浅谈OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用

（安徽省宣城市中心医院，242000）

浅谈OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用

程志伟

（安徽省宣城市中心医院，242000）

办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。通过实现办公自动化，可以优化医院现有的管理组织结构，调整管理体制，使医院员工通过网络实现互联，进行协同工作，可以显著提高工作效率，降低办公成本，实现医院无纸化办公，更能增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。使用该平台有利于促进医院管理标准化、制度化、信息化和决策科学化，使医院工作逐步向数字化、网络化、无纸化、自动化发展。现就我院使用办公自动化系统的经验，对其在医院信息化管理中发挥的作用进行简要探讨。

办公自动化；医院；信息化管理

近年来，随着我国医疗卫生体制的不断深化，医疗卫生事业已逐步走向标准化、规范化和市场化，医院既往的管理模式已经不能适应新时代的形势发展，信息技术在医疗卫生行业的应用势在必行，这也是实现医院现代化、提高医院核心竞争力的必由之路。医院目前应用的信息化技术主要有HIS医院信息系统、pacs影像信息系统、LIS实验室信息系统等，而在医院管理层的应用情况，我院之前使用的是HIS公司提供的院长查询统计分析应用，医院管理层能查询处理的医院信息资料极其有限。对于医院管理层而言，需要的是从宏观层面及时了解整个医院的运作状态，以做出正确的分析和决策。而现有的应用系统之间由于缺乏彼此联系的通道，给医院内部人员的沟通，业务数据的流转，信息的及时传达带来了一定的障碍，从而导致医院的医疗管理效率一直得不到显著提高。在医院信息化建设过程中，实现医院办公自动化已成为医院信息化建设工作中至关重要的任务。我院自2013年6月OA办公自动化系统正式投入使用以来，平稳运行，广泛地应用到医院的各个科室管理工作中，取得了非常良好的效果。

1 OA系统简介

办公是我们每个人工作中接触到的最多的事务，办公自动化并不是计算机和办公业务的简单结合，而是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。

OA软件的核心应用是：流程审批、协同工作、公文管理(国企和政府机关)、沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛。

2 医院应用OA办公自动化系统的必要性

随着医院医疗业务的不断扩大，组织结构不断调整，职能、业务部门的工作不断细化，人工操作难免存在疏忽遗漏，进而造成信息传递延误甚至是错误。鉴于医院人员流动快、新员工适应期长的现状，势必出现各项规章制度执行的力度，最终影响对患者的服务质量，传统的管理方法往往会造成信息传递不及时、申请审批单难以查询、办理流程繁琐、工作量繁重、人工干预过多、人员效率低下等缺点，工作质量下降，所以对提高医院管理质量和管理效率提出更高要求。

3 OA办公自动化在医院的应用

3.1 信息管理平台。信息管理平台包含有通知公告、科研教学、医务工作、护理天地、值班信息、政策法规、党群工作、下载专区等多个栏目。医院各科室成员撰写的相关信息经相关科室领导或分管院领导审阅、批准后，可以发布在指定栏目上。医院各类行政消息和业务消息都通过此平台进行发布，方便全院职工进行快速的信息查阅交流沟通。

3.2 医院主页新闻平台。按医院各科室分类，可以添加各种业务、行政、人事等新闻，所有用户都可以随时查看，第一时间了解医院各项动态，支持新闻分类和评论，可以直接上传文件和图片。

3.3 业务工作流程平台。集中体现医院的管理重心，通过该平台的流程自定义搭建工作流程的定制流转审批，明确各个科室的工作职责，促使各部门高效、高质量的完成日常工作。OA系统与医院各项复杂业务的无缝结合，定制化设计工作流程。通过与其他系统的深度整合，打通系统间的数据壁垒，形成医院内部数据中心，真正实现医院信息化建设。极大地提高流程办理效率：跨越时间与空间，随时随地办公，提高效率。规范流程执行、降低培训成本、明确审批权限：协助医院完成制度高效落地。实时跟踪流程进展：提高执行效率，提供流程数据查询。

3.4 公文管理平台。公文管理平台包含有我的收文、收文管理、发文管理、文件送审签等子模块。其中的收发文管理实现了办理收文、传阅收文、及发文过程的自动流转，免除了在批示传阅过程中的等待和联系，方便了文件的查询和归档。公文管理可以自定义公文流转的流程，内嵌功能强大的 WORD 控件，可以保留修改痕迹，设置红头文件公文模板，支持文档自动上传，手写签名，全文批注，公文套打。收文管理工作：包括收文登记、收文拟办意见、分送、公文的批示与承办、收文会签、收文归档等工作。 发文管理工作：医院要发一个文，一般经过以下环节：拟稿—— 审核——核稿——签发，签发的文件就可以交给文印人员进行整理打印，并分发到各有关单位和人员。可以自定义多个发文表单、多个发文流程。灵活的发文文号定义功能(联合编号、机关代字及年度均可以设置、跨年度不重排设置)文号、模块、流程及机关代字建立起关联关系。通过各种方式进行提醒。手写意见、电子签章。用户办理过程中具有丰富的办理功能。丰富的打印模块功能。办理情况可以随时跟踪，系统记录了文件办理过程中的每个细节。文件办理过程中可相互触发。即使发错也可以收回修改，重新分发或补发。发文跟踪：分发后可详细了解每个单位收文签收情况及可以查询文件办理状态。文件办结后可归到档案系统中。

