《中国给水排水》杂志社改制后的拓展经营实践

■衣春敏

《中国给水排水》杂志社有限公司，天津市和平区新兴路52号都市花园大厦21层 300070，E-mail：ycm0128@126.com

《中国给水排水》杂志自1994年开始转制［1］为国有企业，即开始自主经营、自负盈亏的探索。2012年的总经营收入已突破800万元，2013年被评为“全国百强科技期刊”。在已经开展的多项经营活动中，举办学术会议是一项重要举措［2］。2004年我们与国家城市给水排水工程技术研究中心合作，举办了首期“脱氮除磷技术”培训班；从2005年以后逐渐形成了期刊社年会+专题研讨会的会议制度，一直延续至今。

截至2013年6月，已经举办了23场学术会议，参会人数约4800人。各年的会议情况汇总见表1。

表1 2004—2013年《中国给水排水》杂志社举办的学术会议汇总

历届会议的主题和专家学术报告都紧紧围绕行业当前的难点和热点问题，参会人数相对稳定，会议地点以沪、江浙、粤、闽一带为主，每次会议都能争取到较为可观的赞助，确保了会议的服务质量和经济收益。

1 成功办会的几个要素

1.1 精选主题

一个好的选题是会议成功的首要前提。会议选题信息主要来源于核心期刊的热点专题、大型行业门户网站以及各类学会、协会举办的会议等。根据已经了解和掌握的信息以及已有的资源优势，并在一定范围内征求专家和编委的意见后确定会议选题。当然也有一些会议根据突发重大问题临时决定举办，例如2012年和2013年的雨洪控制利用会议等。由于近两年城市防洪排涝的形势严峻，公众关注度高，所以这两次会议都是安排在汛期前，只有2～3个月的筹备时间，但由于平时注重积累，相关单位都积极参与，会议效果令人满意。目前整个水行业的技术交流非常活跃，各种会议繁多，不乏同类或近似选题，甚至出现严重的全盘“抄袭”，在这样的情况下既要独辟蹊径，有自己独特的视角和切入点，还要找到合适的合作伙伴充分发挥区位资源优势。

1.2 充分准备

会前筹备是否充分直接影响到会议的成败。每次会议筹备时间一般为4～6个月，因此要尽早确定专人负责，其他人员配合，齐心协力。有人认为期刊社办会一般以中小型为主，人数不宜过多［3］，这倒也未必，能让更多的人参与当然最理想，收益多，传播效果也更好。

（1）激励措施

每个会议作为一个项目来独立核算，主办人相当于“项目经理”，全权负责整个项目的策划、组织和实施，项目完成后期刊社都会进行综合评价，给予奖励。实践证明，这种项目经理式的运作方式，充分发挥了激励作用，主办者与参与者都能很好地控制会议开支，想法设法争取更多的赞助经费。

（2）明确分工，体现特色

办会不是靠一个人的力量就能完成的，需要组建项目团队，分工明确，各负其责。尽管期刊社每年会议较多，但坚持要求流程规范，保证质量，在总体风格统一的前提下，可以体现主办者的创意或创新。成功的尝试可以不断补充更新到标准操作流程里面，并得到奖励。

（3）做好应急预案

每个会议都要有应急预案，应对一些突发事件，例如天气、发言嘉宾或主持人临时缺席等，确保会议如期、有序进行。

（4）注重参观考察

每个会议的参观考察项目一般都安排在大会主题演讲结束后，参观具有代表性的典型示范工程，代表可与现场技术人员充分交流自己最关心的问题，并得到第一手的资料。譬如以污泥处理处置为主题的会议已连续举办了4届，分别安排参观了好氧堆肥、厌氧发酵/工业化生物制气、厌氧消化/热电联产以及污泥焚烧等工程项目，使代表对目前主流的污泥处理处置工程有了全面直观的了解。

1.3 保证质量

会议主题确定后，需紧扣主题，选择大会主题报告和专题主持人。有的会议看重邀请著名学者、院士等做报告［4］，但从实际来看，权威专家名气大，工作繁忙，难免“赶场”，且内容重复、更新较慢，比较而言那些亲自深度参与研究项目或工程项目的技术或管理人员非常值得挖掘和邀请。在会议主持方面，由于每次会议涉及的内容较多、较深，按照专题进行细致的划分，邀请口才好、熟悉该领域的专家或教授担任专题主持人，更能有针对性地引导会议研讨走向，更能解决参会代表的实际问题。此外，应广泛地邀请“港澳台”地区代表加入，他们不存在语言沟通的障碍，思维活跃，善于表达，能够带动内地代表积极思考提问，参与讨论。当然，有条件的话，应该尽量邀请到某领域的外国专家或学者参与，他们能够带来不同地区的经验和最新的观点，有利于拓宽代表的学术视野。

1.4 做好服务

所有会务工作均由期刊社编辑负责，一般要提前2天进驻，检查各项准备工作是否完善，尤其是会场布置和多媒体设备调试等。对开幕式和闭幕式等进行简化，将主要的时间放在专家讲座和代表交流研讨上。采取多种形式活跃学术气氛，安排提问讨论，营造浓厚的探讨和争鸣气氛。对代表报到、餐饮、住宿和交通接送均要安排得有条不紊。遇到特殊要求的代表在不违反原则的情况下尽量予以解决［3］。精心安排外出参观考察路线、车辆，确保安全。会务人员主动与参会代表沟通交流征求意见，并及时改进。

