提高企业科技档案管理水平的探讨

田敬尊

（中铁十二局建筑安装工程有限公司，山西 太原 030000）

0 引言

近年来，随着社会和经济的快速发展，我国的各项事业都有了很大的发展，尤其是我国的档案管理事业也有了很大的进步。在新的形势下，档案管理工作既有新的机遇，又有新的挑战，为充分发挥其重大意义和积极作用，探索新的工作方式和工作思维成为当务之急。加强科技档案的管理，不仅仅是适应当今社会发展的体现，更是时代发展的需求。在现阶段，科技档案管理工作仍然存在着较多的漏洞与不足。因此，本文以施工企业科技档案管理为研究对象，指出其中的短板弱项，制定出合理有效的策略，进而更好地促进其快速发展[1]。

1 科技档案管理的重要现实意义

工程项目是企业生存、建设和发展的根基。以基本建设档案为核心的科技、管理、会计、声像等档案，是项目和企业的重要基础资料，也是企业文化的主要载体，更是行业和国家的宝贵财富。科技档案管理的意义重大，有利于施工企业的发展。首先，在一个施工企业的发展过程中，科技档案提供重要的资料支撑，能够推动施工企业的科技进步，有助于单位的长远发展。其次，科技档案管理具有较高的信息化水平，可以有效提高施工企业的信息服务水平，有利于科技成果高效转化，将科技理论知识和实践相结合，大大降低施工企业的劳动力成本。总之，做好科技档案管理工作的意义深远，必须引起相应的重视[2]。

2 科技档案管理中存在的问题

2.1 现有领导对科技档案管理信息化理解不深入

目前，施工企业档案管理部门处于信息化的初级阶段，只是对档案的实体进行了简单地收集、整理、保管、利用，导致科技档案管理工作停滞不前。其主要原因是施工企业领导并没有认识到科技档案的重要性、必要性和迫切性。虽然已经开展了科技档案管理工作，但没有真正落实到实践中。首先，企业的管理者没有充分认识该工作的重要意义，导致科技管理工作无法在企业内全面展开。其次，由于企业的管理层没有真正重视此项工作，导致企业内部员工对于科技档案管理的认知水平和形成原始文件也不足。

现在，部分单位领导对于科技档案管理信息化理解不深刻，同时抱有不去学习的状态去应对现有科技档案管理的整体发展性，不想用大量资金投入，在科技档案管理信息化建设中没有起到足够多的重视，觉得学习科技档案管理信息化没有多大的用处，使用传统化的模式，会觉得简单和省心的状态。他们抱有侥幸和守旧的心理，想完全依赖于现有传统模式化的管理发展，不想去接受新鲜的技术力量，认为现有互联网和大数据的技术领域会有不靠谱和不可靠的现象，这成为科技档案管理信息化发展的根本阻力之一。但是，随着互联网和大数据的高速发展，传统的科技档案管理工作不能实现随时查阅和利用的功能，利用纸质化的形式，只能进行翻阅，连及时保存和添加都不能满足，对现有从事的档案管理人员没有进行深入细化培训和要求。严格的标准化能够推动现有科技档案管理信息化的发展，档案管理中人员会有明确的意识和状态去进行工作上的任务管理[3]。因为现有科技档案管理信息化的投入资金是一笔巨大的数额，有些公司就根本不会设置这样的工作岗位，或者用别的行业的人员安插到现有科技档案管理中，在没有专职人员参与下，科技档案管理就会出现很大的不足之处，导致发生重大漏洞。现有公司的领导，要对科技档案管理信息化引起足够高的重视，并给予足够的支持，这样，才能推动现有科技档案管理信息化的有效步伐。

2.2 科技档案管理体系不完善

如今，很多施工单位没有建立规范的科技档案管理标准，导致科技档案工作缺乏统一的标准。管理规范差异较大，随意性较强，缺乏统领本行业的能力。目前，我国只建立了科技档案管理方面的条例，但是没有提出专门的管理规范，更没有提出具体的收集、保管措施，导致科技档案管理工作没有一套完整的、系统的管理规范，不利于科技档案管理的进一步发展。

