基于ERP系统的电力物资管理

程新明

(国网铜陵供电公司，安徽 铜陵 244000)

基于ERP系统的电力物资管理

程新明

(国网铜陵供电公司，安徽 铜陵 244000)

ERP系统作为一种先进的管理思想和工具，对电力物资管理的改革和创新都起了很大作用。随着电力生产和电网建设的发展，特别是智能电网的推进，ERP在电力物资管理中的地位和作用更加重要。文章从ERP系统在提高电力物资管理水平中的作用、电力物资管理的现状、电力物资管理实施ERP系统应注意的事项三个方面，对ERP系统中电力物资的管理进行了相关探讨。

ERP系统;电力物资管理;供应链

ERP是Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简称，是一种先进的企业管理理念。它将企业各个方面的资源充分调配和平衡，为企业提供多重解决方案。ERP的概念可以从三个层次来理解:一是面向供应链的管理思想;二是综合信息技术，以ERP管理思想为灵魂的软件产品;三是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力、物力、财力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。

在ERP系统中，由于物资管理关系着电力企业的计划、组织、控制和实施等一系列管理行为，是电力企业生产经营管理的一项重要内容，因此，物资管理模块始终是ERP系统的核心环节。随着电力生产和电网建设的发展，特别是智能电网的推进，ERP系统能否在电力物资管理中成功实施，就愈发显得重要。

一、ERP系统在提高电力物资管理水平中的作用

目前，我国电力企业的物资管理水平在实施ERP系统的过程中不断提高，物资管理的智能也不断地得到强化，逐步实现了业务流程和管理流程的优化。

1.管理流程优化

作为集现代化的管理理念和先进的管理软件于一体的ERP系统，它的设计思路和设计方案乃至建立模块都是经过一系列的调研和不断改进而形成的。它在充分利用计算机信息处理能力的同时，又精简了传统管理流程冗繁的环节，促使企业摒弃不规范的运作模式，简化、统一工作程序，重组再造业务流程，使之更趋合理与有效。以物资采购环节常见的付款流程为例，原付款流程(如图1所示)表明，当采购部门的采购单、仓库的进货验收单和供应商的发票，三张单据必须验明一致后，财务部门才予以付款。财务部门要花费大量的时间查对采购单、进货验收单和发票上多个数据是否相符。重新设计的ERP付款流程(如图2所示)，由计算机将采购部、仓库和财会部联成网络，采购部每发出一张采购单，就将其送入联网的实时数据库中，无须向财会部递送采购单复印件。当货物到达仓库后，由仓库接收人员对照检查货单号和数据库中的采购单号，相符后(同时经货物外观质量检查无损坏)也送入数据库。最后由计算机自动检查采购记录和验收记录，自动生成付款单据。由此可见，实施新流程后，不仅减少了工作量，精简了财务人员，还提高了准确性。

图1 原有付款流程

图2 ERP付款流程

2.“事前控制、事中监督、事后分析”为规范采购管理提供了保证

(1)“事前控制”。哪些物资必须首先制定总的采购计划，哪些物资又必须经过采购申请，这些工作流程都在ERP系统中设定并加以控制。采购部门的日常管理细化了，管理幅度加大了，避免了在传统的采购工作中，采购数量有时凭采购人员的经验或感觉突破安全库存量的风险。

(2)“事中监督”。由于采购品种、采购价格和采购数量等采购信息数据都能在ERP系统内直观显示出来，使整个采购过程在阳光下进行，在标准化、规范化的流程下运作，实施了对整个采购活动的全方位监督与监控。

(3)“事后分析”。在ERP实施过程中，所有的基础数据只需一次录入就可以实现全过程的共享，这有利于保证各种数据的一致性、及时性和真实性，也便于事后对工作中曾经出现的问题或将要发生的变化进行分析。这是以往的采购管理方式无法做到的。

3.基础信息共享

在实施ERP前，采购过程中询价、报价的工作都是通过采购人员在电话或电话传真中进行的。ERP实施以后，所有的采购单据包括询价单、报价单、订货单和发票数量都必须在系统中进行。这样做，最大的好处就是减少业务操作中的人为因素，使业务的可追溯性增强了。以往的历史数据资料保存困难，供应商的信息会随业务人员的变动而流失。实施ERP以后，任何时候与任何供应商发生的采购业务，都可随时在系统中查询到，还可以查出该笔业务已经进行或正在进行的状态，包括库存接收的物资品种、物资数量、运输或储存过程出现的差错量或破损量以及已经采购的退货数量等，将因业务人员的调动对工作的影响尽可能地减少。