2 正确看待会议的经济效益

忌以赚钱为目的［4］的提法并不准确。举办会议，也是一种活动营销［5］，取得一定的收益是很正常的事。至于盈利多少或者怎样盈利，关键是要达到一个平衡，因为还要考虑可持续发展，不能涸泽而渔。首先是开动脑筋，策划好的选题，满足技术市场需求；其次货比三家，选择性价比高的会议地点，在会议细节上精打细算，避免浪费，也能实现盈利。譬如不要选择豪华的四星或五星级酒店，每次根据实际就餐人数，及时变更就餐方式和预订数量，只要做到口勤、腿勤，可以节约不少费用；在参观考察项目上，尽量避免长途奔袭，既浪费时间和金钱，还增加了很多不安全因素；会务人员要精干，可以减少会议开支。

3 正确看待广告招商和赞助商

有人认为：在安排大会主题报告和交流发言时，一定要把好内容关，不让企业产品介绍出现在主题报告时间内，以免影响会议的学术氛围［4］，此观点值得商榷。企业的技术或产品介绍能否出现在大会上、何时出现、怎样出现，着实需要下一番功夫来细细考虑。以水行业为例，现在有些环保企业积极参与国家重大水专项的课题研发，他们本身有自己的科研和专利成果，需要积极推广；再就是往往一些新的技术和产品是由环保企业向设计院和业主进行推广介绍，被其认知和接受后才能用于工程实际，因此要正确看待赞助商和广告商。他们不但能带来新技术和新产品，还能为期刊社带来最直接的经济效益。当会议主题确定后，一定要认真考量、评估行业里哪些企业最适合参与到会议中来，其信誉、业绩需要重点考虑。从洽谈合作意向开始，到安排合适的发言时段、协助修改PPT、会场布展、设计展示形象、为其介绍客户等提供全程跟进，让他们感觉享受“超值贴心服务”。有过这样合作经历的赞助商往往还会成为期刊的广告商。

在学术会议里可以适当穿插与会议主题密切相关的技术或产品的介绍，但是一定要把重点放在技术层面，宣传要客观，如果只是泛泛地、或夸大其词地介绍一些常识性的资料或仅为商务展示，只能让人感觉乏味，并对这个企业心生反感。作为主办方，一定要花时间仔细研究，协助这些企业在会议过程中完美展示。

4 需要特别注意的问题

4.1 切忌影响正常的期刊编辑出版业务

毋庸置疑，期刊社的主业是期刊出版，因此办会绝不能主次不分，千万不要因为办会占据了大量时间和精力，致使正常的期刊出版受到影响，导致稿件处理不及时、编辑质量下降等问题。期刊社人手有限，办会时一定要做好调控，合理布局、分工明确、有条不紊。若一年中会议次数频繁，工作量和强度成倍增加，此时对相关人员的激励机制需要充分发挥作用，使他们在业余时间的付出能够得到回报。

4.2 善待会议资源，实现可持续发展

所谓的会议资源，主要有期刊社自己、协会、学会或其他机构举办的同类主题会议的参会人员通讯录、演讲名录、论文集以及赞助商信息等。对这些信息一定要及时分类整理，录入数据库。期刊社可以利用多年积累的作者数据库和读者数据库资料，围绕会议主题进行资源整合和拓展。对每次实际到会代表的信息进行认真登记、整理。每次会前通过期刊平台、网站、手机短信等积极推广，广泛发布通知，争取更多的人能参会。会议结束后的后续服务也非常重要，例如增值税发票的开具和邮寄、会议发言PPT的整理发送，继续教育证明的开具等，要有始有终。认真对待征集到的优质会议论文，开辟“绿色通道”，第一时间告知作者是否可以或者何时在刊物上正式发表。通过开设专题或专栏，使会议论文的精华内容得以及时与读者见面，这样既能调动作者投稿的积极性，也能够让读者第一时间了解最新的会议动态，是会议服务最好的延伸。

4.3 规范办会流程，提高工作效率

经过10年的积累和总结，在会议主题、时间、地点、主题报告、参观考察、会后服务（发票、照片、会议纪要发布、PPT上网等）、会议用品（论文集、胸卡、桌牌、参会指南等制作）、安排餐饮、收费等环节形成了一套标准化流程，不必委托给会务公司或旅行社，依靠期刊社自身的力量就可以高效完成。尽管这样做比较辛苦，但可以充分培养和锻炼编辑队伍，实现了“一专多能”，既可以直接控制会议服务质量，还能增加经济收益。

1 隅人.科技期刊改革的几个问题.中国科技期刊研究，2013，24（1）：47-49

2 王新频，吴小缓，史伟等.《水泥》38年良性发展历程.中国科技期刊研究，2013，24（2）：354-357

3 胡玲.科技期刊举办学术会议的实践与思考.引进与咨询，2002，（5）：50，53

4 潘淑君，李无双，叶飞等.办好学术会议促进期刊发展.编辑学报，2009，21（3）：236-238

5 李静，游苏宁，关卫屏等.医学科技期刊转企改制中品牌营销的策略和途径.中国科技期刊研究，2013，24（3）：568-571