基于财务视角的高校现场收费平台搭建

张 伟

一、引言

现场收费是指高校在报到现场、报名现场等非日常办公场所进行的临时性收费工作。目前大多数高校采取网络化的收费管理模式，通过网上银行、银行代扣、pos机等多种途径进行收费，减少了财务工作量，规范了收费工作程序，提高了工作效率与工作质量，同时也为缴款人提供了便利。但是在实际收费工作中，还存在着一些特殊情况，比如校外人员临时性缴费、各类报名与测试缴费、部分新生报到缴费等，难以采取上述办法进行收费，只能举办大规模的现场收费。现场收费具有时间紧、任务重、异常情况多、涉及部门多等特点，每次收费都是各部门临时组合，在收费过程中经常出现纰漏和不协调的情况，笔者通过多年的收费工作实践，对如何做好高校现场收费工作进行了深入地思考，并提出了一套完整的管理办法。

二、做好现场收费管理的意义

1.现场收费是学校收费管理的重要组成部分

现场收费是学校财务基础管理的延伸，体现了学校的工作协调力度和日常的工作态度，是管理工作的实战场，是检验和锻炼学校管理能力、协调能力和应急处理能力的平台，是学校财务秩序和教学管理秩序正常运行的有力保证。

2.现场收费管理是展示学校形象和学校管理水平的直接窗口

收费现场管理的好坏，会给人留下直观强烈的印象，能够反映学校精神风貌和工作作风。如果收费现场紊乱，毫无秩序，信息处理能力不够，协调性差，遇到异常事件不能及时协调处理，这样的高校，很难让人相信会有严谨的学风，能提供优秀的培训和提供良好的学习环境、培育优秀的人才，必然影响让大众对高校形成负面的印象，影响学校的声誉。

三、现场收费管理中经常存在的问题

1.认识不足，重视不够

现场收费与日常收费工作是不同的，如果认为现场收费仅仅就是把日常收费工作换了个地方，摆张桌子带支笔就可以开展工作，忽视了现场收费自身的特点和特殊性，没有做深入的思考和充分的准备，仓促上阵，现场缺乏秩序性和条理性，往往会造成工作被动。

2.各自为政，缺乏协调

现场收费一般涉及多个部门，由于每个部门都有自己的工作特点和利益，容易出现各自为政、本位主义严重等问题，忽略部门之间的沟通和协调，从而产生磨擦，形成矛盾。不管哪个部门，如果仅仅从自身的角度出发，单独行动，不考虑现场收费工作的协调与合作，设备安排不匹配，软件数据不衔接，就会造成各个岗位工作量不均衡，学生在某个环节的排队现象严重，工作效果不理想。

3.忽视了物流、人流、信息流的控制与协调

现场收费涉及多个部门，人流、物流、信息流交错发生，容易造成部门之间信息传递脱节。作为物流和人流的高级表现形式，信息流的高效协调运动是促进现场收费高效运转的基础。在实际收费工作过程中，存在着信息流程混乱、数据编码不统一、无法实现数据共享等现象。收费线现场的工作展台布置也不合理，大多采用单元式布局，各部门自成工作单元，没有考虑人流和物流的有效协调运动，人流通道、物流传递路线混杂交叉，减慢了物流和人流的流动速度，造成现场堵塞和混乱，降低了现场收费工作的效率。

4.缺乏便利高效的收费管理软件

（1）目前大多数高校的现场收费仍然采取手工填制收费票据的办法，书写考试号、姓名、收费项目、大小写金额等收费信息容易出错，给后续工作留下隐患；现场手工填制单据需要人员多，效率低，不利于现场收费的高效进行，会造成与其他部门的脱节，影响工作的整体推进。

（2）由于需要事先打印好空白票据，预计与现实有差距，会造成票据浪费。大批量的作废发票，即会造成经济损失，也不利于发票的正常管理。

（3）流程不合理，按照开单、缴费、对账的流程，看似合理，但由于开单人员和出纳存在多对多的关系，而且开出缴费单据后，缴费人员不一定即时缴费，有些可能不缴费而带走票据，即有可能造成发票丢失，又会给对账工作带来很大困难，对账时需要手工按发票序列号排序，才能找出丢失的发票，耽误大量的时间和精力。收费完成后由于没有电子数据，手工统计数据汇总收费金额会浪费大量的时间，在任务重，时间紧的情况下会对工作造成很大的被动，无法及时统计汇报收费信息，给领导的调度带来不便。

