新时期中学档案管理的创新

庞爱云

摘 要 电子档案以其优越的便利性,宜传播性受到越来越多的应用;而传统的纸张档案则依赖其优良的稳定性及可靠性依然有着决定性的作用。本文通过对上述两种档案管理模式的分析比较,结合自身工作经验,对新时期中学档案管理如何创新进行了思考,提出了自己的构想,以期抛砖引玉。

关键词 中学 档案管理 创新 思考

中图分类号:G250文献标识码:A

进入21世纪,一切陈旧且传统的“东西”都面临着被淘汰的局面,但是并非所有的事情都能做得尽善尽美,新旧方案的转换面临着前所未有的困难,每个方面的问题我们都只能在摸索中前进。其它暂且不论,仅就新时期下中学档案管理这一档,就有很多问题值得深入研究。

一、中学档案管理的两种基本模式

我国一直以来都非常重视中学档案管理工作,学校档案由于一直以来作为学校各级领导,上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作,对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据,再加上“学生”这一充满希望的特殊群体,管理好学校的各类档案,显得尤为重要。

早在1987年9月5日,我国就已经出台《中华人民共和国档案法》,规定了档案机构及其职责,档案的管理,档案的利用和公布,以及法律责任。但是这一款法律过于简练,对于二十年后的今天只能起到纲领性作用,而起不到应有的指导性作用。

当今社会由于科技的高速发展,尤其是原子能、电子计算机和空间技术的广泛应用,不仅极大地推动了人类社会经济、政治、文化领域的变革,而且也影响到人类生活方式和思维方式,使人类社会生活和人的现代化向更高境界发展,其中对传统的学校档案管理,影响最大的当属计算机的普遍应用,及虚拟空间的发展。

电子档案以其便利性、宜传播性受到越来越多的应用;而传统的纸张档案则依赖其优良的稳定性及可靠性依然有着决定性的作用。

二、两种中学档案管理模式的比较

(一)电子档案管理。

1.电子档案管理的优点。

电子档案最主要的优点,是方便、直观、快捷。如今全国城市的各个学校基本上都配置了专门的计算机系统,设立了网络空间,电脑办公也成为了主流趋势。

电子档案的直观平面及易修整性,在学校管理方面发挥着至关重要的作用,有利于学校管理的科学化、快捷化、透明化,还能促进资源共享。由于电子档案的出现,使得学校领导、老师、学生及家长不用进入管理严格的档案室,只需在电脑轻轻一点,就可无限制查阅需要的信息,不仅方便了学校的管理,还能方便掌握学生的日常学习情况透,方便家长、学生跟学校的交流。

比如:学校在校园网站上公布学生的考勤及学习情况,不仅可以令教育部门对学校的教育工作做出评价,还可使学校依据数据表现的具体情况,及时调整教师的配置工作及学生学习的方向,更可使家长们安心。由于电脑的程序是特定的,人为因素对其的影响非常小,表现出来的数据真实可靠,从而杜绝了学生罔骗家长,家长对学生的情况一无所知,有利于三者关系的沟通。

学生,尤其是中学生,正值发育的年纪,思想还不成熟,最容易受到社会上不良风气的影响,沉迷于玩乐之中。学校作为教育机构,职责主要是帮助学生更好的学习,为学生提供良好的学习环境,而并非学生的监护人,家长不能理所应当的认为,既然把学生交给学校,一旦学生学习出了问题,责任全部都在学校,须知家长才是学生的“第一人老师”,而且还是终身制的。只有让家长知道学生的方方面面,才能尽到监护人的职责,督促学生学习,思想的健康,了解自己孩子的不足,跟学校做好交流,一起努力为学生铺设前进的道路。

这一切都将有赖于电子档案的作用,也只有电子档案的平面直观性,提供信息的快捷性才能做到。电子档案更适合在细节上下功夫,可以使得一些并不需要入档,却能反映出学生的方方面面的数据存在其中,这是传统的纸张文档所不能比拟的。

2.电子档案管理的不足。

虽然电子档案有多少优点,但它的缺点也是存在着的。电子档案的流动性、易逝性、信息及载体的易分离性、电子环境和应用程序的依赖性等问题,都让整理电子文档的工作者看到了面临的困难和挑战。

想要做好电子档案,就意味着海量的信息,不停的更新、添加及消除,这些工作要是做不好,电子档案就完全失去了其应有的价值。而且电子档案只能凭借载体呈现,载体一旦出现问题,则之前的努力就有可能完全白费。东西多了就会出现混乱,电子档案也一样如此,各种信息虽之前都已分门别类,可也难免出现差错,虽可修改弥补,但仍会引起不良后果的产生,尤其是路径出错或不小心删除后,除非精通设备者,否则很难再次找到。

网络安全问题也是制约电子档案的又一大障碍。电脑病毒层出不穷,各种各样的安全问题一一涌现,一旦把学校文档管理工作完全置于电子文档上来,问题出现后就可能会产生崩溃的后果,之前的布置将会全部打乱。黑客的入侵,私自篡改资料,都是存在于电子文档之中的主要问题,这些问题可使电子档案的优点全部变为缺点,学校也不可能完全防范此风险,投入也不可能像政府、金融机构那么大。电子档案的不稳定性可见一斑。

