关于医院科研管理系统的构建与应用的探索与构想

陈炜 陶奕

上海市中医医院 上海 200071

引言

医疗信息技术不断发展变得越来越便捷的今天，医院所承担的责任和处理的事务也越来越复杂。医院的科研领域相对应的部门需要突破原来传统的工作构架，构建高效工作管理机制，运用信息技术在统一的数据操控平台上建立互相关联的，彼此对接的新方式以实现科研管理系统多维度一体化的管理方式[1]。目前很多科研管理事务会除了以往科研成果、科研项目等本体工作内容外，随着需求发展，现在还需要触及诸如人事、财务、硬件仪器、耗材管理、课题开放等跨部门协作工作。显然传统的科研管理方式已经跟不上医疗信息化的快速发展。科研管理系统的建立就是要打破数据壁垒、通过信息智能化、共享化、统一平台的流转提高工作效率、便捷度、智能化管理水平。

1 科研管理现状与存在的问题

数据难以被共享、口径不一致、没有统一标准，管理不规范导致数据可以随意认为篡改和修改、无故删除等情况发生。科研数据的真实性、有效性、安全性存在诸多问题。

科研材料的审批报送流程效率低下，耗时耗力，科研送报时间延误是常态，严重影响科研事务的管理进度。

没有统一管理信息平台，导致科研数据零散不全面，碎片化。缺乏完整性和准确性，动态性。统计工作大打折扣。

缺乏科研成果的统计整理分析、评价反馈的系统性机制。不能有效分析挖掘预测科研原始数据的规律与变化趋势，无法对评估机制起到测评依据[2]。诸如：论文数量、水平、影响因子、专利的申请之间的相关性需要相关数据的参考。

2 系统构架及功能

市面上目前主流的系统构架主要有基于C/S和B/S两种。前者一般建立在小规模的网络布局，通过局域网连接服务器传输数据[3]。随着医院规模的扩大，网络技术的发展，B/S目前逐渐取代了C/S构架，主要是B/S不受限于网络规模大小，通过浏览器和操作系统就可以进行，易于扩展和维护具备跨平台兼容性强等优势。

2.1 系统构架

本系统采用B/S（浏览器/服务器）构架通过多层设计实现目标方案。满足操作者在终端可以登录自己的界面进行数据处理和信息交互式访问。操作员可以设置终端登入平台对自己的数据信息存储和访问进行管理。搭载MYSQL数据库，java技术开发，Html数据交换等开发工具建立操作平台[4]。

2.2 模块部署构建

根据医院自身需求目前设立9大模块分别是：论文管理、科研项目管理、成果展示、专利管理、科研奖项管理、学术著作管理、项目经费管理和项目管理、系统设置管理模块。

2.2.1 论文管理模块。论文管理功能模块主要实现对论文的投稿搜集、对论文审核后的确认、论文投稿进程中的修改或者删除等操作以及相关的查询及检索功能。实现论文在线申请—审核—发表—财务报销线上一体化操作。对知识成果的报告、著作、奖项形成全方面详细信息的管理平台化管理流程[5]。

2.2.2 科研项目管理模块。实现科研项目流程闭环式操作管理。操作人员登入自己的账号从系统平台开始在线申报，单位的相关专家收到系统通知后继而会对申报项目进行线上计划审评工作，线上直接操作进行评审[6]。项目审评通过后，可以对立项后的项目数据进行管理，例如：项目内容、经费预算、成员构架、流转中产生的相关资料等数据。

当然，在项目管理的进程中可能会出现信息变更的问题，那么此功能模块也满足变更需求，项目对接人员可以线上发起变更请求，由科研部门审核，通过后系统自动变更之前的数据内容。

科研管理部门也可以在线上流程代办工程中根据项目的事实情况对项目对接人发起中检操作，项目对接人收到中检提醒后及时补充整理相关材料并提交，科研管理部门审核通过后完成操作流程。

系统具备发送邮件、短信、系统自动消息的方式由科研管理人员向申报人发送最后的项目结项提醒消息[7]。可以选择相应提前的时间段，如：提前一周发送或者一个月等。便于项目对接人提前准备项目结项材料，完成最后项目结项流程。

2.2.3 成果展示管理模块。此模块主要实现对于科研成果的登记、审核确认、修改删除、查询检索等功能。包括：论文、专利、软著等详细情况。其中论文发表后，申报人员可以通过此平台向科研管理部门提交报销申请，审核通过可以到财务部门报销。

2.2.4 专利管理模块。专利管理模块功能的设置是为了解决以往在这方面资料收集管理不系统性的问题。专利申报者在提交审核前可以在系统内自行修改、删除等操作。专利申报人可以自行录入信息，线上审核。也可以携带资料到科研处，由科研处代为录入。平台具有相应审核确认、修改删除、查询检索等功能。

