浅谈沙特阿美工程项目中的文档控制管理

中国石油管道局工程有限公司国际事业部，河北 廊坊

1.引言

中国多数企业顺应国家“一带一路”政策潮流，将项目带到了中东地区的沙特阿拉伯，阿拉伯国家石油公司简称沙特阿美，是中国企业合作最多的业主之一，同时也是对项目管理要求最高的业主之一[1]。沙特阿美公司作为全球最大的石油公司，其对项目管理的标准要求十分严格，拥有自己独特且完备的项目管理体系。由于出现很多中国企业在沙特阿美的工程中亏损的例子，多数源于证据材料缺失，即文档控制管理的缺位[2]。文档控制管理是项目管理的重要组成部分，但对于我国的承包企业来讲是一个不太受重视的职能管理领域，大多数情况下都是由合同管理部门担当着整个项目文档控制管理工作。文档控制管理对于设计–施工–试运总承包而言如同机械装置中的动力传输机构，它承载了项目所有文档信息，对于后期索赔起到决定性的支持作用，同时文档控制管理又是项目执行过程中的润滑剂，通过错综复杂的文件传递管理信息进而支撑起整个项目管理[3]。在执行沙特阿美项目过程中，文档管理系统性不够、分类不清晰、过程不规范、收发不及时等都会引起项目管理成本增加，因此充分认识沙特阿美管理体制下的文档控制管理模式十分重要[4]。在沙特阿美的工程项目中，文档控制管理重要性常常被低估，在传统承包商的项目管理模式下，多数中方承包商将文档控制管理作为控制管理部门或者合同管理部门的附属职能业务，不能充分发挥文档控制的中心作用，为使承包商在沙特阿美管理模式下对项目有更加强有力的管控，文档控制管理应该被更加重视起来。本文结合沙特阿美某天然气管道工程总承包的实例，分析我国承包商在文档控制管理方面的缺位并探讨提高方法。

2.文档控制管理的重要性

文档控制管理在各项管理工作中要起到独立平行的作用，项目管理团队务必将文档管理用于协调各种管理关系，视作管理系统中不可或缺的部分才能真正发挥它的最大作用[5]。文档控制管理在沙特阿美的体系中主要体现在三大特性：全面性、及时性、反复性。沙特阿美的项目管理模式较为复杂，业主多团队平行管理，有项目管理团队PMT (Project Management Team)、质量管理团队PID (Project Inspection Department)咨询服务团队CSD (Consulting &Services Department)，供货商管理团队VID (Vendor Inspection Department)等部门同时管理，文件源头多、类型杂。承包商在项目执行过程中，不仅要协调阿美各个管理部门之间与承包商之间的关系，而且要协调承包商内部各部门之间以及供货厂家和分包商之间的关系。文档控制部门在项目执行过程中处于信息管理的中心位置，见图1，应当加强对文档生成时的分类，将文档的用途、产生部门、版次号等做好专门编号处理，对传递、检索、存储、提取等做出严格把控，以防混乱。

Figure 1.The status of document control management图1.文档控制管理的地位

3.沙特阿美文档控制管理标准

3.1.严格把控质量和信息化

沙特阿美公司一向执行国际一流的质量管理标准，在阿美的管理体系中，对文档控制管理要求异常严格。阿美的QMIS (Quality Management Information System)质量信息管理系统就是高标准的体现，通过QMIS 系统对项目质量就行全面管理和评价。沙特阿美全面利用数字系统进行一体化线上管理，其中EPM(Enterprise Project Management)系统即企业项目管理系统，程序文件、信函、传送单、进度报告等文件必须通过EPM 系统进行上传，根据文件类型自动配发到相应负责部门。沙特阿美对程序文件重视程度很高，承包商在每项工作、施工活动之前必须编制程序文件得到业主批复，关闭业主所有的意见才能开始实施相关工作。沙特阿美体系中重视文档流转的及时性、有效性、规范性，一般情况下阿美在工程合同中会对文档流转作出时效性限制，有些文件超出时效性便被默许为接收或者无效。阿美要求文档交接必须由文档管理人员盖章和签字，文件的收发、传递、审批、分类、移交、保管等都要按照合同和业主管理团队的要求执行。

