大数据背景下档案数字化管理实践策略分析

大数据技术的应用，使档案数字化管理向信息化、智能化转变，从而提高了档案的存储、检索和利用效率，且有助于增强档案数据的有效性，提高档案管理的便捷性，提升档案利用的共享性，符合档案数字化发展的趋势和要求。因此，通过合理利用大数据技术，可以提升档案数字化管理水平，实现档案信息的高效利用和价值最大化。但是档案管理工作者要认识到，大数据背景下，档案数字化管理在面临机遇的同时，也面临着一些挑战。基于此，本文从档案数字化管理的价值体现入手，基于档案数字化管理中存在的问题探讨实践策略，以期从理论层面促进数字档案资源的有效整合与安全利用。

一、大数据背景下档案数字化管理的价值体现

大数据背景下，档案管理部门应主动适应时代发展，通过档案数字化管理方式提升档案管理效率和服务水平。大数据不仅为档案数字化管理模式注入了新的生机，同时也推动了档案管理的现代化进程。

（一）实现档案管理流程的优化

传统的档案管理方式主要依靠人工进行档案的收集、整理、归档、检索和利用，工作效率较低，且容易出现档案丢失、损坏等问题。而大数据背景下档案数字化管理通过将档案资料转化为数字形式，实现档案信息的电子化存储、检索和传输，大大提高了档案管理效率。同时，档案数字化管理还可以实现对档案信息的全流程追踪。通过建立档案信息管理系统，对档案的查阅、下载、打印等操作进行记录，确保档案信息的安全使用。同时，档案数字化管理有助于提高档案管理的规范性，防止档案篡改、伪造等现象，确保档案信息的真实性和完整性。

（二）提升档案管理的便捷性

首先，档案数字化管理模式为提升档案管理便捷性提供了全新的范式。大数据背景下，海量的档案数据分散在不同的业务系统和部门，如何高效地管理和利用这些信息成为摆在档案工作者面前的挑战。通过档案数字化管理，可以将分散的档案资源转化为数字档案信息，实现统一的数据入口和平台管理。管理者和使用者只要通过简洁的操作界面就可以轻松地获取所需档案信息，避免了烦琐的信息检索过程，极大地提高了档案管理的便捷性。其次，大数据时代，人工智能、机器学习等先进技术的融合为档案管理带来了新的可能性。通过智能搜索、自动分类和预测性分析等功能，档案数字化管理系统能够为用户提供精准的档案推荐，使档案管理变得更加灵活和智能，智能化档案管理手段大幅缩短了管理流程，使档案管理更加方便。

（三）提高档案资源共享程度

传统档案管理模式下，档案资源共享只能通过纸质方式。但随着网络信息技术不断发展，数字化档案的系统构建为资源共享创造了条件。档案数字化管理有助于打破信息孤岛，促进档案资源的跨部门、跨系统共享。通过集中化管理，各个部门、系统生成的档案信息被有机地整合到一个中心库中，形成一个全面、统一的档案资源池，为后续档案资源共享创造条件。因此，大数据背景下，數字化档案可以跨越地域、时间和部门界限，实现档案资源的共享。

二、大数据背景下档案数字化管理面临的现实挑战

大数据背景下，随着互联网技术的飞速发展，档案数字化管理已成为提升档案管理效率、实现档案价值最大化的重要手段。然而，在这一进程中，档案数字化管理也面临着诸多问题。因此，档案工作者要充分认识到这些现实挑战对档案数字化管理产生的不利影响，并思考应对策略。

（一）专业人才匮乏

档案数字化管理对人才队伍提出了较高要求，需要具备计算机技术、档案管理、信息管理等专业知识的复合型人才。然而，目前我国档案数字化管理人才队伍建设还存在不足，难以满足数字化档案管理的工作要求。一方面，档案数字化管理人才的培养体系不完善，难以满足实际需求；另一方面，档案数字化管理人才的流失问题严重，影响了档案数字化管理工作的持续推进。

