公共图书馆档案管理现状与对策

牛颖

（抚顺市图书馆，辽宁 抚顺 113006）

牛 颖 女，1977年生。研究生学历，馆员。

档案（Archives）是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。图书馆档案是人们在图书馆各种活动中自然形成的、并为一定目的保存下来，具有查考和利用价值的各种不同载体的文献资料，它是图书馆各种活动的原始记录，真实地记载着图书馆各个历史时期的发展轨迹，具有很强的信息利用价值和信息传播功能。图书馆工作的开展也离不开档案工作的支持，档案完整地记录了图书馆一切工作历程，做好档案工作有利于图书馆工作的交流、提高，促进各项服务工作的更好开展。

1 公共图书馆档案管理工作的重要性

1.1 是公共图书馆科学管理的可靠依据

图书馆档案主要包括上级下发的各种文件、本单位的请示、报告、工作计划、总结、活动方案、藏品目录、统计报表、合同协议、规章制度、对外交流材料及声像档案、财务档案、人事档案等等，比较全面系统地记录了图书馆各个阶段主要活动历史，全面、真实地反映了各级各类图书馆的办馆条件、基础业务建设、读者服务工作、业务研究辅导以及行政管理等各个层面的工作情况，其长期积累的静态信息，具有原始性和较大的可靠性，是图书馆管理者第一手的参考资料，有利于加强图书馆管理，既为图书馆领导决策、总结工作和制定计划提供了可靠的依据，又对推广图书馆特色服务的先进技术和管理经验起着重要的查考作用。

1.2 为公共图书馆统计分析工作奠定基础

图书馆统计分析是对图书馆实行计量化管理的主要途径和手段。图书馆档案中收集归纳了日常管理和业务流程过程中各类统计数据和统计报表，比如抚顺市图书馆的《年进新书统计表》、《读者借阅图书排行统计表》、《年流通人次统计表》、《年外借册次统计表》、《读者活动统计表》、《图书馆工作人员统计表》、《图书馆经费统计表》等等，这些统计报表为统计分析工作奠定了基础。抚顺市图书馆综合档案室通过查找档案中相关信息，对统计数据进行归纳、总结、分析、研究，编写了《抚顺市图书馆基础数字汇编》，作为图书馆科学管理的数据依据。更有以下作用：①为图书馆计划的编制与检查提供数据资料；②为图书馆各级领导科学决策提供依据；③为评价图书馆的经济效益、社会效益、工作优劣等提供数据资料；④为图书馆管理控制提供反馈信息。

1.3 是图书馆建设和发展的依据和参考

公共图书馆要建设和发展，就需要总结过去，评估现在，规划未来。图书馆档案记载了各部门历年来各项工作的开展情况、成果、经验和教训，完整而全面的档案材料可为之提供相关的资料、数据、信息。通过分析，得出具有规律性的结论，进而明确图书馆建设和发展的方向、规模及重点。

1.4 在评估工作中能够起到佐证作用

在全国第四次公共图书馆评估定级中，评估标准所涵盖的六大项工作，需提供相关档案材料的项目高达60%以上。例如，2009年抚顺市图书馆参加评估定级时，综合档案室就为该次的评估工作提供了67.3%的档案资料，分值高达673分。这些档案材料是图书馆各项工作的原始凭据和佐证材料，能起到令人信服的支撑作用，直接关系到总结报告的真实性和评估组的信任程度，全面影响着对图书馆工作的整体评估。

1.5 是图书馆人力资源建设的依据

人才队伍建设是公共图书馆发展和建设的重要因素。图书馆人事档案能全面反映图书馆的人事管理情况、人才结构状况、图书馆员的学识水平、业务能力、身体健康状况等等，是图书馆领导层决策任用、选拔、培养干部，人员业务培训，图书馆内部各部门行政职务认定以及专业职称考评的重要依据。

2 公共图书馆档案管理工作的现状

2.1 对档案工作的重要性认识不够

公共图书馆对档案工作的重要性认识不够主要表现在以下3个方面：第一，没有专人负责管理档案；第二，没有固定的存放地点；第三，没有严格的管理制度，结果造成图书馆档案的严重损坏、丢失。出现上述现象的原因是多方面的，但主要有两点：一是领导不重视，认为图书馆的流通、阅览、读者服务等一线工作做好就行了；二是大部分图书馆认为本馆是二级立档单位，图书馆档案无需向档案馆移交，图书馆只要将现有的文件材料保管好不丢失就可以，从而忽略了档案规范管理工作。

