新时期高校档案编研与档案利用服务的思考

孙艳丽

[摘要]档案编研是档案信息资源开发的主要方式之一，也是提高档案利用服务水平的有效途径。新时期，高校档案部门要积极适应不断发展的档案编研的新要求，以新的思路、新的途径、新的办法提高编研质量，满足社会利用档案信息的需求。

〔关键词〕高校；档案编研；利用服务

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１１．０７．０３６

〔中图分类号〕Ｇ２７０ 〔文献标识码〕Ａ 〔文章编号〕１００８－０８２１（２０１１）０７－０１５０－０３

The Thinking in University Archives Compilation

and Utilizing Service in the New EraSun Yanli

（Archives，Jilin Agricultural University，Changchun 130118，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕Archives compilation is one of the main modes of archive information resource development,also the effective way that improves the service of utilizing archives.In the new era,the university archival department should actively adapt to the new request of the continuously development of archives compilation,using the new way of thinking,new method,new solution to improve the quality of archives compilation so as to satisfy the demand of utilizing the file information by the society.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕university;archives compilation;utilizing service

《全国档案信息化建设实施纲要》指出，信息技术为档案编研提供了便利条件，也为档案编研指明了新的发展方向。在高校各项事业及信息技术快速发展的新环境下，高校档案人员要全面开发档案信息资源，以新的思维方式提升档案编研水平，实现档案信息资源共享和增值服务。

１ 创新编研观念，开拓服务领域

１.１ 提升中心意识、体现学校编研特色

高校档案编研工作必须紧紧围绕服务学校发展、服务教育教学这一中心展开。高校档案部门要积极寻找最佳切入点，立足为中心工作和重点工作服务，围绕学校中心工作开展编研，使档案编研工作充满生机和活力。以教学、科研等重大活动为主，找准结合点，开发与学校发展密切相关的编研课题，以满足高校教学、科研工作的需求为目的；抓住学校的重大活动、热点问题，面向教学、科研、管理工作，选择材料进行编研，最大限度地发挥编研成果的信息作用，为学校发展和领导决策提供积极主动的富有成效的服务，充分体现高校档案编研工作的特色，实现高校档案工作的自身价值。

１.２ 更新编研理念，开拓编研新领域

高校档案编研工作只有更新观念，才能跟上时代的步伐，才能适应高校各项事业发展的需要。这就要求打破以往的那种封闭状态，跳出传统编研的老套子，不断开拓编研新领域，树立开放的主动服务的意识，在主动了解学校各方面的要求的基础上，还要了解社会各界的要求，以适应当今时代信息开放的特点。积极推进档案编研从内容到形式的社会化，满足各方面对学校档案的需求。

２ 创新编研手段，提高服务效率

信息时代，信息传播即时、量大、快速。档案编研可以通过网络直接面对用户收发信息，提供即时修改。而且简化了出版流程，跨越了介质，快捷畅通，极大地提高了服务效率。

２.１ 打破传统的编研方式，实现了从半封闭系统向开放系统的转变这种开放性的优势体现在编研工作者和受众可以通过网络相互沟通交流，编研者可以及时了解受众者的需求，可以获得各种信息及信息处理技术，丰富了档案编研的内容，提高了效率。还有利于编研者更好地得到成果的反馈情况，为改善与提高编研成果提供可靠的依据。使档案编研与社会的联系更加广泛，使网络编研充满了合作气息，更有利于档案编研工作的开展。

２.２ 信息化使档案编研手段丰富多彩

在网络环境下，档案编研改变了传统档案编研成果以纸质材料为主、单纯的文字编研的局面，编研手段得到了极大的丰富，运用计算机网络多媒体、数据库等实现信息的快速采集，运用先进的数字技术实现文字、声像、图片等信息的统一处理。做到文字、声音、影像、图片等多种形式的档案有机融合在一起，可谓“图文并茂”，效果极佳，不但吸引了读者，提高了质量，真正达到了开发档案信息的目的。

２０１１年７月第３１卷第７期新时期高校档案编研与档案利用服务的思考Ｊｕｌｙ，２０１１Ｖｏｌ.３ 创新编研模式，开放服务道路

信息时代，网络使合作编研成为可能。改变以往的编研模式，积极开发档案资源，实现档案信息资源的共享，走开放编研之路，才能使档案编研工作满足日益发展的社会多样化需求，更好地为社会服务。

３.１ 及时了解有关学科或相关专业发展的最新情况，及时捕捉最新动态档案工作者与档案用户之间要有个全新的互动模式：根据用户提出的意见和要求，编者可以最大限度地获取信息，从而策划编研工作的内容和进程。编研人员将自己的计划发布到网上，双方及时进行交流反馈，优化了档案编研工作。

３.２ 网络使馆际之间的合作更加紧密，使联合编研更加便捷档案馆要与图书、情报等信息部门合作，尤其是充分利用图书馆的相关信息资料，互通信息，充分利用这些信息资源编制出精品。

３.３ 与其他档案部门进行合作，实现信息共享，使档案信息丰富化、系统化一是在本档案馆内部各部门之间相互开放的编研工作，以档案馆为核心，其他部门协作；二是与社会档案界、历史研究单位等编研力量开展协作，共同完成编研工作。

