人工智能技术在工程项目档案管理的应用研究

纪雪舟 汪涛

随着人工智能技术的不断发展，人工智能技术在工程项目档案工作中的应用越来越广泛，为工程项目档案工作带来了新的机遇和挑战。本文通过分析工程项目档案工作的主要特点、存在问题和发展趋势，提出了人工智能技术在工程项目档案管理领域的主要应用策略和关键实施路径，通过建设基于人工智能技术的工程项目档案管理模式、构建基于人工智能技术的工程项目档案管理系统和打造基于人工智能技术的工程项目档案管理团队等手段，全面提升工程项目档案管理水平，推动工程项目档案工作的数字化转型，为工程项目的高质量建设和高水准运行提供保障。

一、引言

近年来，随着我国基础设施建设力度的不断加大，工程项目的数量不断增多，规模越来越大，种类越来越多，工程项目的档案工作也逐渐变得更加复杂。由于工程项目档案涉及业务面广、环节多、工作量大，且很多施工企业缺乏对工程项目档案的重视，因此存在工程项目档案管理不到位、档案质量差、归档不及时、档案利用率低等问题。随着人工智能技术的快速发展，以大数据、云计算、物联网等为代表的信息技术革命与产业革命也在加速推进，人工智能技术在工程项目档案管理的应用也越来越多。人工智能技术可以根据海量的数据进行快速、准确地学习，并通过智能化的算法分析预测，实现档案资源的自动提取和管理，大大提高了檔案工作效率。人工智能技术的应用使得工程项目档案工作由传统的“人找物”向“物找人”转变，改变了以往工程项目档案工作中收集、整理、归档、移交等各个环节都由人工完成的现状，实现了将档案工作人员从繁重的手工整理工作中解放出来，也为后续档案的信息化管理、智能化应用奠定了坚实基础。

二、工程项目档案管理现状

在工程项目建设过程中，主要存在以下主要问题：一是对工程项目档案的重要性认识不够，部分项目未将档案收集纳入整体建设计划，导致工作人员没有按照程序规定及时将形成的工程文件材料收集齐全；二是档案管理人员对项目资料的收集、整理和归档工作不达标，项目档案资料质量不能满足最终归档验收标准；三是在项目档案管理过程中存在信息化水平低、技术手段滞后的问题，缺乏科学的档案管理系统和工具，对后续档案的查询和利用造成不便，无法充分满足相关人员的使用需求。因此，档案管理工作无法紧跟工程项目的进度，没有实现与工程项目建设的同步规划、同步实施和同步验收，造成了建设单位在工程项目竣工验收后很长一段时间内才能向当地城建档案馆申报移交，无形中增加了企业项目成本和档案利用难度。

在工程项目档案管理中，主要存在以下主要问题：一是许多工程项目档案依然采用纸质形式，面临着存储空间需求大、检索效率低下、易受损等情况；二是随着信息技术的发展，越来越多的工程项目档案开始采用数字化形式进行管理，但还存在数据安全性、数据格式兼容性等问题；三是档案分类与整理需要由专业档案管理人员进行，他们根据不同项目的特点和需要，制定相应的分类和整理准则，但是在实际操作中还存在分类标准不统一、整理质量参差不齐等问题；四是档案保管和借阅存在档案保管条件不够理想、借阅流程繁琐、档案利用效率低等问题。

三、应用策略及实施路径

（一）主要应用策略

1.提高认识、加强学习，不断提升工程项目档案基础管理水平

工程项目档案是记录和管理工程项目全过程的重要文件和资料，提高其管理水平对于项目的顺利实施和后续运营具有重要意义。一是要加强档案管理意识，各级领导和项目管理人员应加强对档案管理的重视，充分了解档案管理的目标、原则和方法。二是要健全档案管理制度，建立健全适合工程项目特点的档案管理制度，明确档案的归档、借阅、保管和销毁等流程，确保档案管理工作有章可循；三是要规范档案管理流程，在项目实施过程中，按照规定的流程进行档案的收集、整理、编制和归档工作，确保档案的完整性和准确性；四是加强档案管理人员的培训和学习，提高其专业素养和档案管理能力，确保档案管理工作能够按照规定的要求进行。

2.突出重点、突破难点，全力推动工程项目档案管理数字化转型

一是结合工程项目特点，制定详细的数字化转型计划，明确目标和关键阶段，主要包括工作目标、时间表、资源需求以及相关的培训和沟通计划等内容；二是评估当前状态，详细调研当前工程项目档案管理的现状，包括目前使用的工具、流程和人员技能水平等方面，进而评估确定数字化转型的重点和难点所在。选择合适的数字化工具和技术：三是根据评估结果，选择适合项目的数字化工具和技术，包括项目管理软件、数据管理平台、文档管理系统等；四是开展数字化档案管理平台建设，并针对档案管理人员和项目管理人员开展培训，使数字化档案管理理念被企业内更广泛的接受；五是制定有效的变更管理措施来解决潜在的问题和风险，定期评估转型进展，及时调整计划和解决问题，持续优化数字化档案管理平台。

