协同办公门户建设过程及实践思考

金萌 赵丽莹

本文重点探讨协同办公门户系统的实施与应用。某炼化企业前期已经建设了个人信息门户，近期完成系统升级构建实现协同办公门户。本文通过对系统设计、功能模块以及实施过程中所遇到的挑战和解决方案介绍，分析协同办公门户对员工工作效率、协同能力以及工作积极性的影响，并总结了系统实施后带來的成果和亮点。

一、实施背景

某炼化企业长期以来重视数字化建设工作，2016年企业个人信息门户的应用上线，该门户有效地支持了公司日常办公业务，提高了日常工作效率，促使公司长期处于炼化板块应用榜首位置。随着公司信息系统建设、运行和应用的程度日益加深，出现了一些新的问题，具体表现在：

统一认证功能不完善：部分新建系统未纳入到个人信息门户的集成范围，各系统间无法实现自由单点登录，无法打通跨系统的业务环节。

流程审批不集中：部分业务流程分散在各业务系统中，需要跳转到不同系统进行审批，流程审批界面不统一，影响用户体验。

数出多源导致准确度低：各系统数据标准不统一，数出多源；同一指标各部门定义不同，造成数据结果不一致；数据质量较低，无法为领导决策分析提供数据依据。

因此为满足公司信息系统集成共享和相互沟通的需求，需要结合公司特点和业务需求，在现有个人信息门户基础上升级为协同办公门户，优化和提升系统功能，以充分发挥信息系统提升公司办公、生产、经营和管理水平的作用。

二、系统建设过程

（一）建设目标

按照中石油炼化板块“填平补齐”的工作思路，结合集团公司/专业公司数字化转型的相关要求，基于炼化ERP应用集成用户访问平台继续深化个人信息门户应用，从认证、待办、界面、数据、信息五个方面对现有个人信息门户进行功能整合和技术改造，打造 “操作、管理、决策”一体化的融合性办公平台。

（二）系统设计

协同办公门户系统功能设计主要包括认证、待办、界面、数据、信息五个方面，系统具体功能设计如下：

1.界面：改版系统门户界面

采用“场景式”设计思路，充分提炼各级领导和用户的关键办公场景，重新规划重点栏目和页面布局，完成具有企业独立特色、符合操作习惯的办公界面升级，支持用户自定义配置，实现用户操作窗口“千人千面”。

2.认证：完善接口认证机制

完善优化基于授权令牌的接口认证机制，提供开放、安全的认证接口，优化认证安全机制，实现各类信息系统的入口统一登录和业务系统间的自由登录，为后续打通业务环节奠定认证基础；更新用户认证的应用清单列表，确保满足用户业务实际工作需求。

3.待办：扩展待办集成范围

进一步扩大待办集成系统范围，将新建自建系统待办集成到个人信息门户，同时积极协调集团重要统建系统提供待办接口，实现各类待办的集中办理。

4.信息：优化信息共享内容

针对作业、安全等信息，建立信息跟踪和重要事件的共享机制，保留集团原有9类共享信息，新增安环、作业、重大事件的信息共享，通过流程化管理，有效跟踪问题和事件的执行，为基层人员减负，加快公司管理节奏和工作效率。

5.数据：数字化提升管理

以智慧工厂解决方案为目标，按照业务域梳理指标和报表，结合《生产月报》、《原油进口及产品销售月报》等生产经营指导性数据，选取领导关注度高、相关系统可提供数据集成接口的指标，为决策层定制对应的、直观的图表图形数据，实现生产经营关键性指标动态、集中和可视化展示，有助于公司领导进行数据统筹分析，为决策提供数据支撑。

（三）功能模块

1.单点登录

通过引入单点登录功能，员工只需一个账号和密码即可登录协同办公系统，并实现对各类系统的无缝访问。

单点登录大大简化了员工管理系统账号的繁琐过程，提高了登录的便捷性和效率。

2.待办提醒

协同办公系统实现了待办事项的集中管理和提醒功能。系统会根据员工的职责和权限，自动提醒员工有关的待办事项。通过待办提醒，员工可以及时掌握工作进度和待处理的事务，避免遗漏和延误。