3.2.规范文档执行

建立有效规范的台账，台账能够清晰反映文件详细信息，能够反映收发日期、收发部门、收发人、文件类型、是否闭合等信息。文档所有交接环节都要建立台账，对待批复、批示和阅办文件都要留有痕迹和跟踪记录[6]。加强文件审核，承包商提交给业主的文件需要在提交前严格审查，审核签字必须有文件准备人、部室负责人、项目经理三方批准，文控人员制作传送单给项目领导审核签字发出。提交过程，文件分软拷贝提交和硬拷贝提交，硬拷贝提交需要一式两份，业主在传送单签字盖章后，将复印件存档，并登记台账。

定期复盘检查台账，沙特阿美管理团队专人负责对项目文档进行检查和监督，定期查阅项目文档，核对项目文档登记台账，及时查缺补漏，包括传送单、图纸、信函、会议纪要以及程序文件等，保证项目文档业主和承包商直接的一致性，避免后期出现由文档产生的争议。

3.3.项目记录书

项目记录书是沙特阿美的文档管理特点，与传统意义上的竣工文件不同的是，沙特阿美对此具有明确的合同要求。项目记录书错综复杂，覆盖面广，对于设计–施工–试运总承包商而言，其文件类型在投标阶段均已确认，包括图纸、设备操作说明书、设计计算书、工厂检验书、预调试记录、设备操作维修手册、厂家检验记录、施工检验记录、腐蚀管理程序手册等。项目在执行过程中，应该按照沙特阿美的标准对各项施工活动进行文件记录，项目竣工后，必须作为竣工文件移交业主，这就保证了竣工资料和施工活动同步化，任何文件遗漏或错误的地方均能得到及时补救，确保文件的时效性和准确性。

4.提高中国企业文档控制管理

面对沙特阿美这样管理体系完备的业主，要想移交一个高质量项目，控制成本并增加利润，中国工程总承包商在文档控制管理方面亟需提高和加强，应将其作为各项目的管理重点。

4.1.提高重视程度

我国企业要想与沙特阿美市场融合接轨，提高项目中的文档控制管理水平是必经之路。企业应打破常规管理模式下文档控制边缘化的思维，提高文档控制管理在项目管理中的地位，成立专门机构，加强文档控制管理的意识[7]。在于沙特阿美打交道的过程中，阿美管理团队均将重要的事项落实到白纸黑字的文件上面，企业要在文档控制管理上下功夫，提高重视程度，加强检查和审核力度，能够使得文档管理在处理纠纷和变更索赔中发挥重要作用。

4.2.完善管理体系

传统管理模式下的文档控制管理体系缺位，有完整文档控制体系的公司不多，往往是各环节或各部门独自成立体系管理自己的文档，缺乏统一性，需要加强文档管理体系，以确保文档管理过程的高效[8][9][10][11]。建立切实高效的文档管理制度和体系，设立专门文档管理机构，制定专门文档管理制度，设有专门监督人员，加强文档管理培训。以文档控制部门作为中心，业主、分包商和内部各部门之间形成网格化管理，以文控部门为引领，实现文档控制管理的扁平化管理。

4.3.提高信息化水平

沙特阿美工程项目文件生成数量大、速度快，为保持和沙特阿美的管理模式的相辅相成，提高承包商文档管理系统的信息化是必不可少的一步。信息化不仅能够提高文档传送效率，且能对文档随时检索和维护，快速检索到目标文档，提取目标文档进行维护或他用。沙特阿美在项目管理上已经实现数字化、信息化和网络化，承包商为了满足管理要求，需提高文档控制的信息化程度，保证电子档案的高效性和完整性，实现从资源分散利用到共享集成利用的阶梯性进步。

5.结论

沙特阿美完备的项目文档管理体系使得项目在执行过程中更严谨高效，流转更为通畅。中资企业在沙特市场占有份额逐年增加，挑战和考验也与日俱增，通过分析沙特阿美项目管理体系特点，促使各中国际工程企业重视项目文档控制管理，提高文档控制管理质量及信息化水平，综合提升企业在沙特市场的核心竞争力，确保企业利润。