现阶段企业人事代理制的问题与发展

桑瑞霞　韩桐

企业人事代理制的产生和发展，既是人事制度自身改革的前进需求，也是企业有效配置人力资源，实行以人才为核心的发展战略的重要途径。现代社会已迈入知识经济时代，特殊的、专业化的人才及其拥有的智力资源是经济增长的真正源泉，是众多企业乃至一个国家的核心竞争力。正是在知识经济的推动下，人事代理制应运而生，人事代理制既满足了人事档案管理体系和制度不断完善发展的需要，同时也符合了社会经济发展规律。人事代理制涉及社会多个领域，例如，高校、医院、企事业单位，而企业人事代理制的应用在知识经济时代的人事制度改革中处于重要的位置。

一、企业人事代理制的产生和意义

一是企业采取人才引进政策，吸引其他企业的优秀人才，增加了人员流动的频次，打破了传统人事档案收集、整理、保管等单一的、固定的管理模式，需要人事部门和档案管理部门满足更多的利用要求；二是在企业之间的人才竞争中，原企业单位采取强硬手段留住人才，进行扣档，甚至要支付高额的提档费，以“不放档”来限制人才外流，致使许多人不得不弃档，并在新单位建立新档，进而使原企业单位的档案成为死档，使这个人的人事档案成为“无头档案”，把档案割裂为两个部分，违背了人事档案管理的完整性、系统性、规范性原则，造成“人档脱节”人随档走，档跟人行同步性落空；三是人事档案管理松散，易造成档案转接无序化，档案内容不完整，档案信息易虚假失真，档案内容易泄露丢失，违背了档案的完整性、真实性、可靠性、安全性的原则，不能完全真实地记述和反映人员经历、德才水平和工作表现，影响了人事档案发挥考核员工、发现人才、使用人才凭证的作用；四是终身制的人事管理制度使得企业人员高度依附企业，造成了企业“该走的走不了、该进的进不来”，人员冗余严重，人员素质得不到提升，影响了企业人力资源的合理配备及开发利用，影响了企业员工自身职业素质和工作积极性的提高，严重制约了企业的前进发展；五是有的企业人事档案管理依靠传统管理方法，投入管理经费较少，程序繁琐复杂，因此企业人事部门在员工档案的各项细节处理上投入大量的人力物力精力，致使人事档案服务意识较为薄弱，人事档案往往只“管”不“用”，只重视实体管理而忽略了开发利用。

基于上述企业人事档案的管理问题，企业人事代理制应运而生，对于企业和员工实现双赢具有重大的意义。一是在知识经济时代，世界经济全球化发展日趋迅猛且难以避免，人才流动加速化。企业人事代理制促进了企业人员使用与人事档案管理的分离，即“人档分离”，实现人才社会化服务管理，人才的社会属性日益凸现出来。二是知识经济时代既然是人才的竞争，这就要求个人综合素质的提升和企业重视引进复合型人才，即人才素质复合化。企业人事代理制在一定程度上减弱了员工对以人事档案为核心的单位的依附关系，打破了员工一辈子抱“铁饭碗”的念头，增加了员工自身的危机感和责任感，促使他们不断提高综合素质，发挥自身人力资源潜能，让知识创新涌动，并以认真的工作态度和高效的工作方法，为企业创造高额的经济财富，真正可以做到优胜劣汰。三是知识经济条件下，企业发展具有资产投入无形化、企业管理虚拟化的特点，造成人事管理的人才劳动分散化、人事协调复杂化、组织结构虚拟化。企业人事代理制使企业减少投入在繁杂琐碎的人事工作的精力，使企业基层人事管理简单化，让企业的人力资源部门专注于更高层次的人事管理，为企业减少了不必要的人力物力，精简了企业行政组织机构，提高了企业的工作效率。

二、现阶段企业人事代理制存在的问题

1.人事代理机构和企业沟通不畅。在现阶段，企业人事代理制实行的是“人档分离”的模式，企业的人事档案放在人事代理机构保管，企业负责用人选人，而人事代理机构和企业之间并未完全建立规范有效的双向人事档案联系沟通体系，企业人力资源管理部门在管理需要时到人事代理机构寻求帮助，人事代理机构则被动提供相应的档案服务。因此，缺乏“双向沟通”的单位人事部门和人事代理机构在进行具体操作时，往往会产生人事档案管理中多种类型的人事档案与系统的管理方法之间的矛盾，档案数量与管理质量的矛盾，如何管和如何用的矛盾，企业投入与服务回报的矛盾。

2.企业人事档案的规范性、完整性、及时性有待考证。企业人事代理制的实行在一定程度上解决了企业以强硬手段“扣档”限制人才流动的问题，但“人档分离”使一份完整的人事档案经由两方甚至三方之手，易造成人事档案管理工作的中断，档案材料的补充不及时，档案管理不规范，进而影响到一份人事档案的完整性，人事档案内容更新速度慢，在内容上大大落后于人员实际情况。

