优化中职学校档案数字化管理的对策

中职学校档案数字化管理作为信息化发展的一部分，对于提升管理效能、提高信息资源的利用率具有重要意义。然而，当前数字化管理实践中普遍面临一系列问题，如管理不够规范，管理人员素养、基础设施建设等方面存在短板，不仅影响数字化管理的顺利推进，也制约着中职学校整体管理水平的提升。因此，有必要深入剖析存在的问题，并提出切实可行的对策，以期推动中职学校档案数字化管理实现更好的发展。

一、优化中职学校档案数字化管理的必要性

（一）有助于提高管理效率

中职学校作为培养各类专业技能人才的重要场所，拥有庞大的师生群体。中职学校档案数字化管理是实现信息化教学，提高教学质量和管理水平的重要手段，也是提升办学效益，培养高素质技能型人才的有效途径。传统的档案管理方式往往以纸质文件为主，管理效率低下。文件的存储、检索、更新都需要大量的人力和时间，且容易出现文件遗失、信息更新不及时等问题。数字化管理能够通过建立统一的电子数据库，实现信息的快速录入、存储和检索，对提升中职学校管理效率有着积极的意义。

（二）有助于促进信息共享

档案数字化是一个庞大而复杂的系统工程，其内涵和外延非常广泛。当前，我国职业教育正处在转型时期，社会经济发展对人才素养提出了更高的要求，因此需要加快中职学校档案管理信息化建设步伐，实现全面、系统、有效地服务于教学工作和学生成长成材。在传统中职学校档案管理工作中，不同部门之间的信息沟通存在一定障碍。纸质文件往往局限于某一具体地点，难以进行信息共享与协同。而数字化管理通过建立电子化平台，使各个部门之间能够实现实时的信息共享。教务处、学生处、招生办等不同部门的档案信息可以在系统中进行共享，便于各个部门之间更好地协同合作，提升学校管理的整体效能。

（三）有助于加强信息安全保障

传统档案管理容易面临信息泄露、文件损坏等安全隐患。纸质文件可能会因为各种主客观因素而遭到破坏，信息泄露的风险也相对较高。数字化管理具有安全可控、高效便捷和信息共享等特点，是一种新型的档案管理模式。数字化管理通过设立权限系统、加密技术等手段，有效保障了档案信息的安全性，只有经过授权的人员才能够访问、修改相关信息，大大降低了信息泄露的风险，确保了中职学校档案信息管理的安全性。

二、中职学校档案数字化管理存在的问题

（一）对档案数字化建设不够重视

信息时代，数字化管理已经成为企事业单位高效运营的重要保障，然而在中职学校档案管理方面，对这一趋势的认知仍然还停留在传统的纸质档案管理层面。中职学校对档案数字化建设不够重视体现在两个方面，其一，部分管理人员对档案数字化认知滞后，未能充分认识到档案数字化管理的重要性和紧迫性，习惯于传统的文件堆积和手工查找方式，对数字化管理的高效性和便捷性并未形成足够的认知。其二，资金投入不足导致档案数字化建设乏力。在一些中职学校，由于财政预算限制或者对数字化管理效益的认知不足，造成对数字化建设投入相对不足。具体表现在硬件设备更新迟缓、软件系统升级滞后等方面，制约了数字化管理体系的全面推进。

（二）档案数字化管理不规范

中职学校的档案数字化涵盖了从信息录入、存储到检索的管理过程，其不规范管理直接影响了数字化管理体系的高效运行。当前，部分中职学校在建设数字化管理系统时并未建立统一的信息录入标准，加之各部门或个体因为存在理解差异等原因，在档案数字化管理中出现了信息录入格式与标准不统一等情形，导致系统中的数据呈现出杂乱无章的状态，不仅使数据难以协同管理，也降低了检索的准确性。此外，部分学校在数字化管理系统中的检索功能并未得到规范应用。在一些系统中，检索关键词未能明确定义，导致用户在使用时产生歧义，降低了信息检索的准确性。同时，缺乏有效的检索引导和提示，一些用户难以迅速掌握检索技巧，影响了系统的实际运用效果。

