的情况进行鉴定，检查电子文档的格式是否符合规定、元数据著录和背景信息是否完整、数字签名有无问题，以及其链接是否有效或其他相关要素是否有效，储存介质是否携带病毒等。此外也需分析影响电子文档是否可用的相关技术因素，诸如系统版本更新、数据库迁移等，并做出预案，建立备份机制。

电子文档的鉴定具体应遵循完整性、安全性、可靠性、可追溯和及时性原则。其中完整性原则要求电子文档内容和背景完整，并且没有被篡改，以此保证其作为凭证的效力；安全性原则要求在鉴定过程中若有任何操作需建立电子文档副本，以保证源文件的安全性，并且整个鉴定过程也应在安全可靠的环境中进行；可靠性原则要求使用可靠方法进行鉴定，反映电子文档的实际情况并做出合理的判断；可追溯原则要求鉴定的过程全程跟踪记录，鉴定的责任人划分明确，后期可以追溯鉴定情况；及时性原则要求鉴定工作应在文档捕获完成后及时开展，以保证整个中端管控环节的及时性。

3.2.3 电子文档的归档

电子文档是否具有保存价值是其是否应该作为档案进行归档的重要判准，它的价值应结合企业的整体战略规划、生产经营活动的实际需要、企业内部的规章制度，以及当代社会的现实情况、法律法规、社会历史文化等多方面因素共同决定。传统纸质文档的保存强调保存具有结论性内容的文档，可存可不存的文档便没有归档，且文档产生的过程性文件、支撑性文件没有保存，较纸质文档来说电子文档保存更为便利，也更易于长期性保存，因此归档可以更完整。电子文档的归档范围既包括文档在形成阶段的内容和元数据，也包括在文件形成、流转等过程中所积累的元数据，以及归档登记表和相关支持软件。

归档阶段对文件进行“四性检测”必不可少，“四性检测”即真实性、完整性、可靠性、可用性的检测，是电子文件管理的目标，也是保证文件归档后的参考价值、保存价值的重要手段。真实性检测要求包括文档内容真实、元数据真实可靠、文档内容和元数据连接真实且正确、文档来源真实；完整性检测要求包括文档内容完整，没有漏记误记，元数据信息完整，文件数据总量完整；可靠性检测要求包括文档内没有病毒，不含恶意代码，文档的储存技术安全可控；可用性检测要求包括内容可被正常浏览访问，信息可被正常提取使用，元数据可被正常调用，没有异常或缺失，软硬件环境正常工作。

3.3 聚焦企业电子文档存储的后端管理

3.3.1 电子文档的移交

在我国一般要求企业在文档形成后的5年内向对应档案馆移交相关文件，且在移交至档案馆后，企业也应当对已移交的文档保存至少5年。电子文档的移交要保证其内容可读可用，如果是特殊格式的文件，应与其读取软硬件一同移交，保证载体的正常运转以确保对内容能够正常读取，加密的文件应该解密后移交或是提供准确无误的解密方式一同移交，同时也要保证移交资料的安全，内部没有病毒或者恶意代码。档案接收部门应当建立健全完善的电子文档接收平台，以完成电子文档的接收、储存、检验、利用、转移等工作，依据国家标准和行业规范，结合企业、当地的实际情况对接收到的文档资料进行合理的管理。

3.3.2 电子文档的长期保存

电子文档相较于传统的纸质文档，有易改性、对技术的依赖性、以及内容信息更新换代速度快的特征。同时电子文档也面临着组织机构的变化、经济环境的变化、软硬件设备的变化和不可抗力带来的变化。电子文档的长期保存主要涉及更新与备份、迁移、仿真、封装等任务。更新就是根据实际情况的需要，对电子文档保存所依赖的硬件设备或者软件、系统进行更新，而备份的方法就是将文档信息及其相关资料复制一份到新的载体上，避免单一保存位置被破坏而导致的文档信息的丢失或损坏，但备份的位置越多，其多处数据的管理问题也会更为突出。迁移的方法只涉及电子文档储存介质的更换，而对文档信息的内容没有任何更改或破坏，且迁移并不只在电子文档保存的阶段才有，而是在文档的形成、流转、归档和利用的各个环节都会涉及。在保存阶段，往往是为了跟上信息技术的发展和硬件设备的升级而进行迁移，缺点就是容易在迁移的过程中造成文件数据的丢失。仿真是指在新的系统环境下，构建出一个与旧的环境类似的环境，让原始数据能够在新的系统环境下正常被访问和读取。仿真技术一般分为硬件环境仿真、系统环境仿真和应用程序仿真。封装是指利用XML语言将电子文件与元数据封装在一个数据包内，以最大程度地保证文件与元数据的完整及关联。

