论高校学报的档案管理

张艳霞

（湖南城市学院 学报编辑部，湖南 益阳 413000）

论高校学报的档案管理

张艳霞

（湖南城市学院 学报编辑部，湖南 益阳 413000）

档案管理是高校学报编务工作中的一个重要方面，不仅对学报的编辑、管理、评价等工作具有重要的作用，而且对高校建设具有科学的借鉴和参考价值。

学报编务；档案；管理

一、高校学报档案的重要作用

（一）评价功能。编辑工作包括选题策划、栏目设计、组稿、编辑、校对、装帧印制等具体细致的若干工作环节，学报档案是对编辑过程忠实而完备的记录，因而是考察编辑的任务执行和完成情况的基本依据；此外，编辑在编辑学和专业学术领域的成果也是编辑人员的工作实绩，而这些材料，都有赖于编辑档案工作的支持。

（二）参考功能。编辑部的改革与发展是一项长期艰苦的工作，每项计划、制度的出台都要有科学依据。完备、清晰的档案资料，是学报编辑工作规范管理的重要手段。原始的文字记录可以充当检查、验收编辑工作的标准，转载统计率可以反映期刊的社会反响，业务档案可以考证编辑人员的工作是否踏实、认真、富有成效。总之，严格规范的档案是整个学报编辑工作得以良性循环的关键。

（三）服务功能。学报档案集数百种学术刊物之精华，能及时反映学科的最新动态和新成果，具有超前性和创新性，能及时为研究者提供学术信息。

二、高校学报档案应收集的内容

学报档案的收集、整理，要力求全面，避免遗漏和丢失，大致可分为以下几类进行收集整理。

（一）文件类

1. 出版资料及统计数据文件。包括学报创刊、更名、增刊、改版、变更刊期的请示和批复文件；发行计划、印刷合同等；办刊方针、宗旨及章程、期刊登记证等有效证件；这些均为主要的出版资料。学报的统计数据，最基本的有年收稿量及各学科的分布情况，刊出稿数量及淘汰率、刊出稿被引用或索引的条数和比率，本刊每年的期刊统计报表及其它有关编辑出版工作形成的文字材料等。

2. 各种获奖证书及相关文件。这是衡量学报学术水平、编辑水平的凭证，这就要求在工作中不断总结经验，开拓创新，使学报再上新的台阶。

3. 编辑资料。包括历届编辑委员会成员名单；编辑委员会会议记录及定稿会议记录；编辑选题、约稿、发稿记录；投稿介绍信、稿件采用通知书、重要作者、编者往来信函；稿费、编辑费、校对费发放记录；封面设计图样，出版发行记录、编辑出版工作会议文件等。还要收集好以下几种资料：制定选题计划，稿件取舍的情报性资料；编辑人员所需的专业理论与提高业务技能的学术性、技术性资料；有关编辑出版业务的理论与技术性资料和工具书；必要的技术性和报道性补白材料等。

4. 其它文件档案。上级机关关于新闻出版工作的重要的政策性文件、上级机关和相关单位及作者发来的通知、文件、信函和编辑部年工作计划和总结等材料及日常工作中的编辑部大事记。

（二）期刊类

1. 出版后的样书、原稿、校对稿、发排稿、审稿意见、编辑加工记录、封面设计图样以及封面原始图片、插图、期刊电子版以及中国学术期刊电子光盘。

2. 来稿登记记录及不刊用稿件。

3. 对外交流的刊物。一方面，学报是教学科研成果的反映，通过交流借阅，能不断充实、完善和提高自己，推动教学改革，提高教学质量和教学效果，往往成为教学科研的第一手参考资料。另一方面，学报编辑通过翻阅这些交流刊物，可以汲取兄弟单位的办刊经验，提高自身的业务水平。因此，不可忽视这部分档案的收集工作。

（三）其它类

包括编辑人员在编辑学方面的专论、业务培训和交流中发表的编辑学文章；编辑人员的专业学术研究成果等。

三、高校学报档案的整理方法

（一）期刊类档案的整理

1. 来稿登记档案。组稿工作是编辑工作的首要任务。不管是自由来稿还是编辑约稿，均应作详细登记，登记项目包括文章编号、登记日期、论文标题、作者姓名、单位、联系方式，并填写好审稿单，文章附审稿单及时交编辑初审、送审。将审稿意见及时登记整理，单独立卷，以便查对。让繁琐的稿件管理工作变得井然有序。

