信息公开化背景下的高校综合档案服务工作创新研究

陈 文

(江西科技师范大学继续教育学院，江西 南昌 330038)

社会有获得信息的需求，档案服务工作有推动信息公开化、资源化的责任与义务。作为高等教育的主要服务者，高等档案服务工作除了为教学、科研提供服务外，提供行政、司法等综合性档案信息也是其重要服务职责。在信息公开化背景下，如何将档案转化为信息资源，如何将记述高校发展的“原始凭证”转变成为社会可以用的历史文化“财富”是高校综合档案服务工作创新的要义，也是档案服务工作未来发展的关注点。

1 高校综合档案服务工作创新的必要性

作为“世界电信日”的主题，“行动起来，创建公平的信息社会”意味着以信息服务平台的建设，来构建公共性、服务性为标志的信息社会。承担着管理档案和开发档案信息资源的高校档案服务工作，虽不能直接促进高校管理、教学、科研等工作，却能通过信息的提供服务实现其价值。在信息社会，档案工作服务性的属性日益凸显，高校综合档案服务工作的创新问题也被提上日程。一方面，在信息公开化背景下，创新工作是顺应变化的表现。来源于工作实践的档案信息，其最终要面向社会，为人们的生产生活提供服务。在2008年实施的《中华人民共和国政府信息公开条例》曾提出信息以“公开为原则，不公开为例外”为原则、信息公开要“统筹规划、资源共享、面向公众、保障安全”［1］。在政府信息公开化推动下，为进一步满足政府、各类组织、普通民众等对高校一些政策的需求，高校综合档案服务工作的开放化势在必行。另一方面，高校档案综合服务工作在自身发展过程中面临着许多挑战，创新工作是发展出路的探索。档案管理的信息化、网络化、数字化等趋势，给档案服务工作的管理方式、服务内容、管理手段提出了更高要求，使得高校综合档案服务工作不得不以创新为突破点寻找未来档案服务工作的发展之路。

2 信息开放化背景下高校综合档案服务工作存在的问题

毋庸置疑，高校拥有较为丰富的、能为社会提供大量信息的档案资源。近年来，在信息社会化推动下，高校也开始重视以信息资源利用为中心的综合档案服务工作，并在服务的内容与形式上努力改进，但其工作仍存在一些问题亟待解决。

2.1 高校综合档案服务工作的观念陈旧

一直以来，出于对信息安全的考虑，档案工作在中国都是一个讳莫如深的“隐私”话题。受这种思想的影响，高校综合档案服务工作还具有较为传统的”机关衙门”作风和“机要重地”的思想意识［2］。在行政性观念影响下，高校综合档案服务工作部门是作为学校的职能部门而存在，而不是扮演信息服务中心的角色。这种“高姿态”的档案服务工作定位不仅阻隔了高校与社会之间的信息流通，还可能造成教育与公众之间的信任度隔阂。被动式的服务忽略了档案作为一种信息资源的公共性、社会性与服务性。同时，档案工作在学校体系中偏离核心的地位，也影响到档案服务工作者的服务态度。人员素质偏低与工作积极性、主动性不强都是影响高校综合档案服务工作的因素。

2.2 高校综合档案服务工作的内容简单

目前，低层次的服务水平限制着高校综合档案服务工作的发展。被动式服务的背后是档案服务工作的自身缺陷，主要有:第一，档案信息内容质量不高，大多是行政性文件，对科研、文化、学历等档案资源整合力度不够;第二，档案信息开放程度低，高校档案服务工作仅仅是为学校内部的管理、教学、科研等工作，以及上级政府机关的统计工作服务，社会公众的信息需求没有得到重视;第三，档案信息的开发功能欠缺，高校综合档案服务工作主要是对教学档案、党政档案、户籍档案等提供管理、查询等，但对一些科研档案、历史文化、人物档案等缺少宣传与利用。

2.3 高校综合档案服务工作的方式滞后

在信息化、网络化、数字化的浪潮中，高校综合档案服务工作在信息的收集、整理、储存、运用等方面面临巨大挑战。由于资金、技术、人员等因素的限制，一些档案工作仍采用文件申请、人工查询等传统方式，信息资源的效率性、便捷性、公共性并没有完全体现。而以前纸质档案的历史资料还没有实现网络录入，资源的局限也决定了服务利用的局限，这也成为了高校综合档案服务工的瓶颈之一［3］。这些档案不仅耗费了许多精力进行整理、分析、归类、管理，还可能造成档案信息资源的闭塞、浪费与缺失。

