高校档案管理信息化问题及其解决路径探讨

赵 俊

(广东女子职业技术学院档案室，广东 广州 511450)

一直以来，国家高度注重我国的信息化建设，2010年教育部制定《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010—2020年)》中提出要加快教育信息化进程。具体要求是：“到2020年，基本建成覆盖城乡各级各类学校的教育信息化体系，充分利用优质资源和先进技术，创新运行机制和管理模式，整合现有资源，构建先进、高效、实用的数字化教育基础设施。同时，要构建国家教育管理信息系统，制定学校基础信息管理要求，加快学校管理信息化进程，促进学校管理标准化、规范化”[1]。2011年第十一届全国人大第四次会议通过了《中华人民共和国国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要》，纲要中明确提出了2012年财政性教育经费支出占国内生产总值比例达到4%，在教育发展的重点工程中也强调了教育信息化建设[2]。

随着国家信息化建设的推进，档案信息化建设的进程也不断加快，各高校档案管理的网络化、数字化管理已成为档案管理的主要手段，利用网络系统可以高效地实现档案材料的收集、整理、保管、传递、查阅等日常工作，并且可以通过网络系统实现学校内部网络的在线浏览、授权阅读等协同化办公需要。因此，档案网络信息化对高校档案管理工作提供了极大的便利，也带来了新的挑战。本研究结合笔者历年来的档案管理工作，列举网络信息化对档案管理带来的新问题，并提出实证应对策略。

一 高校档案管理信息化分析

(一)档案管理信息化研究成果

高校档案管理的发展状况及信息化水平一直成为高校档案工作者及学者研究的课题，为全面了解近几年我国对档案管理信息化研究现状，以2009年1月至2013年1月中国期刊数据库的47篇研究成果为基础，发现档案研究的主要方向包括档案信息化建设的优势、存在的问题、建设措施等，有部分是从宏观上探讨高校档案管理的现状与未来信息化建设的展望，例如：沈静认为高校档案管理信息化是一次飞跃的大变革[3]。李涛则提出了高校档案信息化建设的原则[4]。也有从微观上阐述信息化建设的具体措施及途径，例如：高力认为要对馆藏的纸制档案、磁带档案、照片档案等档案进行数字化，加强各类数据库建设[5]。胡瑞华提出确保数字档案安全等措施[6]。陈玉英从民生档案视角出发，提出加强监管力度，规范民生档案管理体系的具体实施办法[7]。

(二)档案管理信息化现状

各高校档案管理部门的档案按类别大致可以分为：学生档案、基建档案、财务档案、校史档案、教学档案、党群行政档案等类别。归档的材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体档案[8]。现阶段，我国高等学校的档案管理工作主要由学校成立独立的档案室(馆)来负责，学校各个行政单位、教学部门按该档案部门的归档要求，定期做好本部门的档案移交工作，档案室(馆)专门负责人员按照各部门移交的档案分门别类，依据不同的标准与规范整理档案，例如文书档案的整理要符合《归档文件整理规则》的要求，会计档案的整理要符合《会计档案管理办法》的要求，照片档案的整理要符合《照片档案整理规范》的要求，电子文件的整理要符合《电子文件归档与管理规范》的要求等[9]。最后归编分类，并将纸质档案转成电子档案，逐一建立档案信息网络索引、分权限网络查询的档案信息管理系统。

因此，为了实现档案的网络信息化，高校档案工作的管理需要依据学校办学规模投入足够的人力、物力和财力。事实上，一些高校对档案管理工作缺乏必要的投入，满足网络信息化所需的专职人员、现代化设备的配置不足，目前档案管理现状存在三个层次：第一层，部分高校仍然停滞在以手工作业为主的传统低效的档案管理。一旦有调阅查询档案需求时，必须借助人力去翻阅，查找纸质索引目录，因此档案检索工作相当麻烦而且工作量极大。第二层，以手工作业为主信息管理为辅的档案管理手段。这种方式利用计算机建立档案网络索引目录，有调阅查询档案需求时，档案管理人员可以通过计算机的检索工具，查询档案是否存在，存放具体位置、借阅状态等信息，并指引借阅人按照档案借阅管理流程办理借阅手续。这种方式的优点是方便省事，投入成本低，一劳永逸。缺点是增加了档案管理人员的工作量，一旦遭遇信息索引目录被破坏、停电等原因，就会无法正常工作，目前大部分高校仍然采取这类档案管理手段。第三层，以计算机网络信息化为管理手段的档案协同信息共享平台(以下简称档案平台)为主，手工作业为辅助的管理手段。档案管理人员建档时需将全部档案电子化处理，存入到档案管理服务器内，并逐一设置浏览权限和档案保密级别，分配各部门人员的权限属性，发生查询、调阅请求时，无需档案管理人员协助，借阅人可在档案平台中把客户端请求通过网络传输传递给档案管理服务器，服务器自动判断返回查询结果，自动判断根据借阅人的权限属性和档案保密级别是否相匹配，如果条件符合，电子档案会下载到借阅人客户端电脑内，实现网络化自出查询借阅。这种方式最大优点是便利快捷，可以全天候满足单位内部员工或异地工作人员远程查询、阅档需要。提高对档案保管、整理、传递、统计的信息化管理水平。缺点是购置电子档案采集、存储所需的软硬件、开发档案信息共享系统平台的投入大，电子化处理的工作量庞大，对档案管理人员的要求较高，档案面临的系统安全风险高。