3.信息共享

协同办公系统实现了信息共享功能，各部门和员工可以在系统内部发布、查看和分享信息。系统提供了丰富的权限管理和分类标签，确保信息的安全性和准确性。通过信息共享，员工可以迅速获取所需信息，加强团队之间的协作和沟通。

4.数据展现

协同办公系统通过集成各类业务系统的数据，实现了数据展现功能。系统可以根据员工的需要，生成各种数据报表和图表，直观地展示业务指标和趋势。通过数据展现，员工可以更清晰地了解业务状况和发展方向，帮助做出科学的决策。

三、实施过程

项目实施过程采用“统一规划、分步实现、重点先行”的策略，确保项目的整体开发和实施有序进行。在开始项目之前，需要进行详细的规划和需求分析，确定系统的基本功能和模块，制定合理的开发计划。通过统一规划，可以使不同部门和团队之间的协作更加紧密，避免重复工作和资源浪费。同时，将整个项目划分为准备阶段、设计阶段、开发阶段、测试阶段以及上线阶段等多个阶段，逐步实现系统的各个功能模块，可以将风险分散，提高项目的可控性和成功率。

（一）准备阶段

项目启动后，项目组与用户明确项目的目标、范围和预期成果，梳理原个人信息门户问题和不足，明确关键里程碑节点，制定项目章程并完成确认。

项目组按计划开展需求调研，梳理统建/自建系统83套，与相互部门和人员沟通，落实各系统的使用频率、登录方式、重要程度等信息，了解他们对于协同办公系统的需求和期望，形成明确的需求调研记录。

（二）设计阶段

根据需求调研结果，明确系统包括门户界面、登录认证、待办集成、信息共享和数据展现五个功能模块，按模块进行敏捷开发，制定专项小组进行系统架构设计、数据库设计、界面设计等。

系统设计遵循符合员工使用习惯和优化用户体验为原则，设计系统的用户界面，使其简洁、直观、易用。

（三）开发阶段

使用敏捷开发模式，通过重点先行的方式，将门户界面、单点登录、待办提醒三个系统中最核心、最重要的功能优先开发，以确保系统的可用性和用户体验，后续逐渐完成信息共享迁移和数据展现开发。

系统整个开发设计尤其注重安全保密设计，在充分遵循国家、集团公司、专业公司以及国家《信息系统安全等级保护定级指南》（GB/T 22240-2020）等网络安全相关标准，保证系统连续、稳定、安全可靠运行。

（四）测试阶段

测试阶段可以确保系统功能的正确性和稳定性，验证系统是否满足用户的需求和期望。通过单元测试、集成测试和用户接受性测试，确保系统功能的正确性和稳定性，验证系统是否满足用户的需求和期望，最终实现一个高质量、用户满意的协同办公门户系统。

（五）上线阶段

项目组提前将原个人信息门户系统数据从旧系统迁移到新系统，完成正式上线前准备工作后，采用提前上线通知、直接系统切换、用户操作平滑过渡方式完成系统上线。

在系统上线后，为员工提供系统使用的培训和指导，解答常见问题，引导员工适应新的工作方式，要为员工提供充分的培训和支持，帮助他们熟悉和掌握系统的使用方法，及时解答用户的问题和解决技术难题。

四、实施效果及问题挑战

（一）系统实施效果

1. 提高办公效率

目前公司日常办公，员工需要同时使用多个系统进行工作，每个系统都需要单独的账号和密码进行登录，给员工带来了繁琐的管理和记忆的负担。通过单点登录和待办提醒，实现对各类系统的无缝访问，根据员工的职责和权限，自动发送提醒通知，将相关的待办事项及时推送给相关人员，极大的改善用户日常办公的便捷性和效率提升，大大简化了员工的登录和待办事项处理流程，提高了办公效率。

2. 加强信息传递和共享

协同办公系统的信息共享功能，在一个系统内部发布、查看和分享信息，不仅可以加强团队之间的协作和沟通，还能提高员工的工作效率和准确性，使得公司内部的信息传递更加快捷和准确。员工可以随时在系统中发布和查看信息，不再依赖传统的邮件和纸质文件，提高了信息共享的效率和准确性。

