浅谈应用型本科院校班级档案管理工作——以齐齐哈尔工程学院为例

郭 学 玲

(齐齐哈尔工程学院，黑龙江 齐齐哈尔 161005)

1 班级档案管理工作概况

齐齐哈尔工程学院前身，是成立于1958年的齐齐哈尔第一机床厂重型机床制造学院。1993年，学校为支持国有企业公司化改造与企业签订经济分离合同，整建制地从公办转为民办，成为全国第一家国企学校与企业分离的典范，易名为黑龙江东亚大学。1999年，黑龙江省政府批准在黑龙江东亚大学基础上筹建齐齐哈尔职业学院。2001年，齐齐哈尔职业学院经黑龙江省政府批准正式成立。2011年4月，教育部批准齐齐哈尔职业学院升格更名为齐齐哈尔工程学院，学院属本科层次的普通高校。

学院档案室成立于2000年2月，隶属于学院办公室，由学院党委副书记主抓。档案室设专职档案员一名，实现对学院各类档案的集中管理，并负责对学院各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和档案的提供利用工作。学院各部门设立兼职档案员，负责本部门档案资料的收集和利用工作。各班级设立班级档案员，负责班级档案管理工作，接受本系兼职档案员的业务指导。班级档案管理处在学院整体档案管理工作的基础性地位，具有承上启下的作用，包含班级从建立到毕业的过程中班级集体和学生本人从事各项活动中形成的具有保存价值的不同形式、不同载体的历史记录，是掌握班级建设、学生学习、日常活动、工作生活等方面的关键，是学生大学生活的宝贵财富。

2 班级档案管理工作的意义、内容与实践

2.1 班级档案管理的意义

班级档案作为学院档案的一部分。2008年学院办公室下发了《关于加强班级档案管理的通知》文件，阐明了建立班级档案的意义。班级档案是争创文明班级和个人成长的历史记录，是班级形成优良班风、学风的一个重要组成部分，学院要求各班级建立班级档案，通过班级档案管理工作，增强班级的凝聚力，促进同学间的交流合作，养成良好、精细的工作作风，提高班级学生的档案管理意识。虽然学生毕业后，走向社会，但学生留给了学校真实的历史记录、留下了宝贵的档案财富。

2.2 班级档案管理的内容

班级档案是班级建设和个人成长的历史记录，它来源于班级和学生的各项活动中。班级档案的形式和载体是多样化的，有纸质的、电子的、声像的(如：照片、光盘、录音和录像带等)、实物的(如：学生获奖作品等)。把这些有价值的材料保存起来，再用于学院的发展和班级建设中，这就是班级宝贵的档案资源。

班级档案的内容包括：(1)班级的学期计划、总结。(2)班级的记录材料；学生个人、班级干部、社团干部、班主任信息材料；班级的大事记；学生的奖惩记录；学生的学习活动记录“出勤、成绩、学籍变动、学费等”；其他活动记录表。(3)班级的活动材料；班级开展(主题活动、专业学习、社会实践、学期及党团(社团)活动材料)。(4)班级及个人获市级以上事迹材料及证书(复印件)。(5)班级宣传报道材料等。

2.3 班级档案如何收集和整理

2.3.1 班级档案的收集工作

档案的收集工作，是把分散在个人手中的档案集中到一起，进行统一保管的工作。它是档案工作基础业务环节，也是首要工作环节。因此，做好档案的收集工作十分重要。

(1)建立班级档案归档工作制度，凡是记载和反映班级主要活动，具有保存价值的各种形式的历史记录都应归档。

(2)注意收集班级与学院人才培养、教育教学等制定的班级规划、工作计划、工作总结、会议记录及班级的工作实施办法等。

(3)注意收集班级开展的各种活动记录、报告、方案、汇报、总结及照片、光盘等材料。

(4)要注意收集班级和学生个人的受表扬信件和获奖证书及作品。

(5)要注意收集班级的宣传报道材料等。

班级管理收集工作的注意事项：(1)班级档案收集工作要求完整、齐全。完整是对班级档案整体而言，即对形成班级所有档案，应全部收齐、完整无缺；齐全是对每一个具体工作活动而言，把应归档的文件材料全部归档。(2)班级档案收集工作要注重档案质量，把班级有保存价值的材料收集归档。同时，要发挥班主任、团支部、班委会的作用，把班级档案工作建设好。

2.3.2 班级档案的整理工作

档案的整理工作是通过对档案的分类、立卷、排列、编目，使档案变无序为有序的过程。

(1)班级档案整理的要求。包括做好档案材料分类，根据各班级实际，一般的可分为：党团活动、思想品德教育、职业生涯规划；学习及三、四学期实践活动材料；文体活动材料；奖惩及宣传报道材料；活动照片。

(2)建立档案装具，盒内要有归档材料目录并及时填写。每个班级要准备4～5个档案盒，并在档案盒的背签上标注归档内容。

(3)对接收的档案材料认真进行检查，做好接收登记。发现不符合归档要求的及时改正。

(4)要认真做好班级档案的保管和日常维护工作，保证档案材料安全。班级档案材料应每月收集一次，每学期末检查清点材料数量，并认真进行整理。

(5)对借出的班级档案材料及时做好借阅登记，并及时收回。