基于Python的办公自动化应用

周洪斌，苗盼盼

（沙洲职业工学院数字化与微电子学院，张家港 215600）

0 引言

Python 程序设计语言具备语法简洁、灵活高效、类库丰富等优点，在网络爬虫［1］、数据分析、人工智能、办公自动化、Web 自动化测试［2］等方面得到了广泛运用。办公自动化是众多企事业单位每天面临的重要工作，当面临多个文档、电子表格需要处理时，采用传统的单个文档一一处理的方式不仅枯燥乏味、耗时费力，而且容易出错，采用Python 实现办公自动化，实现文档、电子表格的批量处理，可以有效提高办公效率。Python 语言提供了丰富的类库支持Word 文档、Excel 表格的自动化处理［3］以及电子邮件的自动收发。

1 Python办公自动化基础

1.1 操作Word文件

Win32com 是Python 操作Word 文件的常用组件，只要计算机已安装Microsoft Office 软件，Python 就可以通过内置的Win32com 组件对Microsoft Office文件进行存取。

（1）创建Word应用程序变量

from win32com.client import Dispatch

word=Dispatch（“Word.Application”）

word.Visible=0

word.DisplayAlerts=0

Word 应用程序变量的Visible 属性表示是否显示Word 界面，0 表示不显示；DisplayAlerts 属性表示是否显示Word警告信息，0表示不显示。

（2）新建文档并写入内容

doc=word.Documents.Add（）

range=doc.Range（0，0）

range.InsertAfter（“Python写入”）

Word 应用程序变量的Documents.Add 方法用于新建一个文件，Range方法用于设置文件位置，InsertAfter方法表示在该位置后面写入内容。

（3）保存、关闭文件并退出Word应用程序

doc.SaveAs（“D:\py.docx”）

doc.Close（）

word.Quit（）

自动操作文件完成后退出Word 应用程序，以免占用系统资源。

1.2 读写Excel文件

Pandas 是Python 广泛使用的数据分析库，可以用于读写Excel 表格、CSV 等格式的数据文件［4］。Pandas库主要提供了Series、DataFrame两种类型的数据对象用于存储及分析数据。Series用于存储一行或一列的数据，可以理解为Excel表格中的一列数据；DataFrame 用于存储多行和多列的数据集合，可以理解为Excel 的表格。通过Pandas读写Excel文件的基本步骤如下：

（1）通过pandas 提供的read_excel 方法读取Excel文件

import pandas as pd

data=pd.read_excel（“员工信息.xlsx”）

上面的data 变量即为DataFrame 类型的变量。

（2）通过列名访问数据列

from datetime import datetime

#计算工龄

data［“工龄（年）”］=datetime.now（）.year-data

［“入职时间”］.dt.year

（3）通过to_excel方法写数据到Excel文件中

data.to_excel（“员工工龄.xlsx”）

1.3 Python发送邮件

SMTP 是发送邮件的协议，Python 通过内置的smtplib和email两个模块提供对SMTP的支持，smtplib 负责发送邮件，email 负责构造邮件。使用Python发送邮件的主要代码如下：

（1）导入需要的smtplib和email模块

import smtplib

import email.mime.multipart

import email.mime.text

（2）给出发件人邮箱、授权码及收件人邮箱

#发件人邮箱

sendAddr=‘szitzhb@qq.com’

#发件人授权码

password=‘wheqqckqwysxugha’

#收件人邮箱

recipientAddrs=‘itfans@163.com’

（3）通过email 模块的MIMEMultipart 对象构造邮件内容，包括发件人、收件人、邮件主题及正文

#构造邮件内容

msg=email.mime.multipart.MIMEMultipart（）

msg［‘from’］=sendAddr

msg［‘to’］=recipientAddrs

#邮件主题

msg［‘subject’］=‘Python发送邮件’