(二)传统档案管理。

1.传统档案管理的优点。

传统的纸张档案可以对上述问题加以弥补。传统的纸张档案在我国有悠久的历史,纸张档案各个环节的工作都有严格要求,国家法律对此也有严谨的规定,而且纸张档案的公信力是最强的,也很符合现阶段人们的工作习惯,国家各个环节的章程制度中传递的也均为盖着红章的纸张档案。印章代表着单位责任,只有盖着单位红章的纸张才是真正有效的凭证,当然这也跟纸张的易复制性和易修改性有关,没有单位的盖章证明,便无法清楚辨别纸张内容的真伪。

联合国教科文组织和国际档案理事会为了促进各成员国的文件和档案管理工作,于1979年发起了一项活动——文件与档案管理规划(RAMP)。规范了各成员国的档案管理制度,中国也因此出台了《档案法实施细则》,规范指导全国各个机关、单位的档案管理工作。细则规定学校应当建立独立的档案资料室,由档案员管理。

学校建立纸张档案时,应按《中学档案资料收集范围细目》建立。教导处、总务处等行政职能部门和团委应设档案柜,分别明确专职(或兼职)人员具体管理。全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案。学校档案按类以时间为序建立,教师的一般人事档案、一般职务档案和业务档案按人头建立,学生学籍档案按届、按班分类建立。

2.传统档案管理的不足。

这样严密的安排,固然能做到很好的协调性、保密性,但同时也失去了很大的灵活性,势必会影响到学校档案利用的效率,同时学校档案的范围也会缩窄,跟不上时代的脚步。

三、新时期中学档案管理创新的思考

当前档案工作者的重要使命应是创新,通过开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,更高效的为学校管理工作服务。笔者根据这些年来的实际工作经验,认为新时期中学档案管理的创新应从以下几方面做起:

(一)档案服务方式的创新。

1.通过档案室网页的开发,加强网上利用服务。

在目前信息化时代,与学校工作有密切关系的学生、教职工、家长需要密切与学校网站及档案管理服务系统对接,了解学生的动态信息。所以,档案部门要充分利用学校网站开发制作自己的网页,及时更新上网数据和信息,实现档案信息的网上检索,为学生、教职工及家长提供更好的服务;档案部门与宣传部门密切配合,可以将学校重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数据化视频档案数据库;学生学习目录,缴费记录,方便人们查询的同时,保护好学生隐私。

2.建立电子文件自动上传的工作路径。

档案管理部门需要在新形势下改变传统工作模式,建立文件自动上传收集功能。目前在计算机上形成的电子文件收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸张档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就即时完成。在网页上建立电子文件自动上传的工作路径,在第一时间将其收集到,并在档案部门的服务器上归档。其优点是方便、快捷,不必递交专门的文件,教务处就可方便地把上传工作做好,学生也可在最短的时间内查到需要的信息。

3.开展即时在线查询服务。

社会的信息化全面改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,档案部门可在网站上提供查询和资信服务,通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让信息需求者与档案部门通过电子邮件在网上进行快速通讯,进行信箱交流,回答学生、家长对档案材料真实性与可靠性的咨询,更好的互动,以便对学生状态的切实了解。

4.开展网上教学服务。

随着电脑技术的不断发展,远程教学的方式变为可能,当学生生病,或因其它原因无法到校学习时,还可通过网络了解当日班级学习进度,各科老师布置作业的情况,不会因到不了学校而耽搁学习,还可根据实际情况记录遗漏的功课,方便以后的补充和提高。在校学生也在课余时间通过网络,学习当日当时未弄懂的问题,方便学生的复习。档案部门如把学生的考试用卷或辅导用资料发布到网上,学生就能方便地学习,而不必盲目购买教辅用书,上下学时背负沉重的书包了。

(二)档案服务领域的拓展。

1.档案信息服务的社会化、多主体。

由主要为上级领导和教育部门服务,转化为对学生、家长的全方位服务,须知学生才是学校最主要的主体,不重视学生的学校势必无法生存,以前因条件不够或因保密方面的原因,无法为学生及家长们服务,如今有了网络技术的应用,要重视此方面的服务,否则会减少社会对学校的信任,影响学校生源。

2.加强横向联合,把档案管理工作作为重点来抓。

须知学校网站就是学校的对外窗口,影响着学校管理工作的方方面面,档案部门的工作人员也不再是单纯的档案保管员,还应是学校的窗口部门,直接关系到学校的发展。因此,必须下大力气来抓档案管理工作,更好的促进学校的全面发展。也必须打破单个学校各自为政的局面,建立起学校和学校之间的联系,相互交流、共享既得资料,发展兄弟学校之间的友谊,促进学生之间的交流,开阔学生的眼界。

3.注重反馈,深层次开发档案管理信息。

反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过对反馈回来的信息进行分析研究,可以提高学校管理层对学校现状的了解,听到以前未成听到的声音,从而认识到工作的不足之处,是学生、老师、家长交流的最好平台。

党的十七届三中全会后,科学发展观理念深入人心,在实际工作中如何做才是符合科学、顺应时代潮流的,则要求我们自己摸索。不拘泥于陈规,勇于创新,是时代赋予我们最强有力的武器。笔者相信,只要大家共同努力,任何困难都是“纸老虎”,都是能够被克服的,让我们携起手来,共同为祖国的花朵们提供更好的学习环境,全身心投入于教育工作。

(作者单位:山西省万荣中学)

参考文献:

[1]薛四新等主编.现代档案管理基础.机械工业出版社.2006年10月出版.

[2]渭璟.从文档一体化看工程项目文档控制工作.档案学研究.2008年第五期.