3.5 内部邮件平台。医院内部员工可以通过办公自动化系统中的电子邮件功能，快速的进行邮件的接收、阅读、应答和发送，从而解决传统信息纸质载体的损耗高、成本高、效率低的问题。避免试用免费外网邮箱垃圾邮件的骚扰，杜绝医院内部信息上载到公网的情况，避免内部信息外露。

3.6 医院论坛。医院职工可以在此就日常工作和生活中遇到的疑难提出问题，互相交流经验、知识，互相沟通。

4 针对医院不同角色实现的功能

4.1 医院领导方面

[18]U.S. News & World Report,“Cultural Influence Rankings”, https://www.usnews.com/news/best-countries/influence-full-list, 2018年1月23日。

能够通过业务模块将医院的信息进行分类汇总，并且提供相应的查询条件只需要登陆医院OA办公自动化系统，就可以很方便的查阅相关信息。

能够定期查看下属科主任提高给自己的相关工作计划或者是工作汇报情况，能够看到医院各科室员工的想法和建议，可以方便的和医院员工进行网上沟通交流和学术探讨（医院论坛是大家畅所欲言的场所）。

能够快速而准确的规划自己的工作计划，用日历的方式规划每一天的安排，随时查看。

能够方便快捷的批阅各类公文、文件，节约了工作时间。

4.2 科室领导方面

可以查看上级领导下达的工作安排并及时上报，对自己的工作日程进行安排。方便查阅医院下发的文件。可以对科室相关工作流程和事务进行审批，向科室下属工作人员安排工作任务以及查询科室人员工作情况和进度，与医院其他科室进行交流沟通。

4.3 普通员工方面

4.4 医院新员工

可以快速了解医院各项流程和相关规章制度，熟悉医院人员，尽早明确自己的工作任务和职责，快速融入到医院这个团体氛围中。

5 办公自动化系统实施后在医院的主要效果

5.1 医院信息资源共享，提高工作效率，降低办公成本

OA系统的推行，将医院的各类资源集成在一个统一的平台上。资源整合，实现各种资源的互相促进和增值，创造医院发展的最优环境，促进医院发展。有效积累医院优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。建立正规、科学、开放的医院制度和文化，保持医院旺盛的生命力，保证医院健康持续发展。很多跨科室的日常操作审批流程都可以在OA系统里实现，如请假报告单、护理不良事件报告、重大手术申请审批、临床输血审批等功能等，收发文也从传统的方式向工作流自动化方式进行，这样，信息及时有效的传递，节约了时间，提高了医院科室的工作效率，促进了医院无纸化办公的发展，节约了各项成本，医院经济效益相应也得到了提高。

5.2 规范办公流程及公文处理流程

通过OA系统将全院员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。办公流程清晰、规范、可控,并可以保留流程,以使有据可查;为避免重复劳动,消除了不必要的流程和环节;办公流程的自动化,取代了手工操作; 执行迅速; 实现了协同办公。医院的办公流程变得规范、有序、效率及执行力大大提高。

5.3 医院工作人员的整体素质和能力有了明显提高

医院办公自动化是充分运用计算机技术和网络通讯技术构建符合医院发展要求的现代化医院信息管理平台。最大限度地实现医院信息资源共享，有效挖掘和利用医院现有人才、技术和设备资源能效，不断提升医院科学管理水平，已成为医院信息化建设的根本目标。任务明确,工作透明,自我促进完成;监督、指导和沟通、反馈机制简便,及时发现问题并解决问题;随时得到最佳资源,创造最优环境;最大限度地发挥人的创造性;以先进的办公方式促进了人员素质的提升。

5.4 促进了医院各部门的团结协作

通过协同办公，可以加强科室成员之间、科室成员与院领导之间的内在联系，提高了医院整体决策效能。

6 结束语

现代医院的行政管理越来越重视多部门之间的协作，信息的共享，管理的高效，医院的行政管理部门是医院各项政策的推行者，也是全员员工的服务者，OA建设不仅关系到一个医院数字化建设的进程，也很好的体现了一个医院的行政管理水平。OA办公系统的建设同时对医院管理者如何促进医院办公流程化、规范化和标准化的发展提出了更高的要求。通过信息共享技术、通信技术加强部门和员工之间的沟通渠道，将医院的办公资源、流程、信息有效整合起来，提供管理者信息分析、辅助决策等，为医院的便捷、高效的行政办公提供切实保障。建立统一的协同办公系统是现代医院发展新形势的需要，是现代数字化医院办公系统的发展趋势。

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程志伟,性别：男,出生年月：1984.11,籍贯：安徽省宣城市宣州区,学历：本科,职称：工程师,研究方向：医院信息管理 网络信息管理

Application of OAoffice automationsystem in the hospitalinformation management system

Cheng Zhiwei
(Xuancheng Central Hospital of Anhui province，242000)

Office automation(Office Automation,referred to as OA)is the modern office and computer network by combining the functions of a new office mode.Through the implementation of office automation, can optimize the existing hospital management organization structure,adjusting management system, make the hospital staff to realize interconnection through the network,the collaborative work,can significantly improve the work efficiency,reduce office cost,realizes the hospital the paperless office,to increase collaboration ability,strengthen uniformity of decision,finally improve objective decision-making efficiency.The use of this platform to promote the hospital management standardization, institutionalization, informatization and scientific decision-making, make the hospital work gradually to digital, networked, paperless,automated development.Now I use the experience of office automation system, briefly discussed the play in the hospital information management function.

information management of hospital office automation