高校人事档案管理人员的现状与对策

庄顼琦

（汕头职业技术学院,广东 汕头 515078）

人事档案是一个人学习、工作、生活的原始记录，关系到一个人的事业和政治生命的发展。高校人事档案有着自身的特点，其重要性表现在两个方面：一是高校教师大多为社会精英，其人事档案涉及个人隐私、知识产权，甚至国家机密，若管理不善，传播出去，影响面较大。尤其是一些明星教师，在传播媒介相当发达的今天，稍有不慎就会引发群体事件，影响社会稳定。二是人事档案在高校教职员工的招聘引进、职务晋升、职称评聘、绩效考核等方面发挥着重要作用，一旦出现遗失或造假，后果不堪设想。这些年来有多所高校教师因履历造假导致学校和个人名声扫地。

但是，面对如此重要的档案，一直没有得到应有的重视，其集中表现在管理人员的选配上。而理论界对此也没有引起重视，有研究表明，1990-2010年间有关“高校人事档案”的论文有342篇，其中“队伍建设、人员素质”为主题的只有六篇，占1.75%。

一、高校人事档案管理人员的现状

1.高校人事档案管理人员年龄两极分化。笔者曾参与一次高校人事档案管理人员培训，与会者呈两极分化状态，不是二十几岁的小姑娘就是五六十岁的老头老太太，而且老人偏多。这无非基于以下两种考虑：一是老同志更稳重可靠，更耐得住寂寞，有心思去做一些零零碎碎的工作；二是照顾老同志，人事档案管理相对而言工作压力小、强度低。这与安排老年人去图书馆工作是一个道理。

2.高校人事档案管理人员身心素质偏弱。弱不仅表现在身体上，还反映在能力上。年龄小，常不能安分本职工作，加上经验不足、经常出错，而刚熟悉业务就被调走；年龄大了，身体又逐渐变弱，继而带来能力上的欠缺。因年纪大，对于新技术的掌握存在一定的困难，对于一些新的档案管理理念难以接受消化。而一些年富力强者又身兼数职，多处用功，对人事档案管理这种不能出“成绩”的工作自然精力投入不足，严重影响了档案管理水平的提高。

3.高校人事档案管理人员政治、专业素质较差。现在高校很少有档案管理专业毕业的人员来担任此职，多为其他人员兼任。遇有上级检查或部门意见较大时就安排一些素质较低的人员或招一些临时工来充当管理员。而这些素质较低、基础较差的人员又不愿意加强业务学习，导致管理落后于时代的要求。另一些有志于档案管理的人员，则由于种种原因，得不到培训进修的机会，对变化了的政策、法规了解不清，政治、专业素质停滞不前。

4.高校人事档案管理员中“病号”较多。基于档案管理是一个闲职的理念，许多高校领导安排一些身体出了毛病的人来管档案，顺便养生，常会出现人不在岗的现象；二是犯了错误，或者是与领导发生矛盾，被“发配”来管档案。这类人如能正确对待遭遇还好，如不能，把这么重要的档案放在他们手里，风险是极大的。如果这些人想报复，在人事档案上做些手脚，那就万劫不复。

二、管理人员综合素质低下带来的问题

1.服务态度恶劣。档案管理在大家眼里就像收发室，人员不是兼职就是被发配而来，服务态度自然好不到哪去。人事档案管理既要面对物（纸质的和电子的），又要服务人，不仅仅是一个保管材料的问题，还有一个服务教职工的问题。许多人认为档案管理就是收集材料，归类整理好，不让丢失就交差了。一旦有人没能及时上交材料，不是不闻不问，就是大呼小叫，而不是指导协助完善；一旦要提取调阅，似乎动了自己的私产，极不情愿、百般刁难。其实，建立人事档案的初衷不应当是管制人身，而是服务人生。直到20世纪，高校人事档案还被当做仅供组织考察的神秘材料，个人无法查阅；或当做限制人员自由流动的一种工具，未经组织批准不得调档，于是法律诉讼案件随之而来。新世纪，人才最贵。为了争夺人才，用人单位已开始灵活处理人事档案问题，使人事档案约束人的功效大打折扣，出现了“弃档”现象。既然时代变了，我们的档案管理思维也要变，利用档案整人、困人的思维应摒弃，以人为本，为人服务才是人事档案管理的宗旨。那么，当有关人员需要提供材料时，只要这个需要是合理合法的，就应及时、热情、准确地提供服务。有朋友就反映，考研究生时要提供大学时期的成绩表，去人事处档案室复印材料时“门难进、脸难看、事难办”。

2.管理能力低下。高校人事档案管理既有传统文档收集整理的一面，也有与时俱进，现代化管理、资源开发的一面。面对当前信息技术化时代，不合格的管理人员难以完成高校人事档案规范化管理的要求。首先是死守实体档案管理理念，不愿或不会信息化管理，由于对计算机技术的陌生和一些工作软件操作的未知，档案不能够信息化，致使调阅困难。其次是档案不能规范整理。由于管理人员基本上是业余人员，不懂得规范管理，一些档案得不到及时有效的处理，有些整理归档形式不一，更有甚者档案乱放，容易遗失或泄密。最后是不会开发人力资源。《干部档案工作条例》第八条规定，干部档案管理部门有十项职责。很多档案管理人员将大量的时间和精力用于档案的接收、收集、审核、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷等整理以及防火、防蛀、霉变等等仓库保管工作，却没有认真思考人事档案工作实质是为了什么。如果熟悉每一个人力资源，利用好、开发好，那对于高校的教学科研工作不无裨益。例如，一个高校的定位，首先要考虑的就是自身拥有的人力资源，这时就需要人事档案管理人员提供准确的数据。