2.2.5 科研奖项管理模块。主要实现项目奖金录入登记、查询和检索功能。诸如：项目津贴、论文发表奖励、软件著作发表奖励，项目专利发表奖励等。科研处统计完奖金数额后，线上走OA流程，经相关上层领导批示通过后，由财务处发放并对应各立项项目。

2.2.6 学术著作管理模块。除了基本的方便操作者可以录入申报人的学术著作资料信息做登记的功能外，系统支持文件预先格式设定批量导出或汇总，支持如PDF格式的在线批量下载等功能，提高了科研资料的操作便捷度和效率[8]。此外，支持会议管理功能，医护人员可以根据会议内容、经费预算、与会资料在线申请举办学术会议，由科研处审核通过。

2.2.7 项目经费管理模块。对医院科研项目课题经费从出账、支出、剩余情况进行全方位控制，对项目预算做有效管理。通过系统自动推送相关信息到项目负责人。项目负责人可以根据科研项目预算分类信息情况在系统平台上申请报销，由科研处审核通过后报财务部门把控。提供到账明细填写，经费的打印生成到账通知单。系统会自动提醒科研项目负责人账单情况，便于及时跟进处理。

将项目预算科研报账分类情况和整体项目整合，实现负责人根据预算在线申请经费管理流程，科研处审核通过后数据直接流转到财务部门处理，实现对科研经费跨部门协作管理的方式。

2.2.8 项目管理模块。项目管理是各项目申报的入口，主要实现项目填写和项目审核的功能。操作员新建项目后根据项目需求可以划分子项目分配给工作团队中的其他负责人。同时在项目发展推进的过程中，操作员可以根据流程图及时把控监督整个项目的进度情况，根据反馈的阶段性数据及时的沟通或者对进度中产生的偏差及时纠偏[9]。对项目的相关的计划、数据附件等重要信息均可在此平台上管理、修改、审阅、导出文件。决策者也可以根据系统提供的数据查询、分析、量化等功能自动生成各类科研的相关统计报表，便于医院决策者比较全面的了解科研部门的发展情况，为上层的决策提供一定程度的数值化的依据，更好的助理医院的发展。

2.2.9 系统设置管理模块。科研处管理人员可以分配操作人员相应权限，根据不同的岗位职责设置不同的权限等级。包括对菜单栏的管理、用户管理（处理用户账号或密码重置等问题）、短信通知管理[10]。对于系统中科研专业术语称谓或者类目的划分均可以在字典管理模块中自行添加删除。诸如：课题材料一级分类和课题材料二级分类等。系统配置监控模块也可以实时反映出系统的运行情况、后台自动生成的操作日志、基本配置服务器连接情况，便于管理人员及时做出相关反应，维护号系统运行的稳定性。

3 数据安全

3.1 系统的安全保障

对医院的内外网设置网络节点的数据安全保护。部署防毒墙和查杀工具。防止网络攻击和病毒传播带来的负面影响。实时对操作员进行对数据库记录的操作行为，防止数据恶意篡改的发生与泄露。

3.2 应急情况数据备灾恢复

考虑到诸如断电、施工不当等意外情况出现对数据会造成丢失的问题，应建立信息系统的数据库自动备份策略。备份工具实时将数据备份到备灾服务器上，便于若出现主服务器突发故障处理后，备灾服务器的数据可以同步恢复，第一时间降低损失。

4 建立科研管理系统平台的意义

4.1 为医院管理层决策提供数据支撑

原来人工数据化的统计工作或者电子表格化的方式已经很难满足科研管理发展的需求，建立科研管理平台可以实现工作链路上不同部门之间的数据流转，便于建立数据模型，统计分析等工作，为管理人员提供有价值的数据从而提供有效决策依据。

4.2 提高工作效率

从原来纸质化科研工作流程提升到电子化结构化数据申报、审批、验收等一系列的流程，B/S模式可以方便科研部门和项目相关协作部门统一网络平台实现数据共享和流转，在减少重复性工作步骤的同时大幅度提高工作效率。

4.3 数据流转共享

以往不同部门之间的数据是割裂的，相互之间不流转的，导致一个科研工作流程同其他相关部门的协作需要分布处理，低效耗时还容易出错。建立科研管理平台后，可以实现统一平台对接相关部门的数据，实现数据共享的协作效应，诸如可以和财务、审评专家等跨部门平台沟通，使科研管理人员比以往更全面的掌握数据信息，为提高工作效率做好铺垫作用。

5 结束语

科研系统平台的构建依托于医疗信息的发展，在系统平台上实现了在原有医疗数据上的整合和相关性数据的流转交互等功能，极大地提高了工作效率和便捷程度，数据的可靠性，安全性得到有效提升，降低了传统科研工作流程烦琐低效的问题和降低了相关的成本和开支。同时便于管理层即时掌握科研数据为相关管理决策提供依据。为后续科研数据统计，数据价值挖掘做好了前期铺垫，持续推进医院科研发展水平，提高核心竞争力。