浅谈天管公司供应部供应商管理的持续改进与提升

孙文博

（天津钢管集团股份有限公司供应部，天津 300301）

浅谈天管公司供应部供应商管理的持续改进与提升

孙文博

（天津钢管集团股份有限公司供应部，天津 300301）

对天津钢管公司现阶段供应商管理工作进行归纳与分析，指出管理中存在的缺陷。从供应商信息系统管理、潜在供应商与新增供应商管理、质量管理、供应商审核、激励机制5方面提出了实施对策的建议，提升了供应商和企业自身的市场竞争力。

供应商；管理；改进；提升

1 引言

目前，钢铁行业一方面产能和产量快速增长，矿价居高不下，导致多数钢铁企业经济大幅下滑；另一方面钢铁企业自身的负债率也在不断增加，自由资金逐步减少，导致企业资金紧张，个别企业已经面临资金链断裂的经营风险。在钢铁行业的大背景下，企业采购部门工作的成效直接关系到企业的盈利能力，也直接影响到对企业的生存与发展。而供应商管理作为企业采购系统降本增效的关键环节，供应商管理的优劣直接反映了企业采购成本的高低以及采购工作的整体水平，也直接决定了企业产品的市场竞争力。笔者以我公司原材料采购为例，阐述企业供应商管理的持续改进与提升。

2 供应商管理现状分析

2.1 供应商管理发展现状

（1）实施供应商绩效管理。在采用《供应商服务监管表》手工评分对供应商进行绩效管理的基础上，到2012年做到了完全运用供应商绩效考评软件，对供应商进行绩效综合排名。

（2）坚持供应商优胜劣汰管理。在保证淘汰不具备竞争实力或不符合管理规定的供应商同时，坚持逐年引进在行业内具有竞争实力的新供应商。从2006年到2012年之间，供应商总量逐年减少。

（3）细化供应商分级管理。按照供货频次、供货质量的现场使用综合评价结果、供应商在自身行业中的地位以及供应商自身的实力等，将供应商分为潜在供应商、临时供应商和合格供应商。特别是对于合格供应商，又分为一般供应商、战略供应商和基地供应商。

（4）强化供应商质量体系审核。从2005年开始，由采购部门、质量保证部门、生产使用部门联合对供应商进行第二方审核，督促供应商逐年提高产品质量，不断开发新产品，并将审核结果作为评定供应商等级的标准之一。

（5）加强供应商基础管理。鼓励并要求供应商通过企业质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系认证。

2.2 供应商管理现状

（1）供应商档案管理。目前，原材料供应商信息，是在Excel表格里建立的，依据每年供应商提供的最新资质材料进行更新与维护。

（2）潜在供应商开发与新增供应商准入前综合评价。目前，我部每年新增的供应商基本源于临时供应商，而不是源于潜在供应商。临时供应商与潜在供应商的区别，见表1。

表1 潜在供应商与临时供应商的区别

通过表1可以看出，临时供应商和潜在供应商的管理存在很大不同，潜在供应商高于临时供应商的入门标准。由于供应市场充足，我们往往会忽略开发潜在供应商的重要性。

（3）供应商质量管理。目前，我部对供应商的质量控制措施主要包括三个方面：①源头管理。对源头供应商定期二方审核。将质量控制关口前移，将审核中发现的问题要求供应商进行整改，避免出现质量问题。②进厂管理。通过对进厂物资的严格质量检验，不合格品予以“隔离剔除”，做到不合格的原材料不投产。③终端用户服务。通过《物资质量信息反馈表》及定期走访生产现场，做好用户满意度调查，对使用现场提出的问题及时进行整改，跟踪落实后续使用情况。

（4）供应商审核。目前，对于供应商审核重点以质量体系审核为主，从2013年开始，探讨并摸索涉及质量、财务、体系管理等多角度的综合竞争力的审核，规避采购风险。

综上所述，经过对我公司原料供应商管理现状的逐层分析，在潜在供应商的选择、现有供应商的管控以及对于供应商的奖惩机制等多方面，还有大量的文章可做，还必须做到持续改进与提升，还应该建立起一套科学规范、便捷有效的供应商管理体系。

3 建立科学规范、便捷有效的供应商管理体系

3.1 建立供应商信息数据库系统

（1）系统实现目标

通过整合现有的供应商信息，建立一个共享的数据统计分析平台。实现对供应商信息的统一记录和管理，达到各类物资的供应商都随时可查，基本信息一目了然，为供应商综合分析和评价提供依据。

