PDCA理论在我院医学装备管理中的应用

姚雨露，戴建荣

中国医学科学院肿瘤医院 设备处，北京 100021

PDCA理论在我院医学装备管理中的应用

姚雨露，戴建荣

中国医学科学院肿瘤医院 设备处，北京 100021

改革的深入和医院的发展对设备处的要求逐步提高，设备处工作的持续改进在现代医院管理中尤其重要。本文从对PDCA理论（戴明环）的认识出发，结合2013年我院设备采购和迎接三甲复审两方面工作，探讨如何持续改进设备处工作。

PDCA循环；设备采购；三甲医院复审；医疗设备管理

先进的医学装备是医院建设与发展的物质基础。随着医学科技的飞速发展和医疗改革的不断深入，对医学装备的系统化、规范化管理要求越来越高。我院设备处负责医院医学装备的采购、运行维护和质量监管等工作[1-2]，其工作好坏将直接影响医院的诊疗水平和服务质量。本文探讨如何持续改进设备处的工作。

1 对持续改进方法的认识

现代企业管理理论将企业管理视为是一个过程。企业在不同时间内，应完成不同的工作任务。企业的每项生产经营活动，都有一个产生、形成、实施和验证的过程[3]。美国戴明博士将这个过程形象地总结为4阶段的循环，即“计划（Plan）-执行（Do)-检查（Check）-处理（Act）”。① 计划阶段：分析现状，找出存在的质量问题，分析产生质量问题的各种原因或影响因素，找出主要因素，针对主要因素，提出计划，制定措施；② 执行阶段：执行计划，落实措施；③ 检查阶段：检查计划的实施情况；④ 处理阶段：总结经验，巩固成绩，工作结果标准化，提出尚未解决的问题，转入下一个循环[4]。

PDCA方法最早应用于大型工业企业，并取得了巨大的成功。虽然医疗行业面临的工作任务更复杂，更难定量化、标准化，PDCA仍可应用于医院的设备管理工作[5]，三甲医院评审标准就是依据PDCA方法制定的。标准中有关医疗装备管理的条款共有16条，条款数量在各职能部门中名列前茅，体现了医学装备方面的管理在整个检查和医院各部门工作中的重要性。

2 PDCA理论运用案例

2.1 设备采购中的应用

设备采购是设备处的一项主要工作任务，其工作特点是涉及面广、政策性强、流程复杂、风险高。长期以来，使用科室抱怨采购周期长，需要的东西不能及时采购进来。为了尽力解决这个问题，我院设备处在2013年初与各个使用科室协商，做出计划，制订每个预算项目的执行进度表，明确每个项目的采购小组人员及分工、项目执行方式和每个执行步骤的截止日期。2013年2月份，各采购员根据项目执行进度表，按照时间顺序开始分工执行各自管辖的预算项目。

2013年6月底设备处要求每个采购员检查所负责的项目，对于进度慢的项目查找原因。主要原因有以下几点：

① 项目主体不明确。使用科室申报项目过程中，对项目的需求并不明确，不能确切提出相关技术参数，设备处采购员需要花费一定时间与使用科室项目负责人沟通了解其需求，并查找资料，完善技术参数；② 项目执行过程中预算资金短缺。使用科室在申请项目预算过程中，由于缺乏实际调查或没有根据使用需要制定详细的实施方案，在申报专项资金时仓促填报，使得预算不符合项目实际用款需求，设备处采购员在执行过程中难以实施或由于资金不足问题被迫中止，只能频繁调整预算资金，造成项目执行时间的拖延；③ 部分项目招标公示后供应商响应不积极。使用科室提出的部分特殊、个性化定制类项目或标的额不大、技术要求简单的采购项目，往往对供应商有较高的要求或因为对项目熟悉度不够，致使经营规模不大的供应商无法参与竞争，而经营规模稍大的供应商又由于项目标的额不大而对投标不感兴趣，结果做出响应的供应商不足3家，招标过程无法继续进行。找出原因后，设备处采购员逐一提出整改措施，通过及时与使用科室沟通、咨询、改变采购方式等方法，加快采购进度，并由处长督促落实。其中比较典型的一个项目是我院xx科室申请定制特殊防护用具，在此之前科室没有使用过类似产品，提出预算申请时，对于其使用的具体要求并不清楚，而且预算金额较少，约2万元左右。招标信息公示后，做出响应公司较少，4～6月，该项目无任何进展。6月份检查阶段，采购员向领导反应了该问题。设备处处长和使用科室领导沟通，决定去其他医院相应科室进行考察，借鉴其经验，最终明确了该防护用具的具体设计方案和要求，并对该项目重新招标公示。另一方面，采购员通过网上、兄弟医院咨询等途径寻找厂商信息，使其做出响应，到11月份该项目顺利结束。

2.2 三甲医院复审中的应用

迎接三甲复审是2013年医院工作的重中之重，在医院的统一部署下，设备处从4月初开始进行三甲复审的准备工作。首先是成立了处长牵头的工作小组，形成以工作小组为主、全员参与为辅的工作模式。整个复审工作可分为以下几个阶段。

2.2.1 制定整改计划

2013年4月份，我们对评审标准中设备处牵头负责的16项条款和6项配合条款，逐条核对找差距，提出整改措施。缺管理制度的条款，补制度；缺记录的补记录；未开展的工作如果具备条件的就要尽快开展。并对每一项措施，明确落实期限。