2. 已刊用稿件档案。已刊用的稿件档案包括期刊样本、末校样、发排稿、原稿、修改稿、审稿单等。这类档案最显著的特点是以卷、期为单位，以年月日出版期号为次第顺序号。遵循这一规律，这部分档案的整理就应以“卷”“期”为立档单位，在每一期刊物出版后分类归档。期刊样本可以按社会科学版和自然科学版分别以卷为立档单位整理，原稿、发排稿等由于数量较多可以期为立档案单位整理，审稿单可与原稿分开按期装订，学报一卷完成后可按材料大类名称分别整为一卷。最后填写好卷内文件目录、案卷备考表以及案卷封面上所有的项目（案卷号、立档单位、案卷标题、卷内文件、保管期限、立档时间）。期刊样本须备电子光盘二份。出版后的样书、发排稿、审稿意见，期刊电子版以及中国学术期刊电子光盘需永久保存；校对稿及编辑加工记录可作为编辑部工作质量及自身不同时期工作状况的依据，有利于管理分析，总结工作经验，对于保证期刊工作质量，分析差错原因有很大帮助，可短期保存一年至三年。

3. 不用稿件档案。对于不宜刊用的稿件，本着尊重学术尊重作者的原则，应及时给予作者回复。原稿和审稿单按登记日期顺序分类整理归档，并详细登记文件特征。保存期限一般定为长期保存。交流期刊可按刊物名称立卷，便于查找，根据情况作长期或短期保存。

（二）文件类档案的整理

1. 重要文件档案。对于学报编辑部来说，重要的文件主要包括创刊批准文件、创刊、更名、增刊、改版、变更刊期的请示和批复文件、上级机关关于新闻出版工作的重要的政策性文件、出版许可证、ISSN证书、相关合同（如《CAJ－CD》入编协议书、期刊上网合同书等）及上级机关和学术团体发给的获奖证书及相关文件、期刊统计数据等。这些都是刊物合法出版、编辑部工作正常运作及刊物质量的重要依据和证明材料，需要登记造册，永久保存。办刊方针、宗旨及章程、期刊登记表等需永久保存。

2. 编辑部一般文件档案。上级发放的文件可按年度组成一卷，其它关于学报编辑工作中形成的文件资料，可按问题进行立卷，通过整理编目。需长期保存。

（三）编辑部人员学术研究档案的整理

可按年度整理立卷归档或建立个人科研档案，并且要将编辑人员所需的专业理论与提高业务技能的学术性、技术性资料、备用的工具书、必要的技术性和报道性补白材料等收集归档建立编辑部业务档案室或柜。

四、提高高校学报档案管理水平的措施

（一）增强学报档案意识，加强档案管理工作。增强档案意识，就是要提高学报编辑人员对档案工作重要性的认识，大家形成共识，主动配合。同时要加强领导，一是部门领导要把档案工作列入部门工作计划，及时解决工作中存在的困难和问题，把档案工作作为促进规范管理的一项基础工作来抓。二是建立责任制，明确责任人。

（二）要有相对稳定的档案管理队伍，不断提高管理人员的素质。学校领导和部门领导要对兼职档案员给予适当的关心和激励，以充分调动他们的工作积极性。同时通过培训不断提高他们的业务素质和政治思想素质。

（三）高校领导一定要重视档案管理工作。首先领导要带头宣传档案管理工作的重要性，并针对不同部门的具体情况制定各种有利于档案管理的制度，使整个高校档案管理工作能顺利、持久地开展。

Abstract:The management of archive is an important part of the editing service of the higher-learing journals.It is not only important role for the edition, management and evaluation work of the college journal but also the science references for the discipline construction of the higher learning.

Key words:editing service; archives; management

（责任编校：易永卿）

On the Archive Management of the Academic Journal of the Higher-learning

ZHANG Yan-xia

（Department of Journal of Hunan City University, Hunan City University, Yiyang, Hunan 413000, China）

C 816

A

1672–1942(2010)03–0102–02

2010-02-26

益阳市哲学社会科学基金立项资助课题（09YS031）

张艳霞（1969-），女，湖南桃江人，副研究馆员，主要从事档案学研究。