科技公司财务系统建设规划与实施

黄婷婷

（农银金融科技有限责任公司，北京 100005）

随着新时代数字技术发展与应用，为积极响应国家关于加快建设世界一流企业财务管理体系的号召，进一步推动提升财务管理能力水平，科技公司应目标清晰、计划明确地开展实施财务系统的规划建设，建立自主可控的数字化与智能化财务体系，着力提高财务管理效能。同时，还需加强跨部门合作，推动业财信息全面对接和整合，实现信息互通共享，增强公司核心竞争力。

一、科技公司财务系统建设主要过程

（一）会计电算化

第一，按照会计准则要求，根据公司经济业务，结合公司财务管理需要、成本费用核算要求，兼顾绩效考核数据统计需求及以往工作经验，合理确定会计科目、现金流量项目，设置明细科目与辅助核算，设定财务报表格式与报表数据取值规则。

第二，在财务系统中录入会计科目期初余额等初始会计资料，设置资产类别及折旧摊销政策，以及设定月末自动计提资产折旧摊销、自动结转研发支出-费用化支出至管理费用等自动账务处理机制。为方便后续数据统计及账务查询，也可将期初原始会计凭证逐笔录入或使用会计凭证模板批量导入至财务系统，按会计期间逐期自动结转科目余额后进行系统启用期初余额复核。合理设置资产类别，按各类别资产在财务系统中分别设置折旧摊销年限、残值政策，使财务系统每月根据预设政策自动生成资产折旧摊销凭证。

第三，在财务系统中采集录入其他基础数据，主要包括供应商档案、客户档案、部门档案、员工档案、存货档案、存量资产卡片等，为工资发放、账务辅助核算及资产折旧摊销提供基础数据支撑[1]。

（二）业务流程电子化

设计业务流程时，科技公司可利用自有研发人员熟悉公司业务流程的优势，内部自行开发满足公司实际使用需求的电子业务流程，避免了聘请外部研发而增加需求沟通成本的问题。业务流程实现线上电子化后，通过财务系统实现业务流程与财务流程畅通对接，使业务数据更加快捷、有效地转化为财务数据，简化财务核算，提高财务工作效率及准确度，使财务人员有更多的精力放在财务管理与分析工作上，提升财务工作价值，同时提高公司整体业务流程质量和效率。

可建立电子业务流程的业务场景包括但不限于费用报销申请与审批、使用权资产登记与自动计算租赁负债利息、采购与销售流程、工资计提与发放审批等。特别是对于科技公司，对外承接技术研发项目时，通常会产生大量差旅支出。差旅费报销占日常费用报销的比例较高，因此将差旅费申请、审批、审查、支付流程整合线上电子化，极大提高了公司费用报销开支效率，为出差人员减轻费用报销工作量，节约人力资源。

出差人员只需填写出差时间、地点等，通过系统实现自动判断出差天数、计算差旅补助、火车/飞机等交通票据可抵扣增值税进项税额，填写完成后自动生成报销单据，通过设置用户、审批权限建立电子审批流，电子报销单据经有权人审批后流转至财务进行在线审查，审查通过后由出纳完成支付。同时，还可通过在差旅报销单上设置会计凭证方案及数据取值规则，实现自动生成会计凭证。

（三）业财信息一体化

第一，统一数据标准。一是制定公共参数标准，包括机构编码、部门编码、员工编码等；二是制定业务参数标准，包括业务编码、产品编码、项目编码等；三是制定财会参数标准，包括会计科目编码、财会业务种类、资产种类、存货种类等，确保公司内部各部门、系统均使用标准统一的数据，减少编码转换，为业财信息一体化奠定基础。

第二，明确财务系统建设功能边界，梳理与财务系统对接的业务系统，明晰与相关系统边界。例如明确财务开支事项立项审批流程在业务系统实现，还是纳入财务系统建设；研发人员人工工时在业务系统按财务核算要求加工完成后传输至财务系统作为成本核算基础数据开展会计核算，还是传输至财务系统后再加工；薪酬计提与发放数据由薪酬管理系统传输至财务系统，还是由薪酬管理员在财务系统中制作计提单与发放单。

第三，制定业财数据传输规则。业务系统与财务系统进行数据交换时，业务部门、财务部门应与财务系统研发人员就传输数据范围、样式、时间频次以及数据加工处理方式进行沟通明确。制定数据传输规则时，应充分考虑系统承载能力、数据处理效率、系统功能边界，避免系统数据冗余、处理效率低下或系统功能与定位不符的问题。