3.人事代理机构的人事档案服务意识和服务水平有待加强。在现阶段，各个人事代理机构隶属于政府行政部门，是政府的人事服务部门之一，代理机构和代理机构之间缺乏相应的竞争，而企业没有选择人事代理机构的余地，并需要为此支付高额的人事代管费。人事代理机构的人事工作人员一般会有吃公家饭的优越感和满足感，工作人员与工作人员之间缺少工作积极性、创新精神，工作方法一成不变，僵硬死板，并没有很好地为代理企业进行人事代理服务管理工作。

4.人事代理机构缺乏创新性管理。人事代理机构遵循传统人事档案管理方法，仅为完成管理任务而管理，在人事档案内容与形式符合国家统一标准和规定的基础上，缺乏相应的创新管理，档案信息内容和利用服务形式往往过于单一，致使人事档案千篇一律，其辨识度较低，不足以充分体现员工的个性化特征，难以满足现阶段人事代理机构提供多样、准确、真实的人事档案信息的社会需求。

三、现阶段企业人事代理制的对策措施

1.加强沟通和协作。在符合人事代理规定的大框架下，人事代理机构和企业经过讨论协商，建立双方沟通顺畅、互惠互利的双向交流机制。企业人事代理机构要提供主动服务，与企业加强工作交流，及时获知企业在人事档案管理中的新要求和新委托，并据此改善人事代理工作，取得较好的人事代理工作效果。企业的人事管理部门人事档案管理人员同时也应该积极配合， 经常主动交流， 过问人事档案的管理情况，根据问题进行企业调整，协调人事代理机构搞好人事档案管理工作，防止人事代理工作中出现大的纰漏。通过建立“双向交流机制”，企业与人事代理机构获得双赢。

2.加强规范化完整化管理。人事代理机构和企业之间要制定相应具体的人事管理细则，使双方的人事管理工作有章可循，以明确的条文调控双方人事人员的工作，使之规范化、科学化。目前，企业人事管理实行“新人新办法，老人老办法”的管理方式，老员工的档案保管在企业人事部门，而新进员工的档案则会保管在人事代理机构，这样就会导致一个企业完整的人事档案及其工作分为两个部分进行，有两套不同的管理机制。所以企业的人事部门在兼顾企业内部人事档案的同时，也要经常积极主动、有计划地收集和补充聘用制员工的人事档案材料，及时将最新材料转递给人事代理机构，保证其内容的真实性、完整性、及时性。人事代理机构应确立档案内容完整准确的收集原则，通过提供主动服务，例如电话提醒、定期派人接收，以减轻企业人力资源部门的压力，保证代管人事档案的完整性和及时性，为人才使用提供准确而有价值的档案信息内容，使人事档案更好地发挥企业选人用人及挖掘人才潜力，进行人才培养的选评作用。

3.激活人事代理机构活力，提供个性化服务。人事代理机构及其人员要树立正确的工作观念，确立“以人为本”的服务原则，以人才发展为中心提供相应的特色服务。人事代理机构虽然隶属政府人事部门，但是企业缴纳了高额的代管费来委托人事代理服务，人事代理机构就要办好事，办对事，而不能敷衍了事。政府应在各个人事代理机构之间引进竞争机制，建立人事代理机构的管理测评制度，进行机构评级，并对优秀的人事代理机构给予奖励和表彰。在各个人事代理机构内部，也要形成竞争上岗、人尽其用的内部管理机制，激活内部的人事代理服务积极性，引导员工树立正确的服务态度。除此之外，在符合国家人事代理制规定的基础上，人事代理机构可以进行管理方法和服务方式的创新，可以根据企业人事管理和选人用人的要求，为其提供个性化服务，打破管理形式陈旧的僵局，提高人事代理机构的口碑。

4.提高人事档案管理人员的素质。企业和人事代理机构要提高档案管理人员的素质。在知识经济时代，人作为知识的载体，任何领域中的高素质从业人员都是专业发展的智力资源。因此，人事档案管理人员的道德素质和文化素质将在人事档案管理和开发利用中起到不可忽视的作用。一是人事档案管理人员要树立正确的工作观念和工作态度，与时俱进，不断更新服务观念，转变传统的档案保管员的理念。二是人事档案管理人员要保持高度的责任心，遵守职业道德，不随意泄露个人信息，不故意丢失或损坏他人档案，不违反相应的人事管理制度条例。三是人事档案管理人员要注重学习，不断加强自身的专业素质，以适应知识经济时代以人才为核心的要求。

（作者单位：山东电力工程咨询院 山东大学历史文化学院）