完善的科技档案管理体系是科技档案管理工作有效开展的前提。目前，虽然企业已经开展了科技档案管理工作，但是由于缺乏完善的科技档案管理体系，导致科技管理工作无法高效有序的开展。此外，由于企业的科技档案工作管理缺乏相应的监督体系和完善的共享机制，科技档案数据管理存在较多的欠缺与不足，导致很多工作无法开展下去[4]。

2.3 科技档案的利用率较低

首先，由于档案管理人员的素质参差不齐，无法充分发挥科技档案的开发利用价值，导致科技档案的利用率相对较低，还不能满足企业的发展要求。其次，科技档案管理工作仍存在一些不合理的地方，不能适应新形势下企业的发展需求。因此，需要不断提升信息化水平，完善各个相关环节，进而提升科技档案的利用率。

2.4 科技档案信息的收集与整合存在困难

科技档案具有较高的价值和作用，收集和整合科技档案是进行科技档案管理的一个重要环节。在实际的操作中，科技档案的收集和整合工作存在较大的困难。导致档案无法按时移交，严重降低了工作效率，阻碍了科技档案的完整性体现。由于很多的一线档案保管人员缺乏专业的档案学知识，无法有效并科学的收集、整合、保管这些档案。收集的档案不完整会大大降低档案的参考价值，从而影响科技档案在企业管理中的重要性及存在价值。

2.5 科技档案的数字化水平较低

在21 世纪这个信息爆炸的时代，科技档案管理的种类、内容及载体都发生着很大的变化，科技档案管理数字化模式必将取代传统的档案管理模式。在科技档案的管理过程中，企业会产生很多的数据信息，而各类数据间却存在关联性较低的现象。然而，若没有完善的源头数据管理体系，无法系统地、全面地归纳整理科技档案管理的数据，就会导致档案信息管理缺乏系统性，企业的科技档案管理仍存在较多的问题。

在信息爆炸的21 世纪，科技档案管理工作应该跟随时代发展的脚步，充分利用现代化的信息网络技术，有效提高科技档案的管理水平。然而，目前我国的科技档案管理工作信息化水平较低、数字化工作滞后。例如，施工生产中产生大量纸质档案，但是没有进行数字化处理，数字化的科技档案管理工作没有长效开展起来，导致无法对数字化档案进行归集，并导致数字化档案开发利用不起来。此外，很多单位没有建立完善的信息资源数据库，导致科技档案管理工作仍处于不成熟的阶段。

2.6 科技档案管理人员素质水平有限

科技档案管理工作需要专业的、高素质的档案管理人才。然而，结合我国的实际，施工单位档案管理人员的整体素质偏低、专业水平不高，无法保障企业科技档案管理工作的顺利开展。档案管理人员的专业素质越高，档案管理的科技含量就越高，开发利用的信息资源就越广，进而产生的价值也就越高。因此，应该加大对人才的培养力度。

3 提升企业科技档案管理水平的措施

3.1 建立健全的科技档案管理制度

为保证科技档案管理工作的顺利开展，企业应该建立健全相关的管理制度。首先，制定归档制度，明确科技档案管理的归档范围及归档文件的编制要求。其次，明确科技档案管理人员的职责所在，将档案的形成、积累、归档划分到专人。科技档案归档工作要列入企业的考核之中，督促员工重视、做好科技档案预归档工作。再次，建立规范的科技档案保密制度。根据实际情况，企业应该合理划分档案的保密范围和机密等级，并认真执行查阅程序。最后，设置专门的科技档案管理机构，选聘专业的档案管理人员，利用先进的技术手段进行管理，防止科技档案发生泄密事件，并保证企业信息的高度安全。

3.2 提高社会档案意识，加大对科技档案管理工作的投入

首先，要提高企业管理人员对科技档案管理的重视程度。其次，要加强培训，做好工作人员的档案意识提升培训工作，确保工作人员能够详细了解科技档案管理知识，进而保证科技档案资料的规范性。最后，要让企业员工认识到科技档案的价值，不仅从管理上重视科技档案管理工作，还要加大人力、物力和财力的投入力度，保证科技档案管理工作的顺利进行。

3.3 全面完善科技档案管理体系

要发挥科技档案管理的价值，企业必须将科技档案管理贯彻到企业的战略发展中，完善整个企业的信息资源管理体系，从而为科技档案管理提供技术支持。在实际工作中，要不断完善科技档案管理体系，加强企业各部门之间的沟通联系，进而改善企业的科技档案管理环境。

