浅析企业物资采购风险及防范

张海英

摘要：采购过程中的任何一个环节出现偏差，都会影响到物资采购预期目标的实现。本文分析了企业所面临的各种的物资采购风险，并提出了防范物资采购风险的措施。

关键词：采购 风险 措施

2004年以来，各种原材料原油、基本金属、贵金属等市场价格出现了大幅上涨，已使企业受到致命冲击，企业面临着巨大的发展压力。企业物资采购主要是指以生产为目的的原料、主要材料、辅助材料、工具、备件和设备等物资的购买活动。其基本使命就是以尽可能便宜的价格，得到完全符合企业生产所需的生产物资。

一、企业物资采购面临的风险

1.合同风险

（1）由于合同订立者未严格按法律规定办事，导致企业蒙受巨大的损失。如情况不明，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。（2）合同行为不正当。如卖方采取不正当手段，对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优惠，或以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品，导致合同风险。（3）采购合同日常管理混乱。如合同残缺会导致履行时找不到合同文件，使企业难以判别对方是否违约，同时企业自身也常常因为合同管理混乱造成违约而被对方追究。

2.采购验收风险

由于人为因素造成民营企业所采购物资在进入仓库前未按合同及制度要求，对采购物资数量、品种、规格、质量、价格、单据等多方面的审核和验收而引发的风险。如在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，不符合合同规定要求；在价格上发生变形等。

3.采购存量风险

采购量不能及时供应生产之需要，发生生产中断造成缺货损失而引发的风险。物资采购过多，造成积压，其中多数因技术进步而导致的无形损耗，使民营企业大量资金沉淀于库存中，失去了资金的机会利润，形成存储损耗风险。物资采购时对市场行情估计不准，盲目进货，结果很快价格下跌，引起价格风险。企业“零库存”策略，可能因供应商出现干扰因素，使民营企业因无货发生生产中断而陷入困境，或因供应商供货不及时而造成缺货的风险。

4.采购质量风险

一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致加工产品未达到质量标准，或给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面的损害。另一方面因采购的原材料的质量有问题，直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期，降低企业信誉和产品竞争力。

5.预付款风险

有时民营企业为了得到急需的物资，会采取预先支付货款的方式购进物资。然而，一旦质量有问题，就会相互扯皮，影响企业信誉，且款项又被供方控制，处于被动局面。

二、加强企业物资采购风险控制措施

1.建立有效组织管理机构

为使采购活动正常有序运作，必须设立相应的组织管理机构做保障。首先从管理角度来考虑，在纵向方面：由企业经营者直接担任或管理层授权高层管理人员担任采购活动的主管，由采购、生产、技术、质量和财务等专业人员组成公司采购小组在采购主管领导下，作为企业采购活动最高机构，开展日常采购活动管理工作；在横向方面：设立采购部门，接受生产、技术、质量、财务等横向联系部门的监督管理，并授权这些机构对采购业务有关计划、技术、质量、结算等问题进行质疑、调查和监控。

2.加强合同管理，充分发挥合同的风险防范作用

在合同签订前认真检查合同条款是否有悖于政策、法律，避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效；通过资信调查，切实掌握供应商的履约能力；审查合同条款是否齐全、合同用语是否恰当、当事人权利义务是否明确、有否存在以单代约、合同手续是否具备、签章是否齐全，还要审查相关审批手续是否完备，以及加强对合同原始资料的存档与管理。从源头上防范采购合同风险。

3.建立有效的采购程序控制制度

建立和实施制度化的采购管理程序，这是采购管理工作有效进行的根本保证。建立对重大物资采购业务定期开展审计制度，通过审计督查物资需求计划的提报、采购渠道选择、价格确定、质检验收、货款支付等重点环节执行各项规章制度情况，预防腐败问题的发生。既要注重考核采购员的专业能力考核，一个合格的采购员既应熟悉公司的生产运作和物料存储，还应了解物料的属性及其市场行情等，这样才能防止上当受骗或避免采购回不适用或根本不可用的材料，使公司蒙受不必要的损失，还应注重考核采购员的职业素养，以公司制度约束其行为操守，能大大减少工作中弄虚作假和损公肥私的行为发生。

4.实行采购活动程序化管理

采购环节是联系民营企业外部供应商、材料市场和企业内部生产技术仓库部门的一个重要环节，为便于采购活动的管理和控制，应将有关业务实行程序化管理，建立相关操作程序。如建立材料采购申请、计划编制、比价比质、计划批准、采购招标、供应商确认、支付货款、材料验收入库等工作程序。通过程序化管理使企业采购活动有条不紊，使业务流程透明度更高，便于监管，以减少人为欺诈风险，提高采购效率，控制采购成本。同时为了加强采购活动的程序化进程，要进一步建立和完善信息化管理。

5.健全内部审计制度

内部审计机构作为企业内部一个独立的监管部门，以客观公正的方法评价企业采购、生产、经营、财务等各个方面活动风险，同时促使企业建立完善的采购活动内部控制制度，对于防止、及时发现和纠正采购过程中的各种错误现象及不法行为能够起到极其重要的防范作用。因此，健全内部审计制度有助于民营企业依法依章管理采购活动，满足监管要求，控制风险，提高管理水平，降低各项采购成本，使企业采购活动进一步按规范化、有序化运行，保证采购目标的实现，提高企业经济效益。◆

参考文献：

[1]徐杰，田源.采购与仓储管理[M].清华大学出版社，2004

[2]田培源.加强企业内部会计控制的对策[J].审计研究，2007，5