关于《归档文件整理规则》的细化与补充的若干建议

赵勇强

（黑龙江省人才中心 黑龙江 哈尔滨 150009）

《归档文件整理规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，从机关档案工作的实际出发，适应档案管理合作化的需要，对传统的归档文件整理方法“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度地简化整理工作的手工操作。在我省通过近几年的实践，收到了很好的效果，但是也发现了《归档文件整理规则》不尽完善之处,《归档文件整理规则》还有一些需要细化和补充的内容。按照“简化整理、深化检索”的宗旨，对《归档文件整理规则》需要细化和补充的内容，谈一下自己的想法。

1、盒号的编写方法

《归档文件整理规则》规定：“盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。”《规则》中并没有提出盒号的编写方法。通过这几年的归档文件整理工作实践，发现档案盒号在机关档案室保存和管理档案过程中也是非常必要的。在档案盒上填写盒号可以方便档案盒的调出归还的顺利到位，又可以很轻松的统计出档案室室藏档案盒的总数，并且对档案倒库提供便利。

盒号的编写方法可以仿照以前立卷时案卷号的编写方法，采用分保管期限多年大流水的编写方法，即在每个保管期限下，所有的档案盒统一编写一个流水号，这样就产生3个流水号，3个保管期限的最后一个档案盒号相加，就是档案室室藏档案的盒数，为档案室室藏档案的统计工作提供了方便。

档案盒号的填写。由于档案盒号在进馆时可能要重新填写，所以在档案室时盒号应该使用铅笔填写，以便进馆有变动时更改。

2、归档章的修订

《归档文件整理规则》规定的归档章是6项：全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、机构（问题）项。建议加上页数项、盒号项。可以在调还归档文件时，为确认归档文件的页数是否够，就要查找归档文件目录，来查这件归档文件的页数。如果在归档章上设有页数项，归档文件上可以查到这件归档文件的页数，就可以免去查找归档文件目录这一程序，使档案工作人员调还档更加快捷。归档章上加上盒号项，也是为了归档文件可以按归档文件上盒号项的标识，更快地归在其所在的档案盒中；另一方面也是要使档号章的项目是双数，以便归档章格式更美观。

全宗号 年度室编件号 馆编件号保管期限页数机构（问题）盒号

《归档文件整理规则》规定的归档章是空白的6个空格，是要求档案号要熟记这6个空格所代表的6个归档章项目，这点对于新档案员和查档利用者是个难点。因为归档章中的全宗号、年度、室编件号，以及建议要加上的页数和盒号等项都是以数字形式出现的，容易产生混淆。建议归档章的样式设计成现有格数的双倍（如图所示），即将归档章各项目名称也在归档章上体现出来，后面的空格填写归档章各项目的具体内容，这样，即使是新档案员及查档利用者也能对归档章的内容就一目了然。

3、简化分类层次

《归档文件整理规则》规定“归档文件可以采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等方法进行分类”。由于分类方法也是档案实体的排列顺序，为了使档案在实体上按保管期限先分开，以便可以针对不同期限的档案采取不同的保管措施，并且分开期限保管也对到期档案鉴定和档案的移交进馆带来方便。所以分类方法应该采用保管期限—年度—机构（问题）这种方法。另外是否分到机构（问题）这第3个层次，也可以根据立档单位的具体情况决定。如果立档单位每年归档的文件不到100件，按3个期限分开，每个期限下只有30多个归档文件，完全没有必要再按机构或问题分开，在现有的利用归档文件目录查找归档文件，很容易在一个期限内从30多个归档文件中找出所有查询的归档文件。所以建议每年归档100件以内或10盒档案的立档单位可以只分类到第二个层次，即每个归档年度下的档案按照3个保管期限分开即可，不用再按机构或问题分开排列，。这样可以最大程度地简化整理工作。

4、简化归档文件的排列方法

《归档文件整理规则》规定：“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。为了进一步达到简化整理的宗旨，可以在原则上规定：除特殊情况外，排列可以在分类最低一级类目内只按时间顺序进行排列，这样可以最直观判定归档文件之间的排列顺序。另外也要遵循归档文件在文书处理阶段排列习惯，如厅字的文件和厅办字的文件，在文书处理阶段是按各自的文件字号顺序分开排列的，在归档文件整理排列，同一期限下的厅字文件和厅办字文件可以按原来的顺序排列，先排厅字文件，再排厅办字文件，来编排件号，可以最大限度地减少归档整理工作量，达到简化整理的目的。

5、归档文件目录的细化

为了查找迅捷，可以对归档文件目录做进一步的深化检索设计。一是在封面和目录之前加上目次，归档文件目录编写页号，将每一个机构项（或问题项）所在的归档目录中的首页页号，在目次中标明，这样在查找某一机构项（或问题项）时，可以通过目次，直接翻到该机构项的第一页，达到查找迅捷的目的。二是在归档文件目录表格的左上肩加上保管期限项，右上肩加上机构项（或问题项），这样在查到所要找的归档文件时，所需要的3个检索项，保管期限、机构（问题）、件号可以在一页归档文件目录上体现出来，可以更加方便地查询到档案实体。