（二）数字化管理硬件设施配置滞后

在大数据背景下，档案数字化管理面临的一大问题是档案部门在硬件设施方面配置不足。一方面，档案数字化管理需要大量的存储空间来保存海量档案数据；随着大数据规模的不断增长，档案信息的数字化管理还涉及存储和处理的性能瓶颈。海量数据的集中管理需要庞大的存储空间和高效的计算能力，以确保档案信息的即时性和可用性。解决这一问题需要硬件设施的不断升级，以适应大规模档案信息的快速增长。另一方面，对档案数据进行高效处理和分析也需要强大的计算能力，这对办公设备等硬件设施都提出了较高的要求。目前情况下，即使是部分专门的档案馆在硬件方面也存在配置数量不足且设备落后的现象，而很多一般单位的档案部门在这方面更为落后，甚至对档案的管理依旧采用传统方式。少量电子计算机的配置也仅仅能对纸质档案的人工管理起辅助作用，无法满足大数据时代档案数字化管理的需求。

（三）档案信息结构类型复杂

大数据背景下，档案数字化管理模式面临着档案信息结构异构性等方面的挑战。

首先，档案信息的多样性和异构性使数字化管理面临巨大的挑战。在大数据背景下，不同部门和业务系统产生的档案信息涵盖了多个方面的内容，且其存储格式等方面存在巨大差异。这种异构性导致了数字化档案信息的整合变得异常复杂，需要克服不同信息源之间的兼容性问题，以确保数据的一致性和准确性。其次，大数据背景下出现的新型数据类型，对档案信息的集中化管理提出了更高的要求。传统的文本数据管理已无法满足多媒体数据的存储和检索需求，需要采用更为复杂的技术手段来处理这些新型数据，这为档案数字化管理带来了技术难题。

（四）档案安全管理难度提升

大数据背景下档案数字化管理模式所面临的档案安全管理难度大，不仅来自外部安全威胁，还包括内部权限控制和隐私合规性等多个层面的挑战。

首先，档案信息的大规模集中存储引发了一定的安全风险。在大数据时代，随着档案信息的集中化，其规模呈几何级增长，使信息在传输、存储、访问的过程中更容易受到网络攻击、数据泄露等安全威胁。档案管理人员不仅要防范外部恶意攻击，还要面对内部数据滥用和非法访问的潜在风险，安全风险大幅提升。其次，档案数字化管理模式面临着复杂权限控制和访问监管的挑战。大数据环境下，不同层级、不同部门的档案管理人员、决策者等对档案信息的访问需求各异，且这些需求随时发生变化。因此，如何灵活而精准地实施权限控制，确保合法访问的同时防范非法访问，成为档案安全管理的一大困扰。最后，档案信息的敏感性和隐私性要求较高，增加了安全管理的难度。随着大数据中个人隐私和敏感信息的增多，需要档案管理人员深入了解不同类型档案信息的敏感程度，制订相应的安全措施。同时，面对日益严格的标准，如何在档案数字化管理模式下确保其合规性，也使档案安全管理更为复杂。

三、大数据背景下档案数字化管理实践策略

大数据背景下档案数字化管理模式要与时俱进。一方面，要推进现有的纸质档案向数字化档案信息转变，从而提高管理效能。另一方面，要以智能化档案信息平台为支撑，实现对档案信息的全面智能管理，提高检索效率，提升服务质量，更好地满足不同受众的多元化档案信息诉求。

（一）加强档案数字化管理人才队伍建设

专业人才队伍是提升档案数字化管理效率和服务质量的关键。为打造高素质的档案数字化管理人才队伍，档案管理部门要重视人才培养和引进。

一方面，要加强对现有档案管理人员的数字化培训，提升他们的数字化技能和管理水平，使他们能够适应数字化管理的需求。另一方面，要积极引进具备数字化背景和专业技能的人才，为档案管理部门注入新的活力和创新思维。同时，档案管理部门还应建立健全的激励机制，激发档案数字化管理人才的工作积极性和创造力。通过提供良好的工作环境、发展空间和福利待遇，吸引和留住优秀的数字化管理人才，为档案数字化管理提供有力的人才保障。总之，档案管理部门必须认识到，加强档案数字化管理人才队伍建设是推动档案数字化管理发展的重要举措。只有建立一支具备数字化知识和管理技能的专业人才队伍，才能够确保档案数字化管理的顺利进行，实现档案信息的高效利用和价值最大化。

