文秘专业人才办公自动化应用能力培养研究

梁艳青

（南京晓庄学院文学院，江苏南京211171）

文秘专业人才办公自动化应用能力培养研究

梁艳青

（南京晓庄学院文学院，江苏南京211171）

随着科学技术的发展，在信息化的发展背景之下，自动化办公成为一种趋势，需要文秘人员具备更好的素质和能力，才能与时俱进，在激烈的竞争中多的生存和发展的机会.

文秘；专业人才；办公自动化；能力培养

1 办公自动化简介

办公自动化，是一种把现代化的办公技术和计算机网络技术进行有机组合的新型的办公方式.运用先进的科学技术手段和网络海量的信息资源，让整个办公的活动在人之外的设备中得到外化，实现对工作效率和质量的提升，最终可以实现企业良好的经济效益和良好的社会效益[1].随着计算机技术的不断发展，计算机的核心技术在办公室中得到良好的运用，传统的文秘办公的方式已经不能满足现代化的企业发展的要求.现代的企业的文秘需要更加深层次和更加广阔的内涵.随着社会竞争的日趋增强，对于文秘的要求不断的提高，对于其专业知识和能力以及工作的模式都提出了更高的要求.现今的文秘工作已近成了一个需要把知识、信心高度密集、以及专业技能融合消化的高素质人才，在文秘的日常工作之中，信息化的程度越来越高，现代的文秘人员要想在信息化更新速度很快的社会获得生存，除了具备扎实的基本知识之外，还需要掌握一定的信息采获和进行适当的分析，对信息进行良好的处理和发布，能够熟练的掌握现代化的办公设备.

办公自动化是随着计算机技术和网络技术以及通信技术和现代胡的设备的发展逐渐发展起来的一门综合的技术.在经济逐渐高度发展和社会竞争日趋激烈的情况下，怎样提高办公的自动化，怎样实现办公效率的有效提高，是文秘人员需要具备的素质和需要努力改进的方向.

2 新形势下的文秘队伍建设

2.1 健全相互激励的竞争机制

文秘人员是公司文秘服务的主体，对于文秘人员质量的提高，需要做好对于文秘人员的积极性和主动性的调动，需要做好坚持以人为本和有效的竞争相结合.建立好竞争和赶超的激励格局，不断实现对于文秘队伍的建设，实现对文秘活力的激发，让他们在竞争的机制下，不断提高自己的素质和能力，为企业的发展更好的服务.

2.2 对文秘进行人文格局建设

文秘工作的责任重大，需要承受的压力也很大，工作的辛苦程度很大，需要管理层给予他们足够的人文关怀，需要做好用真情和真心进行管理，还需要做好对于文秘人员的思想和动态方面的具体关注，帮助解决文秘人员生活和工作中的困难，解除其思想负担和后顾之忧，从而实现对于员工是工作潜能的激发[2].做好精神层面的鼓励和激励的双重结合，对于那些在工作之中政治成熟、成绩显著的文秘人员需要给予必要的奖励，做好对这些人员的优先选拔和任用，构建良好的人文关怀和进行适当的激励机制.

2.3 构建任务明确的考核制度

对于文秘人员的工作，需要做好对于目标的考核，把日常的协调和结合服务，以及对于文件的起草和相关的调查研究等业务进行细化和分解，落实到科室和个人的身上，逐月的量化，实现全程考核和实现年终奖优惩劣[3].做好对于目标管理的考核成果的应用，把对于文秘人员的考核结果和对于先进和优秀的评选进行挂钩，做好对于管理人员的绩效工资以及选拔任用方面的工作，逐渐强化对于目标的考核和实现激励约束的机制.

2.4 构建过失问责的格局

需要把责任落实到个人的身上，把这种问责的机制引入到对于文秘的管理上面，在对于工作进行安排时，对于完成的效果需要进行明确的标准约束，对于在工作之中的失误，协调服务和文稿的起草方面的业务之中出现的问题和错误，需要进行明确的责任追究，引导文秘人员不断增强自身的责任感，降低其做事的失误率，依靠有力和有效的追责措施来促进文秘质量的提升.

办公室秘书在公司的运转中起着重要的作用，需要起到对于领导进行辅助和助手的作用，对于员工，文秘是进行传递的桥梁，是领导处理日常事务和落实检查行政任务以及平衡行政部门工作的得力助手[4].需要文秘人员具备谦和和宽容的道德素质，还需要有强大的心理素质.

3 办公室文秘人需需要拥有的应用能力

随着信息化的步伐不断增强，社会经济的高速发展和科技技术的不断发展，对于办公室的文秘人员提出更高的要求，办公室的文秘人员只有不断的增强自身的能力和素质，才能不断适应新形势的要求，不断增强机关的活力，从而保证机关工作效率和效益.

3.1 认清发展形势，增强自身责任感和使命感

随着信心全球化的不断增强，经济发展的不断加速，科技革命得到迅速发展.需要文秘人员注重对于自身的素质的提高[5].树立不断学习的意识，实现对自己知识的不断更新，做到学用结合，不断的勤奋工作，做好自己职责范围内的事情，保证做事的质量和效率，为领导提供更好的服务，还需要做好对部门的服务，增强自身的责任感和使命感.

