用信息化手段改进企业集团报表管理流程

◎中国航天工程咨询中心 贾丽敏

报表数据是一个企业集团进行管理决策的重要依据，对企业集团科学决策起到重要的导向作用。为了管理决策等的需要，各单位每年都要报送各种各样的报表，各级报表主管人员为此付出了大量的时间和精力，但往往是各级的报表数据汇总的结果差强人意。因此，如何提高报表上报的效率和数据的质量成为各个企业集团一直寻求解决的问题。

现假设某企业集团有3个子公司：A1、A2和A3，三者还分别下设公司，公司的最高级次为4级。企业集团的结构为“1374”结构，即包含1个一级、3个二级、7个三级和4个四级单位，集团组织结构如图1所示。

一、报表管理现状

现阶段，大多数企业集团的报表管理是分层逐级管理的，即报表是由各单位经过逐级合并或汇总后上报的。为了规范各级报表主管人员的填报，集团报表主管人员还规定了指标填报口径，并拟定了各指标的相应解释。

1.现阶段管理流程

报表的管理流程主要包括以下几个步骤：

图1 企业集团A的组织结构图

首先是集团报表主管人员将报表的表样、指标解释及上报要求逐级下发到各级单位；其次是各级单位要逐步消化报表的指标及填报要求，若对报表的结构及指标有疑问，需逐级反馈到集团，集团根据疑问作出合理的解释，再逐级传达到各单位；第三是各单位根据业务中的基础数据，经过各种运算后填至报表中，逐级合并或汇总后上报至集团；第四是集团合并或汇总后，如果发现表样或指标解释不完善，再退回到前两个步骤；第五是汇总数据，生成报表。

报表的现阶段管理流程见图2。

2.现阶段存在的问题

由图2可以看出，现阶段报表管理主要存在以下主要问题：

一是对于单位级次较长的单位，完成报表的下发和上报需要经过各个级次，投入很多的人力物力，每经过一次修改，都需要逐级下发，费时费力；

二是每一级单位在填报报表时都要经过查询基础数据和计算相关指标的过程，不能完全杜绝在此过程中发生的错误；

三是在报表的填报过程中，集团给出的答复是非书面的，向下传达时会出现信息逐级递减的情况，而且将会给后续工作交接带来困难；

四是单位级次长，而报表又有及时性限制，造成每一级作表和审核的时间比较短；

五是在填报的过程中若未做到及时沟通，会影响数据的填报质量。

由此可见，现阶段各级报表管理人员的工作现状是工作量大、成就感小。每次上级下发的报表都是时间紧、任务重、要求高，在时间和质量不能共同保证时，报表主管人员只能先确保按时上交，这其实已经为报表质量问题埋下了隐患。这些问题如果不能得到有效改善，就会出现各级报表管理人员相互指责、埋怨的现象。

图2 现阶段报表管理流程

二、改进报表管理

1.改进后的报表管理流程

为了解决上述报表管理中出现的问题，我们可以尝试用信息化的手段来完成报表的填报和上报工作，把对报表的管理改为对基础数据的管理，管理方式由分层逐级改成集中的方式，并将报表管理需求由定期改为日常。

企业集团要生成报表可采取以下方法来实现：

首先，在集团范围内统一标准，包括日常业务的处理软件、流程和其它标准，确保业务处理过程中生成的基础数据口径一致；

其次，集团报表管理人员根据报表需要做好报表模版和提取公式及计算公式并植入到软件中，设置各级次报表主管人员的权限，以便能查看本单位及下级单位的报表；

第三，集团所有单位的业务人员在处理业务时要按照统一的软件和处理流程及标准，将业务处理的数据（包含基础数据）保存在集团统一的服务器上，如图3所示；

第四，各级报表主管人员根据系统中植入的报表，依据本单位的基础数据生成报表并仔细审核，如发现报表设计或公式错误，应及时向上级单位经逐级汇报，最终由集团的报表主管人员核实错误并修改，直至各单位均测试通过；

第五，各级单位报表主管人员根据报表模版定期（每日、每月、每季或每年）审核报表，如发现逻辑错误，要进一步与业务人员沟通，待数据核实后，向上级单位上报报表无误的信息；

第六，集团报表主管人员在各级报表主管人员均审核无误后，提取各单位的报表数据，计算、合并或汇总后生成报表。改进后的报表管理流程如图4所示。

2.改进流程的优点

一是使用了统一的业务处理软件和处理流程及标准，且所有的业务数据及报表模版均储存在集中数据的服务器上，报表的布置和更改完全由集团的报表管理人员控制，不需要再逐级下发，节约了人力；二是各级单位的报表管理人员不需要再根据业务数据填报报表，只需用报表模版根据本单位的业务数据生成报表并审核，其角色由作报表改为审报表，工作量大大减轻；三是由于各级报表主管人员的工作量减少，报表上报的效率和质量得到进一步保障。

3.使用改进流程应注意的问题

第一，应做好顶层设计，在标准化的同时，一定要兼顾各个单位不同的情况，不能游离于集团各单位实际情况之外，坚决避免一刀切。

第二，整个集团都要统一处理软件、流程和其它标准，要把各个级次、各个层次单位的管理水平都拉到同一高度。这就要求各单位尤其是管理水平在集团中处于中下层的单位要有较强的适应新形势的能力，积极改变管理理念和管理方式。

第三，所有的业务数据需及时集中到集团的服务器上，就需要整个集团要有互相联通的网络，在单位较多时，需要有性能较好的服务器。与此同时，要做好数据备份，以防出现意外情况。

第四，业务人员和报表主管人员都用统一的软件，所以需要适当提高业务人员和报表主管人员的计算机水平，必要时可以采取集中培训的方式。

报表管理是企业管理中不可或缺的组成部分，报表的质量对企业的发展决策有着不可忽视的作用。随着我国信息化水平的整体提高，各企业集团应该与时俱进，改进报表的管理流程，积极采用信息化手段实现报表管理，将报表管理人员从繁重的劳动中解脱出来。

图4 改进后的报表管理流程