2.2 组织机构和制度不健全

2.2.1 组织机构不健全

许多公共图书馆档案管理组织机构不健全，岗位职责不清、责任不明，档案无专人管理，兼职档案管理人员常常不固定，没有经过专门培训，业务素质参差不齐，一方面使得许多档案不是断档就是缺档，或者是应该存档的而没有存档；另一方面对图书馆各部门收集、呈缴的许多档案资料既没有进行登记，也没有进行分类编目，更不要说进行二三次档案文献的加工和利用了。

2.2.2 档案管理制度不健全

部分图书馆没有建立统一的档案管理原则，没有统一的文件归档制度，造成档案文件分散，致使一些有价值的档案资料丢失或者无从查找等现象时有发生。例如抚顺市图书馆自1952年建馆以来，从未进行过规范的档案管理工作。由于“文革”、图书馆搬迁等各种人为或外力因素，档案材料散失严重，这些都导致了图书馆档案工作被动落后，疲于应付。

2.3 档案的数字化建设缓慢

在网络化数字化时代，许多公共图书馆仍采用传统档案管理模式。传统档案管理以纸介质为主，以单一的手工操作为主，没有与图书文献信息资源的现代化建设同步，档案资源数字化建设进程缓慢。从档案载体看，纸质档案比重较大。电子档案、声像档案的种类和数量相对较小，这样的馆藏档案结构和内容不能适应图书馆业务发展和信息化社会对档案资料的需求。

2.4 档案资源开发利用相对薄弱

目前档案管理工作中存在着重管理、轻利用，重保管、轻开发的问题，管而不用，使“档案管理”变成“档案保管”，这样，档案资源的开发利用受到限制，难以发挥其为图书馆事业服务的功能，给读者查找造成不便。图书馆的档案中蕴含着丰富的资源，特别是近些年，各地大力发展公共服务事业，新建了很多公共图书馆，由此产生了众多的新馆建设资料。这些资料来源广，信息量大，对公共图书馆的后期维护和运行有重要的作用。但长期的文书档案低水平的管理模式，查找信息不但耗时多，可见性差，查准率低，致使大量的档案资料不能得到充分的利用，也使人们对档案的认识仅停留在收藏和部分调阅这种低层次运作中。

3 做好档案管理的具体途径

3.1 领导重视，争取资金

图书馆领导一定要重视档案工作，要充分认识到它的重要性，千方百计地争取上级领导对市公共图书馆档案建设的大力支持，加大资金支持力度，保障图书馆档案建设步伐。馆领导还要在广大职工中不断宣传档案工作的重要性；不定期组织全馆职工特别是中层干部学习档案知识，增强档案意识，建立健全图书馆综合档案室各项工作。其次，馆领导要按照图书馆评估细则内容，尽快建立现代的图书馆档案室。

3.2 健全档案管理的组织机构和管理制度

图书馆综合档案室的组织机构由馆领导和全馆各部门负责人组成，配备档案专业本科学历的专职档案员具体负责档案日常工作，做到统一领导、分级管理，档案工作责任到人，人人有责，从制度上保证档案工作的开展。如抚顺市图书馆从2008年开始，从重视档案工作的角度出发，确定馆长主管图书馆档案工作。将档案管理工作纳入全馆年度工作计划，并纳入各部门工作的职责范围。采取部门立卷评估与部门领导考核、部门工作评优、评选先进等工作相结合，使人的积极性得到充分的发挥，从而激发图书馆档案建设的自觉性，推进档案建设的现代化进程，进一步改进图书馆管理水平。我们将分散在各部门及个人手中的各种文件、数据、资料集中统一管理；在馆长的统一领导下，由党务工作部负责全馆的档案工作，下设综合档案室，配备专职的档案管理人员负责全馆档案的管理工作；各部门指定专人（部门主任）负责本部门的档案管理工作。党务工作部加强对各部室档案管理工作的监督与指导，各部门在工作中应注重对各类存档资料的保存，并定期将规定应当立卷归档的材料向综合档案室移交，进行集中管理，形成了规范的组织机构和管理原则。