（二）加强档案数字化基础设施建设

完备的硬件设施是数字化管理的基础和保障，只有具备完善的数字化基础设施，才能夠确保档案数字化管理的顺利进行，实现档案数字化管理的高效运行。为了实现档案数字化管理的目标，相关部门应加大投入力度，确保档案数字化基础设施建设的顺利进行。在办公设备层面，档案管理部门要购置高性能的计算机、扫描仪、打印机等办公设备，以满足档案数字化管理的需求。在网络设施层面，档案部门要通过服务器的配置建立一个稳定、高效的网络环境，确保数字档案信息能够高速传输和共享。此外，要根据本单位实际的档案管理和存储需要，合理配置存储设备等，确保数字档案信息的安全存储。档案管理部门要充分考虑实际需求和发展趋势，合理规划和布局。同时，还要注重设备的兼容性、可扩展性和可维护性，确保基础设施能够随着技术的发展而不断升级和完善。

（三）提升档案数字化管理与服务质量

档案数字化管理的最终目的是提高档案管理效率和服务质量，满足用户多样化的利用需求。

首先，档案管理部门要对数字化管理流程进行优化，简化管理环节，提高工作效率。在这一过程中，要充分利用大数据对数字档案信息进行数据挖掘、数据清洗和数据分析，提取有效档案信息，清除冗杂的无用信息，以实现档案信息的高效处理和利用。同时，还应加强与用户的沟通和互动，了解用户需求和反馈，从而不断优化数字化管理流程。其次，档案管理部门应注重提升数字化服务质量，为用户提供更加便捷、高效的档案利用体验。例如，可以通过建立在线档案查询系统、提供数字化档案复制服务等，方便用户随时随地获取所需档案信息。最后，档案管理部门应积极探索和创新档案数字化管理服务模式，拓展档案信息的利用价值和应用范围，以满足用户多样化的利用需求。同时，还可以与其他档案机构合作，共同开展档案数字化管理研讨与交流，实现档案信息的共享和互利共赢。

（四）加强数字档案信息安全管理

首先，档案部门要采用先进的技术手段对数字档案信息进行保护，如加密技术、防火墙、入侵检测系统等。这些技术可以有效防止非法访问和篡改，确保档案信息的完整性和安全性。其次，加强对档案管理人员的安全意识培训，提高他们对数字档案信息安全的重视程度。培训内容包括但不限于密码管理、防病毒知识、网络安全等。同时，档案管理部门应建立健全数字档案信息安全管理机制，明确档案信息的访问权限、使用范围、存储和传输要求等。最后，要注意对档案信息存储设备的日常维护和数字档案信息的备份，防止因设备故障或环境因素导致存储问题，进而对数字档案信息造成损失。要从多角度以多种形式保护档案信息，防止其被非法访问、篡改。

（五）以智能档案信息平台支持档案数字化管理

大数据时代，档案数字化管理模式的创新至关重要，智能档案管理平台能够为档案数字化管理提供更全面的支持。

首先，建立智能档案信息平台，实现对数字档案信息的全面智能管理。在大数据支持下，该平台能够自动识别、分类、索引和关联档案信息，提高档案的检索效率和准确性。其次，通过引入智能搜索和推荐机制，提升档案检索的智能化水平。智能搜索系统可以基于用户的搜索历史、行为模式以及档案信息的实际内容，为用户提供个性化、精准的搜索结果。同时，推荐机制通过分析用户的兴趣和需求，自动推送相关档案信息，使用户在智能档案检索中能够更加高效地获取所需信息。最后，构建开放型的档案信息平台，支持多渠道数据共享与交互。通过采用开放式的数据接口和标准化的数据格式，使不同系统、部门之间的档案信息能够无缝对接和共享。这种开放性的设计不仅实现了档案信息的全面互通，也为其他信息管理系统的整合提供了参考。

四、结语

大数据的崛起对档案数字化管理产生了深远的影响，为其带来了全新的发展机遇。大数据技术的引入使档案数字化管理更加高效，推动了档案数字化管理的信息化、智能化升级，为档案信息管理领域注入新的活力。未来要进一步加强技术创新，解决异构数据整合难题，提升档案管理智能化水平，以更好地适应大数据时代的挑战，为档案管理提供更全面、高效的解决方案。

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（作者简介：李璟雯，女，本科，商水县东城街道办事处财税所，助理馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 张云逸）