国家的信息化建设为档案事业的网络信息化的发展提出了明确的方向，未来各个高校档案管理势必会向上文归纳的第三层次迈进，笔者所在单位已经引入了一套协同办公系统，实现了部分档案电子化阅读、传输的功能，目前尚处在探索完善阶段。如何更好地利用档案网络信息化手段，迎接档案管理带来的新问题，是摆在档案管理人员面前的新挑战。

二 档案管理信息化面临的问题

(一)重要性认识不足

高校档案的最终目的是收集积累学校教学科研、党群行政、财会基建等档案类别，不仅可以积累学校的知名度，且可以反映高校的教学水平、科研实力，高校应该认清数字化档案发展的重要性和紧迫性，从制度上把档案的网络信息化建设纳入到学校发展规划中和预算中，加快档案网络信息化发展的步伐。从现阶段发展来看，在档案管理过程中依然存在一些低效率的官僚主义作风，由于缺乏必要的约束和监督机制，不少部门将档案提交视为额外的工作，未能及时、按要求、按规定提交档案的现象极其普遍。究其原因，是重视程度的问题，只有至上而下地实行档案监督管理机制，建立完善顺畅的档案收集渠道，才能确保档案建设的质量和效率。

(二)安全性和稳定性问题

档案的网络信息化管理需要建立方便、节约物理空间、节约成本的电子档案。但是电子档案自身也存在一些缺陷，如易丢失损坏、易泄露复制等等[10]，安全性和真实性不逊于传统方式，同时也存在稳定性的问题。比如存放电子档案的服务器硬件出现故障会造成电子档案数据的丢失，文件被篡改等严重后果，一旦档案管理人员将内部访问权限、档案保密级别设定错误，或者档案平台程序错乱等原因也会造成档案数据的安全性风险。业界不少学者也提出了网络传播过程中的隐私权方面的担忧，王雅萍认为，档案信息的网络发布已经成为新的趋势，但是档案信息网络发布与公民隐私权保护之间却存在着冲突，应从健全档案法律法规、加强宣传教育和开发新技术等方面提出解决之道[11]。

(三)资金投入不足

按照档案类别的紧迫性来讲，像科研档案、财会基建、学生档案等一旦错过了最佳的收集编研时间，后期追加档案资料的难度极大。不同类型的档案完全靠档案管理部门人员分门别类按归档工作量巨大，时间紧，任务重。工欲善其事必先利其器，为了高效迅速收集档案资料，完成网络信息化建设，必要的资金投入是必不可少的。从基础硬件设施上来说，高速扫描仪、高性能档案服务器、DV、录音笔等影音采集设备、数字化档案管理软件等设备和后期维护都需要资金的支持。

(四)档案管理人员亟待培训进修

随着我国信息化水平的不断提高，要求档案管理人员具备“五会”。第一，精通档案管理专业知识，会按照档案管理规范流程收集整理、编目利用、编研校对、保管保护档案。第二，精通计算机基本操作技能，达到全国计算机二级水平，要会相关必备的办公软件(Office2003)、图形图像处理(Photoshop)、音视频处理转换(绘声绘影、Adobe Premiere Pro)。第三，具备一定的信息管理技术，会计算机信息管理应用基础知识、管理信息系统、办公自动化系统项目开发、维护的基本技能。第四，熟悉网络平台应用技能，会利用电子档案管理平台、OA办公系统、公文传输系统等应用平台实现对电子档案的平台运行状态及简单操作等。第五，会相关硬件的操作，如高速扫描仪、DV录像机、监控防盗及保密设备、高分辨率数码相机、电子签章系统等。

因此，迅猛发展的信息化时代，高素质复合型的档案管理人才队伍建设是档案管理电子化的基础，各高校只有高度重视对档案室及各部门专兼职档案管理人员的不断培训，不断扩充，才能适应网络信息化档案管理的需要。

三 档案信息化管理路径

(一)齐抓共管安全防范

档案的网络信息化会存在一定的技术风险，部门间应该通力合作，并从观念上、技术上、制度上齐抓共管防范安全隐患。对于档案管理人员来说，观念上，要高度重视数据的安全、保密工作；从技术上，要确保服务器专机专用，定期建立数据备份系统，建立防火墙，确保好身份验证的权限及属性、文件的保密级别准确无误，提升服务器及档案平台的密码等级。对于高校的网络中心等部门，要协同档案馆(室)监控服务器的运营状态，定期进行计算机维护，做好安全防范工作。