3.4 聚焦企业电子文档利用的前后反馈

3.4.1 主动反馈

主动反馈指的是用户在主动利用电子文档过程中产生的反馈，主动利用的途径主要是文档信息的查询。为了方便文档信息的查询，需要建立支撑业务流程的电子文档数据库。构建业务导向的文档数据库在业务流程的优化和工作效率提升方面有诸多作用，其一，通过对电子文档管理技术和电子文档管理制度的有效配合，使电子文档能够对生产经营活动进行真实、全面、完整且规范的记录，避免了纸质文件的错记漏记或重复记录；其二，在具体的业务流程中能够随时给用户提供相关资料的查询服务，例如在设备维修过程中能够随时为用户提供所需维修设备清单、在出现设备故障需要检修时提供智能决策方案、在新文档编制的过程中可以快速查询到以往的案例和相关信息推荐以做参考；其三，在业务流程过程中能够实现业务人员之间随时随地的对接和协同，不受时间和空间的限制，能够产生高度的共享效应；其四，在文件的管理和利用方面，也能够利用电子文件系统强大的检索与分类体系实现企业文档的多维度展现，适应不同用户习惯对电子文件的分类管理、多维度检索[17]。

3.4.2 被动反馈

被动反馈指的是用户在被动利用电子文档过程中产生的反馈，被动利用的主要方式是问答和推荐。智能问答系统能够将企业电子文档中分散各处的信息，进行有序科学的整理，并建立知识的分类模型，针对企业的基本情况和常见问题，整理为规范的答题库形式，以支撑各种形式的智能问答。在精准问答方面，能够以一问一答形式，为用户提供精准的问答服务；在相关问答推送方面，用户在输入查询问题后，不仅将该问题的答案精准推送出来，更能够将相关问题一并展现出来，尽可能让用户实现一次提问就能掌握全部信息；在提问智能提示方面，用户在提问的过程中，系统将已经输入的内容自动分析给予优化的补全或相关提示，帮助用户树立提问思路；在高频搜索统计方面，系统可对用户搜索问题的频率进行统计，并按照词频形成业务关键词热力图，可视化地展现当前业务方面的研究热点；在交互方面，还能够将常见问题整理成若干流程诊断型的知识，通过引导交互式地服务，尽量从Web端解决客户常见问题。因此智能问答系统能够极大地方便用户，提高业务的办事效率，促进企业文档资源的进一步开发利用。

推荐的功能会借助知识图谱，知识图谱具有强大的语义处理能力和开放组织能力，是推动数据价值挖掘和支撑智能信息服务的重要基础技术[18]。企业的文档数据转化为结构化数据并建立文档知识库后，从总体上建立起企业文档资源体系，然后再构建企业文档数据的知识模型，实现语义关联挖掘，用可视化技术描述知识资源及其载体，挖掘、分析、构建、绘制和显示知识及它们之间的相互联系。在具体的应用上，可以根据工作人员输入的自然语句，进行分析和推理，也可以为用户推荐相关的结果，提前一步为用户提供可能需要的信息。

4 面向知识集成的企业电子文档单轨制管理的实现路径

4.1 建立企业电子文档单轨制管理的实现平台

电子文档单轨制管理的平台架构可以分三层进行设计，即数据层、业务层和应用层，如图2所示。数据层涵盖了企业所有文档资料，其格式包括了DOC文档的格式、CAD等建设图纸的格式，同时也包括了PDF、XLS、PPT等多种格式的文件。在数据层的支撑之上构建业务层，从业务流程生命周期视角和文档生命周期的视角出发，以企业业务为导向，呈现业务导向、文档赋能的双向交互形态，一方面文档的产生是由业务场景决定的，另一方面文档的流转也在推动业务流程。应用层包括业务服务、知识服务、文化服务等，对于企业而言，业务服务例如维修工单的编制、设备隔离方案的制定、文件关联查询，知识服务例如知识社区服务、知识图谱服务和智能问答服务，而文化服务可以从企业文化的角度出发，构建文化专题展览、文创产品开发以及文化活动记录。

图2 电子文档单轨制管理的平台架构设计

4.2 完善企业电子文档单轨制管理的实现保障

第一，在管理保障层面，应建立健全支撑企业文档单轨制管理的顶层设计，企业文档数据量庞大、来源异构、结构复杂、内容专深，创新电子文档管理的相关理念与实践，强化相关工作规划，可以提高运作效率、文档管理水平、强化业务经济效益，增强其在行业中的竞争能力。具体而言，可以将企业文档单轨制管理纳入企业战略规划，加强企业在文档单轨制管理的资金支持，优化文档管理相关组织体系，拓展文档管理部门的职能，促进信息资源的开发、智能化的服务以及与业务发展相协调的文档管理，推动文档工作的数字化转型及整个企业的数字化转型。

第二，在制度保障层面，企业应遵循国家、行业的法律法规标准，同时根据企业战略发展要求，切合自身业务发展的实际需求，制定电子文档单轨制管理的标准规范体系。从工作流程上明确各环节责任，例如档案数字化加工场所和数字档案馆安全与保密管理规则等；从资源描述上构建分类标准体系，例如会计档案、维修工单、建设图纸等；从系统建设上形成功能设计需求与操作规范，例如操作实施、运行维护、风险管理的技术性指南。

第三，在技术保障层面，需要积极拥抱各类电子文档的新型技术，例如文档数据结构化技术是文档知识开发利用的基础，可视化技术可以展示时间、地点、人物等多种维度，大规模数据存储技术能够解决异地存储、多源异构、多数据库调用等问题[19]。

第四，在质量保障层面，保证数据的安全性，加强系统的“四性检测”等质量和流程的监控，包括状态、权限、版本等，进行预期经济效益评估、经济效益测算和经济效益追踪评价等。