3.引发风险。让职业素质低下的人员管理人事档案会产生以下风险：一是档案残缺。由于平时不勤于清理，对于个人的材料以“爱交不交，反正受害的是档案主人自身”的态度，不及时催缴，致使档案不全。某高校对人事档案进行清查时，在1000多份人事档案中，光缺年度考核者就有近200人次之多。二是档案丢失。已有的档案在移交、借阅的过程中违规留在身边，致使忘记丢失，这已有多个案例见诸报端。大部分档案具有唯一性，一旦丢失就无法弥补。三是泄露机密。档案既有个人隐私，也有单位和国家机密，管理不当容易泄露出去，后果严重。进入知识经济时代，知识产权在经济社会生活中愈发重要，高校人事档案里就有不少知识产权的信息。四是伪造材料。有些是为了“补全”档案，有些则是为了达到某些不法目的。近些年，高校掀起反腐高潮，许多伪造的个人履历表被人揭发出来。档案不全或虚假档案会导致组织人事部门在人才引进、职称评聘、职务晋升、退休定级、工资调整等方面带来极大的干扰。

三、解决高校人事档案管理人员存在问题的路径

其实，高校人事档案管理是一项富有挑战性和开拓性的工作。要解决管理人员的问题，可从以下几个方面着手：

1.提高用人意识。高校领导普遍对人事档案的管理不够重视，“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉”。一项不被重视的工作，首先带来的效应就是：要么没有专人负责，要么调配一些“老、弱、病、残”的人员充当。其次是管理人员的绩效没人过问，这就严重挫伤了管理人员的工作积极性和创造性。所以，要解决管理人员问题，先解决用人意识的问题，高校领导特别是直接管理的领导要认识到人事档案管理工作的重要性和挑战性。思想上有了转变，行动上就会配备合格的人员。在人员的选择上，首重政治性，一定要选择讲政治讲原则、纪律性强、保密意识高的人担任，人事档案事关重大，不得私自传播信息；其次要耐得住寂寞，人事档案管理工作整天打交道的就是文字材料，工作枯燥单一，没有多少姿彩，也拿不出轰轰烈烈的成绩。最后要勤苦好学、与时俱进，学习新的法规和技术，管理、开发好档案，为高校的各项工作提供优质服务。

2.拓宽人员途径。高校的教职工多则几千人，少也有几百人，人事档案量大，有的高校专门设立档案馆或档案科（室）。面对数量繁多的材料，而管理岗位非常有限，流动性又大的状况，高校人事档案管理应设专岗，配备专人，而且这些管理人员也应视为专业人员，与高校其他系列，如教学、科研等一样，给予评聘专业技术职称的机会，这样就能减少管理人员流失的现象，在稳定现有人员基础上再想方设法谋求队伍扩展。人事档案管理部门应建立纵向通畅的档案收集渠道，可要求学校二级单位（各院系、部门）指定专人负责，利用学校OA系统或建立工作QQ群，必要时集中培训，解读验收标准，指导材料填写。发现问题，及时反馈，不至于一个档案管理员直面几百、几千教职工。如每年的年度考核表，各部门有一个代表，这样材料不致遗失混乱，同时，这个代表有义务对材料的真实性进行核查，提供保证。长此以往，工作系统就建立起来了，大家也能有条不紊、按部就班地进行。在横向上，可建立全省或全国高校人事档案管理员工作群，相互交流学习。一些人事档案管理较为薄弱的学校可聘请专家指导或委托人事代理机构的专业人士联合处理档案业务。

3.培养提高素质。人员的素质是可以培养提高的。一是培养人们的档案法治意识，让大家意识到造假不仅违法，也害人害己。就档案管理人员而言，上对组织，下对个人，要在《档案法》和《档案工作条例》的框架下制订切实可操作的制度，规范档案管理人员的日常业务行为，让他们有法可依、照章办事。鉴于高等学校的特点，人事档案管理人员还要熟悉《高等学校档案管理办法》《著作权法》《知识产权法》《高等教育法》《教师法》《教育法》《民法》《保密法》等，在关键时刻能有法可依，减少法律纠纷。二是培养档案管理人员的信息化技能。高校人事档案管理部门要充分利用高校自身的优势，开发一套人事档案管理软件，实现人事档案数字化、网络化，提高工作效率。同时，可以借助扫描仪等电子设备，将原始档案扫描到计算机中，这样就不用经常翻阅原始档案，对实体档案造成的伤害也可降至最低。三是培养档案管理人员的开发意识。教职员工是高校的人才宝藏，如果开发得当，对学校的教育事业将起重大的促进作用。例如，某高职院校得知一教师有在企业的工作经历，人事部门推荐他担任实训课程和校企合作项目的负责人，效果非常好。再如，某高校在解决教学用地征地问题上，查阅人事档案，发现部分教师有相关社会关系，充分发动这些有相关社会资源的教师参与，很快解决了问题。

[1]邢金荣.二十年来高校人事档案研究论文分析[J].山西师大学学报(社会科学版)，2012（1）:155.

[2]马丽.对高校人事档案管理若干问题的思考[J].北京档案，2012（3）：36-37.