（4）后续数据处理需要手工录入，浪费人力，容易发生错误，收费后所有的收费数据都要录入收费管理系统，与其他方式的缴费合并，录入的信息量很大，在录入时很容易出现错误，为日后的收费管理留下隐患，不利于财务信息的严谨和准确。

四、基于财务收费平台的现场收费管理具体措施

1.必须树立全局观念，摒弃部门利益，以大局为重

沟通与协调是现场收费中的重要工作，各个部门都有自己的工作思路和方法，单独实行起来可能很好，但是由于缺少整合，不能通盘考虑，往往会产生矛盾和冲突。在整体工作中，既要坚持工作原则，又要灵活与其他部门配合，不能因为会增加本部门的工作量就推诿扯皮。要做好事前准备，召开有关部门会议、确定工作方案，谁牵头谁负责，做好分工与协调，各部门各司其职，互相配合，保证工作有条不紊。

2.人员及设备配备

人员配备要挑选工作能力强、处理能力快的人员；要注意同其他部门的协调，不是越多越好，否则易造成人员设备闲置；同时要做好应急准备，防止出现大规模报名时，没有人员设备准备，要准备好后备人员，随叫随到。

3.现场布置要合理，保证人流、物流、信息流通畅

收费现场布置，最好按照报到报名手续的流程，各单位依次排列，既相互分离又互相连接，能够让人流物流通畅，既能保持现场良好的秩序，又能使工作顺利协调开展；

这两种现场收费布置方式，第一种方式，从财务缴费开始，有一名财务人员根据缴费人提供的信息，从事先设置好的收费管理系统中查找到缴费人员信息，缴费票据直接从出纳面前的打印机中输出，不经过缴费人员过渡，避免了票据丢失，不会产生票据开具人员与出纳的多对多关系，保证出纳手中的票据按序号排列，便于对账；按照现场工作的手续流程，各部门依次排列，在场地允许的情况下，直接布置成直线型，场地不允许的时候，可以布置成回形，缴费人员依次进行即可完成所有的手续，无需回头无需多次排队，人流、物流、信息流通畅。第二种方式，各部门独立设立场地，形成独立的工作单元，缴费人员办理完一个部门的手续后需要到另一个部门重新排队，比如缴费完成后需退回才能到其他部门，与正在排队的人员形成冲突，扰乱了秩序，不利于现场的有序运行。

4.建立简单高效的现场收费管理软件系统

不管是新生报到还是专业测试报名或者其他收费，在现场收费之前各部门一般都能够获得报名报到人员的电子数据，建立信息一体化的报到流程就成为解决现场收费管理的重要组成部分。

建立现场收费计算机管理系统。建立现场收费管理软件程序，事先导入交费人员数据，用“报名序号”、“考试号”或者“姓名”作为索引速查码，设置好套打票据模板窗体，财务收费人员录入索引速查信息，自动填充其他信息，现场打印票据，打印的同时自动追加或者标记一条收费记录，票据一式三联，直接从出纳面前的打印机输出，打印票据后，不缴费的人员，其发票由财务人员留存，结账时还未能缴费的，作废处理；对于缴费后退费的，从系统中做退费标记，不能直接删除，以留下清晰可查的交易痕迹；收款结束，分别统计系统中的收费金额和单据份数，与出纳对账；后续的数据处理也极为方便，只需从现场收费系统中导出电子数据，并库到学校的收费管理系统即可，方便快捷，不会出错。为了应对出现爆发性缴费人流，一般应准备两套收费系统，一套启用，一套备用。

如果技术开发能力强，可以建立报名报到系统和财务收费系统的集成模式，收费数据直接同步到报名报到系统，更加减少了信息流的传递障碍，使现场收费工作更加高效准确。

[1]李玲.高等学校收费管理的内部控制初探[J].中北大学学报（社会科学版），2007（2）.

[2]吉光.论高校学生收费管理信息系统内控机制设计[J].湖北广播电视大学学报，2007（3）.