（2）系统基本功能

①供应商信息数据库系统是一些包含供应商信息（如企业类型、经营范围、地址、运输距离、联系方式、财务信息、生产能力、技术水平、网址、合作时间、信誉度、市场占有率等）、产品信息（如产品名称、规格描述及价格等）的集合。

②该系统不仅能进行文本输入，还能将供应商的证件等相关电子图片上传到系统中。系统依据供应商档案的有效期设置预警信息，档案即将过期，系统自动报警。

③其他基本功能：查询供应商相关信息、文字编辑、图片编辑、表页编辑、Excel文件的导入导出、打印及预览、自动计算（如供货品种、价格、金额的汇总）等功能。

3.2 开发潜在供应商与新增供应商综合评价

（1）开发潜在供应商的重要性

生产高水平的产品需要高质量的原材料，高质量的原材料需要优秀的供应商，而优秀的供应商会帮助企业降低生产制造成本，提升企业在同行业中的市场竞争力。为此，供应商的选择是进行企业质量管理的重要环节，特别是潜在供应商是对现有供应商的补充，是保证物资供应的第二梯队，必须引起我们的关注。

（2）潜在供应商的开发与管理

采购业务人员针对哪种物资需要开发潜在供应商进行认真识别，做出总体规划，并按照规划去寻找潜在供应商。

潜在供应商的寻求渠道主要有：采购指南、媒体传播、产品展销会、行业协会、同行介绍等，还可以通过在公司网站上发布公告的方式，获取潜在供应商。这种方式不仅为具备竞争实力的供应商搭建了合作平台，而且还提高了我们的工作效率。

潜在供应商的开发应注重审核八种能力：管理能力、对合同的履约能力、设备能力、过程能力、产品质量和控制能力、员工技术能力、采取纠正措施的能力、以往绩效的记录能力等。

通过以上所述寻求并确定潜在供应商，建立潜在供应商名录，从潜在供应商备选库中，为寻求优质的供应商提供信息资源。

（3）新增供应商的综合评价

对新增供应商准入前的评价，与合格供应商年度绩效考评并非同一标准，两者之间有区别，见表2。

表2 新增供应商准入评价与合格供应商绩效考评的比较

通过表2所示，新增供应商的评价结果直接关系到供应商满足企业未来发展需要的能力，而合格供应商的评价重点是对满足企业现有供应能力的评价。

在对新增供应商综合评价的过程中，我们可以把对新增供应商的第二方审核时间放在准入之前，结合对现场的审核，对新增供应商做出详细的综合评价报告。

对于新增供应商的评价，不仅要对新增供应商进行质量、价格、交期等业务指标评价，还要对研发、产能、响应速度、环境、财务、信誉、风险等进行综合评价，以此推断供应商未来满足企业需要的能力，从而在众多的潜在供应商中寻求优质的供应商作为合作伙伴。

3.3 完善质量管理

（1）与供应商签订长期质量保证协议，明确双赢的契约要求

目前，我部与供应商签订的契约包括：供货合同、技术要求、技术协议等，但尚未与供应商建立一个系统化的质量规范。在第二方审核的中，发现有些供应商还不清楚我公司的质量要求，有些供应商提供的质量保证书不规范，无法进行质量追溯等现象。与供应商签订长期质量保证协议，明确我公司的质量要求，不仅可以提高供应商质量意识，还可以帮助那些尚未通过质量管理体系认证的供应商规范内部管理。另外，关于抽样监督的抽样时间地点、检测机构、检测费用承担等问题在协议中也应加以明确规定。严谨合理的契约，不仅对双方起到可靠的约束作用，而且还可以有效保护双方的利益。质量保证协议内容，见表3。

表3 质量保证协议内容

（2）定期或不定期质量监督审核（详见3.4供应商审核）。

（3）对供应商进行质量辅导，帮助供应商持续改进与提升水平。

为有效地控制采购产品的质量，我们可以组织供应商进行技术培训，还可以指派我们的质量工程师直接入厂，主动帮助、指导供应商在较短时间内提升质量管理意识和生产技术水平，发现影响产品质量的薄弱环节，解决影响产品质量的关键问题。

（4）加强现场跟踪服务

做好使用现场跟踪与服务，及时了解用户使用情况，快速对发生的质量问题进行有效处理。

3.4 持续提升供应商审核水平

（1）供应商综合竞争力的审核

平衡计分卡以企业战略为导向，通过财务、客户、内部业务流程和学习与增长4个方面及其业绩指标的因果关系，全面管理和评价企业综合业绩，是企业愿景和战略的具体体现，既是一个绩效评价系统，也是一个有效的战略管理系统。笔者现以平衡计分卡为例，对供应商综合竞争力进行评价。