#邮件正文

txt=email.mime.text.MIMEText（‘这是一封来自

Python的邮件。’，‘plain’，‘utf-8’）

msg.attach（txt）

（4）建立与服务器的连接并发送邮件

#建立SMTP_SSL连接

smtp=smtplib.SMTP_SSL（‘smtp.qq.com’，465）

#登录邮箱

smtp.login（sendAddr,password）

#发送邮件

smtp.sendmail（sendAddr,recipientAddrs,str（msg））

smtp.quit（）

2 综合应用

企业人力资源部门给新员工发送PDF 格式的录用通知书通知其办理入职手续，是人力资源部门的一项常规工作。如果录用的新员工人数较多，则是一项费时费力的工作。我们可以通过Python 实现PDF 格式录用通知书的批量产生并自动发送电子邮件，具体过程如图1所示。

图1 批量产生录用通知书并发送邮件过程

2.1 制作新员工录用通知书模板

制作如图2 所示的录用通知书Word 模板，｛｛name｝｝、｛｛gender｝｝、｛｛department｝｝以及｛｛position｝｝表示占位符，是需要填充的内容，并可以根据需要设置好格式。

图2 新员工录用通知书模板

2.2 读取新员工录用名单

通过Pandas 从图3 所示的员工录用Excel 名单中读取录用信息。

图3 新员工录用名单

主要代码如下：

#导入pandas

import pandas as pd

#读取excel文件

emps=pd.read_excel（‘录用名单.xlsx’）

#依次获得各列的值，即新员工姓名、

性别、入职部门、岗位以及邮箱

name=emps［“姓名”］.str.rstrip（）

#将性别男、女转换成先生、女生

gender=emps［‘性别’］.str.rstrip（）.map（dict（zip

（［‘男’，‘女’］，［‘先生’，‘女士’］）））

department=emps［‘入职部门’］.str.rstrip（）

position=emps［‘入职岗位’］.str.rstrip（）

email=emps［‘邮箱’］.str.rstrip（）

2.3 根据模板批量生成录用通知书

使用DocxTemplate 可以根据模板批量生成录用通知书，主要步骤如下：

（1）安装并导入DocxTemplate

pip install docxtpl

from docxtpl import DocxTemplate

（2）使用2.2 节读取的新员工录用名单填充模板

num=emps.shape［0］

for i in range（num）：

context=｛

“name”：name［i］，

“gender”：gender［i］，

“department”：department［i］，

“position”：position［i］

｝

tpl=DocxTemplate（‘录用通知书模板.docx’）

#通过DocxTemplate的render方法渲染模板

tpl.render（context）

#生成每个新员工的录用通知书

tpl.save（file_path+r“｛｝的录用通知书.docx”.format

（name［i］））

生成的录用通知书效果如图4所示。

图4 生成的新员工录用通知书

2.4 生成PDF格式的录用通知书

可以通过Win32com 组件把上一步生成的Word 格式的录用通知书自动转换成PDF 格式。主要代码如下：

doc=word.Documents.Open（fileName）

#下面的2行代码用于把文件扩展名改为pdf

index=fileName.find（“.”）

pdfFile=fileName［0:index］+“.pdf”

#存为PDF格式，17代表PDF格式

doc.SaveAs（pdfFile,17）

doc.Close（）

2.5 自动发送电子邮件

使用Python 自动发送电子邮件，并把上一步生成的PDF 格式的录用通知书作为附件发送。添加附件的主要代码如下：

msg=email.mime.multipart.MIMEMultipart（）

part=MIMEApplication（open（attachName,‘rb’）.read（））

part.add_header（‘Content-Disposition’，‘attachment’，

filename=attachName）

msg.attach（part）

3 结语

Python语言为办公自动化提供了Win32com、Pandas、DocxTemplate、smtplib 等丰富的类库，可以实现Word、Excel文档以及邮件处理的自动化，摆脱机械性和重复性的烦琐事务，降低企事业单位用工成本，提高工作“含金量”，实现企事业单位的自动化、高效化、智能化办公。