新时期下高校办公自动化建设存在问题及对策

尹 明

[摘 要]新时期下,高校必须积极利用办公自动化技术,加快知识信息的创造、加工、传播和应用。本文分析了高校办公自动化建设中存在的问题,并对提出了高校办公自动化建设的原则和对策。

[关键词]高校 自动化 问题

高校是整个社会知识繁衍和人才聚集的重要基地,担负着教学、科研和服务社会的重要职能,已从社会的边缘走向社会的中心。在信息化时代,高校必须积极利用办公自动化技术,加快知识信息的创造、加工、传播和应用,推动社会的发展。目前,全国部分高校已逐步开展办公自动化建设,其中一些高校依照自己的需求、软件技术水平和硬件条件开发了独具特色的办公自动化系统,还有一部分高校也已购买了办公自动化系统。但各个高校办公自动化的具体情况不同,建设水平也参差不齐,有些高校办公自动化建设步伐缓慢,“有路无车”或“有车无货”;有些处于“难产”地步,甚或“胎死腹中”。因此,如何实现高校办公自动化成了一个有需解决的问题。

一、高校办公自动化建设中存在的问题

(一)高校办公自动化软件问题

办公自动化软件真正成熟并得到广泛应用是在Lotus Notes, Microsoft Exchange等出现后,它们提供的工作流平台及非结构化数据库功能可以方便实现非结构化文档处理、全文检索。目前市场上面向企业和政府的办公自动化软件较多,但适合高校的成熟办公自动化软件并不多。人们对办公自动化软件功能的满意度不高,一半以上的人对办公自动化软件的安全仍有疑虑。办公自动化软件要根据高校办公的需求完善功能,简化操作,保证安全。

(二)高校办公自动化硬件设备问题

办公自动化系统建设需要一定的硬件条件。首先,要有校园局域网,办公的电脑要入网。一个安全、稳定的校园局域网是办公自动化系统运行的网络保障。目前大部分的高校都已经建立了校园网,并且校园网的速度也越来越快,入网的计算机也越来越多。“211”的高校在本校规划中把校园网建设作为公共服务体系建设的第一项重点建设项目,各个学校在校园网项目上不惜花费巨金。少数高校的校园网建立较早,已经满足不了学校发展的需要,需要进行网络升级和改造。

(三)重建设轻应用

在本次调查中,80%的高校实施办公自动化建设,但基本实现办公无纸化的高校不到20%。也就是说,实施办公自动化建设的高校比较多,但应用好的高校却是寥寥无几。学校领导对公自动化系统的搭建比较重视,花钱买设备、软件,但对于应用推广重视不够,导致办公自动化系统得不到应用,没有发挥应有的效益。

(四)与办公自动化相关的制度不健全

办公自动化需要建立和完善各种规章制度才能保证办公系统的正常运行,使办公人员接受和使用软件。在软件运行过程中,建立有效的制度对人为的方式进行约束和管理。目前一部分高校还未建立相关的制度,即使己经建立了相关制度的学校,制度也还不健全。

二、高校办公自动化建设的对策

(一)建立和健全与办公自动化相适应的管理制度

在办公自动化系统建设中,要逐步建立和健全各种规章制度来规范办公人员的办公行为,使之与办公自动化系统相适应。办公自动化不同于一般的管理软件,它处理的电子化公文存在法律效力的问题,目前国内尚无立法,因此学校要制定相关的制度,确保电子公文的合法性。使用办公自动化系统将产生大量的电子文件,必须对电子文件的使用、存档、销毁等进行规范管理,确保电子文件安全。目前由于纸质文件和电子文件并存,对两种文件的使用要规范管理。加快研究和制定技术规范工作,同时建立科学、合理、健全的信息工作制度,制定信息工作的管理制度和规范,包括健全的管理制度,合理管理流程,管理业务标准和管理人员岗位职责。

(二)完善办公自动化培训制度,提高办公人员素质

在办公自动化系统中,人是核心的因素。人员的素质、态度、人与系统的关系等非技术因素对系统能否正常运行,能够实现系统设计的能力等影响很大。高素质的工作人员才能确保办公自动化系统的良好运行,而系统的稳定和高效又要求工作人员不断提高自身素质。

办公自动化系统用户涉及面广,包括校级领导、部门领导、基层人员等,要对不同的用户做好培训工作,针对每类用户的不同需求分别编写使用说明书。对校级领导的培训,应针对其工作的特点,以单独培训为主。对部门的培训,不可能具体到每个人,要先做好部门CIO和网络信息管理员的培训,然后由他们去组织本部门的培训。

在培训中,采用讲解和上机操作相结合的方式,对计算机应用水平不同的用户要分期分批进行。培训内容不仅包括办公自动化系统操作技能,还要包括办公自动化基础知识、信息安全保密等。通过培训,使办公人员对办公自动化有正确的认识,提高他们的操作技能和素质。培训结束后,实施等级考核,颁发等级证书。在办公自动化建设的成熟阶段,实行持证上岗。

(三)有步骤分阶段地推进办公自动化

办公自动化建设是一项系统工程,不可能一跳而就,应该有计划、有步骤地进行。办公自动化建设一般分为三个阶段:

初级阶段 。办公自动化建设是一项高技术、高投入、牵涉面广、周期长的系统工程,做好系统规划是必不可少的一个重要环节。办公自动化的规划应包括以下内容,建设目标,现状分析,建设思路,采用的技术方案,经费预算,建设步骤及实施计划,管理机制等。但是规划不是一成不变的,应该随着建设的进行,不断修正。这个阶段主要是办公自动化的硬件和软件建设。

发展阶段 。这个阶段主要是办公自动化系统的推广应用,加强对办公自动化宣传,积极开展应用培训,提高办公人员使用办公自动化的意识。利用办公自动化系统处理日常工作是一项很大变革,并不是所有人立刻就能接受。如果学校各个部门按一个步调进行,由于各个部门信息化程度差异较大,这样推广的难度也很大,可以先选择计算机应用基础好,发文量大的几个部门先试运行,以点带面,逐步推广。同时,建立共享资源库,根据需要对系统进行升级或改造,使办公自动化系统与办公业务有机融合。

高级阶段。健全和建立各种规章制度,规范办公流程,逐步取消纸质文件,基本实现内部办公无纸化。

(四)确保办公自动化系统安全

为了确保 办公自动化系统的安全,可以采取以下几类措施:加强办公自动化系统安全技术方面的工作,选择其中关键的技术有计划、分层次地研究防护措施。研究系统安全理论与有关政策,以建立完整有效地计算机安全体系。办公自动化系统安全的具体技术有:信息加密算法和数字签名技术、计算机病毒及其防治、计算机网络防火墙技术、身份识别技术等。加强管理可以从制度上对办公自动化系统的安全起到保护作用。具体措施有:制定系统安全目标和具体的管理制度,对办公自动化系统及其信息划分密级,执行有关的访问限制,机密信息不得在系统里进行加工、存储和传递。对重要的数据和文件要定时、及时备份:采用用户识别、分级授权、存取控制等成熟的安全技术等。

参考文献

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