4.对网络物资管理模式的形成和发展起了催化作用

随着ERP系统的实施，国家电网朝智能化电网发展，电力企业将成为网络供应链中的一个节点。电力物资的业务处理活动都将转到网上进行，如网上采购、电子合同、网上交易和网上结算等，而现行的物资管理模式已无法完成这些工作。要适应ERP系统的发展需求，必须建立基于网络技术的业务协同的网络物资信息平台，做好电力企业运营必需的物资、业务信息管理。这是ERP系统发展的必要基础，支持ERP系统发展的网络物资管理模式也应运而生。

二、电力物资管理实施ERP系统存在的问题

由于ERP系统是一项庞大而复杂的工程，影响电力物资管理实施ERP的因素也比较多，在实际应用中难免出现各种新的问题。现存的主要问题有:

1.参与人员的认识问题

ERP的投入是一个系统工程，它所贯彻的主要是管理思想。与其他固定资产设备的投入和产出比较，并不那么直观和明了，投入不可能马上得到回报，见到效益。因此，部分管理者和员工对这种管理模式的改变或多或少存在着观望的心态。同时，ERP强调的是企业资源的统一管理和共享，必须打破企业职能部门的条块分割，改变企业原来的组织结构，企业内部的体系会随之相应地作出调整和变化。这样做，对原有的业务流程确实进行了优化，但几乎也改变了所有人的工作方式，对于工作多年的同志就有些不适应。比如采购部门在采购过程中询价、报价的工作都是通过电话来完成的。实施ERP后，询价单、定价单等单据都要在电脑中进行。年龄偏大的同志往往对电脑知识比较缺乏，还得重新学习。如果流程重组的动作过大，程序过于复杂，员工上ERP的积极性就会大打折扣，时间长了难免会产生抵触情绪。还有，流程重组会组掉一部分人的权利，这部分人也会对ERP产生一些不正确的想法，导致被动地接受系统的实施，难以调动积极性。

2.基础数据问题

基础数据是ERP系统最基本也是最核心的因素。系统能否正确有效地实施必须要有准确、及时和完备的数据作保证，而基础数据的质量又依赖于物资编码。目前，电力企业所使用的ERP系统中，主要的物资编码方式有三种，即完全不赋意编码法、完全赋意编码法和部分赋意编码法。

所谓完全不赋意编码法，就是物资编码只需按顺序进行编号。此方法虽然简短，但编码不表示任何意义，不具任何可读性。在采购过程中，牵涉到申请、采购、收发和储运等环节时，必须通过要使用的物资名称找到相应物资编码，才能进行具体操作。如果与外部系统进行数据交互时，就很难从该编码中确定物资的类型。

所谓完全赋意编码法，则是将物资编码的总位数分成几段，依次表示物资的若干特性，且一个物资编码能将物资的特性都定义了。这种编码虽然可读性强，且保证物资的唯一性，但是这种方法会产生海量的物资编码。对电力企业来说，由于物资品种繁多，规格复杂，数量巨大，通过这种方法获得的物资编码不仅长，而且数量也多，容易造成数据准确性差，维护成本也高，甚至直接影响系统的稳定。

至于部分赋意加名称描述编码法，就是在一定程度上综合了以上两种编码方式的优点，先通过部分赋意物资加流水号，然后对未赋意的物资特性通过物资描述来进行物资编码。这种编码虽然同样简短，不影响发展扩充，但是这个编码也只是部分编码段有含义，并要通过物资名称来描述其他的一部分特性，还是没有从根本上解决存在的问题。

因此，解决物资编码与外部系统进行接口数据同步识别和物资查询复杂、业务操作困难等问题是要认真探讨的共性问题。

3.供应商的管理问题

在ERP系统物资管理的模块中，供应商管理是核心环节之一。只有将供应商管理好了，物资管理模块中所包含的计划、采购、库存管理才有坚固的重心，电力企业的生产，电网建设的发展才有可靠的保障。

前些日子，根据国家电网公司有关部门对30多类设备供应商的产品展开质量调查，发现有7000余起质量问题，涉及的供应商多达1000余家。有些问题是供应商主观方面的，如少数供应商为追求利润，降低成本，擅自违反合同约定，以次充好弄虚作假，以致原材料、组部件质量不过关，这是供应商本身的素质问题，还有因出厂试验删减试验项目、擅自更改检测试验顺序，留下了质量隐患，以及因包装不牢固、运输控制不好、现场安装技术指导不到位，造成设备损坏，这是供应商的责任心问题。另外一些问题则属供应商客观方面的，如企业工艺控制问题，表现为质量管理体系不健全、工艺文件不完善、工装检测试验设备老化;产品的设计校核问题，表现为电气及机械设计不合理、强度不够等状况，这与供应商的生产能力有关。

三、电力物资管理实施ERP系统应注意的事项

1.注重管理观念的转变

首先，ERP的管理思想要落实。领导干部，特别是企业的最高领导要正确认识ERP的实质，教育全体参与人员:ERP的实施是一个非常庞大的系统工程，并不能立竿见影，它所贯彻的主要是管理思想，是企业管理中的一条红线。它长期起作用、创效益，在不断深化中向管理要效益。