3.3 制定档案管理工作规章制度

切实可行的规章制度是公共图书馆档案工作顺利进行的保障，图书馆档案管理要依照《中华人民共和国档案法》，制定各馆的《图书馆文件材料归档范围及档案保管期限表》、《档案员岗位责任制》、《档案库房管理制度》、《档案收集制度》、《档案整理制度》、《立卷归档制度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案统计制度》、《档案保密制度》等一系列规章制度，这些制度能够确保图书馆档案工作有章可循。

3.4 改善档案管理工作的硬件及软件环境

改善档案管理，在硬件方面，各馆要设置专门的档案室及档案库房，购置档案密集架、档案柜及档案盒，并配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、除湿器等现代办公设备。在软件方面，图书馆最好购买使用“世纪科怡”专业档案管理工作软件。以计算机和网络技术为平台，以现代化信息处理技术为手段，建设数字化、网络化图书馆档案管理系统，建立图书馆档案数据库，使档案管理纳入到整个图书馆数字化管理工作中来。

3.5 做好图书馆档案的开发利用工作

档案的开发利用是档案工作的最终目的，只有积极开发利用档案资源，图书馆档案才有生机和活力。比如抚顺市图书馆综合档案室做到：一是针对网络时代公共图书馆对信息需求快捷、方便、准确等特点，利用现代技术对档案进行深层次的开发。二是在图书馆的日常管理中，图书馆档案管理人员配合领导决策、配合馆内各项工作及时准确地提供档案资料，为图书馆的各项工作服务。三是充分利用馆藏档案资料，向广大读者进行宣传教育，开展阅读指导，提高利用率。四是积极开发档案资源，编纂《大事记》、《组织机构沿革》、《基础数字汇编》、《规章制度汇编》、《重大活动汇编》、《宣传稿件汇编》、《荣誉汇编》、《馆员发表论文汇编》、《抚顺市图书馆宣传册》、《“双评材料”汇编》等10种编研材料。

3.6 图书、档案、情报实现一体化管理

图书、档案、情报一体化管理可以充分发掘和综合利用图书、档案、情报信息资源，发挥系统整体的功能优势。除了图书馆日常档案管理之外，图书馆的采购、流通等计算机管理系统的数据库就是图书馆档案的存在形式。这种同一性便于在图书馆内实行统一领导、统一管理，有效实行图书、档案、情报的一体化管理。这种模式的作用在于：一是避免重复劳动，提高工作效率；二是提高档案管理水平，使大量的文件输入工作在文件处理过程中一次性完成，更有利于信息资源的共享。利用现代化的管理手段，做好图书馆档案管理工作，加快图书馆档案管理信息化的进程，从而更好地发挥图书馆档案的价值。

公共图书馆档案管理工作的目标应当是以“积极收集整理、有效提供利用”为中心，围绕公共图书馆工作的总体部署和要求，充分利用图书馆档案这一信息平台，积极探索档案管理和开发利用的新思路和新方法，增强与外界的沟通、交流与联系，主动地、创造性地开展工作，充分发挥档案、文件的诸多功能，为提高公共图书馆的整体效益做出新贡献，为图书馆事业建设服务。

[1]赵越.档案学概论[M].沈阳：辽宁大学出版社，1987.

[2]黄星星.浅谈图书馆档案管理与图书馆事业的发展[J].科技情报开发与经济，2009（24）.

[3]崔凤莲.如何做好图书馆档案管理工作[J].管理观察，2010（12）.

[4]熊佐伟.图书馆档案工作探析[J].内蒙古科技与经济，2007（7）.

[5]周宇青.试论图书馆档案的管理与利用[J].图书馆管理，2008（2）.

[6]涂海青.高校图书馆借阅情况的统计与分析[J].河南图书馆学刊，2006（4）.

[7]潘玉萍.档案资料在公共图书馆评估定级中的作用——兼论如何加强图书馆档案工作[J].情报探索，2008（6）.

[8]胡忠华.对公共图书馆档案管理工作的几点思考[J].长江大学学报，2010（8）.