3.提升数据分析和决策支持能力

协同办公系统通过数据展現功能，集成各类业务系统的数据，并生成的报表和图表，提供全局业务数据视角，使各部门能够共享数据、相互了解，促进团队之间的协作和沟通，帮助员工更清晰地了解业务状况、趋势状况，为公司领导提供了更直观和全面的数据分析，实现更科学地进行决策和规划。

（二）实施过程中的问题挑战及解决方案

在协同办公系统的实施过程中，即使原有个人信息门户已经使用五年以上，升级过程中同样遇到各种问题和挑战，具体问题挑战如下：

1.用户参与度不高及反馈不及时

协同办公系统实施后，由于前期关键用户参与有限，用户对系统登录、个人工作台设置等不熟悉，信息共享数据上传不及时，造成信息传达不畅和延迟，依然延续线下与公司领导汇报机制，未充分发挥“操作、管理、决策”一体化的融合性办公的效果。

协同办公系统用户培训和用户接受度是上线后最大的挑战。增加系统使用率，充分发挥协同办公的效果，在项目实施全过程要关注领导及关键用户的使用需求，提供全面的用户培训计划和支持，及时获取用户反馈和改进意见，确保系统的易用性和友好性，提高用户的满意度和使用积极性。

2.新、旧系统技术冲突及技术方案欠缺

协同办公系统由于由原个人信息门户升级改造，项目过程中新、旧系统技术冲突，以及用户个性化需求，缺少有效的解决方案和解决资源，比如系统安全认证限制，出现浏览器对跨域无法访问、安全认证方式受限、安全令牌安全无法验证等问题，项目组通过内部加强方案完善、外部寻求IAM等项目组的支持和协助，最终通过反向代理、动态安全令牌等技术全面解决系统安全认证问题。

项目实施过程中，系统集成、安全性、稳定性方面技术故障导致大量系统功能重构，造成项目沉没成本、项目总体进度延期超时。解决方案要提前由专业人员进行技术分析，加强技术沟通和协作，根据实际情况做好技术储备，选择合适的解决方案和技术工具。

3.系统数据迁移不兼容

信息共享要保留集团原有9类生产、营销等共享信息，包括历史数据、信息记录及相关文档，原有系统开发平台为.NET框架，新平台升级为基于微服务架构的PaaS平台，系统存在一定系统兼容性问题。同时，数据展现基于Oracle BIEE技术，后台数据来源包括SAP、SQL Server、Oracle等多种数据源，OBIEE与新平台集成也存在兼容性问题。协同办公门户完善了系统PaaS平台架构，加入.NET架构的支持，同时解决OBIEE兼容性。

协同办公门户兼容性处理，还要考虑单点、待办系统的兼容性，作为办公中枢，要充分考虑外围系统的实际情况，确保系统集成、数据、安全等多角度的兼容性，尤其老旧业务系统，历史数据在一定程度上具有重要价值，要充分考虑新老系统数据结构差异，合理进行业务数据清洗转移。

4.系统安全和权限控制

协同办公系统涉及到公司内部的敏感数据和信息，因此系统的安全性和权限控制是至关重要的。

协同办公系统采用安全加密技术，严格控制用户身份标识和数据权限控制，设立严格的权限管理机制，制定用户口令管理策略包括复杂度要求、定期更换要求等，定期进行安全审查和漏洞修复，以保护系统免受潜在的安全威胁。

五、系统总结

协同办公系统采用“多形态、多角色、多场景、多应用”的设计思想，建立了公司统一的办公入口，提供各类系统单点和待办处理的“一站式”服务，加强了公司各类信息系统的集中管理和控制。通过实施协同办公系统的上线，公司的业务功能得到了提升，员工的办公效率明显提高，信息的传递和共享更加快捷和准确。未来，协同办公系统还有进一步改进和完善的空间，希望能为公司的发展和业务创新提供更强大的支持和保障。

作者单位：中国石油广西石化公司