其次，要搞好新旧平台过渡，做好员工观念的更新工作。所谓新旧平台过渡，不仅指新、旧两套系统的无缝过渡，更要防止企业混乱和消除员工的焦虑情绪。诚然，在ERP实施过程中，确实会对企业的业务流程和组织结构进行调整，会触及个别员工的切身利益。但是，随着ERP实施的展开，通过组织培训和广泛的沟通，是可以有效地消除员工的焦虑和抵触情绪的。

第三，要加强学习。ERP既然是面向供应链的管理思想，那就要了解什么是供应链，供应链环境下的库存控制、采购管理和企业业务流程的重构，以及供应链管理信息技术支撑体系等这些知识和内容，这样才不会被ERP理论或计算机技术所困惑，才能更好地运用新的管理信息系统，达到实施ERP物资管理的目的。

2.确保基础数据准确化

“三分技术、七分管理、十二分数据”，这是ERP业内的行话。正因为数据在ERP系统中所处的绝对地位，确保基础数据准确化就显得尤为重要，而数据的准确与否则与编码工作和数据管理有着密不可分的关系。

(1)重视编码工作。针对电力企业ERP系统常见物资编码方式存在的主要问题，国网公司电力科学院在此问题的基础上，尝试用分类系统的方法来解决。它的特点是通过特征名和特征值来描述所属类型的对象，并以此用来管理对象的批量。通过此方法，把相似的对象组分到一个类，就很容易使用和区分所需要的对象。国网公司电力科学院的有关人员在实践中运用分类系统，有效地解决了ERP实施过程中物资编码的查询和使用问题，提高了使用的效率。

(2)建立数据小组。建立数据小组的作用:一是确定数据准备的范围;二是建立数据模板;三是监督数据质量，避免垃圾数据的输入，保证数据准备工作的准确性和完整性;最后是负责准确数据的最终导入和使用。

(3)共建供需双赢的关系。针对国家电网公司系统开展的质量监督工作中发现的问题，不久前国网公司有关领导在北京召开的“重质量讲诚信倡议活动”启动大会上，提出了“共建质量诚信体系实现供需双方共赢”的口号。

供需双赢关系是一种合作的关系，它强调在合作的企业与供应商之间共同分享信息，通过合作和协商协调实现互利互惠的行为。

要和供应商建立双赢关系以及维护和保持双赢关系，必须做到以下几点:

(1)信息交流与共享机制。电力企业和供应商之间要经常进行有关成本质量控制信息的交流和沟通，这样做有助于减少投机行为。同时，电力企业应和供应商经常互访，及时发现和解决各自在合作活动过程中出现的问题和困难，建立良好的合作气氛。

(2)供应商的激励机制。要保持长期的双赢关系，对供应商的激励是非常重要的。在激励机制的设计上，要体现公平、一致的原则，使供应商分享合作的成功，体会合作双赢机制的好处。

(3)供应商绩效的评价。要实施供应商的激励机制，就必须对供应商的业绩进行评价，促使供应商不断改进。没有合理的评价方法，就不可能对供应商的合作效果进行评价。目前，国家电网公司相关部门已制定了较为详细的供应商绩效评价细则，建立了供应商绩效考核体系，对已经中标的供应商的业绩也进行了较为全面的评价，并逐一记录到供应商信息库中。哪些可能是战略供应商、优选供应商，哪些是一般供应商，又有哪些属监控供应商和黑名单供应商，都能在供应商信息库中找到。为选优、选强供应商提供了全面、客观的评分依据。

四、结束语

国家电网建设每年约有80%的资金用于物资投资。按国家电网公司的部署，到2020年，中国将全面建成统一的坚强智能电网。按此要求电力物资管理还有许多工作要做。现行管理模式的改变、信息化建设工作的加强、统一的物资管理体系的建立以及物资集约化管理的推行都是艰巨的任务。因此，电力物资管理实施ERP将是一项长期性、持续性、建设性的工作，并为助力智能电网的建设作出贡献。

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［责任编辑:朱子］

Power M aterials M anagement Based on ERP System

CHENG Xin-ming
(State Grid Tongling Power Supply Company，Tongling 244000，China)

ERP system as an advanced management idea and tool plays a great role in the reform and innovation of the powermaterialsmanagement.With the development of power generation and power grid construction，especially the advance of smart grid，the position and role of ERP system aremore important in the powermaterialsmanagement.This article discusses the powermaterialsmanagement in ERP system，from three aspects including the role of ERP system in improving the level of the powermaterials management，the present situation of powermaterialsmanagement，the points for attention of carrying out ERP system for powermaterialsmanagement.

ERP system;powermaterialsmanagement;supply chain

F253.9

A

1672-9706(2014)02-0072-05

2014-05-09

程新明(1970-)，男，安徽太湖县人，工程师。