2.2.2 落实整改计划

2013年5～6月，为迎接三甲复审，也为完善管理制度体系，设备处新发布《关于调整医学装备委员会职责和人员的通知》、《院所计量工作管理办法》、《医学装备验收工作制度》、《医学装备质量保障制度》《医学装备档案管理制度》、《医疗器械临床使用的安全控制与风险管理》、《医学装备使用人员培训和考核制度》、《院所医用设备绩效评价制度》共8个制度，健全了从医用装备购置申请、准入论证、审批到验收、临床使用及使用评价等各个环节的管理，节节相连，环环相扣，责任明确，程序规范，便于操作。准备现场检查资料14盒，数量仅次于财务处、院办和档案室。协助临床各使用科室成立由科主任、工程师与具备资质的质量控制人员组成的医学装备质量与安全管理小组，负责科室医疗装备的质量与安全管理，并完善小组所需的包括岗位职责，继续教育，医学装备的管理、使用、维修，安全防护管理等相关制度。积极准备各科室检查所需物资。检查准备期间，设备处各岗位工作人员坚守岗位，对各科室三甲检查所需的大量物资能够做到及时采购和配送，主要包括洗手液、擦手纸、档案盒、文件夹等办公用品和部分医疗耗材。

2.2.3 接受检查

2013年7～8月，接受院领导和专家组的检查。

（1）7月份，接受了医院内部检查，并实施第二轮整改。院领导分组检查各部门的准备情况，党委副书记带队检查设备处，指出的问题有：① 对个别条款理解有误，导致准备失当；② 与其他部门分工不明确，导致个别条款无部门去落实；③ 准备的材料没有很好地整理，不方便检查。针对以上问题及时进行了整改。

（2）8月份，接受了卫计委专家组的检查。专家组花了2个半天的时间，严格检查了设备处的工作。专家组对我们的工作给予了较高的评价，同时也指出了存在的一些的问题。主要问题为：① 化学试剂库管理不当，硫酸、酒精、氯化钠等危险化学试剂和物品混放，存储处门口及周围没有危险品标识，危险品仓库没有供水、供电，没有监控、领用手续不严格；② 常规医疗设备没有预防性维护，设备处未对设备进行登记、状态标识和维护记录。

（3）9月份至今，针对问题，制定并落实第3轮整改计划。针对危险化学品管理问题，修订了《设备处危险化学品管理办法》，对危险化学品的安全保管，库存量、领用量及入出库登记等做出了明确规定，并向医院提交了化学危险品库房改造方案；针对常规设备维护问题，设备处向医院递交了配置工程师的申请，并得到批准，提出了采用我院大型设备管理模式，为常规设备购买维保服务，专职工程师配合、监督厂家执行维保的方案。除此以外，设备处还调研了各种状态标识，结合各种标识优点，自行设计磁力状态标识牌，发放到临床科室，解决了设备无状态标识的问题。

3 讨论

本文设备采购的案例说明了经过PDCA循环的一次改进，2013年11月份再次对预算项目进行检查，情况得到大幅度改善[6]：① 预算执行率比去年同期提高15.9%；②完成了前2年积压的100万元以上的所有预算项目。

三甲复审的案例则说明PDCA多次循环持续改进具有重要作用，通过对成功的经验及时总结，对存在的问题及时修改，每一循环都使管理有改革、有更新，最终促进管理不断完善，质量不断提高[7]。2013年的三甲复审，我院顺利通过，并得到了评审专家的一致好评，对于医学装备方面的管理也逐渐完善[8]，今后将在此基础上，推广运用PDCA方法，持续改进各项工作，进一步提高医学装备管理水平。

[1] 路秀珍,贾瑜宾.加强医疗设备使用及管理适应医院现代化需要[J].中国水电医学,2002,(4):62-63.

[2] 赖东珍.综合性三级甲等医院生物医学工程科的科学管理模式及其发挥的作用[J].中国医学装备,2009,(7):41-44.

[3] 刘立户.全面质量管理[M].北京:北京大学出版社,2004.

[4] 周益清.现代企业管理方法-PDCA工作方法研究[J].中国科技博览,2009,(4):67-68.

[5] 夏志宏.PDCA循环法在医疗质量管理中的运用与体会[J].中国卫生事业管理,2004,(4):18-19.

[6] 杨俊,钱正瑛,金伟.戴明循环在医疗设备质量控制中的应用[J].医疗卫生装备,2011,32(6):105-106,113.

[7] 尹传胜,李涛,吉利侠.PDCA在医用设备管理中的应用[J].中国医学装备,2006,3(4):17-19.

[8] 何金圣,徐立平,蒋丽丽.医院等级评审与医学工程学科的发展[J].中国医疗设备,2013,28(1):104105.

Application of PDCA Theory in Management of Medical Equipment in Our Hospital

YAO Yu-lu, DAI Jian-rong
Department of Equipment, Cancer Hospital, Chinese Academy of Medical Sciences, Beijing 100021, China

With the deepening of reforms and the development of hospitals, the requirement to equipment department has raised gradually. Continuously improvement of equipment department is important for the management of hospital. This paper begins from the recognition of PDCA theory, explores the measures to improve the eff i ciency of equipment department combined with the equipment procurement and preparation for rechecking of our hospital in 2013.

PDCA cycle; equipment procurement; recheck of 3A grade hospitals; medical equipment management

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.09.038

1674-1633(2014)09-0105-02

2014-01-24

2014-08-05

戴建荣，中国医学科学院肿瘤医院设备处处长，高级工程师。

作者邮箱：yaoyulu2008@126.com