3.2 在学习中实践，不断提高自身的素质和业务素质

我们的知识和能力不是在短期内速成的，知识和能力需要在不断的工作实践之中不断的更新，尤其是优秀的素质，需要在不断的学习和实践之中逐渐丰富.在先进的时代，极端及知识已然成为当今密实人员的看家本领，秘书之间要做到相互的取长补短，进行相互学习，实现共同提高[6].还需要不断的向领导学习，遇到不懂的问题，多向领导请教，这样既能实现对于领导在一些事情上的看法的了解，还能在整个过程之中实现对自己的提高.更重要是把自己学习得到的知识和技能，在实践之中不断运用，要走出办公室，到实际的工作环境之中去了解企业的发展和运转状态，在实践之中去获取知识，为企业的领导决策提供更好的辅助.

在进行学习的过程中，需要摆正自己的态度，做到谦虚好学，不要骄傲的情绪，需要脚踏实地的做好自己本职的工作，讲究实用和实效，做好对个人的素质和工作能力的不断提升.在实践之中，要不怕跑路，舍得花费自己的力气，把工作做到实处，还要多动脑进行思考，加强和部门之间的沟通，进行密切的合作，树立廉洁和高效的形象.不断提升自己的能力，在实践中锻炼成才.

3.3 注重敬业奉献，不断增强对于服务的主动性

办公室的工作一般都比较繁琐，涉及的范围广.文秘人员需要做好，上面为领导分担忧愁，下面为干部职工做好服务.做好对于二者的结合[7].做好自己的工作，落实自己的出发点和落脚点的地位.做好对于“参与政务、管理事务、搞好服务”三大职能的统筹兼顾.做好对自己工作的合理安排，做到“调研围绕中心转，协调围绕领导转，服务围绕大家转”这几个职能的统筹兼顾.让自己的工作目标更加明确，突出工作的重点，让工作的成效更加的明显.

4 办公室自动化对于文秘工作的重要意义

4.1 办公自动化的功能和作用

办公自动化的功能主要包括三个方面.一个方面是对于内部的通信简洁化，不需要进行人为的传递.实现包公自动化，公司需要做好对于软硬件设备的购置，采用最新的技术和手段，实现信息传递的简洁和快捷，改变了以往靠人力进行协调和安排的局面.实现了整个工作流程的简化，这就在一定程度上节约了时间，实现了简约化的目标；第二个方面是实现信息发布的快速化.通过采用最新的科学技术设备和技术手段，实现了信息传递的高度和效率，改变了传统的信息传达的程序繁琐，信息发布速度缓慢的情况，实现信息发布的效率的大大提升；最后一方面是实现了整个工作流程的自动化，这样就显著提高了工作的效率.在没有进行办公自动化之前，办公一般都是采用手动化的操作，这样的方式必然出现做事的效率低下，实现了自动化办公之后，就可以有效实现对于效率的提高.

4.2 办公自动化对文秘工作的意义

4.2.1 提高文秘工作的效率

因为秘书的工作是以及繁琐和复杂的，工作中往往是千头万绪，尤其是在一些会务工作，时常让秘书对于会议的安排力不从心[8].在运用了自动化的设备进行办公之后，就可以运用办公室的自动化的办公系统，这样就能应付大量的会议.随着自动化设备和技术的应用，秘书对于信息化手段的掌握，就能实现办事效率的大大提高，尤其在信息的处理方面，运用办公室自动化就有利于秘书充分的运用互联网来获取信息和知识，就能让秘书更好的做好政务服务方面的工作.

4.2.2 促进秘书工作职能拓展

秘书在传统的工作之中主要负责的是办公、办文、办事三个方面.但是随着信息化的高速发展，新技术的不断出现，在办公区域的自动化设备和技术逐渐成熟，随着信息技术的不断提高，就让秘书的工作和网络自动化之间进行了紧密的联系，自动化办公的方式，改变了秘书工作的模式.工作的内容也发生了极大的变化，不仅仅停留在以上三个方面，还需要做好许多方面的工作.但是自动化办公的采用，就能实现对于领导的工作服务，可以运用网络进行解决的，都可以运用这样的方式进行迅速的解决，实现了秘书职能的大大扩展，同时还能保证效率的提高.

4.2.3 更新秘书读物意识

实际上秘书的意识就是一种“决策”的意识.秘书的活动是一种直接联系在人和社会实践之间的实践活动，随着网络现代化的发展，秘书的服务职能需要最好和现代化信息技术的有效接轨，还有更多的服务意识需要在实践之中逐渐被发掘和运用.

5 结束语

秘书工作的复杂性，决定了秘书的工作很难有一个统一的标准进行规范，需要秘书人员做好自己分内之事，既要精通业务，又要处理好上下之间的关心.因此，秘书需要根据时代的发展，与时俱进，实现自我素质的提高，运用自动和的设备设施，实现工作效率的提高，在平凡的工作岗位之中体现自己的价值.

〔1〕陈宝亚.谈高校办公自动化对秘书工作的影响[J].浙江工商职业技术学院学报,2010(2).

〔2〕单敏,卢锦明.涉外企业文秘人员办公自动化能力运用的要求及对策[J].郑州航空工业管理学院学报（社会科学版）,2009(3).

〔3〕纳勇.“管理文秘”职能的历史演变[J].云南民族大学学报（哲学社会科学版）,2008(2).

〔4〕卞华程.浅析如何提高文秘专业人才办公自动化的应用能力[J].中小企业管理与科技,2011(34).

〔5〕李丽.高职文秘基层复合型人才培养质量刍议[J].职教论坛,2010(2).

〔6〕谭哲.高职文秘学生职业能力培养途径探析[J].教育与职业,2009(30).

〔7〕高萍.论经贸活动中的文秘工作[J].黑龙江对外经贸2010 (6).

〔8〕张爽.浅谈办公自动化对文秘工作的重要性[J].中国科技信息,2005(11).

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1673-260X（2013）09-0034-02