我们可以先对一部分供应商进行综合竞争力的审核，通过审核，对各个数据进行统计分析，以几家典型企业为标杆，制定出具体的分数标准。平衡积分卡分三层指标。如第一层指标：财务指标、内部运作流程指标、顾客指标、学习创新与成长指标；第二层指标：偿债能力、创新过程、员工素质、成本等；第三层指标：流动比率、人均在岗培训费、销售成本、新产品销售收入百分比等。可以看出，第三层指标都是比率、费用、成本、百分比等可量化，可测度的指标，依据可量化指标对供应商进行评价。

（2）供应商质量体系审核

对供应商审核检查表的具体评分标准进行细化，明确评分标准，对供应商的审核结果，可以做到客观、公正，尽量规避审核员的主观因素。以采购产品质量的控制为例，说明如何制定供应商质量体系评分标准，见表4。

表4 供应商质量管理体系评分标准

（3）供应商监督审核

对主控物资，尤其是功能性物资，在产品设计、制造工艺、检验和试验设备等方面的发生重大变更时，在变更初始阶段容易造成产品质量的不稳定，必要时应到供应商现场进行审核。对质量波动大的供应商，对重点物料供应商的上游厂商和供应商关键生产过程外包的厂商，也要到现场进行监督审核。

3.5 完善供应商激励机制

对供应商的激励主要有两个目的，一是保持长期的合作伙伴关系，二是对优秀供应商的筛选、培育。主要采用以下4种激励方式。

3.5.1 订单激励

让绩效好的供应商获得更多的订单，对基地、战略供应商的供货份额进行倾斜。

3.5.2 商誉激励

商誉对于一个企业及其重要，是一个企业的无形资产。对信守合同、注重信誉的供应商给予大力宣传，给予表彰，激励其他供应商寻找差距，提高管理水平。

3.5.3 信息激励

给予条件成熟的供应商信息支持及信息共享。如果供应商能获得客户的需求、计划等信息，将能够得到其它企业所不具备的优势，就能主动采取措施以提供优质服务，提高客户的满意度。同时，有利于合作双方建立互信。

3.5.4 降级与淘汰激励

对优秀的供应商，淘汰弱者使其获得更优秀的业绩；对业绩较差者，为避免被淘汰，它必须力求改进。每年通过供应商的业绩评定，进行末位淘汰。

以上4种方式，我们经过实际应用，效果显著。但我们还应该对业绩优秀的供应商进行其它有效的激励，如优先付款、优先开发新产品、实行部分产品进厂免检、为供应商提供更多的技术培训及技术支持。对末位供应商定期进行通报，提出改进意见，扶持末位供应商提高业绩等。

4 结论

（1）建立科学规范、便捷有效的供应商管理体系，是对供应商选择、开发、使用和控制等综合性的管理过程，是企业健康有序发展必备的管理工具。

（2）建立供应商数据库系统，为供应商综合评价提供依据。通过全面、有效的供应商的综合评价，从而在众多的潜在供应商中寻求优质的供应商，作为企业可持续发展的动力源。

（3）对供应商制定质量管控措施，并对其进行审核，帮助供应商不断的持续改进，提升供应商的竞争力，从而提升企业的市场竞争力。

（4）通过有效的供应商激励机制，与优秀的供应商保持长期的、紧密的合作关系，实现供应商与企业的互利共赢。

[1] 朱仕友，孙科柳.供应商管理实操手册[M].北京：中国电力出版社，2012.

[2] 汤晓华.如何高效管控供应商[M].北京：化学工业出版社，2012.

[3] 涂高发，刘礼武.供应商管控[M].广东：广东经济出版社，2010.

[4] 李玉民，刘会新.战略供应管理原则、理论与实践[M].北京：电子工业出版社，2009.

[5] 王剑译.供应商管理手册[M].北京：中国城市出版社，2004.

Brief Talk on Continuous Improvement and Lifting of Supplier Management of TPCO Supply Department

SUN Wen-bo

(Supply Department of Tianjin Pipe[Group]Corporation,Tianjin 300301,China)

The author summarizes and analyzes supplier management at present,points out the flaws in management at Tianjin Pipe (Group)Corporation and puts forward countermeasures from five aspects of supplier information systemmanagement,management over potential and new suppliers,quality control,supplier assessment and stimulation mechanism,the implementation of which lifts the market competitiveness of supplier and the enterprise.

supplier;management;improvement;lift

10.3969/j.issn.1006-110X.2014.02.041

2013-09-03

2013-09-30

孙文博（1979—），女，经济师，主要从事供应商管理方面的工作。