（三）档案信息化基础设施不配套

当前，部分中职学校在进行档案数字化管理时，并未充分考虑到信息化基础设施的配套建设，体现为硬件设备和网络环境建设方面存在不足。一些学校由于预算有限或者对数字化管理系统的需求认知不足，其硬件设备的更新和升级较为滞后，老旧电脑和落后的服务器设备限制了系统的运行速度和处理能力，影响了整个数字化管理系统的效能。另外，部分学校对于数字化管理系统的信息安全保障并未引起足够的重视，缺乏有效的防护手段，使学校档案信息面临被非法获取、篡改或丢失的风险。

（四）缺乏专业的档案管理人才

部分学校在数字化管理初期往往对档案专业管理人才的培育缺乏重视。由于数字化管理需要专业的档案管理知识和技能，而部分学校对档案专业的认识较为淡薄，在引进和培养档案管理人才方面投入不足，使数字化管理系统的构建缺乏专业性，无法充分考虑到档案管理的规范性和专业性需求。另外，一些学校在引进人才时过于注重其他综合能力，忽视了对档案专业知识的要求，即便有对应的管理人员，也难以真正胜任数字化管理系统的规范化建设和运行，进而不利于学校档案管理工作实现高效运行。

三、优化中职学校档案数字化管理的对策

（一）加强对档案数字化建设的重视程度

为提升档案数字化管理水平，中职学校需要加強对档案数字化建设的重视程度，做到从认知到资源投入的全方位加强，确保数字化管理成为学校高效运营的核心支撑。首先，学校管理人员应当充分认识到档案数字化管理的重要性，通过加强宣传教育，提高管理人员对数字化管理价值的认识，意识到数字化管理是提高学校管理效率、推动信息化发展不可或缺的一环。因此，要在决策层面建立数字化管理理念，使其融入学校整体发展战略，确保获得足够的人力和资源投入。其次，要加大对数字化建设的财政和物质资源投入力度。数字化管理需要有硬件设备、网络基础设施、软件系统等一系列作为物质支持，而为了确保系统的高效运作，必须投入足够的资源，减少数字化建设的限制。同时，要合理配置和更新硬件设备，确保数字化系统具备足够的性能和稳定性。最后，建立科学的档案数字化管理评估体系，持续监测和改进数字化系统的运行状况。通过定期评估，发现问题、改进不足，使数字化管理体系能够不断适应学校管理需求的变化，确保档案数字化管理的长期有效性。

（二）完善档案数字化管理工作制度

在中职学校档案数字化管理工作中，完善各项规章制度至关重要。然而，目前我国大多数中职院校在档案管理工作方面尚未建立相应的管理制度和措施，从而造成了很多弊端。因此，必须对档案管理工作中出现的弊端进行研究，并提出针对性建议，这样才能够更好地利用信息化手段开展档案数字化工作。基于此，为提升中职学校档案数字化管理水平，需要相关管理人员完善档案数字化管理工作制度，提出规范化、科学化和可操作性建设策略，确保数字化管理系统能够在实践中高效运行。首先，中职学校需要建立明确的数字化管理工作制度。包括档案数字化流程、标准化操作规范、责任分工等。制度的建立需要参考相关标准和先进经验，确保档案数字化工作的各个环节都有清晰的指导方针，以便相关工作的顺利开展。其次，规范档案数字化的数据录入和存储，建立统一的数据录入标准，确保信息标准的一致性和可行性；明确数字化存储结构，划分清晰的分类和目录，以便实现信息的快速检索和管理；通过建立标准的元数据和索引体系，提高信息检索的准确性，使数字化系统能够更好地服务学校的管理需求。最后，建立档案数字化管理的安全保障机制。在制度中明确信息的安全规定，包括权限管理、数据加密等方面的要求；制订紧急处理方案，应对各种可能发生的信息安全风险；加强对数字化系统的监测和审计，确保系统的安全运行。通过规范化、科学性和可操作性的管理工作制度，中职学校能够更好地推动数字化管理体系的建设和发展，提高档案管理工作的效率和质量。