3.加强交流、深化合作，持续推动工程项目档案管理科技创新

一是建立起跨部门、跨地区的交流机制，促使不同单位之间的信息共享和经验传递。可以通过组织行业研讨会、技术交流会、经验分享会等形式来进行交流，搭建行业沟通平台，推动技术创新和项目档案管理的共同进步。二是积极引进高校和科研机构的力量，与企业合作开展工程项目档案管理的科技研究和应用。建立校企合作平台，推动理论研究与实际应用的结合，促进创新成果的转化和推广。三是加大对工程项目档案管理科技人才的培养和引进力度，提高他们的专业素质和创新能力。同时，支持人才交流与合作，鼓励人员跨单位、跨行业的流动，促进不同领域之间的知识交融，形成更加创新的思维和方法。四是积极引进和应用相关的科技手段，如人工智能、大数据、云计算等，推动工程项目档案管理的数字化、智能化发展。与科技企业合作，共同研发和应用创新技术，提高档案管理的效率和水平。

（二）关键实施路径

1.建设基于人工智能技术的工程项目档案管理模式

在数据采集和整理方面，利用文本挖掘、自然语言处理等技术，对工程项目相关文件和信息进行自动化的数据采集和整理，提取出关键信息和元数据，为档案管理提供基础数据支持；在档案檢索方面，利用机器学习和深度学习等技术，实现对档案内容的智能搜索与检索。通过训练模型，系统可以根据用户的查询需求，智能地匹配和推荐相似的档案，提高档案检索的准确性和效率；在档案分类与归档方面，利用机器学习和图像识别等技术，实现对档案文件的自动分类和归档。系统可以对新进入的档案文件进行自动识别和分类，将其归档到相应的文件夹或目录中，避免了人工操作的繁琐和错误；在档案保护与安全方面，利用数据加密和权限管理等技术，对档案信息进行安全保护。系统可以对档案文件进行加密存储，只有经过授权的人员才能访问和修改档案内容，确保档案信息的机密性和完整性；在档案智能分析与预测方面，利用数据分析和机器学习算法，对档案信息进行智能分析和预测，挖掘分析历史档案数据，发现潜在的规律和趋势，为未来的工程项目提供决策支持和预测能力。

2.构建基于人工智能技术的工程项目档案管理系统

一是根据工程项目特点和档案管理需求，明确系统的架构设计、功能需求和技术要求；二是选择合适的数据库技术，设计并创建数据库用于存储档案数据；三是使用适当的算法和模型构建人工智能模型，用于实现自动化的档案分类、归档、识别等功能。常用的技术包括自然语言处理（NLP）、图像识别等；四是根据需求和设计，进行系统开发和编码实现。可以选择使用合适的开发框架和编程语言来开发系统；五是设计友好的用户界面，使用户可以方便地使用系统进行档案管理操作，设置权限管理机制，保护档案数据的隐私安全。人工智能技术的选择和应用也需要结合具体的项目类型和数据特点进行权衡，以确保系统的可行性和有效性。

3.打造基于人工智能技术的工程项目档案管理团队一是组建一支具有相关技能和经验的专业团队，特别是吸纳具备项目管理、档案管理和人工智能技术背景的人员。部分团队成员需要具备熟练运用人工智能技术进行数据分析、文档管理和信息检索的能力，了解机器学习、自然语言处理和数据挖掘等相关技术，并能将其应用于工程项目档案管理中。二是创建一个知识库，收集和整理各类工程项目档案的数据和文档，包括项目计划、设计图纸、合同文件等。使用人工智能技术对这些数据进行智能化的分类、标注和索引，便于日后的查询和管理。三是建立良好的沟通渠道和协作平台，可以使用即时通信工具、项目管理软件和云存储等工具，方便信息共享和协同工作，提高团队的工作效率和质量。四是打造团队成员持续创新能力，不断学习和了解最新的技术趋势和档案管理领域的最佳实践。通过参加相关培训、研讨会和行业展会，与其他专业人士交流和分享经验，不断创新和优化项目档案管理模式和业务流程。通过打造一个专业高效的基于人工智能技术的工程项目档案管理团队，为工程项目提供全方位的档案管理支持，并利用人工智能技术提高档案管理的效率和准确性。

四、结语

人工智能技术的快速发展对工程项目档案工作产生了积极的影响，它为工程项目档案工作带来了新的变化和机遇，同时也带来了一些新的问题和挑战。人工智能技术帮助工程项目档案工作者更高效地进行信息管理和数据处理，提供了更便捷和可持续的档案保存方式，也为项目档案的数据挖掘和深度利用提供了强大基础。因此工程项目管理者及档案工作者应积极转变思维观念，认真研究和探索人工智能技术的在工程项目档案管理中的应用，不断提升自身的技术水平和专业素养，不断推动工程项目档案管理的数字化转型，为工程项目的高质量建设和高水准运行提供保障。

作者单位：中核北方核燃料元件有限公司