３.４ 与校内有关职能部门、相关的政府部门合作

信息时代网络使这种合作变得更加容易，节省了时间和空间，提高了工作效率。

４ 创新编研内容，提升服务质量

以往，高校档案编研的着眼点是围绕本校的馆藏档案开展编研工作。社会信息化建设的发展，电子文件的大量出现及被社会的广泛利用，为档案编研提供了良好的条件。面对这一客观形势，高校档案人员应创新档案编研内容，给档案编研工作注入新的生机和活力。

４.１ 加强档案数据库建设

加强档案信息数字化建设，对学校在各项工作中产生的档案信息资料及时收集、归档，利用计算机等设备形成数字档案信息；利用扫描等技术对学校馆藏旧档案进行“数字化处理”，从而形成较为系统的档案数据库。

４.２ 全方位开发档案信息资源

在信息迅猛发展的今天，为了满足社会利用档案信息的需要，高校档案部门应在原有编研成果的基础上多编纂有影响力的档案文献。那就要求档案编研人员不能局限高校本身，要拓宽渠道，扩大素材来源，抓住广大教职工感兴趣的热门、热点、难点、焦点问题，不断增强编研内容的信息量；广泛收集国内外教育、教学、教改文献，对本校、其他同行的档案史料综合分析、研究对比，编写出具有一定深度的编研成果。

４.３ 加快实现档案信息资源共享

在网络环境中实现档案信息资源共享，利用网络资源开展档案信息编研工作，才能快速便捷地编研出内容丰富、形式多样的档案编研成果。学校档案馆应该抓住校园网、办公自动化系统搜索和征集与本校相关的具有价值的信息，不断丰富馆藏，以扩大档案编研的信息源。借助校园网进行档案信息优化，校园网上发布的信息，有的是各级政府颁布的法律、法规、政策以及各种统计信息，还有教学、科研中形成的网上信息，是新时期档案信息的重要来源，经过鉴定具有保存价值的校园网信息就会直接转化为档案信息，实现档案资源共享，丰富编研内容，提升服务质量。

５ 创新编研人才，增强服务意识

高校档案编研人员要与时俱进，牢固树立服务意识，掌握与实现档案编研社会化相关的专业知识和技能，才能编研出更多的优秀成果。

５.１ 加强学习，提高专业能力和业务水平

网络编研技术较好地融合了现有的网络技术、电子文档处理技术、多媒体技术以及数据库技术等。档案工作者要根据出版要求与技术特点，熟练地掌握相关技术。因此，必须加强档案编研队伍的人才建设，加大力度提高档案编研人员的整体素质。鼓励他们学习信息技术及网络知识和信息检索技术，拓展知识结构。培养具有强烈的创新意识和服务意识、具有敏锐的信息获取能力、具有主动性和预见性、具有文字编辑加工能力及审美能力的复合型人才，才能高质量地开展档案编研工作。

５.２ 积极培养组织与协调，善于沟通和交流的能力

编研工作能否顺利开展，在于编研人员之间的组织与协调，档案信息资料能否及时全面地获得，在于编研人员与他人的沟通与交流。今天，档案人员绝不能搞关门主义，坐守现成的资料等人上门，而应该以积极主动的姿态去面对外界丰富多彩的信息资源。尤其是对高校档案部门来说，更应该主动走出去、请进来，获取更多的信息资源，学习更多先进的工作方法。

６ 创新编研服务，满足社会需求

档案编研工作，以主动提供档案信息内容，满足社会利用为目的。在信息时代，档案编研人员要积极创新服务方式，为用户提供准确、快捷、便利的服务。

６.１ 运用多种方式提供服务

运用文件的下载传递、数据库的查询、网页浏览等多种形式，满足不同需求的利用者获得最快的最满意的信息；运用“档案管理系统”，根据用户的各种需要集成提供检索利用服务，编研人员可以根据检索到的档案信息编辑制作满足利用者需要的各种形式的编研成果。６.２ 利用现代信息技术实现资源共享

建立统一的网络平台，进行内部合作、信息交流、规范运作，实现档案资源的共享和增值服务。档案部门可以通过网络灵活地组织和对外发布各种档案编研成果，以扩大编研成果的社会影响力。借助这个平台提供主动式服务，大大提高了档案信息的可利用性和知识化程度。

６.３ 加强合作打造完整服务体系

加强档案信息服务部门与其他信息服务部门之间的配合，打造一个完整的服务体系，弥补相互之间信息资源的不足，实现共享，更好地为社会服务。

６.４ 利用现代技术开展定题服务

档案部门可以在网上自己的网站中开通“预约”服务功能，与档案利用者进行预约开展个性化定题编研服务，编研人员在编研选题中与档案利用者直接产生互动，一方面推出自己的编研成果，另一方面接受利用者的意见和建议使编研工作精益求精。

档案编研是高校档案馆主动为学校及社会提供服务的一项重要手段，信息时代又为新时期的档案编研工作提供了良好的发展契机。高校档案工作者要抓住信息化建设的大好机遇，与时俱进，全面开发档案信息资源，转变传统的档案编研思维方式，积极探索信息时代高校档案编研的新思路，开创新时期档案编研工作新局面。

参考文献

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［２］王保忠．略论网络环境下的档案编研工作［Ｊ］．档案学通讯，2004，（5）：67-70．

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［５］赵海峰．网络环境下高校档案编研工作的思考［Ｊ］．北京档案，2010，（2）：20-21．

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［７］苏晓轩．论网络环境下高校档案信息资源的优化整合［Ｊ］．沈阳师范大学学报，2009，（1）：164-166．

注：“本文中所涉及到的图表、公式、注解等请以PDF格式阅读”