（三）加强档案数字化基础设施建设

数字化基础设施在档案管理中占有重要地位，是实现档案信息化、科学化和制度化的前提。随着社会经济的发展，传统的人工管理模式已经无法满足人们对信息获取的需求，因此，应建立更高效的数字化档案管理系统，提高档案工作质量，增强服务能力，推动教育事业改革和创新发展；加强档案数字化基础设施建设，对硬件设备、网络环境以及系统软件等方面进行优化和升级，确保数字化管理工作的顺利实施，具体方式如下。

首先，需要投入足够的资源进行硬件设备的更新和升级。硬件设备的性能直接关系到数字化管理系统的运行速度和处理能力，通过完善硬件设备投入，能够有效提升系统的整体性能，确保数字化管理工作实现高效运行。

其次，加强网络基础设施建设。数字化管理需要配备高速、稳定的网络环境，保证信息的流畅传输和及时共享。中职学校需确保数字化管理系统能够在复杂的网络环境中保持稳定运行，保障档案信息的安全传输和存储。

最后，确保数字化管理系统运行的适用性，对软件、数据库管理系统等方面进行升级和维护。通过使用先进的数字化管理软件，提高系统的稳定性、安全性和用户友好性，使数字化管理系统更好地适应学校的实际管理需求。通过全面升级硬件设备、网络环境，保证系统软件的先进性和适用性，能够为数字化管理提供更为稳健和高效的支持，推动数字化管理工作的全面开展。

（四）提高档案管理数字化人员的综合素养

在中职学校档案数字化管理过程中，必须加强对档案管理工作人员自身素养及业务素养的培养，进一步适应新形势下档案管理建设发展的需要。此外，提高中职学校档案管理数字化人员的综合素养，对于保证信息化教学的顺利实施、促进中职教育事业的可持续发展具有重要的意义。提高中职学校档案管理数字化人员的综合素养需要从技术水平、管理能力以及沟通协作等多方面进行提升，以确保数字化管理流程的规范运行和高效服务。具体方式如下。

首先，应对档案数字化管理人员提供必要的技术培训，涵盖数字化管理系统的操作技能、信息安全知识以及相关技术的更新发展等方面。通过培训，使档案数字化管理人员能够熟练掌握系统的使用方法，了解数字化管理工作的最新发展趋势，提高其技术水平。其次，加强档案数字化管理能力的培养。档案数字化管理不仅仅是技术层面的工作，还需要有较强的管理能力，包括项目管理、人员协调、问题解决等方面的能力。可以通过培训和对实际项目的经验积累，提高负责档案数字化工作人员的管理水平，使其更好地推动数字化管理工作。最后，要注重团队协作和沟通能力的培养。档案数字化管理是一项复杂的系统工程，需要多个岗位之间协同合作。因此，培养档案数字化管理人员的团队协作能力和沟通协调能力至关重要。通过技术培训、管理能力提升、注重团队协作和沟通能力的培养等多方位的培训措施，能够全面提高档案数字化人员的管理水平，从而更好地服务于学校数字化管理工作的需要。

四、结语

档案数字化管理是中职学校信息化建设的重要组成部分，通过加强硬件设施、完善档案数字化管理工作制度和提高管理人员的综合素养，能够有效推动档案数字化管理系统的建设和发展，提高中职学校档案数字化管理水平，服务学校发展，促进教育信息化进程，有助于中职学校更好地迎接数字化时代的挑战，提升教育管理效能。

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（作者简介：刘妍，女，本科，甘南藏族自治州卫生学校，研究方向：中职学校档案管理）

（责任编辑 刘月娇）