二、财务系统建设前需要注意的问题

（一）业务流程不确定

初创或正处于重大重组时期的科技公司可能在业务、人员和管理上面临着频繁调整与急剧变化，稳定成长的科技公司可能拓展了新业务需要制定新的业务规则与管理要求，导致业务流程电子化时不确定因素较多，业务流程频繁变更可能对业务流程与财务流程对接造成影响，进而造成财务系统建设需求反复变化，不利于财务系统建设[2]。

例如，科技公司对外承接多个研发项目时，某个项目的月研发成本按该项目研发人工工时占当月该项目研发人员总人工工时的比例分摊该研发人员当月薪酬后汇总合计的方法计算得出，因此若项目人工工时填报、统计、分摊等业务规则频繁变化，将会影响项目间成本分摊规则及会计核算结果，进而影响财务会计系统相应功能研发建设。

（二）财务管理需求不明晰

财务管理需求是设计建设财务系统的重要考虑因素。一是在财务系统建设初期编制系统建设详细需求时，未充分挖掘数据应用场景及需要，对于财务管理需求梳理不到位，例如绩效考核指标计算所需数据统计需要、公司经营情况分析数据需求未细化明确，导致财务系统建设目标不清晰，可能导致系统建设存在返工的情况。

二是对财务管理制度相关要求理解不到位，导致在应收管理、应付管理、资产管理和存货管理上的建设目标不明确。例如，财务制度要求定期开展应收款、应付款清理，当公司业务量大、应收应付款挂账多的情况下，加大了手工清理难度。因此，如果未充分考虑制度要求的情况下，在建设财务系统时可能忽略了上述财务管理需求，未能通过在系统中设立应收应付登记簿的方式实现自动化清理。在该种情况下，科技公司难以通过财务系统实现高效的财务核算、报表分析，降低了财务系统使用效率。

（三）内部控制制度不健全

内部控制制度作为科技公司预测、防范经营管理风险的重要保障，在公司财务系统的建设过程中，可根据内部控制制度要求将审查、审批手续线上化，实现系统自动控制，有助于降低内部控制风险并优化业务审批效率。若内部控制制度缺失，审批授权体系不规范，财务不相容岗位相互制约不到位，岗位设置不合理，财务系统将无法建立有效的风险控制机制，容易产生违规问题。同时，若忽视对计算机软件程序的控制，也可能发生相关自动化控制失效导致财务风险与经营风险的问题。

（四）内部制度与经营管理目标偏离

一般情况下，公司内部管理制度更新频率不高，这也使得在建设财务系统之前，容易发生前期制定的制度要求与当下公司经营管理目标相偏离的问题，阻碍公司经营目标实现。例如，为了抢占市场先机，扩大市场占有率，科技公司对外承接研发项目立项标准进行了简化，由双方签署合同才可发生投入优化调整为收到甲方公司项目承建函即可发生项目投入，旨在争取市场与客户。

若上述调整未及时进行业务流程相关的制度修订，开展财务系统建设时未能及时关注上述变化，导致财务系统中自动成本核算起点设计不符合业务流程制度要求。因此，建设财务系统前，需对内部制度要求与经营管理目标的一致性进行重点审查。

三、科技公司财务系统建设的规划与实施方法

为取得良好的财务系统建设效果，需在会计电算化的基础上，对公司业务流程进行梳理，细化明确财务管理需求，健全内部控制体系，以达到既定的财务系统建设目标。

（一）制定系统建设方案

财务系统建设涉及公司业务部门、财务部门、系统研发部门，涉及范围广，系统需求多，研发工作量大。为保障财务系统如期上线投产，应制定财务系统建设工作方案，以跟踪并加快推进系统建设工作。

财务系统建设工作方案应至少包含三方面内容：首先，应明确系统建设目标及投产上线时间；其次，应明确会计电算化基础功能研发、个性化需求功能研发、系统测试、投产上线、配套制度制定、开展业务培训等各阶段工作任务，同时形成具体工作及计划安排表，该表应主要包括各阶段工作任务、具体工作内容、执行部门、配合部门、任务开始及结束日期；最后，应对组织实施提出具体要求，包括设立系统建设领导小组、实施小组、监督小组，明确各小组成员、工作任务及职责，在各小组协同配合下，优质高效完成财务系统建设。

（二）梳理业务流程

经济业务是财务核算的基础和起点，对业务流程进行梳理，有助于推动业务流程对接财务流程，实现业务数据整合转化为财务数据，从而保证财务核算的准确性、高效性，推动业财信息一体化。

财务系统建设初期，业务部门、财务部门、系统研发部门应进行充分沟通，业务部门梳理并提出业务流程及业务规则，财务部门明确并提出会计核算要求及财务管理需求，研发部门根据业务部门及财务部门要求提供系统实现逻辑及实现效果的研发方案。通过各部门有效对接，明确业务系统与财务系统建设边界，明确各自系统职责，同时寻找到不同职能部门之间的信息连接点，并建立统一的数据参数标准，构建起有效的信息数据共享平台，进而打通业务到财务的信息传输通道，优化信息传递方式，提高信息传递效率。