(二)整合平台服务、教学及科研档案的共享服务功能

通过网络化技术手段，可以在档案信息共享平台上实现收发文登记及处理等功能，目前许多高校已经开展此项业务，档案管理人员收到往来急件或密件时，先扫描至平台中，然后设置文件属性，通过OA短信通知拥有相应权限的人员尽快登陆平台阅览，利用平台后台查看功能，跟踪文件阅览记录等。这样可以实现各高校与教育主管部门、其他行政单位之间文件传输需求，节约档案管理人员频繁通知提醒。不少高校已将档案服务的这一功能与OA办公系统整合在一起了。

通过网络化技术手段，可以实现客户端自主查询、远程阅读的功能。从技术角度来看一般的档案需求人员可以登录平台根据需要实现模糊查询、分类查询等功能，然而，一些现代化的档案馆、图书馆才开放这样的服务，高校开放的很少。一个主要的原因就是功能整合程度不高，如果能将科研档案、教学档案、学生档案与校园办公系统整合统一，属于允许公开范畴的可以通过档案平台自主查询、共享浏览，属于私密性的个人档案可以登陆个人门户本人共享查看，属于报名性的档案内容按照档案阅览流程可在线申请，获得权限后在规定时间及时查看并自动删除，只有这样才能真正提高远程服务、查询等多种档案服务功能的利用率。

(三)重构档案收集流程，提高效率

按照一般高校的档案管理用人机制，各高校档案馆(室)配备专职档案管理人员，其他部门设1-2名兼职档案管理人员，按照历年传统档案收集管理流程，由各个行政部门、教学部门兼职档案管理人员按照档案征集文件，将本部门应该建档的资料收集齐备，移交给档案管理部门专职管理人员即可。但网络信息化的档案管理需要将所有纸质档案按照统一的格式要求转成电子文档，一年下来的各部门汇集而来的档案加起来有几万至几十万份，全部交由专职档案馆(室)的1-2名人员来收集整理并上传到档案平台中，可想而知其工作量是超乎寻常的。

因此，为了保障档案网络信息化的要求，按时保质完成各种档案的收集整理、档案平台录入工作，可以充分利用网络化便捷优势。比如，历年的人事档案、学生档案等反应个人背景信息内容的基本情况，可以由教师、学生本人填写，人事部门审核通过直接将电子文档上传到档案平台，如个人需要纸质档案，可以通过档案平台查询调阅后再打印输出，加盖部门公章。一些反映校史、重要会议等视频、音频档案，也可以由采集档案部门按照档案管理规定，上传到档案平台中。剩下的纸质类档案，需要扫描后才能录入档案平台，可以由各部门档案兼职管理人员和档案专职管理人员共同参与，分工协作，统一完成。从制度上，各高校要把学校档案网络化建设作为一件大事来抓，确保档案管理工作的正常、高效、有序运行，制定相应的奖惩办法、分配机制等，以满足信息时代档案管理的要求。

(四)档案管理人员的继续教育机制

为了适应网络信息化时代的要求，要不断提升档案管理人员的业务能力和知识结构，开展有针对性的，解决实际工作实际问题的培训和同行间交流活动，让档案培训发挥实际作用，真正成为一种制度化、规范化的管理手段。总之，在网络技术日益完善、信息高速发展的今天，传统的档案管理必将逐渐走向电子化时代，只有建立完善、齐全、高效、便捷的档案平台，整合科研、教务、人事、学籍、基建财会等多用途档案，提供档案资源共享的平台，才能更好地为高校的教学科研保驾护航。

[1] 国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)[EB/OL].中华人民共和国中央人民政府门户网站，2010-07-29.

[2] 国务院.中华人民共和国国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要[N].人民日报，2011-03-17.

[3] 沈静.高校档案管理信息化的优势及安全风险评估研究[J].四川教育学院学报，2011，(4).

[4] 李涛.高校档案管理信息化工作初探[J].合肥工业大学学报(社会科学版)，2010，(3).

[5] 高力.如何加快高校档案管理信息化建设[J].城建档案，2011，(9).

[6] 胡瑞华.西部高校档案管理信息化的现状、困境及出路[J].延安大学学报(自然科学版)，2012，(2).

[7] 陈玉英.试论高等学校民生档案的体系建设[J].长沙大学学报，2010，(3).

[8] 胡映君.我国高校档案工作的标准——评新颁布的《高等学校档案管理办法》[J].广东档案，2009，(2).

[9] 李银银.《高等学校档案管理办法》对高校档案工作的影响研究[D].合肥：安徽大学硕士学位论文，2011.

[10] 赵俊.高校电子档案管理现状及问题刍议[J].长春理工大学学报，2013，(1).

[11] 王雅萍.网络环境下档案信息传播中的隐私权保护[J].长沙大学学报，2011，(6).