3 信息开放化背景下高校综合档案服务工作创新策略

信息的价值在于利用，在于为社会公众服务。作为高校工作的重要内容之一的高校综合档案服务工作，为促进自身档案资源的建设与完善，正积极采取有力措施来为社会提供可掌握、可利用的档案信息。

3.1 促进综合档案服务工作理念创新，树立档案信息开放意识

信息开放化的本质在于与信息利用者之间建立一种良性互动，力求充分发挥档案资源的作用，为社会公众提供资源服务。促进工作理念创新的举措主要有:一是以社会性、服务性为档案服务工作的目标。摒弃“重藏轻用”的理念［4］，将开放化作为档案服务工作的重要原则。坚持高校综合档案信息可以并且必须为社会政治、经济、文化等决策服务，为社会公众了解环境服务。二是完善档案信息开放化的制度及政策保障。通过制定档案开放制度方面的法律，将以人为本的理念渗入档案服务工作，为高校综合档案服务工作改革提供参考。三是增强档案服务工作者服务意识。培养一批具有开放意识、服务意识、创新意识的高素质人才，促进档案服务工作技术、资源的开发与利用。

3.2 增进综合档案服务工作内容创新，拓展档案信息资源结构

档案是否能成为信息资源在于其是否满足公众的需求。结构合理、内容丰富的档案信息是档案服务工作的产品与依托。为建设可开发、可利用、可选择的档案资源库，一方面要在不危害国家、社会、学校安全的范围内尽可能扩大资源开放范围，能满足学校、教师、学生、社会公众的不同信息需求。并不断采集、更新整理各种变化中的档案资料，保持信息的时效性。另一方面要依托现代技术整合各种形式的档案资源，通过计算机录入功能，将资料的收集、查询等便捷化、全面化、连贯化。通过打造档案信息管理系统，实现档案资料的不断实时补充、修正与完善。此外，要提升档案信息的质量。不仅仅保障高校综合档案的真实性、有效性，还应该开发新的服务项目，如档案信息的分层与分类、用户导向的信息调查与整理、个性化信息收集等。

3.3 推进综合档案服务工作机制创新，搭建档案信息服务平台

虽然要使高校综合档案服务工作真正做到开放化、社会化、服务化并成为信息资源的中心，还有很长的路要走，但这将是不可逆转的趋势。为打破由于地区、部门、技术等壁垒形成的“信息孤岛”［5］，信息时代的显著标志之一是信息服务平台的建立。信息开放化的蕴意不仅在于个体信息的对外开放，更在于不同信息网络的交织与利用。在高校综合档案服务工作创新中，可以采取以下措施:⑴推动高校内部各部门档案服务一体化系统。通过学校信息系统的建设，将教学、管理、科研、学生工作等连接到一个体系内，减少不必要的重复档案管理工作，提高档案的公开效率。⑵建设高校间的档案服务平台。在高校之间、高校与其他机关间实现信息互通，减少由于地域差异带来的档案信息的时间损耗，进一步整合社会资源与提高档案服务工作的效率与质量。⑶实现综合档案服务工作的品牌化。为提升档案的利用率，强化档案服务工作的有效性，要将档案信息平台通过参观、培训、广告等宣传形式，提升档案信息的开放度。

作为信息的窗口，高校综合档案服务工作试图带领社会公众走进档案这个略显神秘的“圈子”，充分发挥档案信息资源对个体、学校、组织、社会的效用。在充满机遇与挑战的信息开放化进程中，创新成为高校综合档案服务工作的利器与进步的动力。以创新为核心来改进高校综合档案服务工作的理念、内容、方式等，将是高校未来档案工作的关键环节，也是信息社会化与社会信息化对高校档案工作的基本要求。

［1］中华人民共和国政府信息公开条例［EB/OL］.中华人民共和国国务院令.第492号.http://www.gov.cn/xxgk/pub/govpublic/tiaoli.html.

［2］袁继军.高等学校档案馆公共服务策略研究［D］.上海交通大学，2012.

［3］王英玮.知识经济时代档案部门的生存与发展策略［M］.中国人民大学出版社，2011.

［4］俞英.浅议高校档案工作的服务创新［J］.机电兵船档案，2005，(02):31-32.

［5］杨莉莉.高校档案馆社会化服务研究［D］.上海交通大学，2013.