业务、财务、人力资源、实物资产管理等部门需要根据业务流程、财务管理与会计核算要求整理准备各项存量数据。财务系统建设有利于促进业务流程的合理优化，增强公司各部门协同配合，疏通业财一体化的难点、堵点和痛点，整体提升公司信息化建设水平与经营管理水平。

在梳理业务流程的过程中，还应适时开展管理导向的流程改造。由于科技公司在数字化技术应用方面具有得天独厚的技术优势，更加需要思考如何运用数字化技术改造、重组业务及财务管理流程，确保财务系统功能建设能够满足经营管理需要，符合企业发展战略目标定位，同时也可使公司各项工作更加规范化、流畅化，提高工作质效。

（三）细化完善财务管理要求

在科技公司财务系统的建设过程中，需明确财务管理要求，以提高财务系统建设成效。

第一，细化会计核算体系搭建需求，确定成本费用核算的精细度、颗粒度要求，据此设置会计明细科目、辅助核算维度，根据财务管理要求实现系统自动会计核算，为后续财务分析、绩效考核等奠定数据运用基础。

第二，明确全面预算管理的要求及预算管控规则与方式，设定预算项目（科目预算或事项/业务预算）、预警方式、控制方案、执行情况报表，根据财务管理要求实现系统自动预算监测，发挥系统全过程控制作用，以降低公司财务风险、优化经营决策。

第三，完善管理会计、财务分析、绩效考核、业绩评价等财务管理数据需求，根据财务管理要求实现系统自动生成各项管理用报表，辅助财务人员及时发现生产经营问题与经营风险。

第四，确定资金收付相关财务管理要求，通过财务系统实现资金与流动性风险预警控制。例如，借助财务系统建设契机对公司业务流程与财务流程进行重组，通过与采购部门、销售部门进行数据与流程交互，串联对接采购与应付、销售与应收环节，实现信息互通互享，根据财务管理要求设置应收与应付款登记簿，实现系统自动采集资金收付情况并自动进行账龄分析，防范资金与流动性风险。

第五，梳理复杂业务的财务处理流程，借助财务系统实现自动化处理，以节约人力、提高财务处理效率。例如：完善资产政策，制定固定资产类别与折旧政策、无形资产类别与摊销政策实现系统自动计提折旧摊销；根据租赁准则梳理使用权资产与租赁负债及利息计算逻辑，根据财务管理要求实现系统自动计算使用权资产原值、租赁负债现值、每月计提利息值，简化复杂业务的财务处理流程[3]。

第六，兼顾集团并表及数据报送需求，通过财务系统实现自动化处理。明确采用表并或账并方式开展集团合并报表：若采用账并方式，母子公司可能处于不同行业，适用会计科目有差异，可在财务系统中建立母子公司会计科目映射关系，实现会计账务逐笔自动转换，然后通过母子公司财务系统对接实现自动并账或转换后导出再并账。如涉及内部关联交易，还需要考虑抵消业务自动化处理需求。

（四）健全内部控制体系

健全的内部控制体系是实现业务流程电子化的重要前提，不仅能够帮助科技公司有效识别关键风险点并加以监控，规避内部经营管理风险，而且还能进一步明确各职能部门在业务流程中所承担的责任、拥有的权利，为财务系统用户权限配置起到指导作用。科技公司在建立内部控制体系时，需结合不同职能部门的工作内容与要求，明确部门在完成工作时所需的权限、部门工作风险监督要点，避免出现问题时各部门推诿责任。

例如：科技公司可制定完善的线上电子审批制度、严格按审批授权配置各用户权限，从而弥补传统纸质审批程序容易被篡改的缺陷，保留审批痕迹，明确审批责任。同时，在开展财务系统建设时，还应配套制定或修订公司各项管理制度，使得各项业务活动开展有章可循、有据可依，引导各项业务活动合法合规开展。

（五）及时开展业务培训

为保障财务系统上线使用后财务人员、业务人员可尽快掌握系统操作方法，应安排系统操作相关业务培训。制定业务培训计划，编制培训教材，面向不同对象分批次开展财务系统业务操作培训，培训对象包括各业务部门系统使用人员培训、财务人员培训、技术运维人员培训，主要培训内容包括系统整体架构、基础功能操作、常见问题处理与运维等，实现财会业务和相关技术知识转移。

四、结束语

通过财务系统建设，可有效地帮助科技公司促进信息共享，优化财务管理流程，提升财务管理水平，同时增强公司核心竞争力，优化公司业务及内部管理与控制流程，提高公司风险应对能力。