为使企业充分重视科技档案管理工作，企业应该逐步完善档案管理体系。为严格要求档案管理人员，企业要通过不断完善、细化管理机制，进而实现对科技档案各个环节的控制，包括归档、保管、调用、开发等环节。此外，要加大对科技档案管理的监督力度，并加强对监督管理的质量控制。

3.4 构建源头管理的创新模式

企业要构建源头管理的创新模式。首先，应该调动相关部门的工作人员，帮助档案管理人员更好地完成科技档案的归档工作，整合出内容更加完善的科技档案信息，进而建立健全科技档案信息数据体系。其次，在收集科技档案时，工作人员要合理分析档案信息，做好相应的信息分类，并录入科技档案管理系统中。最后，要保证科技档案管理工作的有效性、灵活性和连续性，从而发挥出科技档案管理的战略意义。

3.5 加强企业的信息化建设

在科技档案管理中，企业领导要重视信息化建设，不能一直盲目的使用传统形式的档案管理，进而促使每位档案人员对科技档案管理信息化的重视，单位领导要做到带头作用，一直居于科技档案管理的后方给予大力支持。这样，档案管理的人员也能增加工作的积极性，体现科技档案管理信息化建设的重要地位，也能更好的促进管理人员素质的整体发展。要建设有利于科技档案管理信息化的环境，在管理中的所有人员能耳融目染，使得信息化学习进度呈上升趋势发展。科技档案信息化管理能够实现科技档案信息的有效录入、检索、整合以及存储，进而高效、快捷地完成科技档案的开发与利用。档案管理信息化的主体工作就是电档案文件，在对科技档案管理信息化的把握中，可以提倡管理中的人员进行有效科学的档案分类，在分类中，需要查阅或添加的时候及时录入电子档案，可以很快速的完成档案的利用工作。要加大科技档案管理信息化电子文件的利用率，能够及时保障现有企业电子档案的保存性和使用性。加强科技档案管理的信息化建设，企业能够利用信息化平台，及时、便捷地完成科技档案信息的查找、检查、调整等工作，保证科技档案管理工作的科学性和规范性。要及时发展科技档案管理信息化的公开透明性，有利于发展良好的企业形象[5]。总之，在科技档案管理工作中，加强信息化管理平台的建设能够有效提高工作效率。

3.6 保障科技档案管理信息化的安全性

在科技档案管理信息化建设中，有些企业领导会觉得没必要在这方面建设，因此就存在资金和人员短缺的现象，如果科技档案系统被整体击溃，那么档案的重要信息就会丢失，企业的重要信息就会泄露。因此，要着重加强档案管理信息化的硬件和软件安全发展，保证档案管理有着良好的电子系统，设置安全防盗网络的措施，不能让可疑人员和不良分子打破这道安全防护网的建设。随着互联网的发展，总会出现某些人员打破网络的和谐氛围，因此，要聘请专业的计算机人员对使用的软件和一些高超的技术发展进行维护和保护，减少科技档案泄露等安全问题。档案管理人员要切实保护档案的安全，领导要及时划拨资金，以便于建设良好的安全的信息化系统。不能将信息化安全这一方面忽视，否则会出现不可想象的事故。建议聘请专业的技术人员，让其加上一道防护网，并定期进行维护，这样，能极大的保护电子档案的安全。

3.7 切实提高科技档案管理人员的素质

首先，企业应该引进具备专业知识的高素质科技档案管理人才，为企业注入新鲜血液。其次，提高科技档案管理人员的技术水平，企业应该邀请经验丰富的专家进行业务培训，培养员工的专业能力。此外，要加强科技档案管理员工的职业素养教育，提高员工的工作热情，从而促进企业档案管理的进一步发展。最后，企业要完善员工激励机制，将科技档案管理工作列入绩效考核中，激发员工的工作积极性，进而推动科技档案管理工作的快速发展。

4 结语

总而言之，随着科学技术的迅猛发展，信息网络技术得到深层次发展，科技档案管理工作有了长足的发展。然而，我国的科技档案的管理工作还存在一些问题和不足，包括缺乏统一的管理标准和专业人才、管理模式落后等等，本文提出了具有针对性的解决措施，如健全科技档案管理制度、构建创新模式、加强企业的信息化建设等，希望为科技档案管理行业的提供一些参考意见。